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Gestão de projetos: tudo o que você precisa saber

Gestão de projetos

Muitas vezes, uma empresa ou uma equipe tem vários objetivos, mas não consegue atingi-los. A gestão de projetos pode ser a ferramenta que fará toda a diferença. Isso porque, para que um projeto avance, é preciso ter uma direção clara, metas traçadas e uma boa divisão das tarefas e funções. Para que tudo ande no ritmo certo, a organização das atividades é de extrema importância.

De fato, o que é fazer a gestão de um projeto? Será que existem modelos prontos para você implementar e seguir no seu negócio?

Aprenda tudo sobre esse assunto, da teoria à prática, e transforme as operações do seu negócio de um jeito simples.


O que é projeto?

Para começar, é importante entender o que “projeto” significa. Embora existam definições variadas de diferentes autores do ramo, em comum, todos compreendem projeto como uma série de ações que levam a um determinado resultado.

Ou seja, um projeto é sempre composto de mais de uma ação. Geralmente, seu sucesso depende tanto da interação entre pessoas quanto da realização de tarefas específicas.

Por exemplo, o autor David Allen define que projetos sempre levam a resultados, podendo ser executados em até um ano, e que demandam ações práticas.

Em geral, um projeto é um esforço com tempo limitado. Bons projetos têm duração máxima, organização de etapas e gerenciamento ativo, algo que, em inglês, também é conhecido como "project management".

Além disso, um projeto não é repetitivo: ele possui fases do início ao fim. Afinal, se fosse uma atividade repetitiva, faria parte da rotina e não teria um final claro.

Mas se um projeto é algo que leva a um resultado específico, não seria o mesmo que uma meta ou objetivo? Na verdade, não.

A meta é o que você quer alcançar de fato. Já o projeto reúne todas as ações necessárias para chegar nesse cenário


O que é gestão de projetos

Fazer projetos significa resolver problemas por meio de um conjunto de ações, com esforços, pessoas e tempo pré-determinados.

Porém, para que tudo seja executado, é preciso realizar a gestão deles. Afinal, sem um gerenciamento e pessoas dispostas a tomar decisões, um projeto pode não passar de uma ideia distante.

O que é gestão de projetos para a Association for Product Management (APM):


Ou seja, o gerenciamento traz ferramentas, práticas e técnicas variadas para esse cenário. É por meio dele que criamos um processo claro para que o projeto seja conduzido da melhor maneira possível.

Além disso, ao entender completamente o que acontece no processo de gerenciamento de projetos, você pode trabalhar nas características mais valiosas para otimizar sua liderança e melhorar o desempenho da equipe.

Para que a gestão de projetos ocorra de forma adequada, é necessário seguir suas fases.


As fases de um projeto

Se um projeto envolve mais de uma ação com esforços direcionados e calculados, certamente pode ser dividido em etapas.

As fases de um projeto, também conhecidas como “ciclo de vida”, representam a trajetória para concretização de algum objetivo.

Assim, gerenciar projetos significa passar por todas as fases do seu desenvolvimento – do planejamento inicial até a conclusão.

Para muitos, o “project management” é feito de maneira intuitiva, a partir de uma ideia que se tem do começo e dos resultados de um projeto. Entretanto, isso nem sempre é a melhor abordagem.

Afinal, quando as fases são bem definidas, é possível ter mais clareza sobre o que precisa ser feito nos momentos chave. Além disso, entendendo o ciclo de vida do projeto é possível determinar o que é essencial para planejar, executar e encerrar as atividades.

Mais uma vez, existem diferentes linhas de pensamento sobre as fases de um projeto. Isso acontece tanto pelo viés de cada autor, quanto pela metodologia a ser aplicada (algo que será abordado mais adiante neste artigo!).

Por exemplo, se você seguir a metodologia ágil, consegue observar as fases de um projeto inseridas dentro do modelo proposto.

O ciclo de vida de um projeto envolve:

A primeira fase de um projeto é uma visão inicial do que precisa ser feito. Em outras palavras, é o momento de entender qual o resultado esperado das ações, qual o prazo previsto para a entrega e quem será o responsável por gerenciar os projetos.

O líder do projeto define os principais objetivos do projeto, elabora uma lista de partes interessadas e constrói seu caso de negócios para obter a aprovação executiva.

Na sequência, temos a fase de planejamento. Com todas as informações iniciais, o projeto começa a “tomar forma”.

