Możesz skutecznie kierować potencjalnych klientów ku decyzji zakupowej tylko wtedy, gdy dobrze rozumiesz ich potrzeby i wiesz, kiedy oraz jak się z nimi kontaktować.
Narzędzie do śledzenia leadów z odpowiednim gromadzeniem danych daje te informacje, umożliwiając podejmowanie przemyślanych decyzji, które przynoszą klientom korzyści na każdym etapie procesu sprzedaży.
W tym artykule wyjaśnimy, czym jest lead tracker oraz udostępnimy praktyczny darmowy szablon do śledzenia leadów. Pokażemy też, jak możesz wykorzystać go do priorytetyzowania transakcji, dzięki czemu szybciej sfinalizujesz większą liczbę sprzedaży.
Czym jest lead tracker i na czym polega proces śledzenia leadów?
Lead tracker to narzędzie, które firmy wykorzystują do monitorowania szans sprzedażowych, usprawniania procesów sprzedaży oraz maksymalizacji rentowności poprzez gromadzenie danych o każdym leadzie (np. imię i nazwisko, lokalizacja, dane kontaktowe).
Wiele zaawansowanych narzędzi do śledzenia leadów oferuje dodatkową wartość w porównaniu z tradycyjnymi arkuszami kalkulacyjnymi, dokumentami czy standardowym oprogramowaniem używanym w firmach, ponieważ uwzględniają dane takie jak:
Szacowana wartość klienta
Prawdopodobieństwo konwersji
Przewidywany czas zamknięcia transakcji
Większość organizacji śledzących leady korzysta jednak z arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów lub oprogramowania do gromadzenia podstawowych informacji o każdym leadzie, takich jak:
Imię i nazwisko
Dane kontaktowe
Źródło (np. odwiedzający stronę internetową lub zapytanie e-mail)
Lokalizacja
Prawdziwa wartość wielu narzędzi do śledzenia leadów ujawnia się jednak przy bardziej szczegółowych danych.
Informacje o wartości klienta, prawdopodobieństwie konwersji czy czasie potrzebnym do zamknięcia transakcji pozwalają liderom sprzedaży skupić uwagę zespołu na najłatwiejszych lub najbardziej wartościowych okazjach.Dzięki temu handlowcy mogą szybciej finalizować większe zamówienia.
Analizując dane z lead trackera w dłuższym czasie, można także uzyskać odpowiedzi na pytania dotyczące całej organizacji, takie jak:
Skąd pochodzi nasz ruch leadów?
Jak skuteczna jest nasza strategia generowania leadów?
Jak efektywny jest nasz proces sprzedaży?
Które praktyki przynoszą najwięcej konwersji?
Dzięki tym informacjom firmy mogą efektywniej alokować zasoby (np. inwestując więcej w źródło leadów, które przynosi stałe efekty) oraz identyfikować wartościowe możliwości usprawnień w zespołach.
Na przykład, jeśli jakość leadów nagle spada, może to wskazywać, że nowa kampania marketingowa nie przynosi oczekiwanych rezultatów.
Jak tracker może wspierać proces zarządzania leadami
Śledzenie leadów rozpoczyna się w momencie pierwszego zebrania danych i trwa aż do finalnej transakcji. Dane z lead trackera pomagają w kluczowych etapach tego procesu:
Pozyskiwanie leadów
Ten etap obejmuje rejestrowanie podstawowych informacji o leadzie, takich jak imię i nazwisko, adres e-mail, źródło, potrzeby czy preferencje zakupowe. Można go łatwo zautomatyzować za pomocą systemów CRM lub oprogramowania do zarządzania leadami.
Na przykład dodatek LeadBooster w Pipedrive może pobierać dane z funkcji czatu na stronie internetowej bezpośrednio do skrzynki leadów, przyspieszając proces śledzenia.
Kwalifikacja leadów
Polega ona na ocenie, na ile lead jest wartościowy dla firmy. Jak dobrze pasuje do profilu idealnego klienta? Skorzystaj z ram BANT (Budżet, Autorytet, Potrzeba, Ramy czasowe) lub podobnych metod, aby określić, czy lead zasługuje na uwagę przedstawiciela handlowego.
