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Umsatz berechnen: So geht's

Der Umsatz ist das direkte Ergebnis Ihrer Geschäftstätigkeit. Keine andere Kennzahl hat einen so grundlegenden Einfluss auf Ihren Erfolg, denn von ihr leiten sich viele andere, essentielle Werte ab. Den Umsatz zu berechnen ist an sich nicht kompliziert. Es gibt allerdings wichtige Details, auf die Sie achten müssen.

In diesem Guide erfahren Sie, wie sich der Umsatz zusammensetzt, wie Sie ihn berechnen und auch, wie Ertrag, Absatz und Gewinn mit dem Umsatz zusammenhängen.


Was bedeutet Umsatz?

Laut Definition ist der Umsatz die Summe aller Erlöse aus der Geschäftstätigkeit. Umsatz macht damit den größten Teil der finanziellen Zuflüsse des Unternehmens aus.

Manchmal setzen Definitionen den Umsatz gleich mit Einkünften und finanziellen Zuflüssen an sich. Doch das ist nicht ganz korrekt. Laut aktueller Formulierung im Handelsgesetzbuch würden zum Umsatz eines Maschinenbauunternehmens zum Beispiel keine Einnahmen aus Vermietung, Wertpapierverkäufen oder Zinsen zählen. Dann die stammen nicht aus den eigentlichen Leistungen des Unternehmens.


Warum sollte man den Umsatz berechnen?

Der Umsatz ist ist eine der essentiellen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. In dieser Liste der 7 wichtigsten Kennzahlen für KMU taucht er auf den ersten Blick nicht auf. Doch auf den zweiten Blick können Sie die meisten dieser Kennzahlen nur ermitteln, wenn Sie vorher den Umsatz berechnen.

Der Umsatz beeinflusst direkt den Cashflow und die Liquidität. Deshalb ist er als Information unverzichtbar für die operative Steuerung und strategische Planung im Management und im Vertriebscontrolling.


Entscheidende Größe für Bilanzierung, Firmenwert und Fördermittel

Der Umsatz ist das zentrale Kriterium für die Einstufung als kleines, mittleres oder großes Unternehmen. Die Umsatzhöhe ist ein wichtiges Kriterium für die Entscheidung über die Börsenreife eines Unternehmens.

Umsatzschwellenwerte gelten für verschiedene gesetzliche Regelungen wie die Bilanzierungspflicht oder die Kleinunternehmerregelung.

Auch als Berechnungsbasis für Fördermittel kann der Umsatz herangezogen werden. Er kann ein Kriterium für den Zugang zu Wirtschaftsförderprogrammen sein. Und nicht zuletzt ist der Umsatz ein wichtiges Element bei der Firmenwertermittlung, wenn ein Unternehmen verkauft oder übernommen wird.

Wie kann man den Umsatz berechnen?

Als Umsatz gelten alle Einnahmen durch die Leistungserbringung eines Unternehmens.

Die einfache Formel lautet: Wertmäßiger Umsatz = Absatzmenge x Preis

Die Berechnung ist in der Regel unkompliziert. Es sind allerdings einige Details zu beachten.


Umsatz, Ertrag, Erlös, Gewinn: Was ist was?

Verschiedene betriebswirtschaftliche Begriffe stehen eng mit dem Umsatz in Verbindung. Führungskräfte und Vertriebsfachleute müssen diese Kennzahlen exakt voneinander abgrenzen und richtig einordnen.

Erlös und Umsatzerlös

Die Begriffe Erlös und Umsatzerlös sind Synonyme des Umsatzes. Seine Größe wird in Währungseinheiten angegeben.

Absatz

Der Absatz bezeichnet die Menge der verkauften Waren und Leistungen. Die Absatzmenge kann auch als mengenmäßiger Umsatz bezeichnet werden. Die Einheit dieser Kennzahl sind Stückzahlen.

Ertrag

Der Ertrag wird oft fälschlicherweise mit dem Umsatz gleichgesetzt. Allerdings bezeichnet der Ertrag sämtliche Einkünfte, einschließlich der nicht betriebsbezogenen Wertzuflüsse wie Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, Trinkgelder oder Zinseinnahmen.

Gewinn

Für die Berechnung des Gewinns ermitteln Sie den Überschuss der Erträge des Unternehmens über die Aufwendungen. Ein negativer Gewinn wird als Verlust bezeichnet.