Normalmente, o bom gerente de projetos cria um plano de projeto para explicar como a equipe gerenciará a execução.

Aqui, algumas coisas já devem estar bem claras, como:

  • O problema central

  • As metas

  • As tarefas

  • O responsável por cada atividade (desde a pessoa que vai gerenciar recursos até aquele que terá um papel operacional)

Na fase de planejamento, é interessante contar com documentos que definam todos esses estágios. Estabelecer indicadores que ajudam a entender o desempenho de um time também pode ser necessário para o desenvolvimento do projeto.


A terceira fase do ciclo de vida de um projeto é a execução. Neste ponto, tudo o que foi planejado e definido anteriormente transforma-se em ação. As ideias “saem” do papel para virarem realidade.

Aqui, a equipe trabalha com suas tarefas alocadas no cronograma do projeto. O envolvimento do gerente de projeto ainda é crucial.

É importante ter em mente que a execução pode passar por situações adversas, e, nesses casos, o planejamento é verificado para a tomada de decisão. Por isso mesmo, manter a clareza na documentação é fundamental.

Como quarta fase, temos o monitoramento e controle, onde as ações são acompanhadas e verificadas. Lembra dos indicadores? É aqui que eles serão úteis para entender se tudo está saindo conforme o planejado.

O gerente de projeto monitora o progresso para garantir que o trabalho permaneça dentro das restrições de tempo, orçamento e escopo.

Por fim, chega a fase de encerramento, em que o projeto é concluído efetivamente. Nesse sentido, você pode entender um projeto como encerrado quando ele atinge sua meta, quando um contrato encerra ou quando uma negociação é finalizada.

É muito importante documentar os sucessos do projeto, considerar os desafios e refletir sobre todo o processo em uma reunião de equipe. O líder do projeto pode replicar as vitórias e evitar a repetição de erros em projetos futuros.

Cada fase de um projeto envolve diferentes pessoas, mas existe um papel que está sempre presente: o gestor de projetos.


O que faz um gestor de projetos?

Quando se fala no sucesso dos projetos, gerenciar todas as etapas com qualidade é algo fundamental. A figura do gestor de projetos surge para acompanhar todo esse desenvolvimento.

Se você planeja iniciar um projeto envolvendo várias pessoas dentro da sua empresa, é interessante definir quem será o gestor.

Quais são as atribuições de um gestor de projetos?

Também chamado de gerente de projetos, é um profissional capaz de coordenar as atividades que serão executadas em direção a uma meta.

O gestor tem um papel estratégico, pois é ele quem conduz o trabalho dos demais. Além disso, ele também tem a função de observar o andamento das atividades, para fazer mudanças caso julgue necessário.

Assim, ao fazer o gerenciamento de projetos, essa pessoa pode liderar uma equipe para atingir um conjunto de metas dentro de um determinado tempo, escopo do projeto e restrições orçamentárias.

Além disso, um bom gestor de projetos deve inspirar os outros integrantes do time a atingir metas


Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?

Para alguns setores de grandes empresas, não há outra maneira de entregar resultados além da divisão de atividades em projetos.

As crescentes influências da tecnologia, globalização e responsabilidade social corporativa significam que o trabalho diário é cada vez mais organizado em torno de projetos para monitorar as crescentes listas de tarefas.

Como resultado, gerentes de todas as disciplinas estão usando e desenvolvendo habilidades de gerenciamento de projetos.

Há bons motivos por trás disso. Para começar, trabalhar com projetos diminui riscos e traz mais segurança para todos os envolvidos.

Ainda que ter um plano de ação não seja garantia de sucesso, dividir as atividades por projeto ajuda a entender o desenvolvimento de cada etapa, possibilitando que ajustes sejam feitos quando preciso.

Nesse sentido, outro benefício é a otimização do tempo, pois quando existe um acompanhamento do que está sendo desenvolvido, fica mais fácil encontrar falhas precoces e evitar o desperdício de recursos.

Ao trabalhar em projetos, etapa por etapa, você consegue acompanhar tudo o que acontece em cada momento. Assim, com informações recentes e reais, tomar decisões torna-se muito mais simples.

Por fim, existem várias metodologias de gestão que trabalham com projetos. Podemos citar o método scrum como um exemplo, que separa grandes objetivos em etapas menores.

As empresas optam por trabalhar com projetos porque, além dos benefícios citados anteriormente, isso as permite seguir modelos pré-concebidos que facilitam a aplicação.


