Wie Leyout mit den Smart Docs in Pipedrive Softwarekosten um mehr als die Hälfte reduzieren konnte

Leyout-Gründer Stefan Blendulf hat schon viele Programme zur Online-Dokumentationsverwaltung ausprobiert. Doch als er dann auf die in Pipedrive neu eingeführte Funktion Smart Docs stieß, wusste er, dass dies die richtige Wahl sein würde. Der Umstieg auf Smart Docs hat seine Kosten deutlich reduziert und, wie er sagt, seine Effizienz verdreifacht.

• Der Wechsel zu Smart Docs hat die Kosten für seine Kunden und Kundinnen sowie das Dokumentenmanagement-Tool um 58% gesenkt
• Laut Stefan ist sein Prozess damit "dreimal" effizienter als zuvor
• Der Advanced Plan von Pipedrive war entscheidend für den Erfolg des Zweier-Teams

Das schwedische Startup Leyout hilft kleinen und mittleren E-Commerce-Unternehmen bei der Optimierung ihrer Online-Shops. Allerdings brauchte das Unternehmen eine Weile, um seine Nische zu finden.

"Wir haben als digitale Agentur angefangen und eigentlich so ziemlich alles gemacht: Webdesign, Anzeigen, In-Reel-Anzeigen, Druck, also alles - davon war noch nicht einmal alles digital. Im Grunde war es Werbung und Kommunikation", erklärt Stefan.

"Aber dann haben wir unsere Nische gefunden. Im letzten Jahr haben wir daran gearbeitet, ein Produkt zu entwickeln, das uns einen wiederkehrenden Nutzen bringen könnte, denn wir brauchten die wiederkehrenden Einnahmen."

"Wir haben viele verschiedene Dinge ausprobiert und sind bei einem Produkt gelandet, von dem kleine bis mittlere Unternehmen profitieren, denen entweder das Budget, die Zeit oder das Wissen fehlt, um es selbst zu machen. Und das mit einer Kundenoptimierung, die sie nicht zu viel kostet. Das ist unsere Idee und sie funktioniert bisher sehr gut."

Die Herausforderung für Leyout

Bevor er Smart Docs einsetzte, verließ sich Stefan auf viele der Integrationen von Pipedrive (verfügbar im Pipedrive Marketplace), um seinen Prozess zu automatisieren und Schritte außerhalb des CRM zu verwalten, einschließlich der Dokumentationsverwaltung.

"Wir haben zu viele Anwendungen verwendet, um eine Sache zu erreichen", sagt Stefan. "Es war einfach SaaS auf SaaS auf SaaS auf SaaS. Am Ende hatten wir zehn verschiedene Tools im Einsatz. Klar, kann man die meisten davon in Pipedrive integrieren, aber die Preise gehen ziemlich schnell in die Höhe."

"Die größte Herausforderung bestand darin, einen guten Workflow aufrechtzuerhalten. Denn je mehr Apps man hat, desto mehr Dinge muss man berücksichtigen. Man kann alles mit Automatisierung einrichten, aber es erfordert eben auch viel Zeit und Wartung. Wir hatten große Mühe, alles gut zusammenarbeiten zu lassen und dabei einen reibungslosen Workflow aufrechtzuerhalten."

Smart Docs war die Lösung und hat dazu beigetragen Leyout’s Angebot zu definieren

Als Smart Docs eingeführt wurde, kündigte Stefan die Integration der Dokumentationsverwaltung, die seinen Prozess verlangsamte, und fing an, die native Funktion von Pipedrive zu nutzen.

"Ich bin sicherlich der Pipedrive-Kunde, der so ziemlich alle SaaS oder CRMs ausprobiert hat, und es gibt nichts, das so umfassend ist wie Pipedrive, vor allem mit den Smart Docs."

"Wir haben alles ausprobiert", verrät Stefan. "Wir hatten eine Zeit lang Hubspot benutzt, von denen wir anfangs ziemlich ausgenommen wurden. Sie hatten eine Menge Dinge hinzugefügt und alles sollte gut funktionieren, aber es war einfach eine Katastrophe, nichts funktionierte."

"Wir sind echt ziemlich zufrieden mit Smart Docs. Das ist genau das, wonach ich gesucht hatte. Ich kann mir keine bessere Lösung vorstellen. Was ich damit sagen will, ist, dass unsere Effizienz nicht messbar ist, man kann sie nicht einmal vergleichen."

Als er anfing, Smart Docs zu nutzen, hatten sich Stefan und seine Mitgründerin Malin nach einem Jahr Vorbereitung, Pitching und Testen (mit Hilfe von Pipedrive) gerade erst für die neue eCommerce-Nische von Leyout entschieden.

Smart Docs hat ihnen nicht nur geholfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, sondern auch das zu formen, was zur Lösung für ihre Kunden und Kundinnen geworden ist.

"Pipedrive hat uns inspiriert. Es half uns zu erkennen, was möglich war. Mit dem Potenzial von Smart Docs konnten wir das Produkt tatsächlich so verpacken, dass es attraktiver wurde und für potenzielle Kunden und Kundinnen professioneller erschien."

Mit Smart Docs kann man mit einfachen Bearbeitungswerkzeugen individuelle Dokumentvorlagen für das Unternehmen erstellen. Wenn die Vorlage fertig ist, kann man diese verwenden, um Angebote, Kostenvoranschläge, Verträge und mehr mit nur einem Klick für jeden Pipedrive-Deal zu erstellen.

Mithilfe der Vorlagen kann man in Sekundenschnelle für jeden Deal ein Dokument erstellen. Man kann zudem Platzhalter einrichten, um benutzerdefinierte Felddaten einzuziehen, sodass jede Vorlage für den entsprechenden Vorgang ganz individuell ist.

Smart Docs hilft dabei:

• Sicherzustellen, dass die Daten der Kunden und Kundinnen in wichtigen Dokumenten korrekt sind
• Wiederkehrende Arbeit zu reduzieren und Fehler, die durch Copy/Paste entstehen, zu vermeiden
• Ein vertrautes Format in Dokumenten beizubehalten, damit potentielle und bestehende Kunden und Kundinnen wissen, von wem es stammt

Wie Leyout das Beste aus Smart Docs herausholt

Als wir mit Stefan sprachen, arbeitete er immer noch daran, das Produkt von Leyout mit Hilfe von Pipedrive und Smart Docs zu verbessern.

Er hat Kundenauftragsformulare und Preisdokumentvorlagen erstellt, die automatisch Kontaktinformationen aus den von ihm erstellten benutzerdefinierten Feldern beziehen.

Er hat zudem für jeden Deal in Pipedrive eine eindeutige Nummer erstellt, die in Smart Docs erscheint und es Stefan so ermöglicht, nachzuverfolgen, an wen das jeweilige Formular ging.

Stefan gefällt auch das professionelle Aussehen seiner Dokumente in Smart Docs.

"Ich habe diese orangefarbene Tabelle gemacht, ich finde, sie sieht gut und ordentlich aus. Das ist der Beweis, dass Pipedrive funktioniert und ich tatsächlich alles in Pipedrive und Smart Docs verwalten kann."

Smart Docs Basics ist für Advanced-Nutzer verfügbar, während Professional- und Enterprise-Nutzer Zugriff auf Smart Docs Pro erhalten. Ein Smart Docs Pro Add-On, das Advanced-Nutzern Zugriff auf eSignaturen, Dokumente ohne Branding sowie die Möglichkeit zur unternehmensweiten Freigabe von Dokumenten und Vorlagen bietet, ist jedoch in Kürze erhältlich.