Comment choisir l'outil de gestion de projet qui vous convient ?

Le vaste choix d’outils de gestion de projet disponible sur le marché suffit à inciter tout responsable d'entreprise à s'en tenir à ce dont elle ou il est habitué.

Au lieu de simplifier vos projets, un outil qui ne répond pas à vos besoins peut compliquer vos processus et ralentir la productivité de vos équipes.

En revanche, l’outil qui dispose des bonnes fonctionnalités peut fluidifier votre travail, améliorer l'efficacité et le moral de l'équipe, tout en augmentant vos résultats.

Dans cet article, vous apprendrez comment votre entreprise peut bénéficier du bon outil de gestion de projet et quels sont les éléments à privilégier dans vos recherches. Nous allons également explorer certains des meilleurs outils de gestion de projet disponibles cette année.

Comment les outils de projet améliorent-ils la productivité ?

Les outils de gestion de projet sont des programmes qui aident les entreprises, les équipes et les particuliers à organiser et à gérer des projets.

Il existe de nombreuses solutions gratuites qui permettent de gérer vos projets, mais les capacités supplémentaires apportées par les logiciels payants (également appelés logiciels en tant que service, ou SaaS) justifient souvent l'investissement.

L'objectif principal d'un outil de gestion de projet est d'organiser et de rationaliser les processus courants de gestion de projet, tels que :

• La planification des activités. Organiser les tâches, sous-tâches et dépendances dans des calendriers et des listes de tâches pour améliorer le travail collaboratif au sein de votre équipe et s’assurer qu’aucune activité n’est oubliée.

• La communication et la collaboration. L’outil de gestion de projet permet de centraliser la planification des projets, le partage d'informations, les mises à jour liées au projet, ainsi que la gestion et l'allocation des ressources.

• L’analyse des risques. Les défis potentiels associés à un projet sont documentés, souvent avec un système de notation pour classer leur gravité et leur probabilité d'apparaître.

• L'avancement du projet. L’outil de gestion de projet transforme les données liées au projet en tableaux de bord accessibles et en rapports partageables. Cela permet aux responsables et aux parties impliquées d'évaluer les performances.

• Le stockage des documents. Cela permet aux chef(fe)s de projet de créer et de stocker en toute sécurité les documents relatifs au projet, tels que les chartes de projet, les études de faisabilité, les évaluations des risques, les templates de gestion de projet, les lettres d'approbation et les timesheets.

En centralisant tous ces processus, les logiciels de gestion de projet permet d’éviter que les équipes d'utiliser plusieurs systèmes qui se chevauchent, tels que :

• Des applications de communication (telles que Teams, Skype, Slack…) pour faciliter la collaboration entre les équipes et les mises à jour du projet

• Des feuilles de calcul Excel pour stocker les données du projet, suivre l'avancement et prévoir les problèmes futurs

• Le stockage sur le cloud pour organiser la documentation et les produits finaux

• Les calendriers pour la planification des projets avec de multiples tâches, sprints et milestones

La centralisation permet d'accélérer les processus: les membres de l’équipe n’ont plus besoin de passer d'un programme à l'autre ou de rechercher des informations dans différentes applications. De plus, cette centralisation permet d’avoir des données plus cohérentes et standardisées.

Les responsables de projet et les parties impliquées peuvent utiliser ces outils de gestion de projet pour comparer rapidement et de façon précise les performances des différents projets et corriger les points faibles, si nécessaire.

Pourquoi les outils de gestion de projet ne sont pas uniquement destinés aux responsables de projet

Il n’est pas surprenant que de nombreuses personnes associent les outils de gestion de projet et de tâches aux responsables de projet. Cependant, leur pertinence s'élargit à mesure que les gestionnaires d'autres disciplines s'impliquent davantage dans le travail par projet.

Dans une enquête de Wellingtone auprès de professionnels de la gestion de programmes et de projets, 47% ont déclaré que les projets de leur entreprise étaient le plus souvent ou toujours dirigés par des chefs de projet dédiés. Cela signifie que plus de la moitié des projets sont gérés par des personnes qui n’occupent pas ce poste de façon officielle.

D'une certaine manière, les outils de gestion de projet sont encore plus bénéfiques pour ces responsables de projet intérimaires, en particulier ceux qui ne peuvent pas se permettre de s'éloigner de leur travail quotidien.

Grâce aux logiciels qui organisent les projets selon des processus faciles à suivre, qui automatisent les tâches administratives et qui fournissent des rapports d'avancement rapidement accessibles, ces personnes peuvent atteindre les résultats souhaités sans y passer trop de temps.

7 qualités importantes à rechercher dans les outils de gestion de projet

Il existe une multitude d'outils de gestion de projet, chacun présentant des avantages, des inconvénients et des caractéristiques différentes.

Commencez vos recherches en définissant les besoins de votre entreprise et les objectifs de votre projet. Cela vous permettra de choisir un outil doté de fonctionnalités qui vous sont réellement utiles.