Metodologias de gestão de projetos

Empresas que querem trabalhar por projetos podem se beneficiar de metodologias já estabelecidos no mercado.

Cada tipo de gestão de projeto possui características próprias, que podem ou não ser adequadas para a sua empresa ou a sua equipe.

Entre as metodologias disponíveis, três das mais conhecidas são:

  • Kanban: este é um método que propõe organizar os processos para aproveitar mais os recursos. Com uma estrutura bem simples e visual, o Kanban permite acompanhar como os projetos passam de uma etapa para a outra, com uma conferência de fases bem realista.

  • Scrum: criada a partir da experiência dos profissionais de desenvolvimento e tecnologia, a metodologia scrum é essencial para quem quer ganhar agilidade na construção de projetos. O método possui etapas bem definidas, assim como papéis estabelecidos. É um modelo a ser replicado.

  • Ágil: a gestão ágil de projetos tem como objetivo tornar os processos mais rápidos e flexíveis. Diferentemente do scrum, o ágil não é um método, mas sim um manifesto. É ele que dá as bases para outras metodologias. Ainda assim, empresas podem se beneficiar de suas orientações.
  • Gráficos de Gantt: esta é uma outra abordagem visual que rastreia as tarefas de um projeto em uma linha do tempo. Projetos com prazos claros normalmente são beneficiados com essa metodologia.

  • Adaptative Project Framework (APF): trata-se de uma estrutura mais flexível projetada para acomodar planos e objetivos que podem mudar a qualquer momento.


Como escolher a melhor metodologia de gestão de projetos?

Além de Kanban, Scrum e Ágil, existem várias metodologias que propõem a divisão de processos internos de uma empresa em projetos.

Não existe receita de bolo para definir qual metodologia a sua equipe ou o seu negócio vai usar. É importante fazer uma análise cuidadosa, pois elas também possuem algumas desvantagens que talvez as tornem menos adequadas para o seu caso.

Uma boa forma de definir uma metodologia é refletir sobre o que os seus projetos precisam para serem desenvolvidos.

Além disso, recomendamos fazer uma análise SWOT, pois ela permite ter uma visão mais ampla, tanto sobre o cenário interno quanto o externo.


Como implementar a gestão de projetos em 5 passos

Agora que você definiu que operar por projetos pode ser útil para a sua equipe ou para a sua empresa, chegou a hora de implementar essa abordagem ao seu cenário.

Além da metodologia, a aceitação das pessoas em relação à gestão de projetos precisa estar em um nível alto para que todo o processo tenha sucesso.

Pensando nisso, veja a seguir cinco passos essenciais para implementar a gestão de projetos no seu negócio ou no seu time.

1. Dedique tempo às fases iniciais

Pode ser tentador focar seu tempo nas atividades de execução do projeto. Entretanto, é essencial dedicar atenção às fases iniciais: iniciação e planejamento.

Tire um tempo para garantir que seu objetivo seja viável e tenha um propósito claro. Isso porque, além de ter mais segurança para tomar decisões estratégicas, ter uma visão definida das suas metas:

  • Ajuda a obter aprovação das partes interessadas em termos de prazos e orçamento, o que permite progredir com mais rapidez, sem precisar cortar custos

  • Faz com que sua equipe tenha mais motivação e um desempenho melhor em estágios posteriores

  • Define expectativas realistas das partes interessadas, tornando mais provável que o projeto seja bem-sucedido

  • Permite determinar como é o sucesso e o fracasso para uma medição de desempenho precisa em todo o processo

  • Reduz os riscos para aumentar a probabilidade de sucesso

2. Seja realista

O valor de estruturar objetivos em projetos é claro para a maioria dos negócios.

Com o tempo, falhas repetidas podem prejudicar a motivação da equipe e a confiança das partes interessadas, fazendo com que os resultados não sejam alcançados.

Por isso é importante ser realista ao alinhar seus objetivos e restrições.

Para obter uma imagem mais clara da viabilidade de um projeto, envolva stakeholders de todos os departamentos relevantes desde o início e inspire-se na definição de metas de outras equipes e organizações.

Dessa forma, você pode aprender com a experiência dos outros.

Por exemplo, se outro gerente tentou iniciar um projeto semelhante e falhou, ele pode ajudá-lo a evitar os mesmos erros.

3. Promova uma cultura de transparência e responsabilidade

Eis uma verdade: transparência e responsabilidade são os pilares da eficiência do trabalho em equipe.