Scoring leadów
Scoring to przypisywanie punktów w zależności od prawdopodobieństwa konwersji oraz wartości dla firmy.
Na podstawie danych demograficznych, zachowań online czy wcześniejszego zaangażowania, punkty te pomagają priorytetyzować transakcje o wysokiej wartości (np. łatwiejsze i szybsze do zamknięcia lub o większej przewidywanej wartości) oraz zwiększać efektywność pracy.
Użyj metody scoringu dopasowanej do swoich potrzeb: może to być skala 1–10 lub proste oznaczenia hot, warm, cold. Pamiętaj, że im bardziej szczegółowy scoring, tym więcej danych będziesz musiał/musiała zebrać.
Przydzielanie działań follow-up
Na tym etapie leady przypisuje się do odpowiednich przedstawicieli handlowych. Kto powinien wprowadzić lead do lejka sprzedażowego i jakie działania powinien podjąć?
Gdy potencjalny klient odezwie się z Europy, spełnia wymagania i chce poznać produkt, najlepiej przekazać go osobie, która zna ten rynek i potrafi dobrze przedstawić rozwiązanie.
Dopasowanie handlowca do leadu zwiększa szanse na sprzedaż i pozwala lepiej obsłużyć klienta w jego języku czy strefie czasowej.
Śledzenie postępów
Twój lead tracker i lejek sprzedażowy odwzorowują dwie części tej samej ścieżki klienta – przed sprzedażą i w trakcie sprzedaży (niektóre zespoły zarządzają też tym, co dzieje się po transakcji).
To, czego dowiesz się o leadzie na pierwszym etapie (gdy kupujący wykazuje jedynie podstawowe zainteresowanie), pomoże Ci później (gdy zbliża się do decyzji zakupowej i starasz się sfinalizować transakcję).
Jeśli na przykład lead regularnie wysyła zapytania e-mailowe zamiast dzwonić, prawdopodobnie preferuje kontakt mailowy – stosowanie się do tej preferencji może wzmocnić relację. Aby mieć pewność, zapytaj potencjalnego klienta, jaki rodzaj kontaktu preferuje.
Jak śledzenie leadów pomaga sprzedawać więcej
Dobrze opracowany i zorganizowany proces śledzenia leadów może przynieść firmie wiele korzyści.
Zarządzaj czasem, wiedząc, do kogo i kiedy się zwracać
Zorganizowany zespół sprzedaży to produktywny zespół. Lead tracker z odpowiednimi danymi działa jak lista priorytetów dla handlowców, wskazując, które leady wymagają uwagi lub na nią zasługują.
Przedstawiciele handlowi mogą planować swój czas w oparciu o czynniki takie jak prawdopodobieństwo konwersji czy szacowana wartość klienta, wykorzystując cele sprzedażowe jako kontekst do maksymalnej efektywności.
Przy zbliżającym się terminie realizacji kwoty sprzedaży warto skupić się na najprostszych transakcjach, aby szybko osiągnąć wyniki. W innym scenariuszu może opłacać się poświęcić więcej czasu na pielęgnowanie leada o wyższej szacowanej wartości klienta.
Zwiększ konwersje, działając w idealnym momencie
Odpowiadaj na gorące leady jak najszybciej — dzięki temu nie zapomną o Twojej firmie i nie przejdą do konkurencji ani nie pomyślą, że nie możesz im pomóc.
Jeśli posortujesz leady według daty lub godziny pozyskania, łatwo zobaczysz, do kogo odezwać się najpierw i kogo zacząć dalej angażować.
Regularnie aktualizuj dane dotyczące interakcji (możesz to zautomatyzować za pomocą odpowiedniego narzędzia CRM i integracji) oraz twórz zadania follow-up w odpowiednim czasie, aby leady otrzymały uwagę wtedy, gdy jest potrzebna.
Na przykład, jeśli lead informuje, że będzie w lepszej sytuacji zakupowej w przyszłym miesiącu, gdy odnowi się jego budżet, zanotuj tę interakcję i zaplanuj rozmowę follow-up na początek miesiąca.