Umsatz berechnen und Formeln korrekt einsetzen

Die allgemeine Formel für den wertmäßigen Umsatz ist sehr einfach:

Absatzmengen x Verkaufspreise = Umsatz

Sie multiplizieren also die Menge der verkauften Produkte und Leistungen mit deren jeweiligem Preis. Die Summe der erhaltenen Werte ist der Umsatzerlös in der betrachteten Zeitspanne.

Da verschiedene Waren unterschiedliche Preise haben, können Sie das in einer Formel wie folgt darstellen:

Umsatz = (Absatzmenge A * Preis A) + (Absatzmenge B * Preis B) + … + (Absatzmenge n * Preis n)

oder einfacher notiert:

Umsatz = SUMME über i=1 bis n (Absatzmenge i * Preis i)

Nun sind Rabatte und Preisnachlässe ein unverzichtbares Vertriebsinstrument. Gewährte Rabatte mindern den Preis, also müssen Sie die vom üblichen Verkaufspreis abziehen.

Damit lautet die vollständige Formel

Umsatz = SUMME über i=1 bis n (Absatzmenge i * (Preis i - Rabatt i))

Eine andere Besonderheit sind zeitlich versetzte Teilleistungen. So ein Fall entsteht, wenn ein Teil des Kaufpreises für eine Leistung berechnet wird, die Sie erst später erbringen. Der typischen Anwendungsfall sind Produkte, bei denen eine mehrjährige Wartung, Updates und ähnliche Leistungen inbegriffen sind.

Zum Beispiel zahlt eine Kundin 1.200 EUR für eine professionelle Software und erwirbt damit auch das Recht auf zwei Jahre Updates und Premiumservice. Der Wert dieser Serviceleistungen wird mit 200 EUR pro Jahr beziffert. Dann entstehen nur 800 Euro Umsatz sofort beim Verkauf. Jeweils 200 Euro entstehen pro Jahr Serviceleistung.


Umsatz berechnen mit Excel oder Tools

Die Registrierung und Berechnung von Umsätzen ist ein typisches Einsatzgebiet für Tabellenkalkulation mit MS Excel und ähnlicher Software. Es gibt dafür viele anpassbare Templates, unter anderem direkt bei Microsoft.

Verknüpfte Felder und hinterlegte Formeln ermöglichen die automatische Berechnung. Sie erhalten viele wichtige Informationen auf einen Blick. Auch der Import aus externen Datenquellen ist für das vielseitige Programm keine Hürde. So können Sie Kontoumsätze automatisiert einlesen und mit wenig Aufwand für einen beliebigen Zeitraum über Excel den Gesamtumsatz berechnen.

Mit Programmen wie Excel den Umsatz zu berechnen erfordert etwas Erfahrung in Tabellenkalkulation. Noch einfacher ist die Umsatzberechnung und Planung mit spezialisierter Software. Bei Pipedrive erhalten Sie dafür flexible, übersichtliche Tools für wiederkehrende Zahlungen, was besonders für Abonnement-basierte SaaS-Unternehmen spannend sein kann. Damit verfolgen Sie Umsätze direkt über die zentrale Plattform, mit der Sie auch Ihre Leads und Deals verwalten.


Brutto, Netto und Umsatzsteuer

Die Unterscheidung von Bruttoumsatz und Nettoumsatz ist sehr wichtig, weil eine versehentliche Vermischung Ihre Kennzahlen verfälscht. Brutto-Umsatz enthält die vereinnahmte Umsatzsteuer. Beim Nettoumsatz ist die Umsatzsteuer schon abgezogen.

Wenn Sie den Bruttoumsatz berechnen, müssen Sie eventuell verschiedene Umsatzsteuersätze beachten. Die korrekte Anwendung der ermäßigter Umsatzsteuersätze ist nicht ganz einfach, weil die Regelungen wenig intuitiv sind.

Komplikationen können bei der Berechnung des Umsatzes auch durch Umsätze im Ausland entstehen. Erbringen Sie Leistungen über der Bagatellgrenze, gelten sie als vor Ort erbracht – zu dem dort gültigen Umsatzsteuersatz. Das kommt oft bei E-Commerce und elektronischen Dienstleistungen vor.

Bei wiederkehrenden Fragen sollten Sie sich von erfahrenen Experten beraten lassen.


Den Break-Even-Umsatz berechnen

Ob Produkte, Investitionen oder Geschäftsideen wirtschaftlich sind, entscheidet sich unter anderem dadurch, wann der Break-Even-Point erreicht ist: Wie viel Umsatz muss das Unternehmen generieren, um die Kosten zu decken und Gewinn zu machen?

