Spesso, nell’ambiente di lavoro, organizzare bene il tempo e lo spazio può semplificare la vita. Il metodo 5S, nato in Giappone proprio come il metodo 5M, mira proprio a questo: ottimizzare gli spazi di lavoro (fisici o virtuali) per promuovere una migliore organizzazione, aumentare la produttività dei dipendenti e garantire un lavoro di qualità. Ancora oggi viene utilizzato in numerose aziende moderne.
Che cos'è il metodo 5S?
Il metodo 5S è una tecnica ideata in Giappone. Uno dei libri dedicati all'argomento è stato scritto da Hiroyuki Hirano e il suo scopo è ottimizzare gli spazi di lavoro per aumentare la produttività e l'efficienza dei dipendenti, attraverso un ambiente pulito e ordinato in modo razionale. Il termine "5S" si riferisce alle cinque parole giapponesi che definiscono ogni fase di questo metodo: Seiri (separare), Seiton (organizzare), Seiso (pulire), Seiketsu (standardizzare) e Shitsuke (sostenere).
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Come funziona il metodo 5S?
A differenza di altri metodi puramente commerciali, come l'analisi SWOT o le tecniche di growth hacking, il metodo 5S è più vicino al lean management in quanto si concentra sul funzionamento interno dell'azienda per un miglioramento continuo dei processi.
Come suggerisce il nome, si basa su cinque fasi chiave da seguire per ottenere i risultati attesi. Analizziamo in dettaglio ciascuno di questi passaggi della metodologia nella nostra guida completa.
1. Seiri (Separare)
Il primo passo per un miglioramento delle performance operative è quello di fare una cernita e sbarazzarsi degli elementi superflui, cioè di tutti gli strumenti, le attrezzature e i documenti presenti nel tuo spazio di lavoro fisico o virtuale che non hanno alcuna incidenza sulla produttività, sull'efficienza o sulla qualità del tuo lavoro. Su ognuno di essi va applicato un cartellino rosso.
Questo passaggio permette di tenere a portata di mano solo l'essenziale, ossia ciò che vanta una reale frequenza di utilizzo, e di evitare di preoccuparsi di cose che alla fine non hanno alcun impatto (se non un impatto negativo) sul lavoro, rimuovendo poi tutti i cartellini rossi.
2. Seiton (Organizzare)
Una volta sistemato tutto, è necessario organizzare e ordinare gli strumenti presenti che sono rimasti.
Ecco alcune buone pratiche che faresti bene a seguire:
L'organizzazione del tuo spazio di lavoro deve seguire una logica coerente
Ogni oggetto o file deve avere un posto predefinito
Ogni oggetto o file importante deve essere facilmente accessibile da te o dai membri del tuo team che lo utilizzano regolarmente
Assicurati di avere scorte sufficienti per gli articoli che devono essere sostituiti (batterie di ricambio, scatole di graffette, cartucce d'inchiostro ecc.)
3. Seiso (Pulire)
Questa fase del processo di miglioramento, proprio della metodologia 5S, prevede una pulizia regolare e approfondita dello spazio di lavoro, per garantire che risulti sempre ottimizzato e conforme alle proprie esigenze (che possono cambiare nel tempo). Durante la pulizia occorre assicurarsi che tutto sia in buone condizioni di funzionamento. L'obiettivo è identificare le anomalie quanto più rapidamente possibile, per evitare che degenerino in problemi più gravi.
Ad esempio, se lavori in una fabbrica, puoi controllare che le macchine non presentino segni di usura (perdite, ruggine, surriscaldamento) che potrebbero ostacolare la produzione o compromettere la sicurezza dei dipendenti. Se lavori in un ufficio, puoi assicurarti che computer, telefoni o stampanti siano in buone condizioni per evitare problemi tecnici o guasti futuri.
4. Seiketsu (Standardizzare)
La quarta fase mira a standardizzare le buone pratiche messe in atto nelle prime tre fasi. L'obiettivo è quello di evitare di ricadere nelle cattive abitudini da parte del personale operativo. A tal fine, è necessario redigere protocolli e liste di controllo settimanali per assicurarsi con regolarità di dedicare il tempo necessario all'analisi dell'ambiente di lavoro.
