So sorgen Sie für die Sicherheit und Motivation Ihres Vertriebsteams während des COVID-19-Ausbruchs

Coronavirus Keep Your Sales Team Safe

Der Ausbruch des COVID-19 hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, erheblich verändert. Unternehmen haben in kürzester Zeit auf Remote-Arbeitspraktiken umgestellt. Wie wirkt sich dies auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter aus? Wie können Sie als Führungskraft auf diese Gesundheitskrise reagieren?

Ihre Mitarbeiter sind heute mehr denn je auf Führung und effektive Kommunikation angewiesen. Die Außendienstmitarbeiter suchen sowohl auf persönlicher als auch auf beruflicher Ebene nach Unterstützung und Zuversicht.

In diesem Artikel helfen wir Ihnen, Ihr Team durch diese Zeiten der Ungewissheit zu führen und bieten Anleitung und Richtlinien, um klare Erwartungen zu formulieren.

Das wird in diesem Artikel behandelt:

Kümmern Sie sich um das Wohlbefinden Ihres Teams

Bei einer Gesundheitskrise können selbst für die erfahrensten Außendienstmitarbeiter schwierige Zeiten anbrechen. Wenn wir durch den Ausbruch des COVID-19 etwas gelernt haben, dann, wie schnell sich die Dinge ändern können.

Während Sie sich auf neue Arbeitsabläufe einstellen und Ihre gewinnbringenden Aktivitäten fortsetzen, müssen Sie sich gleichzeitig an das Wohlbefinden Ihrer Vertriebsmitarbeiter denken. Das bedeutet, dass Sie ihnen helfen müssen, sich körperlich und geistig um sich selbst zu kümmern und sie zu ermutigen, die Regierungsrichtlinien in Bezug auf soziale Distanz, Händewaschen und sanitäre Praktiken zu befolgen. 

Ihren Teams durch mitfühlende, transparente Kommunikation Sicherheit zu geben, muss Ihre oberste Priorität sein. Informieren Sie frühzeitig darüber, wie Ihr Unternehmen auf die Krise reagiert und senden Sie kontinuierliche Follow-ups. Informieren Sie Ihr Team über alle Änderungen der Richtlinien oder aktualisierte Maßnahmenpläne, damit alle auf dem Laufenden bleiben. 

Der Ausbruch des COVID-19 hat zu unzähligen Entlassungen in vielen Branchen geführt und die Arbeitnehmer sind nervös. Als Vertriebsleiter ist es Ihre Aufgabe, diese Ängste direkt anzusprechen. Wählen Sie einen Bottom-up-Management-Ansatz. Besprechen Sie Ihre Bedenken mit dem Firmenvorstand und bitten Sie um Informationen darüber, wie sich diese Veränderungen auf das gesamte Unternehmen auswirken werden. Auf diese Weise können Sie offen und ehrlich mit Ihren Vertriebsmitarbeitern kommunizieren, während Sie durch eine Krise navigieren.

Ihr Unternehmen sollte eine Orientierungshilfe zur Gewährleistung des Wohlbefindens des Teams bieten. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie proaktiv sein und Ihre Mitarbeiter unterstützen können:

  1. Führen Sie regelmäßig virtuelle Meetings durch: Vertriebsmitarbeiter sind soziale Wesen. Wenn Sie remote arbeiten, ersetzen Sie persönliche Meetings und Teambesprechungen durch Videokonferenzen.

  2. Melden Sie sich bei den einzelnen Personen: Jeder reagiert anders auf eine Krise. Einigen Menschen fällt das Social Distancing leicht, während andere mit den fehlenden menschlichen Beziehungen zu kämpfen haben. Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie für Unterstützung zur Verfügung stehen, wenn immer diese benötigt wird, und suchen Sie den Kontakt für Einzelgespräche.

  3. Gesellige Anlässe: After-Work-Drinks sind momentan gestrichen, aber Sie können eine "virtuelle Happy Hour" per Videokonferenz veranstalten. Nutzen Sie diese Zeit für ein geselliges Gespräch mit Ihrem Team und lassen Sie es entspannt ins Wochenende starten.