Następnie przejdź do innych leadów, które są bardziej skłonne do konwersji teraz (co możesz ocenić na podstawie danych w lead trackerze), nie tracąc przy tym z oczu początkowego kontaktu.
Poznaj swoją grupę docelową i twórz spersonalizowane doświadczenia
Każda interakcja z leadem dostarcza cennych informacji o Twojej grupie docelowej.
Na przykład:
Odwiedziny strony internetowej pokazują, którymi produktami potencjalni klienci są zainteresowani lub przynajmniej, jakie rozwiązania uważają za odpowiednie dla swojego problemu.
Wczesne rozmowy i zapytania ujawniają typowe bolączki leadów, ich stanowiska zakupowe oraz obawy.
Dane źródłowe pokazują, w jaki sposób leady trafiają do Twojej firmy, co pomaga zrozumieć ich procesy poszukiwania informacji oraz skuteczność Twoich działań marketingowych.
Na szerszą skalę, im więcej informacji zapisujesz w lead trackerze i im dłużej z niego korzystasz, tym lepiej rozumiesz potrzeby całej grupy docelowej.
Poza wsparciem rozmów sprzedażowych, marketerzy mogą wykorzystać te same dane do tworzenia bardziej angażujących, trafnych i spersonalizowanych treści.
Spójrzmy na przykład firmy Live Clicker, która w swoim mailu marketingowym odwołuje się do bolączek leadów. Marka wie, że detaliści borykają się z ciągłymi zakłóceniami w branży, dlatego hasło „odzyskaj kontrolę” trafia w sedno problemu odbiorcy.
Oceń skuteczność swoich kampanii inbound marketingowych
Dzięki kolumnie „źródło leadu” w trackerze łatwo sprawdzisz, które kampanie lub kanały przyciągają najwięcej leadów. Jednak sama liczba leadów nie zawsze przekłada się na ich wartość.
Materiał marketingowy typu outbound może przyciągnąć mnóstwo zapytań, jeśli składa duże obietnice. Ale gdy nie możesz ich zrealizować, zainteresowanie potencjalnych klientów szybko znika.
Możesz na przykład promować niedostępny lub jeszcze nieukończony produkt, aby zwiększyć świadomość marki i zdobyć wiele leadów. Jednak ci potencjalni klienci nie przejdą fazy badawczej, jeśli nie będą mogli od razu zakupić potrzebnego produktu.
Wysokiej jakości treści również mogą być nieskuteczne, jeśli nie trafisz do właściwej grupy odbiorców. W rezultacie uzyskasz mniej leadów lub większą liczbę niekwalifikowanych leadów, przez co nie wykorzystasz potencjału swoich materiałów.
Prawdziwym wskaźnikiem sukcesu marketingowego jest współczynnik generowania leadów gotowych do sprzedaży (SQL). Są to leady, które przechodzą przez ramy kwalifikacji zespołu sprzedażowego i są uznawane za gotowe do pielęgnowania w kierunku zakupu.
Przefiltruj swój lead tracker tak, aby pokazywał tylko SQL i uporządkuj dane według źródła. Jeśli zauważysz, że konkretna strona docelowa, post w mediach społecznościowych, reklama w wyszukiwarce lub newsletter przyciąga więcej właściwych osób niż inne kanały, wykorzystaj to do tworzenia inspirujących treści marketingowych.
Dziel się wiedzą, aby zwiększyć współpracę i produktywność
Lead tracker zapewnia łatwy dostęp do cennych informacji o leadach, dzięki czemu Twój zespół staje się od razu bardziej pomocny dla klientów.
Gdy handlowcy mogą dzielić się wiedzą w czasie rzeczywistym, łatwiej im współpracować i wspierać leady w podejmowaniu szybszych decyzji zakupowych. Korzystanie z lead trackera jako jednego źródła prawdy sprawia, że wszyscy mają dostęp do aktualnych informacji.
Na przykład przedstawiciele z określonymi specjalizacjami (np. techniczną wiedzą o produkcie) mogą dołączać do rozmów, aby zapewnić dodatkowe wsparcie, gdy transakcje są zagrożone, lub wkraczać, gdy przydzielony handlowiec nie jest dostępny.
