Die 10 besten Projektmanagement-Tools im Vergleich

Über mehrere Wochen und Monate hinweg To-dos erfassen und verwalten, Zuständigkeiten im Team koordinieren, mögliche Ausfälle und Schwierigkeiten frühzeitig erkennen und ihnen entgegenwirken – und das alles vielleicht mehrfach parallel für verschiedene Projekte: Für viele Unternehmen ist Projektmanagement eine Mammutaufgabe.

Zum Glück gibt es Software, die diese wichtige Aufgabe erleichtert und den Erfolg sicherstellt. Einen Überblick über die zehn besten Projektmanagement-Tools bekommen Sie in diesem Artikel.

Was bringen Tools für das Projektmanagement?

Projektmanagement-Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Auch komplexe Projekte können in einzelne Aufgaben und machbare Unteraufgaben unterteilt werden.

• Alle To-dos werden an einem zentralen Ort gespeichert, sodass Teammitglieder von überall darauf zugreifen können.

• Aufgaben können innerhalb des Teams einfach delegiert und Zwischenstände nahtlos besprochen werden.

• Die Zusammenarbeit läuft schneller und unkomplizierter.

• Mitarbeitende können die Zeit erfassen, die sie für eine Aufgabe aufgewendet haben.

• Projektmanager können Zeitrahmen, Budget und Ressourcen genauer planen.

• Dank Berichtsfunktion können Abweichungen vom Plan schnell festgestellt und behoben werden.

Worauf sollte ich bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software achten?

Je nach Ihren Wünschen und Ansprüchen kann ein anderes PM-Tool für Ihr Unternehmen geeignet sein. Achten sollten Sie auf die folgenden Aspekte:

• Ist- und Wunschzustand: Wie werden Projekte derzeit im Unternehmen geplant und inwiefern sollen die Workflows verbessert werden?

• Funktionsumfang: Welche Anforderungen werden an die Software gestellt? Von Zeiterfassung über Kanban-Boards bis zur Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement ist alles denkbar.

• Integrationen: Soll die Software mit anderen Tools wie etwa Google Drive, Dropbox, Microsoft Office oder Slack verknüpfbar sein?

• Benutzerfreundlichkeit: Ist eine intuitive Bedienung möglich oder muss sich das Team erst langwierig einarbeiten?

• Server-Standort: Falls im Tool personenbezogene Daten erfasst werden, sollten Sie auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung achten. Die Software sollte unbedingt DSGVO-konform sein.

10 Projektmanagement-Tools im Vergleich

Wenn Sie nach Projektmanagement-Tools googeln, werden Sie eine große Vielfalt von Optionen finden. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, stellen wir Ihnen zehn beliebte Softwares vor.

1. Trello

Das Tool Trello stammt aus den USA und basiert auf einem Kanban-Board. Das heißt: Sie können für jedes Projekt ein Dashboard anlegen, auf dem mehrere Listen nebeneinander stehen. Jede Liste steht dabei für einen Arbeitsschritt. Zum Beispiel:

• Aufgaben, die noch erledigt werden müssen (To-do-Liste)

• Aufgaben, die derzeit bearbeitet werden

• Aufgaben, die sich in der Abnahme befinden

• Erledigte Aufgaben

Jede Aufgabe kann einer Person zugewiesen werden und wandert Schritt für Schritt von der ersten bis zur letzten Liste. Auf diese Weise können alle Teammitglieder sehen, wie der Stand des Projektes ist, welche Aufgaben bereits erledigt sind, welche noch ausstehen und welche Personen für die verschiedenen To-dos zuständig sind.

Trello ist intuitiv nutzbar und besonders für kleine Teams und überschaubare Projekte geeignet.

Preis: Kostenlos in der Basisversion, danach ab 5 US-Dollar pro Monat und Nutzer.

2. Asana

Ähnlich wie bei Trello können in Asana Workflows auf einem Kanban-Board dargestellt werden. Auch Zeitleisten in einem Gantt-Diagramm und eine Kalenderansicht sind möglich.

In Asana können Sie Zuständigkeiten und Deadlines festlegen und Abhängigkeiten darstellen. Eine Aufgabe kann beispielsweise blockiert werden, bis eine andere erledigt ist. Dadurch ähnelt Asana zwar auf den ersten Blick Trello, bietet aber noch mehr Möglichkeiten und kann auch für komplexere Projekte verwendet werden. Auch eine Nutzung über die mobile App ist möglich.

Preis: Kostenlos in der Basisversion, danach ab 10,99 Euro pro Monat und Nutzer.

3. Airtable

Airtable erinnert auf den ersten Blick an Excel. Die Software kann allerdings nicht nur mit Tabellenkalkulationen aufwarten, sondern die Daten auf einfache Weise nach selbst festgelegten Kriterien filtern. Zudem ist sie direkt mit einer SQL-Datenbank verknüpft, in der Dokumente aller Art abgelegt werden können. Das macht das Tool flexibel. Außerdem lassen sich die Daten auch als Kanban-Board anzeigen.

Dank mobiler Apps für iOS und Android können Teammitglieder auch aus dem Homeoffice oder unterwegs auf alle Daten zugreifen.

Preis: Kostenlos in der Basisversion, danach ab 10 US-Dollar pro Monat und Nutzer.

4. Wrike

Wrike ist eines der ältesten Projektmanagement-Tools, was sich im Vergleich mit neueren Vertretern sowohl visuell als auch bei der Nutzung bemerkbar macht. Dafür besticht das Tool jedoch durch seinen großen Funktionsumfang, der sowohl klassische als auch agile Projektmanagement-Methoden unterstützt. Hilfreich sind zudem die Vorlagen, mit denen Sie Projekte anlegen und planen können sowie die zahlreichen möglichen Integrationen mit Drittanbietern.

