Solo puedes guiar a los prospectos hacia una decisión de compra si comprendes completamente sus necesidades y sabes cuándo y cómo contactarlos.
Un sistema de seguimiento de oportunidades (lead tracker) con la recopilación de datos adecuada proporciona esa visión, lo que te permite tomar decisiones fundamentadas que benefician a los clientes a lo largo de todo el proceso de venta.
En este artículo explicaremos qué es un lead tracker y cómo dicho sistema de seguimiento puede ayudarte a finalizar más ventas en menos tiempo.
¿Qué es un lead tracker y en qué consiste el proceso de seguimiento de clientes potenciales?
Un sistema de seguimiento de oportunidades o lead tracker es una herramienta que las empresas utilizan para rastrear las oportunidades de ventas, perfeccionar los procesos de venta y maximizar la rentabilidad mediante la recopilación de datos de cada prospecto (por ejemplo, nombre, ubicación e información de contacto).
Muchos rastreadores de leads avanzados ofrecen un valor adicional en comparación con las hojas de cálculo, documentos o software habituales que usan las empresas, ya que incluyen datos como:
Probabilidades de conversión
Tiempo estimado de cierre
La mayoría de las organizaciones que hacen seguimiento de leads utilizan hojas de cálculo, documentos o software para recopilar datos básicos de cada lead, tales como:
Nombre
Datos de contacto
Fuente (por ejemplo, visitante del sitio web o consulta por correo electrónico)
Ubicación
Muchos sistemas de seguimiento profundizan más, que es donde se encuentra el verdadero valor.
Factores como el valor estimado del cliente, las probabilidades de conversión y el tiempo estimado de cierre ayudan a los líderes de ventas a dirigir la atención de los representantes hacia ventas más fáciles o más valiosas. De esta manera, los representantes pueden cerrar tratos más grandes más rápidamente.
Al analizar los datos de seguimiento de leads a lo largo del tiempo, también puedes obtener respuestas a preguntas organizacionales más amplias, tales como:
¿De dónde proviene nuestro tráfico de leads (lead traffic)?
¿Qué tan efectiva es nuestra estrategia de generación de leads?
¿Qué tan eficiente es nuestro proceso de ventas?
¿Qué prácticas impulsan la mayor cantidad de conversiones?
Con este conocimiento, las empresas pueden asignar recursos de manera más efectiva (como invertir más en una fuente de prospectos —lead source— consistentemente fructífera) y detectar oportunidades de mejora valiosas en todos los equipos.
Por ejemplo, si la calidad de los prospectos disminuye de repente, podría indicar que una nueva campaña de marketing no está funcionando.
Cómo un sistema de seguimiento puede ayudar a lo largo del proceso de gestión de oportunidades
El seguimiento al cliente comienza cuando los datos se capturan por primera vez y continúa hasta la compra final. Los datos de un lead tracker te ayudarán en las etapas clave de este proceso:
Captura
Este paso implica registrar los datos básicos del cliente potencial, como nombre, dirección de correo electrónico, fuente, necesidades y preferencias de compra. Puedes automatizar fácilmente este paso a través de un software de gestión de relaciones con clientes (CRM -customer relationship management) o de gestión de leads (lead management).
Por ejemplo, el complemento LeadBooster de Pipedrive puede extraer datos de la función de chat de tu sitio web directamente a tu bandeja de entrada de prospectos para acelerar tu proceso de seguimiento de clientes potenciales.
Calificación
La calificación de leads o, en inglés, lead qualification implica evaluar la relevancia de tu cliente potencial para el negocio. ¿Qué tan bien encaja en el perfil del comprador ideal? Utiliza el marco BANT (Presupuesto, Autoridad, Necesidad y Plazo) o uno similar para determinar si un cliente potencial merece la atención de tus representantes de ventas.
Puntuación
La puntuación o lead scoring significa asignar calificaciones basadas en la probabilidad de conversión y el valor más amplio para el negocio.
Con base en factores como la demografía, el comportamiento en línea y la participación pasada, estas puntuaciones te ayudarán a priorizar los negocios de alto valor (como aquellos que son más fáciles y rápidos de cerrar o que tienen un mayor valor estimado) y a mantenerte productivo.