W takich sytuacjach lead tracker działa jako gotowa baza wiedzy o statusie i potrzebach leada.
Darmowy szablon lead trackera sprzedażowego (Microsoft Excel i Google Sheets)
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć tworzenie arkusza do śledzenia leadów sprzedażowych, możesz skorzystać z gotowego szablonu.
Szablon lead trackera to szybki i prosty sposób na rozpoczęcie gromadzenia wartościowych danych o leadach. Nie wymaga dużo czasu na konfigurację, a dzięki możliwości dodawania lub usuwania kategorii danych, możesz dopasować go do własnych potrzeb.
Poniżej znajdziesz edytowalny, gotowy do wypełniania szablon lead trackera.
Szablon narzędzia do śledzenia leadów dla Google Sheets i Microsoft Excel
Alternatywnie, możesz skorzystać z oprogramowania do śledzenia leadów lub funkcji zarządzania leadami w dobrym narzędziu CRM. Takie rozwiązania pomagają zwiększyć produktywność, pełniąc rolę centralnego i ujednoliconego miejsca na wszystkie dane o klientach.
W Pipedrive znajdziesz Leads Inbox, czyli przestrzeń do gromadzenia leadów, które jeszcze nie zostały dodane do lejka sprzedażowego.
Zmiana arkuszy kalkulacyjnych na narzędzie do śledzenia leadów pozwala uniknąć chaosu — możesz łatwo zaimportować wszystkie dotychczasowe dane prosto do Leads Inbox w Pipedrive.
W kolejnej części artykułu przyjrzymy się bliżej korzyściom płynącym z używania aplikacji do śledzenia leadów.
5 powodów, dla których warto używać oprogramowania CRM do śledzenia leadów sprzedażowych
Choć wiele firm rejestruje swoje leady w arkuszach kalkulacyjnych, funkcje śledzenia leadów w narzędziach CRM pozwalają usprawnić ten etap procesu sprzedaży, osiągając szybsze i lepsze wyniki.
Oto pięć głównych korzyści wynikających z używania oprogramowania zamiast arkuszy kalkulacyjnych.
1. Scentralizowane informacje w jednej platformie, z której już korzystasz
Zapomnij o przełączaniu się między aplikacjami, aby uzyskać potrzebne informacje. Oprogramowanie CRM, takie jak Pipedrive, działa jak jedno miejsce dla wszystkich danych o klientach – od kontaktów do leadów po historię zakupów klientów.
Oszczędzaj czas, mając pełny obraz zachowań i potrzeb klientów w jednym systemie, zamiast pozyskiwać dane z różnych źródeł.
Choć to handlowcy najczęściej pracują z danymi o leadach, inne zespoły również mogą na tym skorzystać. Udostępnienie dostępu do CRM-u marketingowi i obsłudze klienta pomaga stworzyć spójne doświadczenie marki na każdym etapie ścieżki zakupowej.
Jak zauważa Daniel, Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu w jednej z wiodących firm budowlanych:
Zwłaszcza w przypadku większych klientów scentralizowana platforma sprzedażowa jest kluczowa dla lepszych wyników. Musimy zbudować relację — bo to właśnie dobra relacja z klientem zapewnia nam stałą współpracę.
Dlatego chcemy wdrożyć CRM. Potrzebujemy dostępu do aktualnych informacji, a obecnie wszystko trzymamy w arkuszu kalkulacyjnym — który jest tak dobry tylko, jak dane, które do niego wpisujemy.
2. Ujednolicone gromadzenie danych w całej firmie
CRM to uporządkowana baza danych, która pomaga wszystkim rejestrować informacje w taki sam, spójny sposób. Możesz łatwo dostosować rodzaje i formaty danych do potrzeb swojej firmy oraz tego, co będzie dla Ciebie najbardziej praktyczne.
Bez takiej standaryzacji pojedynczy handlowiec decyduje, co jest wartościowe, co skutkuje obrazem czytelnym dla niego, ale nie dla innych, oraz niespójnymi danymi o odbiorcach, których nie można porównać w całej firmie.