  4. Flexible Arbeitszeiten: Es kann einige Zeit dauern, sich an diese neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Indem Sie Ihrem Team die Möglichkeit zu flexiblen Arbeitszeiten einräumen, geben Sie ihm die Möglichkeit, andere unerwartete Veränderungen im Leben zu meistern. Wenn zum Beispiel während einer Gesundheitskrise die Schulen geschlossen werden, können die Mitarbeiter durch flexible Arbeitszeiten Zeit sowohl für die Arbeit als auch für die Kinderbetreuung finden. 

Stellen Sie neben diesen proaktiven Schritten auch Hilfsmittel zur Selbsthilfe zur Verfügung. Dazu können zählen:

  1. Leitfaden zur physischen Gesundheit: Die Fitnessroutine vieler Menschen umfasst den Besuch eines Fitnessstudios oder das Training im Freien. Die Sorge um unsere körperliche Gesundheit während der Quarantäne kann schnell zu einer untergeordneten Priorität werden. Stellen Sie Hilfsmittel und Ratschläge zur Verfügung, wie sich Ihre Mitarbeiter in den eigenen vier Wänden um ihre körperliche Verfassung kümmern können. Dies kann Links zu kostenlosen Trainings und Yoga-Kursen auf YouTube oder vielleicht sogar ein Gesundheitsbeitrag für Online-Kurse umfassen.

  2. Arbeitsumgebung im Home Office: Stellen Sie Informationen und Hilfsmittel zur Schaffung eines produktiven Arbeitsumfelds zu Hause zur Verfügung. Dazu gehören Hinweise zur Ausstattung und Vorschläge, wo diese Umgebung zu Hause geschaffen werden kann.

  3. Work-Life-Balance: Diejenigen, die zum ersten Mal von zu Hause aus arbeiten, haben möglicherweise Schwierigkeiten, die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen. Bieten Sie Unterstützung an, wie dies am besten geschehen kann. Beispielsweise können neue Morgen- und Abendroutinen die Distanz schaffen, die normalerweise durch das tägliche Pendeln entsteht. Neben der Einführung einer "virtuellen Happy Hour" kann eine "virtuelle Kaffeepause" an einem Morgen in der Woche dazu beitragen, die Tagesroutine zu unterbrechen.

Die Unterstützung der psychischen Verfassung von Mitarbeitern während einer Gesundheitskrise ist von entscheidender Bedeutung. Dies sollte für Sie als Führungskraft erste Priorität haben. Stehen Sie Ihrem Team mit Rat und Unterstützung zur Seite, seien Sie empathisch und stellen Sie die Mittel zur Verfügung, um eine positive Einstellung zu entwickeln und zu unterstützen, während es sich an die Remote-Arbeit gewöhnt.

Erstellen Sie Richtlinien für das Arbeiten von zu Hause aus

Menschen sind plötzlich gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten und was dies genau bedeutet, kann mitunter für Verwirrung sorgen. Eine klare Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus gibt Anhaltspunkte bezüglich der Erwartungen, die beim Remote-Arbeiten an die Mitarbeiter gestellt werden.

Die Erstellung einer Richtlinie für das Arbeiten von zu Hause aus sollte eine unternehmensweite Initiative sein. Während bestimmte Prozesse nur für Vertriebsmitarbeiter gelten, sollte eine unternehmensweite Home-Office-Politik die folgenden Aspekte abdecken:

  1. Für wen gilt sie: In normalen Zeiten ist das Remote-Arbeiten nicht für jedermann sinnvoll. In Krisenzeiten, in denen die Menschen dazu angehalten (oder aufgefordert) werden, zu Hause zu bleiben, müssen Sie jedoch einen Weg finden, damit jeder seine Arbeit von zu Hause aus erledigen kann.
  2. Ausstattung und Geräte: Stellen Sie sicher, dass jeder die notwendige Ausstattung hat, um seinen Aufgaben nachzukommen. Finden Sie heraus, wer einen persönlichen Computer benutzen kann und investieren Sie in Geräte für diejenigen, die diese benötigen.
  3. Performance & KPIs: Sie müssen Ihren Außendienstmitarbeitern vertrauen, dass sie die Arbeit erledigen. Solange sie ihre Leistungen erbringen, sei es durch Vertriebsaktivitäten oder Ergebnisse, ist das alles, was zählt. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Tools einrichten, um sie an den üblichen KPIs zu messen.
  4. Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt werden. Legen Sie klar fest, wie Informationen innerhalb der Organisation ausgetauscht werden sollen und welche Tools dazu verwendet werden können und welche nicht.
  5. Wohlbefinden des Teams: Wie bereits besprochen, werden Ihre Außendienstmitarbeiter Ihre Ratschläge bezüglich des Festlegens neuer Routinen, der Erhaltung des körperlichen Wohlbefindens und der Förderung ihrer psychischen Gesundheit benötigen und schätzen. Sammeln Sie Informationen und bieten Sie Unterstützung an, auf die sich Ihre Teams verlassen können, wenn sie sie am dringendsten brauchen.