Mit vier Werten können Sie den Break-Even-Umsatz berechnen

  1. Absatzmenge in Leistungseinheiten

  2. Preis pro Leistungseinheit

  3. variable Kosten pro Leistungseinheit

  4. Fixkosten für die Leistungserbringung

Den Break-Even-Point erreichen Sie, wenn Sie so viel verkauft haben, dass der Gewinn alle Kosten und Erlösschmälerungen ausgleicht. An diesem Punkt liegt also der Gewinn bei exakt Null und Sie erreichen die Gewinnschwelle. Die Formel lautet:

0 = (Absatzmenge x Preis) – (Absatz x variable Kosten) – Fixkosten

Mit Absatzmenge und daraus resultierendem Umsatz ergibt sich dieses Diagramm:



Quelle: https://www.onpulson.de/lexikon/break-even-point/

Die Fixkosten bleiben gleich, solange Sie für höhere Mengen keine zusätzlichen Produktionsmittel benötigen. Darum ist die maximale Auslastung besonders wirtschaftlich.

Die Stellschrauben sind Absatzmenge und Preis. Bei höherem Absatz steigen sowohl der Umsatz als auch die variablen Kosten. Bei einem höheren Preis wird die Gewinnkurve im Diagramm steiler und der Break Even wird bei einer geringeren Menge erreicht.


Den Gewinn berechnen

Oberhalb des Break Even-Punkts entsteht nach Abzug der Kosten vom Umsatz ein Überschuss. Das ist der Gewinn, den Sie direkt aus dem Umsatz berechnen.

Die Formel lautet:

Gewinn = Umsatz - Kosten

Je nach Definition gibt es verschiedene Formen des Gewinns mit unterschiedlicher Aussagekraft:

  • Der Bruttogewinn ist die Summe der Umsatzerlöse abzüglich der variablen Kosten wie Herstellungskosten, Skonti und Rabatte (nicht zu verwechseln mit dem Bruttoumsatz). Er wird auch als Deckungsbeitrag bezeichnet, weil Ihnen diese Summe zur Verfügung steht, um die Fixkosten zu decken.

  • Das operative Ergebnis vor Steuern oder EBIT (earnings before interest and taxes) ist der Bruttogewinn abzüglich der Auslagen, aber vor dem Abzug von Steuern und Zinsen. Das macht den Gewinn trotz unterschiedlicher Steuersätze international vergleichbar.

  • Der Nettogewinn oder Reingewinn ist der Bruttogewinn abzüglich aller weiteren Auslagen. Diese Summe bleibt also tatsächlich übrig, kann investiert oder an Shareholder ausgeschüttet werden.

Der einfachste Weg, um den Gewinn zu berechnen, ist die einfache Buchführung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Ab 600.000 Euro Jahresumsatz oder einem Gewinn von über 60.000 Euro sind Sie zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet. Dabei wird der Gewinn über die Gewinn- und Verlustrechnung (GvU) ermittelt.

Pipedrive stellt Ihnen verschiedene Integrationen für die Rechnungsstellung und Buchführung zur Verfügung. So stellen Sie schnell, einfach und effizient aus dem zentralen Tool heraus Rechnungen und können auch den Gewinn aus dem Umsatz berechnen.

Den Umsatz und Gewinn berechnen Sie nicht nur, um nachträglich das Geschäftsergebnis zu prüfen. Er ist auch die Basis für die operative Planung von Liquidität und Kosten.

Diese Informationen liefert die Kosten- und Leistungsrechnung, eine wichtige Aufgabe des internen Rechnungswesens. Die Gewinnermittlung erfolgt als Deckungsbeitragsrechnung in Form der einfachen Vollkostenrechnung oder der komplexeren Teilkostenrechnung.

Aus dem Umsatz, den einzelne Leistungen generieren, ermitteln Sie so, wie viel diese zur Deckung der Fixkosten und zum Gewinn beitragen. So können Sie ausgehend vom Umsatz Produkte und Produktgruppen nach ihrer Wirtschaftlichkeit bewerten.


Fazit: Der Umsatz ist eine essentielle Kennzahl für Ihr Unternehmen.

Den Umsatz zu berechnen ist einfach. Allerdings müssen Sie Details wie Rabatte und Umsatzsteuersätze beachten. Auf Basis des Umsatzes ermitteln Sie den Gewinn und bewerten die Wirtschaftlichkeit einzelner Produkte und Leistungen. Mit Pipedrive verwaltet Ihr Vertriebsteam diese Informationen einfach und effizient in einer Plattform.

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