Utiliza un método de puntuación que funcione para ti: podría ser del 1 al 10, o algo tan simple como caliente, tibio y frío. Ten en cuenta que cuanto más detallada sea la puntuación, más datos tendrás que recopilar.
Asigna acciones de seguimiento
En este paso, distribuirás los prospectos a los representantes de ventas más adecuados. ¿Quién necesita mover el prospecto al embudo de ventas y qué acciones deben tomar?
Por ejemplo, si un cliente potencial envía un correo desde México, cumple con tu marco de calificación y quiere saber más sobre un producto, puedes asignar un representante que conozca bien ese mercado y producto.
Adaptar al representante al trato ayudará a aumentar tus posibilidades de concretar una venta o te permitirá atender al cliente en su idioma/zonas horarias locales.
Seguimiento del progreso
Tu rastreador de leads y tu pipeline de ventas mapean dos partes del mismo recorrido del cliente: antes de la venta y durante la venta (algunos equipos de ventas también gestionan lo que sucede después de la venta).
Lo que aprendes sobre alguien en la primera etapa (cuando el comprador solo ha mostrado un interés básico) te ayudará en la segunda (cuando se están acercando a una decisión de compra y estás tratando de cerrar el trato).
Por ejemplo, si un prospecto envía correos electrónicos con consultas de manera constante en lugar de llamar, es probable que ese sea su método de contacto preferido y mantenerlo podría fortalecer la relación. Pregúntale al prospecto cómo le gustaría que lo contactaras para estar seguro.
Cómo el seguimiento de prospectos te ayuda a vender más
Un proceso refinado y organizado de seguimiento de clientes potenciales puede beneficiar a tu negocio de diversas maneras.
Domina la gestión del tiempo sabiendo a quién dirigir tus esfuerzos y cuándo
Un equipo de ventas organizado es un equipo productivo. Un rastreador de prospectos con los datos correctos funcionará como una lista de prioridades para los representantes de ventas, indicándoles qué prospectos necesitan (o justifican) atención.
Los representantes pueden planificar su tiempo en función de factores como las probabilidades de conversión y el valor estimado del cliente, utilizando los objetivos de ventas como contexto para ser lo más eficientes posible.
Según tu plan de prospección y con una fecha límite inminente, podrías enfocarte en las ventas más sencillas para obtener resultados rápidos y mejorar tu rendimiento de ventas (sales performance), evitando dejar escapar un lead perdido por falta de seguimiento.
Aumenta las conversiones atacando en los momentos perfectos
Aprovecha mientras los prospectos están interesados, para que no se olviden de ti, no se vayan adonde un competidor o asuman que no puedes ayudar.
Organizar tu rastreador de prospectos según factores como 'fecha obtenida' y 'hora obtenida' facilitará ver a quién necesitas contactar primero para comenzar el proceso de acompañamiento.
Actualiza los datos de interacción regularmente (puedes automatizar esto con la herramienta CRM (customer relationship management) adecuada y las integraciones correctas) y crea tareas de seguimiento oportunas para asegurar que los prospectos reciban atención cuando sea necesario.
Por ejemplo, si un prospecto dice que estará en una posición más sólida para comprar el próximo mes cuando su presupuesto se renueve, registra esa interacción y programa una llamada de seguimiento para el inicio del mes.
Luego pasa a otros prospectos que tengan más probabilidades de comprar ahora (algo que sabrás basándote en los datos de tu rastreador de prospectos o lead tracker) sin perder de vista el contacto inicial.
Comprende mejor a tu público objetivo para ofrecer experiencias personalizadas
Cada interacción con un prospecto te proporciona información útil sobre tu público objetivo.
Por ejemplo:
Las visitas a la página web indican en qué productos están interesados tus clientes potenciales, o al menos lo que creen que solucionará su problema
Las conversaciones e investigaciones tempranas revelan los puntos de dolor comunes de tus prospectos, sus posiciones de compra y sus inquietudes, lo cual te puede ayudar a personalizar tu estrategia de email marketing
Los datos de origen muestran cómo los prospectos encuentran tu negocio, lo que te ayuda a comprender sus procesos de investigación y la efectividad de sus esfuerzos de marketing
Para clientes potenciales individuales, puedes usar esta información para un seguimiento personalizado, registrando notas de reunión y programando recordatorios en tu calendario de llamadas para acercamientos más efectivos.
