O que faz um PMO e porque seu negócio deve ter um
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Cada vez mais, as empresas buscam organizar o trabalho cotidiano relacionado aos seus projetos, por isso, as habilidades e conceitos de gestão estão se tornando mais relevantes do que nunca.
Escritórios de gestão de projetos (Project Management Offices, ou PMOs) estruturam e dão consistência às atividades em todos os departamentos de uma organização, ajudando as equipes a repetir padrões de sucesso e atingir suas metas de forma eficiente.
Neste artigo, você vai o significado de PMO, os tipos de PMO; e como a sua empresa usa o gerente de projetos para minimizar os riscos e crescer mais rapidamente. Também trazemos algumas melhores práticas para ajudar você a maximizar o retorno sobre investimento (ROI) do seu projeto.
PMO o que é e como funciona
Um PMO é uma equipe ou departamento que define e mantém os padrões de gestão de projetos da organização onde atua.
O principal objetivo do PMO é maximizar a eficiência dos projetos da empresa com práticas de governança e aprimorando processos, políticas, métricas e métodos relevantes.
Os PMOs têm ganhado popularidade à medida que mais empresas percebem seus benefícios. Essa tendência de crescimento sugere que as organizações estão prestando mais atenção na qualidade dos trabalhos baseados em projetos, embora ainda haja espaço para melhorias.
O que faz um PMO?
De modo geral, os PMOs são responsáveis por orientar as equipes de gestão e lidar com toda a documentação de projetos.
As cinco atividades e atribuições mais comuns dos PMOs são:
Apresentar relatórios de status dos projetos: atualizando as partes interessadas sobre o progresso e desempenho dos projetos.
Cuidar das listas de projetos e gerenciar o portfólio: registrando com precisão a execução de projetos em andamento, concluídos e futuros dentro de uma empresa.
Garantir o uso de metodologias de gestão de projetos e modelos de documentos: definindo e atualizando continuamente os frameworks que os gerentes de projetos usam.
Facilitar os processos de aprovação dos projetos: para definir e supervisionar os procedimentos que os gerentes precisam realizar para obter a aprovação dos envolvidos em seus projetos.
Garantir o bom desempenho dos projetos e gerenciar eventuais mudanças: avaliando de forma independente as chances de sucesso de um projeto (incluindo a probabilidade de adesão dos funcionários), antes e durante o ciclo de vida do projeto.
As empresas devem definir as prioridades diárias dos PMOs para que as atividades possam ser ajustadas conforme as circunstâncias de cada organização.
Por exemplo, uma empresa que está formando uma nova equipe de projetos ou promovendo um membro a uma posição de liderança pode precisar que seu PMO forneça orientações mais diretas, atuando como uma consultoria interna.
Dessa forma, o PMO pode usar sua experiência para ajudar gerentes de projetos menos experientes a evitar erros e desenvolver suas habilidades à medida que trabalham.
PMO vs. gerente de projetos vs. gerente de programas: qual a diferença?
É muito comum que os termos PMO, gerente de projetos e gerente de programas sejam usados em conjunto.
Embora tenham uma conexão, cada um tem seu próprio significado. Entender a diferença entre eles facilita:
A comunicação com os profissionais de gestão de projetos
A criação de um business case de PMO para as partes interessadas da sua organização
Saber onde buscar orientações de especialistas
O que faz um gerente de projetos?
Os gerentes de projetos são responsáveis por planejar, organizar e direcionar as atividades dentro de cada organização.
A estrutura de PMO da empresa determina o seguinte:
O nível de controle do gerente de projetos
A frequência de comunicação entre ambos
As empresas podem nomear gerentes de projetos internos ou terceirizar a responsabilidade para freelancers. A segunda abordagem pode ter um custo-benefício melhor para empresas com orçamento limitado e um número menor de projetos, já que só gera custos se houver projetos ativos.
As equipes de projetos também podem ter benefícios com a orientação de especialistas, mesmo quando a organização não consegue justificar uma contratação permanente.