Jak mówi Menedżer ds. Rozwoju Biznesu w wiodącej hurtowni jubilerskiej:
Zdarzało mi się, że ludzie nie przestrzegali procedur. Wprowadzali dane po swojemu, więc gdy szukasz czegoś w systemie, nie możesz tego znaleźć, bo nie zostało to poprawnie wprowadzone.
Rozwiązaniem takich subiektywnych niespójności jest standaryzacja.
W Lead Inbox w Pipedrive w każdym leadzie zobaczysz następujące dane:
Szczegóły leada: etykiety, wartość, właściciel i źródło.
Osoba: imię, e-mail i numer telefonu.
Organizacja: nazwa firmy i adres (kliknięcie w adres pokaże lokalizację na mapie).
Notatki: miejsce na przechowywanie wszelkich niestandardowych informacji o leadzie.
Zaplanowane działania: nadchodzące czynności związane z leadem.
E-maile: wszystkie wiadomości powiązane z leadem.
Historia zmian: data utworzenia leada i wszelkie inne aktualizacje (w tym ukończone działania).
Dzięki temu zestawowi danych łatwiej poruszać się po systemie, a handlowcy mogą szybko odnaleźć potrzebne informacje. Dane są też proste do importu i eksportu między platformami, co zwiększa funkcjonalność i umożliwia automatyzację procesów.
3. Zautomatyzowane procesy, które tworzą więcej czasu na sprzedaż
Najlepsze narzędzia CRM oferują funkcje automatyzacji, które oszczędzają czas, zajmując się powtarzalnymi zadaniami – na przykład uruchamianiem działań follow-up czy synchronizacją danych między platformami. Dzięki temu zyskujsz czas na tworzenie bardziej przemyślanych i spersonalizowanych doświadczeń dla klientów.
Zautomatyzowane oprogramowanie Pipedrive pozwala tworzyć workflowy i zdarzenia wyzwalane, takie jak automatyczne dodawanie danych kontaktowych leada do trackera lub przenoszenie go do lejka sprzedażowego.
Możesz rozszerzyć możliwości automatyzacji Pipedrive dzięki integracjom i dodatkom. Na przykład Zapier synchronizuje dane między Pipedrive a innymi aplikacjami marketingowymi i do zarządzania projektami, a LeadBooster automatycznie zasila CRM wysokiej jakości leadami przychodzącymi i wychodzącymi.
4. Zarządzaj leadami z dowolnego miejsca dzięki mobilnemu trackerowi leadów
Wpisywanie informacji o leadach do arkusza kalkulacyjnego na smartfonie jest wolniejsze niż na laptopie, a ryzyko pomyłek znacznie większe. Z kolei odkładanie tego zadania do czasu powrotu do biura może sprawić, że umkną ważne szczegóły.
Narzędzie CRM z dobrze zaprojektowaną aplikacją mobilną pozwala na precyzyjne gromadzenie danych w ruchu, umożliwiając płynne i skuteczne działania follow-up.
Mobilna aplikacja Pipedrive została stworzona specjalnie z myślą o mniejszych ekranach dotykowych. Pozwala zarządzać leadami, archiwizować rekordy i szybko analizować dane z dowolnego miejsca z dostępem do internetu.
Dla wygodniejszej i szybszej pracy wybierz mobilny CRM z trybem offline. Pozwoli Ci to przygotować follow-upy także w miejscach, gdzie nie ma pewnego połączenia z internetem.
5. Zadbaj, aby tracking leadów był kluczowym elementem Twoich narzędzi do sprzedaży i marketingu
Tracker leadów to tylko jedno z wielu narzędzi potrzebnych do prowadzenia skutecznej organizacji sprzedaży. Potrzebne będą także kalendarze do planowania działań, aplikacje do fakturowania, oprogramowanie do zarządzania projektami dla organizacji zespołu oraz narzędzia komunikacyjne do utrzymywania silnych relacji z klientami.
Korzystając z dobrego CRM-u do śledzenia leadów, od razu połączysz wszystkie dane z narzędziami sprzedażowymi, tworząc sprawny i efektywny „silnik” sprzedaży.