A un nivel más amplio, cuanto más información registres en tu rastreador de prospectos (lead tracker) y cuanto más tiempo uses uno, mejor comprenderás las necesidades de tu audiencia en general.
Además de ayudar en las conversaciones de ventas, los especialistas en marketing pueden usar el mismo conocimiento para crear contenido más atractivo, relevante y con el que se pueda identificar la audiencia.
Liveclicker apela a los puntos de dolor de sus prospectos en este correo electrónico de marketing. La marca sabe que los minoristas enfrentan interrupciones constantes y, por lo tanto, “recuperar algo de control” resonará con el destinatario.
Mide la efectividad de tus campañas de inbound marketing
La columna “fuente de prospecto” de tu rastreador de prospectos mostrará, a un nivel general, cuáles de tus canales o campañas de marketing (marketing campaigns) generan la mayor cantidad de prospectos, midiendo la efectividad de tus esfuerzos de lead generation o generación de prospectos.
Sin embargo, la cantidad no necesariamente se traduce en valor.
El contenido de outbound marketing que hace grandes promesas de resolución de problemas a tu audiencia puede generar miles de consultas, pero si no puedes cumplir con esas promesas, los prospectos se enfriarán rápidamente.
Por ejemplo, podrías promocionar un producto incompleto o no disponible para generar conciencia y obtener muchos prospectos, pero estos prospectos no pasarán de la etapa de investigación si no pueden comprar lo que necesitan de inmediato.
El contenido de alta calidad también puede ser ineficaz si no diriges correctamente a tu audiencia. Simplemente obtendrás menos clientes potenciales o más clientes no calificados. De cualquier manera, habrás desperdiciado tiempo.
La verdadera medida del éxito en marketing es la tasa a la que tus campañas generan clientes potenciales calificados para ventas (SQL). Estos clientes potenciales superan el marco de calificación de leads (lead qualification) del equipo de ventas y se consideran listos para ser guiados hacia una compra.
Filtra tu rastreador de prospectos para mostrar solo los SQL y organiza tus datos por fuente. Si descubres que una determinada página de aterrizaje (también conocida como leads page) de tu sitio web, publicación en redes sociales, anuncio en motores de búsqueda o boletín por correo electrónico atrae a más de las personas correctas, úsala para inspirar otros contenidos.
Comparte conocimientos para una colaboración más sólida y mayor productividad
Un rastreador de prospectos proporciona acceso fácil a información valiosa sobre los prospectos, haciendo que todo tu equipo sea más útil para los compradores de inmediato.
Con el conocimiento compartido en tiempo real, los representantes pueden trabajar juntos para ayudar a los clientes potenciales a tomar decisiones de compra más pronto. Usar el lead tracker como la única fuente de información confiable ayuda a que todos se mantengan informados.
Por ejemplo, los representantes con especializaciones (como conocimientos técnicos del producto) pueden unirse a las llamadas para ofrecer seguridad adicional cuando los acuerdos están en riesgo o intervenir cuando un vendedor asignado no está disponible.
En circunstancias como estas, un rastreador de prospectos (lead tracker) actúa como un entendimiento ya preparado sobre la posición y las necesidades del prospecto.
Realiza un poderoso seguimiento
Puedes optar por utilizar una plantilla de seguimiento (tracker template) o, de manera alternativa, usar software de seguimiento de clientes potenciales o la función de gestión de clientes potenciales de una buena herramienta CRM. Las herramientas pueden ayudarte a ser más productivo al actuar como un lugar centralizado y estandarizado para todos los datos de tus compradores.
Por ejemplo, Pipedrive tiene el Buzón de Prospectos, un lugar para almacenar cualquier lead que aún no esté en tu embudo de ventas.
Actualiza tu proceso de gestión de clientes potenciales a un software de seguimiento de leads y minimiza las interrupciones importando tus datos existentes desde hojas de cálculo directamente en la Bandeja de Entrada de Prospectos de Pipedrive. Exploraremos más a fondo los beneficios de aplicaciones de seguimiento de leads como esta en la siguiente sección.
5 razones para usar un software CRM para rastrear oportunidades de ventas
Aunque muchas empresas registran sus clientes potenciales en hojas de cálculo, las funciones de seguimiento de prospectos de una herramienta CRM te ayudarán a optimizar esta parte de tu proceso de ventas para obtener resultados más rápidos y mejores.