Preis: In der Basisversion kostenlos mit Einschränkungen, danach ab 9,80 US-Dollar pro Monat und Nutzer.

5. factro

Das PM-Tool factro ist eine der wenigen deutschen Optionen mit hiesigem Server-Standort. Zu den wichtigsten Funktionen zählen Projektstrukturpläne, mit denen Sie Projekte in verschiedene Phasen und Unterbereiche zerlegen können. Auf diese Weise lässt sich übersichtlich darstellen, welche Aspekte Teil des Projektes sind und in welchem Verhältnis die To-dos zueinander stehen.

Der Einstieg in factro ist vergleichsweise einfach, auch, weil es auf YouTube viele Tutorials gibt und der Kundenservice per Telefon, E-Mail oder Chat unterstützt.

Preis: Kostenlos für 10 Nutzer, danach ab 7,99 Euro pro Monat und Nutzer.

6. ClickUp

ClickUp ist eine cloud-basierte Software, die großen Wert auf Ordnung legt. Durch eine hierarchische Ordnerstrukur können Projekte in kleine Unteraufgaben geteilt werden, die trotzdem in einem logischen Zusammenhang stehen.

Projektmanager können das Team und seine Fortschritte in Echtzeit nachverfolgen und behalten so stets den Überblick. Nützlich sind auch die Integrationen mit Tools wie Google Workspace und Slack.

Preis: Kostenlos in der Basisversion, danach ab 5 US-Dollar pro Monat und Nutzer.

7. Monday

Monday.com bietet wie die meisten Tools verschiedene Workflow-Ansichten. Zudem ermöglicht es eine einfache Zeiterfassung und setzt alles daran, eine sinnstiftende Zusammenarbeit im Projektteam zu fördern. Mitarbeitende können Dokumente und Bilder austauschen, Fortschritte in Echtzeit teilen und direkt im Programm Feedback geben.

Weil es sich um eine Low-Code-Plattform handelt, kann das Team zudem mit wenig Aufwand eigene Funktionen erstellen oder über einen App-Marktplatz die Lösungen anderer nutzen.

Preis: Kostenlos für zwei Benutzer, danach ab 8 Euro pro Monat und Nutzer.

8. ProjectManager

Ähnlich wie bei monday geht es bei der SaaS-App ProjectManager primär um eine produktive Zusammenarbeit. Es gibt zum Beispiel eine Sheet-View-Funktion für effektives Arbeiten und der Projektmanager kann den Workload der einzelnen Team-Mitglieder einsehen. Das erleichtert die Aufgabenverwaltung und es wird verhindert, dass sich jemand überarbeitet.

Dank Gantt-Charts, Checklisten, Reportings und Analysen und einer Übersicht über alle Projekte können alle Beteiligten jederzeit den Projektfortschritt einsehen und frühzeitig reagieren, falls Probleme auftreten.

Preis: Ab 13 US-Dollar monatlich.

9. Jira

Jira ist ein sehr mächtiges Tool, das Sie wahlweise On-Premise oder in der Cloud verwenden können. Es unterstützt bei der Darstellung von agilen Workflows, der Projektplanung und dem Reporting. Besonders beliebt ist es in der Softwareentwicklung, weil es Scrum-Projektmanagement ermöglicht.

Außerdem können Bugs und Problemberichte im Programm erfasst und mit Tickets verbunden werden. Wenn ein Software-Kunde ein Problem entdeckt und sich an den Support wendet, erhält das Entwickler-Team eine Benachrichtigung und in Jira kann sofort ein entsprechendes To-do generiert werden.

Preis: Kostenlos in der Basisversion, danach ab 6,25 US-Dollar pro Monat und Nutzer.

10. Pipedrive

Pipedrive ist vor allem als Sales-Software bekannt. Doch die Funktionen reichen darüber hinaus: So erlaubt es die Software nicht nur, zu jeder Zeit einen klaren Überblick über die gesammelten Kundendaten sowie die Feinheiten jedes Kundenprojektes zu behalten, sondern es wartet ein ganzer Strauß weiterer Features auf Projektmanager.

Funktionen wie Aufgaben-Planung, Filteroptionen, automatisierte Workflows und anpassbare Pipelines in Kanban-Ansicht machen es Projektmanagerinnen und -managern leicht, ein Projekt im Pipedrive aufzusetzen und dessen Fortschritte im Team oder allein zu tracken.

Und wir haben gute Nachrichten für Sie: Aktuell wird ein neues Pipedrive-Produkt entwickelt, welches die Ansprüche von Projektmanagern sogar noch besser beantworten soll. Falls Sie interessiert sind, verfolgen Sie weitere Ankündigungen hierzu gerne auf unseren Social-Media-Kanälen und in der Pipedrive-Community.

Preis: Pipedrive bietet vier unterschiedlich bepreiste Abonnement-Modelle und startet bei 14,90€ pro Monat. Testen Sie uns jetzt 14 Tage kostenlos!

Fazit: Welche Software für Projektmanagement soll es sein?

Die Wahl einer passenden Projektmanagement-Lösung ist nicht leicht und richtet sich sehr nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens. Für Software-Entwickler zum Beispiel könnte Jira eine gute Option sein. Für Teams, die ihr Marketing organisieren oder Kundenprojekte organisieren wollen, ist hingegen vielleicht auch ein Tool wie Pipedrive, Asana, Trello oder Airtable ausreichend.

Viele Projektmanagement-Tools können Sie in einer Testversion ausprobieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie unsicher sind und nehmen Sie sich genug Zeit zum Abwägen, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen. Immerhin soll das Tool Ihr Unternehmen bestenfalls über Jahre hinweg begleiten.