Stellen Sie diese Informationen in Ihrem Richtliniendokument zur Verfügung. Dieses sollte als einzige zuverlässige Informationsquelle dienen, auf die sich die Mitarbeiter beziehen, wenn sie den Wechsel zum Home Office vollziehen. Fügen Sie einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen hinzu und aktualisieren Sie diesen fortlaufend.

Eine klar definierte Technologieplattform sollte ebenfalls enthalten sein. Wenn Sie Ihre Richtlinie ausarbeiten, müssen Sie absolut klar kommunizieren, welche Tools erlaubt sind und wann sie eingesetzt werden sollten. Teams in der gesamten Organisation müssen die gleichen Hilfsmittel für den gleichen Zweck einsetzen.

Ziehen Sie für die alltägliche Kommunikation Plattformen wie Slack, Microsoft Teams oder Skype in Erwägung. Für Videokonferenzen sind Zoom und Google Hangouts beliebte Optionen.

Vielleicht möchten Sie Ihre Teams auch dazu ermutigen, Tools wie Krisp zur Unterstützung ihrer Konzentration zu verwenden oder Time Out, um sie daran zu erinnern, eine Pause von der Arbeit am Computer einzulegen.

Wie auch immer Sie Ihre Richtlinie strukturieren, die Sprache muss eindeutig und klar sein. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Hilfsmittel und Ressourcen ihnen dabei helfen, ihre Arbeit zu erledigen.

Einführung eines Inside-Sales-Ansatzes

Der Übergang zur Remote-Arbeit kann noch schwieriger sein, wenn man auf persönliche Meetings angewiesen ist. Der Ausbruch von COVID-19 hat viele Vertriebsorganisationen gezwungen, in kürzester Zeit auf einen Inside-Sales-Ansatz umzusteigen.

Inside Sales ist eine Methode zur Abwicklung von Verkaufsaktivitäten von einem festen Standort aus. Die Vertriebsmitarbeiter nutzen Telefonanrufe, E-Mail und Videokonferenzen, um Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen und zu pflegen. Sie ist besonders bei denjenigen Unternehmen beliebt, die hochpreisige oder komplexe Produkte und Dienstleistungen anbieten.

Der größte Unterschied zwischen Inside und Outside Sales besteht in der Art und Weise, wie die Mitarbeiter mit ihren Kunden kommunizieren. Daher müssen Sie sich in Ihren Prozessen und bei der Wahl der Hilfsmittel, die Sie für bestimmte Teile der Arbeit verwenden, Klarheit verschaffen.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre aktuellen Prozesse aufzuzeichnen, und passen Sie sie dann auf einen Inside-Sales-Ansatz an. Wenn Sie beispielsweise persönliche Meetings für Ihre Beratung durchführen, wie können Sie diese auf einen Zoom-Anruf anpassen?

Verwenden Sie für Verkaufspräsentationen dieselben Ansätze, die Sie auch bei einem persönlichen Gespräch verwenden würden. Sie müssen nur in der Lage sein, Ihren Bildschirm zu teilen (wie dies in Videokonferenz-Software angeboten wird) und können dann die Präsentation wie gewohnt durchführen.

Führen Sie diese neuen Prozesse so schnell wie möglich ein und erstellen Sie Schulungen für jeden Schritt. Führen Sie Remote-Workshops per Videokonferenz durch und verwenden Sie Bildschirmaufzeichnungen, damit die Vertriebsmitarbeiter sehen können, wie diese neuen Prozesse in der Praxis aussehen.

So helfen Sie Außendienstmitarbeitern, die von einer Gesundheitskrise betroffen sind

Je nachdem, wie schnell Sie auf eine Gesundheitskrise reagieren, kann es sein, dass mehrere Ihrer Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig ausfallen. Dies kann durch Krankheit oder einen Trauerfall bedingt sein.