5. Shitsuke (Sostenere)
L'ultima fase di questo metodo sistematico consiste nell’incoraggiare la serietà e la perseveranza, con l’obiettivo di rendere il metodo un'abitudine quotidiana adottata a livello globale in tutta l'azienda, e nel rimuovere eventuali anomalie.
Per ottenere questo risultato, è necessario:
Effettuare audit regolari (oltre ai protocolli settimanali) per garantire che il metodo sia seguito da tutti i dipendenti, nell’osservanza delle apposite linee guida
Inviare promemoria via email ai propri team
Incoraggiare i dipendenti a riservare nella propria agenda uno spazio dedicato a ripetere le prime quattro fasi
L'obiettivo è trasformare il metodo in una vera e propria filosofia di lavoro, in modo che diventi parte integrante della tua routine e di quella dei tuoi collaboratori.
Da ricordare: il metodo 5S può essere combinato con altri metodi di gestione dei progetti molto diffusi, come il metodo agile Scrum, il metodo a cascata o il diagramma PERT, e rappresenta quindi un ottimo complemento per garantire un lavoro strutturato.
I vantaggi del metodo 5S
Miglioramenti significativi della produttività
Come abbiamo visto sopra, il metodo 5S aiuta ad ottimizzare gli spazi di lavoro organizzando le risorse in modo logico.
Passare mezz'ora alla ricerca di un documento importante appartiene ormai al passato: organizzando in modo efficace il proprio spazio di lavoro, i dipendenti possono concentrarsi sulle cose che contano davvero e migliorare la propria produttività.
Riduzione degli sprechi e dei costi
Raccomandando la selezione e introducendo controlli regolari, il metodo 5S aiuta ad evitare l'accumulo di oggetti inutili e quindi a limitare gli sprechi. Questo si traduce in un risparmio per l'azienda, che eviterà di spendere denaro per cose non strettamente necessarie.
Migliore qualità del lavoro
Uno spazio di lavoro regolarmente monitorato riduce il rischio di malfunzionamenti imprevisti che influiscono sulla qualità del lavoro. Ad esempio, un guasto al computer o alla stampante può causare più di un semplice ritardo nell'invio di un documento. Questo tipo di eventi imprevisti genera frustrazione e stress nei dipendenti, fattori che possono influire sulla loro concentrazione e sulla qualità del loro lavoro.
Maggiore sicurezza
Mantenendo l'area di lavoro pulita e ordinata, si riduce il rischio di incidenti, come ad esempio cadute o lesioni causate da attrezzature che giacciono sul pavimento o che cadono da un tavolo. Ciò è particolarmente importante nei settori primario e secondario (fabbriche, industria pesante, edilizia ecc.), dove la caduta causata da un oggetto o da un utensile incustodito può avere gravi conseguenze per la salute.
Creazione di una cultura aziendale basata sulla responsabilizzazione
Se applicato in tutta l'azienda, il metodo 5S aiuta a stabilire un certo rigore tra tutti i dipendenti e rafforza la responsabilità individuale di ciascuno. Ogni dipendente si sente coinvolto nel mantenimento di un ambiente di lavoro sano ed è responsabile della pulizia del proprio spazio. Questo approccio favorisce un ambiente di lavoro armonioso e piacevole per tutti.
I limiti del metodo 5S
Tempo e risorse necessarie per l'implementazione
Quando viene implementato per la prima volta, il metodo 5S richiede un investimento in termini di tempo e risorse per sottoporre ad un vaglio approfondito gli spazi di lavoro. Ciò può avere l'effetto indesiderato di interrompere o disturbare le attività. Se possibile, è meglio applicare il metodo in un momento in cui l'attività è ridotta.
Il cambiamento può essere complicato
Alcune persone possono percepire il metodo 5S come un ulteriore vincolo o un'intrusione nel loro modo di operare. Questa resistenza al cambiamento può rendere più difficile l'implementazione del metodo. Tuttavia è necessario convincere i dipendenti del suo effetto benefico sui processi di lavoro perché, senza il sostegno di tutti, l'efficacia del metodo risulterà limitata.