Pipedrive jest świetnym przykładem efektywnej integracji CRM. System płynnie współpracuje ze wszystkimi narzędziami, których już używasz dzięki Marketplace, m.in. Zoom, Slack, WhatsApp, Gmail, Outlook, Calendly i setkami innych, umożliwiając szybkie i wygodne działanie na danych o leadach.
Dzięki temu zaoszczędzisz czas przy wysyłaniu maili do leadów, dodawaniu zadań follow-up do aplikacji kalendarza czy planowaniu wideorozmów, pozostając w interfejsie CRM.
Organizuj swoje leady z LeadBooster
Pipedrive to wydajny i intuicyjny CRM, który pomaga handlowcom zarządzać relacjami z klientami, oferując zarówno szeroki przegląd operacji, jak i szczegółowe dane. Dodatek LeadBooster to kompleksowy pakiet zawierający cztery funkcje do zbierania i zarządzania leadami: Chatbot, Live Chat, Formularze internetowe oraz Prospector.
Chatbot
Chatbot to konfigurowalna funkcja czatu, która pomaga leadom samodzielnie się kwalifikować. Ustaw cele, takie jak „Umów więcej spotkań” lub „Zdobądź więcej leadów”, aby bot kierował rozmowy we właściwe miejsce.
Twórz scenariusze (playbooki), które kierują leady i klientów do odpowiednich sekcji Twojej strony internetowej, dzięki czemu przedstawiciele sprzedaży mogą poświęcić mniej czasu na odpowiadanie na proste pytania.
Jeśli pytanie wymaga bardziej złożonej odpowiedzi, Chatbot może przekierować je do ludzkiego przedstawiciela.
Live Chat
Live Chat pozwala skontaktować się z większą liczbą leadów, oferując wsparcie w czasie rzeczywistym. Rozmawiaj osobiście z odwiedzającymi Twoją stronę internetową i personalizuj proces kwalifikacji.
Live Chat jest dostępny zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i w mobilnej aplikacji Pipedrive, dzięki czemu możesz odpowiadać leadom dokładnie w momencie, gdy tego potrzebują. Reaguj szybko na zaangażowane leady i przekształcaj więcej kontaktów w klientów.
Formularze internetowe (Web Forms)
Twórz formularze do osadzenia na swojej stronie, aby zapewnić leadom szybki i łatwy sposób kontaktu. Dzięki Web Forms otrzymujesz także pewny sposób przesyłania informacji bezpośrednio do CRM (bez potrzeby korzystania z kodu czy aplikacji zewnętrznych).
Gdy lead wypełni formularz, Pipedrive automatycznie tworzy deal lub nowy lead w Twoim CRM.
Prospector
Prospector to narzędzie do generowania leadów outbound, które wyszukuje kontakty pasujące do Twojej idealnej persony w bazie 400 milionów profesjonalistów.
Przeglądaj leady według osoby lub organizacji i decyduj, czy dodać je do Leads Inbox. Dzięki Prospectorowi Pipedrive możesz w kilka chwil zgromadzić wysokiej jakości leady spełniające określone kryteria.
Dowiedz się więcej o funkcjach LeadBooster w naszej Bazie Wiedzy
Jak śledzić leady sprzedażowe
Jak prowadzić tracking leadów
Jak optymalizować proces sprzedaży dzięki prostemu śledzeniu leadów
Podsumowanie
Choć wszystkie narzędzia do śledzenia leadów mają ten sam cel, skuteczne zarządzanie leadami wymaga odpowiednich narzędzi i dopracowanego procesu. Rozwiązania pozbawione kluczowych funkcji, takich jak możliwość integracji, nie będą elastycznie dopasowywać się do rozwoju Twojej firmy i mogą powodować problemy w przyszłości.
Wiele firm świetnie radzi sobie korzystając z Excela lub Google Sheets. Możesz wykorzystać jeden z naszych szablonów, aby rozpocząć rejestrowanie danych najważniejszych dla Twojego biznesu.
Dla lepszych efektów trzymaj wszystkie dane o leadach w jednym miejscu. Pozwoli Ci to lepiej zrozumieć swoją grupę docelową i w efekcie sprzedawać więcej.