O que faz um gerente de programas?
Projetos são esforços temporários e únicos para implementar mudanças. Quando um negócio conecta vários projetos e iniciativas para alcançar um resultado maior, ele se torna um programa.
Um gerente de programas supervisiona os programas e projetos dentro deles, garantindo que estejam alinhados com os objetivos gerais da empresa.
Embora os gerentes de programas e os gerentes de projetos tenham algumas tarefas e habilidades em comum, aqueles possuem um foco mais estratégico, já que cultivam um relacionamento mais estreito com os principais tomadores de decisão, buscando transformar visões executivas em decisões de projetos cotidianas.
Os 4 tipos de PMO e onde se encaixam melhor
Há várias estruturas de PMO para atender negócios de diferentes tipos, tamanhos e necessidades. Utilizar a certa pode ser o diferencial entre uma gestão eficiente e ineficiente de um projeto dentro da sua organização.
Grandes empresas com orçamento para vários PMOs podem ter diversas estruturas para abranger projetos específicos de vários tipos e escopos.
Devido a restrições de orçamento e escopo, a probabilidade de pequenas e médias empresas (PMEs) terem um PMO único e abrangente é maior, o que significa que suas abordagens podem ser adaptadas para cada caso.
Para ajudar você a definir o tipo certo de PMO e atingir seus objetivos, explicamos os quatro tipos principais e suas características a seguir.
1. O PMO ativista
Adequados para organizações com funções de gestão de projetos avançadas, os PMOs ativistas adotam uma abordagem ampla e facilitadora, permitindo que os gerentes e outros líderes façam uso de sua experiência para lidar com detalhes mais complexos.
Neste tipo, a prioridade é sempre alinhar a entrega dos projetos com a visão geral das empresas, dando suporte aos gerentes em vez de instruí-los.
Os processos e padrões bem refinados dos ativistas ajudam os projetos a serem executados com o mínimo de contribuições dos PMOs. O resultado é que essa abordagem funciona bem nas grandes empresas, que normalmente possuem gerentes de projetos experientes e conseguem realizar vários projetos simultaneamente.
2. O PMO de entrega (ou PMO de entrega de projetos)
Os PMOs de entrega são semelhantes aos ativistas no sentido de que dão suporte passivo aos gerentes de projeto para atingir os objetivos, mas tendem a priorizar resultados de curto prazo (por ex.: entregáveis).
O foco de curto prazo dos PMOs de entrega significa que são adequados a projetos e empresas que utilizam a metodologia ágil.
Modelo de gestão de projetos ágil vs. waterfall
Waterfall | Agil |
A metodologia waterfall envolve a realização de tarefas e a conclusão de etapas de maneira linear e em sequência. | As equipes que usam a metodologia ágil para gerenciar seus projetos dividem o trabalho em etapas mais curtas (conhecidas como sprints), fazendo testes e gerando relatórios |
Na metodologia waterfall, o progresso ocorre em um único sentido (da mesma forma que a água de uma cachoeira, por isso o nome), o que a torna mais adequada para projetos em que o resultado esperado foi claramente definido e não corre o risco de mudar. | Elas podem avançar e retroceder nas etapas de trabalho, fazendo alterações como necessário, e usam diversos entregáveis menores como milestones do projeto. |
Isso também significa que há dependências de tarefas, para que uma etapa não comece antes da anterior ser concluída. | A flexibilidade da metodologia ágil a torna útil para projetos sem um objetivo final claro. |
3. O PMO de compliance
Os PMOs de compliance ajudam a garantir que os projetos respeitem o orçamento, sejam entregues dentro do prazo e se mantenham alinhados com as expectativas de qualidade. O gerente de projetos deve identificar esses três obstáculos durante as etapas de iniciação e planejamento de um projeto.
Por serem mais ativos, os PMOs de compliance são especialmente eficientes nas empresas que possuem processos de gestão de projetos menos desenvolvidos. Na ausência de consistência em procedimentos e documentações, o PMO pode dar orientações adicionais para gerentes de projetos inexperientes.