A continuación te mencionamos cinco beneficios principales de utilizar software en lugar de hojas de cálculo.
1. Información centralizada en una plataforma que ya utilizas
Olvídate de cambiar entre aplicaciones para obtener la información que necesitas. Un software CRM como Pipedrive actúa como un centro único para todos tus datos de clientes, desde los registros de contacto de los prospectos hasta los historiales de compras de los clientes.
Ahorra tiempo con una imagen completa e instantánea de los comportamientos y necesidades de tus compradores, en lugar de tener que obtener información de diferentes lugares.
Aunque los vendedores pasarán la mayor parte del tiempo utilizando los datos de clientes potenciales, otros también pueden beneficiarse. Proporciona al equipo de marketing y de atención al cliente acceso a tu CRM para ayudar a construir una experiencia de marca coherente de principio a fin para los compradores.
2. Captura de datos estandarizada en toda la empresa
Una herramienta CRM es una base de datos estandarizada que solicita a los usuarios que registren los mismos tipos de datos en los mismos formatos. Puedes elegir esos tipos y formatos en función de las necesidades de tu negocio y de lo que consideres más útil.
Sin esta estandarización, recae en cada vendedor individual la tarea de determinar qué es valioso. El resultado es una imagen que para ellos está clara, pero no para los demás, además de datos de audiencia inconsistentes que no son comparables en toda la empresa.
Al respecto, un gerente de desarrollo comercial de un importante joyero mayorista nos dijo:
La forma de sortear estas inconsistencias subjetivas es la estandarización.
En la Bandeja de Entrada de Prospectos de Pipedrive, verás los siguientes datos en cada registro de lead:
Detalles del prospecto. Etiquetas, valor, propietario y fuente.
Persona. Nombre, correo electrónico y número de teléfono.
Organización. Nombre de la empresa y dirección (al hacer clic en la dirección se mostrará la ubicación en un mapa).
Notas. Un lugar para almacenar cualquier información no uniforme sobre un prospecto.
Actividades planificadas. Próximas actividades que has planificado relacionadas con este prospecto.
Correo electrónico. Cualquier correo electrónico vinculado al prospecto.
Registro de cambios. Cuándo se creó el prospecto y cualquier otra actualización (incluyendo actividades completadas).
El conjunto de datos resultante es más fácil de navegar, por lo que los representantes pueden localizar la información que necesitan cuando la necesitan. También es sencillo importar y exportar datos limpios y estandarizados entre plataformas de ventas para una funcionalidad adicional, incluyendo la automatización.
3. Procesos automatizados para crear más tiempo para vender
Las mejores herramientas de CRM cuentan con funciones de automatización que te ahorrarán tiempo al gestionar tareas repetitivas, como activar acciones de seguimiento y sincronizar datos entre plataformas. Utiliza el tiempo ganado para ofrecer experiencias al cliente más reflexivas y personalizadas.
El software de automatización de Pipedrive te permite configurar flujos de trabajo y eventos desencadenados, como agregar automáticamente la información de contacto de un cliente potencial a tus datos de seguimiento o moverlo al embudo de ventas.
Aprovecha las capacidades de automatización de Pipedrive con integraciones y complementos. Por ejemplo, Zapier sincroniza datos entre Pipedrive y otras aplicaciones de marketing y gestión de proyectos, mientras que LeadBooster puede alimentar automáticamente tu CRM con leads entrantes y salientes de alta calidad.
4. Gestiona prospectos desde cualquier lugar con un rastreador de leads móvil
Introducir información de prospectos en una hoja de cálculo desde un teléfono inteligente es más lento que usar una computadora portátil o de escritorio y el riesgo de cometer un error es mucho mayor. Sin embargo, si esperas hasta estar de regreso en la oficina, podrías olvidar detalles importantes.
Una herramienta CRM con una aplicación móvil bien diseñada te ayudará a capturar información precisa mientras te desplazas, para realizar seguimientos de manera fluida y eficaz.
La aplicación móvil de Pipedrive fue diseñada específicamente para dispositivos táctiles más pequeños. Te permite gestionar clientes potenciales, archivar registros y analizar datos rápidamente mediante reportes visuales y una clara visualización de datos que incluye métricas automáticas en un tablero de control centralizado, accesible desde cualquier ubicación.