Quando postas em prática, elas ajudam os membros da equipe a entender com o que estão contribuindo e por quê, ao mesmo tempo em que garantem que todos façam sua parte.

Na prática, isso significa que a equipe deve se sentir sempre à vontade para levantar preocupações relacionadas ao trabalho. Sabendo dessas informações, o líder pode abordar ou orientar em relação aos desafios.

Caso contrário, você corre o risco de transformar esses problemas “ignorados” em situações complexas em outras fases do projeto.

Um exemplo: digamos que um membro da equipe tenha ficado “para trás” em suas ações agendadas. Se ele tivesse compartilhado o problema logo quando aconteceu, teria sido possível reatribuir tarefas para equilibrar o progresso do projeto.

Algo que não pode acontecer é os membros da equipe ignorarem um problema por medo de críticas, pois isso pode provocar atrasos e aumentar o risco de situações desagradáveis para os envolvidos.

Para evitar isso, você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos para dar visibilidade a tarefas individuais a toda a equipe. Quando os membros sabem que têm acesso mútuo ao progresso do projeto, podem se sentir mais motivados a realizar as atividades.

Da mesma forma, ao identificar que um membro da equipe não está contribuindo o suficiente, você pode chamá-lo para uma conversa e tentar resolver o problema antes que isso evolua para algo mais sério.

4. Alinhe os objetivos com metas mais amplas do negócio (e envolva a sua equipe no processo)

A transparência deve se estender não só ao propósito do seu projeto, mas à forma como ele se alinha com as metas gerais da empresa.

Embora os objetivos amplos devam inspirar o projeto como um todo, concentre-se neles durante as fases de iniciação e planejamento. Nesses momentos, envolva todos os membros da equipe.

Atribua responsabilidade aos membros do time por tarefas de planejamento, como pesquisar soluções e coletar dados, para que possam ver e contribuir com todo o processo, e não apenas com a execução.

Esse tipo de confiança pode demonstrar às pessoas que elas fazem parte de um quadro maior e que o trabalho que realizam é ​​impactante.

5. Invista nas ferramentas certas de gerenciamento de projetos

Na hora de escolher uma ferramenta para gerenciar projetos, é preciso levar em consideração centenas de variáveis - desde metas e orçamentos até profissionais e partes interessadas.

Não faltam softwares de gerenciamento de projetos no mercado. Afinal, a solução certa para a sua necessidade simplificará todo o processo para ajudar você e sua equipe a trabalhar mais rapidamente.

Entretanto, em vez de focar apenas no custo e na facilidade de uso, considere os seguintes valores agregados ao comparar ferramentas para gerenciar projetos:

  • Integração: o software de gestão possui integração com os programas que você já utiliza? Por exemplo, as ferramentas do Pipedrive possuem sistemas que permitem a integração e comunicação com outros bancos de dados. Tudo isso facilita a vida do usuário final.

  • Automatização: o gerenciamento de projetos sempre envolve muito trabalho administrativo. As melhores ferramentas permitem o uso de regras personalizadas para cuidar de processos manuais repetitivos, para que você possa dedicar mais tempo ao trabalho estratégico.

  • Personalização: campos de dados personalizados, relatórios e fluxos de trabalho permitem que você adapte o software de gerenciamento de projetos ao seu negócio e processos.

  • Histórico: pesquise por estudos de caso do sistema que você pretende utilizar. Eles são úteis como ponto de partida, e você também pode recorrer a análises (desde que imparciais) de especialistas do setor e outras empresas online.

  • Canais de suporte: embora a facilidade de uso seja crucial, qualquer ferramenta de gestão de projetos pode apresentar complexidades. Assim, é importante saber que você tem acesso a ajuda especializada rapidamente para minimizar a interrupção do projeto quando um recurso não estiver claro. A Pipedrive, por exemplo, tem uma biblioteca de vídeos de suporte e conteúdo escrito que serve como apoio caso os usuários tenham alguma dúvida relacionada ao CRM.

Dica extra: minimize os riscos procurando ferramentas de gerenciamento de projetos com avaliações gratuitas, como a avaliação gratuita de 14 dias do Pipedrive!


4 características que tornam você um líder melhor

Algumas habilidades de gerenciamento de projetos são mais relevantes que outras. Confira as quatro principais para melhorar a produtividade da sua equipe:

1. Habilidades de colaboração entre departamentos

Os projetos exigem a troca de informações entre toda a empresa. Como gerente, às vezes você vai liderar e trabalhar com pessoas que não compartilham suas habilidades, prioridades ou pontos de vista.