Diese bisher unbekannten Szenarien sollten Sie dazu veranlassen, vorübergehend eine großzügigere Abwesenheitsregelung zu berücksichtigen. Wenn Ihr Unternehmen dazu in der Lage ist, verlängern Sie Ihr Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und bei Trauerfällen über die derzeit geltenden Bestimmungen hinaus. Das gibt den Mitarbeitern nicht nur die erforderliche Genesungszeit und die Gelegenheit, ihre Arbeit wieder aufzunehmen, sondern auch die notwendige Sicherheit.

Wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig beurlaubt werden müssen, empfiehlt es sich, Prioritäten zu setzen. Das geht so:

  1. Bestimmen Sie die Sales-Opportunities mit der höchsten Priorität, an denen Ihre abwesenden Mitarbeiter arbeiten. Nutzen Sie Ihr CRM, um “heiße” Leads von Aktivitäten mit geringer Auswirkung zu unterteilen (z.B. die Nachbearbeitung von “kalt” gewordenen Leads).
  2. Verteilen Sie die Aufgaben unter den Vertriebsmitarbeitern. Bitten Sie um Feedback bezüglich des ihnen zugewiesenen Arbeitsvolumens. Wenn es zu viel ist, muss es frühzeitig und regelmäßig kommuniziert werden.
  3. Passen Sie Ihre Kommunikation an. Es kann für einen Lead seltsam wirken, wenn sie oder er plötzlich eine E-Mail von einem unbekannten Mitarbeiter erhält. Erstellen Sie eine Vorlage, die erklärt, warum einem Lead eine neue Kontaktperson zugewiesen wurde.
  4. Achten Sie auf eine faire Provisionsstruktur. Wenn der neue Besitzer den Deal eines Kollegen abschließt, stellen Sie sicher, dass die Provision zwischen beiden Mitarbeitern fair aufgeteilt wird.

Kommunizieren Sie allem voran, dass dies die Schritte sind, die Sie beim Eintreten dieses Szenarios unternehmen werden.

Ihre Vertriebsmitarbeiter werden wiederum nur ungern Urlaub nehmen, wenn sie ihre Umgebung nicht verlassen dürfen. Ermutigen Sie die Mitarbeiter dazu, Urlaubstage zu nutzen, um ein Burnout zu vermeiden oder zu verhindern, dass ihre Arbeit und ihr Privatleben ineinander verschmelzen. Wenn Ihre Urlaubsregelung es den Mitarbeitern nicht erlaubt, Urlaubstage ins neue Jahr zu übertragen, sollten Sie eine Aktualisierung in Betracht ziehen. Was auch immer Ihr Plan ist, stellen Sie sicher, dass Sie ihn klar kommunizieren.

Sorgen Sie für die Sicherheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter

Es ist wichtig, der Gesundheit und dem Wohlbefinden Ihres Teams gegenüber den gewinnbringenden Aktivitäten Priorität einzuräumen. Führen Sie in erster Linie mit Mitgefühl und stellen Sie den Fokus auf die Ergebnisse an die zweite Stelle.

Seien Sie sich bewusst, dass das Spielfeld uneben und voller Stolpersteine ist. Bieten Sie denjenigen Mitarbeitern, denen die Anpassung an die Arbeit von zu Hause aus schwer fällt, zusätzliche Unterstützung an. Geben Sie klar definierte Richtlinien für die Arbeit im Home Office an und sorgen Sie für offene und unterstützende Kommunikationskanäle.

Wenden Sie eine Inside-Sales-Methodik an und schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, wie sie ihre Kommunikation und die Kundenbetreuung aus einer virtuellen Umgebung aus gestalten können. Verteilen Sie die Arbeitsmenge gleichmäßig, aber schaffen Sie ein stabiles Arbeitsumfeld, in dem Ihre Mitarbeiter ihre Anliegen kommunizieren können. Rechnen Sie damit, dass Sie aufgrund der unterschiedlichen Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter Leads umverteilen und gegebenenfalls selbst einspringen müssen - Ihr Engagement als Manager kann sogar dazu beitragen, den Kunden zusätzliche Sicherheit zu geben.

Sicherheit und Produktivität müssen sich nicht gegenseitig ausschließen. Mit offener und ehrlicher Kommunikation und Unterstützung kann Ihr Team erfolgreich durch diese Gesundheitskrise gehen.

Leni, Leon & die Luchse fallstudien
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