4. O PMO centralizado
Ainda mais que os outros tipos, o PMO centralizado atua como uma fonte para todas as informações de gestão de projetos e tomada de decisões dentro de uma empresa. Esses PMOs também são chamados de diretivos.
Além de definir padrões e influenciar diretamente os resultados dos projetos, um PMO centralizado pode ajudar novos gerentes e contratados a se atualizarem sobre os processos da empresa.
Com um controle maior sobre os processos e uma influência mais direta sobre cada projeto, os PMOs centralizados se encaixam bem em grandes organizações com processos de gestão menos desenvolvidos.
5 maneiras que um PMO eficiente acelera o crescimento da empresa
Um PMO adiciona elementos de repetitividade, estrutura e responsabilização a todos os processos de projetos de uma empresa. Quando feito corretamente, traz mais segurança e aumenta o controle sobre o crescimento e a flexibilidade organizacional.
Confira os cinco principais benefícios de se estabelecer um PMO:
1. Processos repetíveis tornam-se mais eficientes e previsíveis
Com um PMO responsável por estabelecer e manter as melhores práticas, não é necessário reinventar a roda a cada novo projeto.
Neste caso, há um framework aperfeiçoado para que o gerente de projetos estabeleça seus próprios objetivos, o que significa que ele economiza tempo no início e no planejamento do processo de gestão de projetos típico.
Ao passo que os gerentes que atuam isoladamente escolhem como avaliar o desempenho das atividades, um PMO normalmente utiliza os mesmos KPIs em todos os projetos. Isso gera dados comparáveis que facilitam a identificação do que não funciona e tornam as previsões de resultados mais precisas.
Por exemplo, um PMO de suporte pode comparar o gasto estimado com o gasto real dos projetos em um período de 12 meses. Se houver alguma disparidade, ele pode investigar maneiras de melhorar a precisão da previsão no estágio de planejamento.
2. Iniciativas estratégicas importantes a atenção necessária para melhorar os resultados
Projetos relevantes que contribuem para o crescimento de um negócio deveriam ser conduzidos por pessoas com as habilidades adequadas e com tempo para se dedicar, mas isso normalmente não acontece.
Ter um PMO focado em maximizar o desempenho garante que os projetos, bem como os frameworks que os orientam, recebam a atenção necessária para gerar bons resultados consistentemente.
Embora os gerentes de projetos internos (e gerentes de projetos em exercício) normalmente não tenham muito tempo para refletir sobre os objetivos, o PMO pode tirar um tempo para mensurar resultados e otimizar os fluxos de trabalho sem impactar negócios em andamento.
Dessa forma, as taxas de sucesso dos projetos melhoram constantemente, e as tarefas de rotina continuam recebendo a devida atenção.
O PMO cria um nível de coordenação que é difícil de alcançar em uma gestão de projetos ad hoc, pois há mais clareza e foco estratégico, além da capacidade aumentada de coordenar projetos de forma eficiente.
3. Uma ênfase maior na gestão de riscos reduz desafios e falhas
Embora seja responsabilidade do gerente de projetos identificar, avaliar e mitigar os riscos associados ao seu trabalho, também é do interesse do PMO desenvolver um procedimento de gestão de riscos eficiente (e eficiente em termos de tempo) para os gerentes seguirem.
Só assim eles conseguem cumprir o seu propósito de maximizar os benefícios dos projetos.
Com um processo simplificado, consistente e fácil de seguir, a gestão dos riscos não se torna uma tarefa árdua e não é deixada de lado. Os modelos refinados do PMO mostram aos gerentes o que buscar e como documentar tudo, minimizando as chances de surgirem desafios inesperados ao longo do projeto.
Um PMO que identifica possíveis problemas em um projeto pode compartilhar detalhes com os gerentes em iniciativas similares ou associadas, ajudando toda a organização a se proteger dos riscos.