A comunicação eficaz garante que, mesmo quando houver diferenças, todos sigam na mesma direção. Para isso, procure:

  • Falar com as pessoas no nível delas: torne os resultados do projeto relacionáveis com cada um. Use um jargão específico da função em conversas individuais, aplicando uma terminologia geral em reuniões maiores.

  • Estar aberto a feedback: apesar de ser o gerente, aceite que você nem sempre saberá o que é melhor. Aceite o feedback da sua equipe e das partes interessadas para manter o equilíbrio do projeto e dos seus objetivos.

  • Utilizar diversos canais de comunicação: facilite a interação entre sua equipe usando diversos canais de comunicação. Pois, ao insistir em uma plataforma, aqueles que preferirem não usá-la provavelmente contribuirão menos para as discussões.

Por último, simplifique ao máximo o trabalho colaborativo levando em consideração as habilidades de comunicação e adaptabilidade no momento de contratar funcionários ou definir os membros da sua equipe.

Uma equipe de comunicadores fortes será melhor no trabalho baseado em projetos do que um grupo de indivíduos isolados, pois podem combinar conjuntos de habilidades para superar desafios.

2. Capacidade de identificar boas e más ideias

No gerenciamento de projetos, a iniciação vem antes do planejamento porque dá aos gerentes, stakeholders e membros da equipe a chance de analisar ideias.

Essa metodologia é útil em todos os cenários de solução de problemas.

É possível ter uma imagem mais clara daquilo que vale a pena ou que pode ser prejudicial ao discutir e testar ideias em um ambiente de grupo, antes de criar estratégias.

Dessa forma, evita-se o desperdício de recursos em atividades inúteis.

Embora não exista uma regra definitiva para pontuar ideias, responder às seguintes perguntas pode ajudar:

  • Os benefícios antecipados deste trabalho superam os custos e riscos? Caso contrário, interrompa o processo ou procure maneiras de reduzir custos e aliviar riscos.

  • Quais são os riscos e custos de não fazer este trabalho? Considere o pior cenário. Por exemplo, se você corre o risco de perder espaço para seus concorrentes por não progredir, o projeto (se viável) provavelmente vale a pena.

Não tenha medo de se afastar de ideias ruins. Você pode obter um resultado semelhante ou melhor com uma abordagem diferente.

3. Gestão de riscos

Desafios inesperados são inevitáveis ​​na maioria das áreas de trabalho. Analisar riscos comuns ajuda você a se preparar para diferentes eventualidades, para que possa manter seu projeto dentro das restrições de tempo e custo, caso algo dê errado.

Recorra a discussões entre a equipe e à sua experiência com projetos anteriores para identificar possíveis desafios e criar planos de contingência para minimizar interrupções.

Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos possuem recursos de avaliação de risco que permitem registrar e pontuar possíveis desafios com base na probabilidade. Complemente esses dados documentando resultados reais para melhorar a precisão de futuras avaliações de risco.

4. Aprender com cada processo

Os dois estágios finais do gerenciamento de projetos são, em grande parte, sobre refinamento: aprender com sucessos, falhas e desafios para melhorar sua tomada de decisão.

Nesse sentido, a reflexão é uma habilidade gerencial incrivelmente útil. Por isso ao concluir um objetivo ou resolver um problema, considere o que deu certo e o que poderia ter sido melhor.

Nem todo mundo gosta de “olhar para trás”, mas ao aprender a repetir ações eficazes e evitar erros, você encontrará maneiras mais eficientes de liderar sua equipe.

Inclusive, você pode utilizar dados para dar respaldo às suas análises. Bons softwares de gestão de projetos e CRM transformam grandes volumes de informação de desempenho em relatórios – e muitas vezes de forma automática.


Conclusão

À medida que a gestão de projeto avança, você provavelmente perceberá algo que muitos gestores afirmam: tudo passa a ser um projeto.

Na prática, qualquer tarefa que tenha mais de uma ação pode ser colocada dentro do conceito de projeto. E, a partir disso, as divisões para o seu desenvolvimento podem ser realizadas.

Existem bons motivos para que tantas empresas invistam na gestão de projetos. Com tempo otimizado, redução de riscos e auxílio na tomada de decisões, fazer um bom gerenciamento das atividades se mostra o melhor caminho para atingir qualquer objetivo.

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