Richiede un impegno a lungo termine
La sfida principale del metodo 5S risiede senza dubbio nell'impegno necessario per trasformarlo in una vera e propria filosofia di lavoro (che è ciò che sostiene il quinto passo). Senza un monitoraggio costante dei protocolli messi in atto, è facile ricadere nelle vecchie abitudini e perdere l'ottimizzazione raggiunta con fatica. Conseguentemente, ogni dipendente deve dimostrare disciplina e impegnarsi a fondo in questo approccio verso il processo produttivo, affinché possa davvero diventare parte della cultura aziendale ed esercitare un impatto a lungo termine.
Come si attua il metodo 5S?
Vediamo ora nel dettaglio come implementare ciascuna delle fasi che compongono il metodo 5S.
1. Eliminazione degli elementi superflui
Come già accennato, il primo passo è quello di ordinare il proprio spazio di lavoro fisico e digitale, al fine di conservare solo ciò che è necessario. Riduci le distrazioni eliminando gli oggetti, le applicazioni e gli altri contenuti digitali che non ti aiutano a concentrarti e che per te sono d’intralcio nel lavoro quotidiano.
Esempio:
Ad esempio, in questa fase i team di vendita possono esaminare tutti i prospect e tenere solo quelli con un potenziale effettivo. In questo modo non solo libereranno spazio nel CRM, ma eviteranno altresì di congestionare la pipeline di vendita.
2. Riordinare lo spazio di lavoro
Una volta conservati solo gli elementi essenziali, organizza il tuo spazio di lavoro in modo che ogni componente sia facilmente accessibile. A tal fine, dovrai assegnare una collocazione precisa ad ogni tipo di elemento, sia esso fisico o digitale.
Esempio:
Molti team di vendita organizzano i documenti contenenti tutte le informazioni relative ad un determinato cliente in un'unica cartella (che a sua volta può contenere diverse sottocartelle per ogni tipo di file).
3. Mantenere un ambiente di lavoro pulito
È importante mantenere uno spazio di lavoro pulito che favorisca la concentrazione.
Ciò include ovviamente la pulizia dello spazio di lavoro fisico (scrivania pulita, computer regolarmente spolverato), ma anche il riordino dello spazio digitale. Ad esempio, evita di lasciare i file in cartelle a cui non appartengono.
Esempio:
In questa fase, il personale di vendita può riordinare il proprio CRM archiviando i file e i dati relativi ai clienti inattivi da molto tempo. Ciò consente di mantenere un CRM pulito, contenente solo le informazioni essenziali per raggiungere i propri obiettivi.
4. Protocolli e standard
A questo punto la situazione dovrebbe migliorare e lo spazio di lavoro dovrebbe essere meno congestionato. Per continuare su questa strada, è importante stabilire dei protocolli che tutti i team devono rispettare.
Esempio:
Se la congestione della pipeline di vendita è un problema ricorrente nella tua azienda, potrebbe essere una buona idea standardizzare la qualificazione dei lead. Stabilendo criteri chiari e condivisi da tutto il team, è possibile ridurre il follow-up dei lead non qualificati e consentire al personale di vendita di concentrarsi sulle opportunità davvero promettenti.
5. Un impegno a lungo termine
Ora che hai seguito tutte le fasi precedenti e messo in atto solidi protocolli per garantire un monitoraggio regolare, non ti resta che procedere. A tal fine, potresti organizzare riunioni regolari con i tuoi team. È un'occasione per saperne di più sui miglioramenti riscontrati dopo l'assunzione del metodo (migliore gestione del tempo, riduzione dello stress sul lavoro, ottenimento di una pipeline di vendita più chiara ecc.)
In conclusione
Adottando il metodo 5S, le aziende possono trasformare radicalmente la loro organizzazione interna e il modo in cui viene svolto il lavoro. L'obiettivo è aumentare l'efficienza e creare un ambiente stimolante per tutti i team. Ciò consente loro di fornire un lavoro di livello qualitativo maggiore, che concorrerà a migliorare la soddisfazione dei clienti e, di conseguenza, avrà un impatto positivo sulle vendite.
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