Por exemplo, se houver algum desafio legal inesperado em um projeto de diversificação, o PMO pode ajustar a seção de análise de riscos do seu framework para garantir que outros gerentes antecipem o problema, economizando tempo durante o planejamento.
4. O conhecimento centralizado estabelece as melhores práticas para um desempenho consistente
Não são apenas as informações de risco que podem ser compartilhadas. Ao adotar as melhores práticas de gestão de projetos, os PMOs podem atualizar seus materiais/recursos de treinamento para ajudar os gerentes a otimizar o desempenho e ficar à frente dos concorrentes.
Isso é bastante útil para equipes de projetos inexperientes e novos contratados. Quando eles começam a atuar na empresa, podem ter acesso imediato a informações sobre como a empresa administra seus projetos.
A familiarização dos funcionários em relação aos processos da organização (onboarding) e o preparo deles para o upskilling (requalificação) economiza tempo e reduz os custos com treinamento.
5. Uma ponte para os tomadores de decisão para um maior alinhamento dos projetos
O propósito mais amplo do PMO é garantir que os projetos estejam alinhados com a visão de longo prazo da empresa. Na maioria dos casos, eles conhecem bem essa visão e podem dar suporte, alterar ou interromper projetos.
Quando os projetos precisarem de mais clareza ou de novas orientações, o PMO pode atuar como um elo entre os gerentes e os tomadores de decisão. O PMO deve ter uma relação e compreender ambas as partes, garantindo que a comunicação flua de um jeito eficiente.
Se as prioridades de uma empresa mudam sem planejamento, o PMO pode transformar as informações obtidas com os executivos em insights acionáveis para os gerentes de projetos. Isso permite que os gerentes adaptem o seu trabalho rapidamente, para manter as chances de obter resultados positivos e evitar o desperdício de recursos.
Como maximizar os esforços de crescimento com um PMO: 4 dicas de melhores práticas
Há muitos dados que ilustram o valor dos PMOs.
Todavia, é necessário tempo, investimentos e cuidados para estabelecer um PMO que consiga otimizar a produtividade consistentemente e contribuir para o crescimento da empresa.
Confira quatro dicas de melhores práticas para maximizar os benefícios:
1. Avalie suas necessidades para determinar se você realmente precisa de um PMO
Nas circunstâncias certas, um PMO pode melhorar os resultados dos projetos. Cabe a você descobrir se a sua empresa precisa de um.
Quando uma empresa não é uma organização orientada por projetos, a necessidade de um PMO é menor.
Pode parecer simples, mas pense em quantos projetos a sua empresa realizou no último ano. Se a resposta for “nenhum”, você não precisa de um PMO. Se você realizou um ou dois projetos e atingiu todos os resultados desejados, significa que a estrutura atual já atende às necessidades da empresa, e, consequentemente, um PMO não é necessário.
Agora, se você estiver intensificando seus esforços de crescimento e estiver tendo progresso com os projetos, ou se simplesmente não estiver obtendo grandes retornos sobre os investimentos feitos, um PMO pode lhe indicar a melhor direção.
Reflita sobre o seguinte:
Quem está conduzindo a entrega dos projetos da empresa?
Quem está estabelecendo a metodologia deles?
Como está sendo feito o gerenciamento eficiente dos recursos?
Essas perguntas nem sempre são fáceis de responder.
Se você não se enquadra em nenhum dos lados ou ainda não tem certeza, pode terceirizar as responsabilidades do PMO. Conheça alguns dos benefícios e veja se você consegue justificar um investimento em tempo integral.
2. Estabeleça níveis de controle e enfatize as conquistas do PMO para demonstrar sua importância
Colocar alguém acima dos seus gerentes de projeto sem uma explicação adequada, especialmente se for um PMO de controle, pode causar ressentimentos e prejudicar a produtividade.