Para ser más productivo, busca un CRM móvil que pueda almacenar datos sin conexión. Esto te ayudará a prepararte para las actividades de seguimiento incluso cuando no tengas una conexión a internet confiable.
5. Coloca el seguimiento de clientes potenciales en el centro de tu repertorio tecnológico de ventas y marketing
Un lead tracker es solo una de las muchas herramientas que necesitarás para dirigir una organización de ventas exitosa. También necesitarás calendarios para programar acciones, aplicaciones de facturación para cobrar, software de gestión de proyectos para organizar al personal y herramientas de comunicación para mantener relaciones sólidas.
Al rastrear prospectos en un CRM bien equipado, enseguida enlazas tus datos directamente con todas estas funciones para crear una máquina de ventas ágil y eficiente.
Pipedrive es un gran ejemplo de interacción con CRM en acción. Se integra a la perfección con todas las herramientas que ya utilizas a través del Marketplace, como Zoom, Slack, WhatsApp, Gmail, Outlook, Calendly y cientos de otras, para que puedas actuar sobre los datos de los prospectos de manera rápida y con un esfuerzo mínimo.
Por ejemplo, puedes ahorrar tiempo al enviar correos electrónicos a clientes potenciales, agregar tareas de seguimiento a las aplicaciones de calendario y programar videollamadas sin salir de la interfaz de tu CRM.
Organiza tus prospectos con LeadBooster
Pipedrive es un CRM potente e intuitivo que ayuda a los vendedores a gestionar las relaciones con los clientes ofreciendo vistas generales y detalladas de las operaciones. El complemento LeadBooster es un paquete completo que contiene cuatro funciones para recopilar y gestionar clientes potenciales: Chatbot, Chat en vivo, Formularios Web y Prospector.
Chatbot
El chatbot es una función de chat personalizable que ayuda a los clientes potenciales a calificarse a sí mismos. Establece objetivos, como “Reservar más reuniones” u “Obtener más clientes potenciales”, para ayudar al bot a dirigir las conversaciones al lugar adecuado.
Crea manuales de instrucciones para guiar a los prospectos y clientes al lugar adecuado en tu sitio web, de modo que tus representantes reciban menos preguntas de bajo nivel.
Si una pregunta requiere una respuesta más compleja, el chatbot puede derivarla a un representante humano.
Chat en vivo
El chat en vivo te ayuda a alcanzar más clientes potenciales con soporte. Chatea personalmente con los visitantes de tu sitio web y personaliza el proceso de calificación.
El chat en vivo está disponible para escritorio y a través de la aplicación móvil de Pipedrive, por lo que puedes responder a los clientes potenciales en el momento en que te necesitan. Reacciona rápidamente a los clientes interesados y convierte más contactos en clientes.
Formularios web
Crea formularios integrables (Web Forms) en tu sitio web para brindar a los clientes potenciales una forma rápida y fácil de contactarte. Con los Formularios Web, también obtienes una manera confiable de enviar información directamente a tu CRM (sin necesidad de código o aplicaciones de terceros).
Cuando un cliente potencial completa un formulario web, Pipedrive crea automáticamente una oportunidad o un cliente potencial en tu CRM.
Prospector
Prospector es una herramienta de generación de leads salientes (outbound lead generation), que extrae leads que se ajustan a tu persona ideal de una base de datos de 400 millones de profesionales.
Visualiza los prospectos por persona u organización y elige si deseas agregarlos a tu Bandeja de Entrada de Prospectos. Reúne prospectos de alta calidad que cumplan con criterios establecidos en instantes con Prospector de Pipedrive.
Consideraciones finales
Si bien todos los rastreadores de clientes potenciales cumplen el mismo propósito, se necesitan las herramientas adecuadas y un proceso refinado para gestionar los clientes potenciales de manera efectiva. Las herramientas que carecen de funciones críticas, como aquellas que no cuentan con posibilidades de integración, no se adaptarán junto con tu negocio y pueden causar problemas en el futuro.
Muchas empresas se manejan bien solo con Excel y Google Sheets. Puedes usar una de nuestras plantillas para comenzar a registrar los datos más importantes para tu negocio.
Para obtener los mejores resultados, almacena tus datos de clientes potenciales en una plataforma central, donde contribuirán a una visión mucho más amplia y clara de tu audiencia y, en última instancia, te ayudarán a vender más.