Há três etapas para manter relacionamentos fortes e facilitar uma colaboração eficiente:
Envolva todos os gerentes de projetos e membros da equipe ao estabelecer um PMO: explique os benefícios, discuta preocupações e descubra a opinião deles sobre quais desafios e objetivos priorizar. Faça isso para enfatizar o impacto positivo que um PMO pode ter no trabalho de todos.
Defina as responsabilidades do gerente de projetos e do PMO logo de cara, com a maior clareza possível, para evitar falhas de comunicação e ressentimentos: ambas as partes precisam entender quais são suas prioridades, e você deve equilibrar os níveis de controle de forma eficiente. Por exemplo, a probabilidade de um PMO de compliance que espera se envolver mais ativamente nas atividades ter conflitos relacionados a responsabilidades com um gerente de projetos mais experiente é maior.
Ao optar por um PMO, enfatize suas conquistas constantemente utilizando métricas consistentes e acessíveis: por exemplo, “desde que estabelecemos o nosso PMO, o ROI dos projetos aumentou em 22%. O PMO contribuiu para isso minimizando quatro dos nossos principais riscos e encurtando a nossa etapa de planejamento em 15%”. Isso lembrará os gerentes de projetos do valor do seu relacionamento com o PMO.
Mas nem sempre é possível demonstrar a eficiência e as conquistas do PMO com métricas quantitativas. Por isso é importante realizar pesquisas com os funcionários para avaliar e divulgar o valor subjetivo do PMO.
3. Defina as expectativas sobre a apresentação dos relatórios logo de cara
Atuando como elo entre os projetos e as principais lideranças, os PMOs devem apresentar dados sobre o status e a realização das atividades. Entretanto, esses relatórios só agregam valor quando contêm informações que possam melhorar a tomada de decisões dos gerentes sênior.
Por isso, é importante se certificar de que não haja falhas de comunicação com as lideranças organizacionais e que os relatórios forneçam, de fato, informações de status que contribuam para uma tomada de decisão mais eficiente.
As lideranças sênior precisam definir claramente o que esperam de um PMO durante a criação deste, e depois continuar se comunicando para explicar as eventuais mudanças nas prioridades. Dessa forma, o PMO consegue saber quais dados são mais relevantes e, como resultado, gerar relatórios úteis consistentemente.
4. Invista em softwares de PMO para dar visibilidade a toda a empresa
Os softwares de PMO dão mais consistência e eficiência aos projetos centralizando:
Cronogramas de atividades
Responsabilidades dos gerentes de projetos e membros da equipe
A mensuração dos resultados
O progresso dos milestones
A comunicação entre as equipes
A nível individual, ter dados consistentes em um único lugar mantém os gerentes e membros da equipe organizados e informados, permitindo que trabalhem para alcançar os objetivos em comum.
Com os painéis em tempo real fornecidos pelas mesmas ferramentas, os PMOs podem ver como está o andamento dos projetos sem distrair os líderes do projeto ou sem precisar esperar por um relatório final.
Eles podem usar dados em tempo real (que normalmente são exibidos em painéis fáceis de compreender) para tomar decisões de processos rapidamente e atualizar os executivos sem muito esforço.
Há várias ferramentas de gestão de projetos e trackers de PMO disponíveis, cada uma com seus pontos positivos e limitações. As soluções de gestão de tarefas que possuem integração com as tecnologias que você já utiliza ajudam a manter seus dados limpos e consistentes (permitindo obter insights mais precisos), e a economizar tempo reduzindo a necessidade de importar e exportar informações entre plataformas.
Conclusão
Quando administrado cuidadosamente, um PMO pode alinhar os projetos às suas metas comerciais, fornecer previsões de desempenho para melhorar a alocação dos recursos e tornar os processos da sua empresa mais simples, a fim de gerar economia de tempo e dinheiro.
Nem toda empresa precisa de um, mas nas circunstâncias certas, é um investimento facilmente justificável.
Se no seu negócio, assim como em muitos outros, o trabalho diário relacionado aos projetos tem aumentado, estabelecer um PMO pode ajudar você a crescer mais rápido do que a concorrência.
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