Pour obtenir une image plus précise, recueillez les avis des membres de l'équipe et des parties impliquées de près ou de loin dans le projet avant de commencer vos recherches. Voici les points sur lesquels vous devez vous concentrer lorsque vous recueillez leurs opinions :

• Les membres de l'équipe. Ce sont les personnes qui utiliseront l'outil de façon quotidienne. Demandez-leur ce qu'ils trouvent de plus laborieux lorsqu’ils travaillent sur un projet et donnez la priorité aux fonctionnalités qui répondent à ces problèmes. Par exemple, si les membres de votre équipe vous disent qu'ils passent trop de temps à informer leurs collègues des tâches réalisées, priorisez un outil qui dispose de notifications de statut automatiques.

• Les parties prenantes. Déterminez ce que les parties prenantes (équipe dirigeante, intervenants extérieurs, actionnaires, etc.) souhaitent obtenir. Si elles attendent des mises à jour plus régulières de l’avancement du projet, un outil avec des rapports automatisés et des tableaux de bord en temps réel évitera au responsable de projet de devoir leur fournir manuellement ces informations.

Des centaines de variables et caractéristiques jouent dans le choix d’un outil de gestion de projet. Voici sept des caractéristiques les plus utiles à prendre en compte lorsque vous comparez les outils.

1. Essais gratuits (et promotions pour nouveaux utilisateurs)

Les essais gratuits vous permettent de tester différents outils et leurs fonctionnalités les plus pertinentes sans avoir à débourser un seul centime.

Mettez en place un projet fictif pour effectuer des tests afin de vous familiariser avec l’interface et repérer les potentiels défauts de l’outil. Préférez un projet fictif simple (afin de ne pas perdre trop de temps à le mettre en place) qui reflète les projets typiques de votre entreprise : cela vous permettra d’évaluer l’efficacité du logiciel avec précision.

En utilisant le même projet fictif pour tous vos essais gratuits, vous aurez une idée claire de la façon dont les différents outils de gestion de projet traitent des processus identiques. Cela vous permettra de les comparer avec précision et de donner la priorité aux logiciels qui vous paraissent les plus utiles.

Recueillez les avis des membres de l'équipe pour savoir quel logiciel ils trouvent le plus facile à prendre en main et le plus bénéfique. Le choix d'un logiciel qui fait l’unanimité au sein de votre équipe devrait accélérer le processus d'intégration.

2. Études de cas, avis et témoignages

Vous pouvez en apprendre beaucoup sur l'utilité d'un outil de gestion de projet en vous informant sur l'expérience qu'une entreprise similaire à la vôtre a eu avec l’outil en question.

Pour ce faire, consultez des études de cas et des témoignages d’utilisateurs en visitant le site officiel du fournisseur. Lorsque vous consultez ce type de contenu, concentrez-vous sur les données quantitatives, car elles seront moins biaisées que le récit qui les entoure.

Par exemple, dans l'étude de cas ci-dessous, nous apprenons que Zoom permet d’économiser « 133 semaines de travail» par an grâce aux fonctions d'automatisation d'Asana. Si l'automatisation et le gain de temps sont des priorités pour votre entreprise, ce contenu suggère qu'Asana pourrait être un bon choix.

Consultez la presse économique et technologique afin d’obtenir des avis plus neutres sur les meilleurs outils de gestion de projet. Les sites d'évaluation établis savent quelles informations importent pour leur audience (c'est-à-dire les petites entreprises) et orientent leur contenu en conséquence.

Par exemple, ce test de Salesdorado sur Basecamp se penche en particulier sur les tarifs appliqués, les avantages et les inconvénients de l’outil pour vous aider à prendre une décision d'achat éclairée.

L'avis de Salesdorado suggère que Basecamp pourrait être un bon choix si vous recherchez un logiciel de gestion de projet gratuit qui dispose de fonctions de communication poussées et une interface facile à prendre en main. En revanche, si vous travaillez sur des projets complexes, Salesdorado vous conseille de vous tourner vers d’autres outils de gestion de projet qui pourraient peut-être mieux répondre à vos exigences. Cependant, rien ne vous empêche de tester la version gratuite afin de forger votre propre avis sur l’outil.

3. Intégrations

Bien que les logiciels de gestion de projet centralisent toutes les activités d’un projet au sein d’une même plateforme, la productivité optimale est atteinte grâce à l'utilisation de toute une suite de technologies qui fonctionnent en osmose.

Parmi les autres outils que votre équipe peut être amenée à utiliser lors d’un projet, nous pouvons citer :

• Les services d’emails

• Les services de messagerie client

• Les navigateurs internet

• Les outils de veille stratégique

• Les CRM (ou logiciels de gestion de la relation client)

Choisissez un outil de gestion de projet qui s'intègre à votre pile technologique existante afin de pouvoir synchroniser les données entre les plateformes.

Par exemple, les données CRM apporteront un contexte précieux à toutes les tâches liées aux clients dans votre système de gestion de projet. Grâce à une bonne intégration, vous n'aurez pas besoin de rechercher ces données ou de les copier manuellement d'une plateforme à l'autre.

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, Notion s'intègre avec des outils de visioconférence, des applications de stockage dans le cloud, ainsi que d'autres plateformes de gestion de projet.

Cette flexibilité permet à un outil de gestion de projet de s'adapter à votre entreprise. Par exemple, si vous dépassez la limite de stockage de Notion, vous pouvez intégrer Google Drive, Dropbox ou OneDrive pour créer plus d’espace pour les documents de votre projet, tout en minimisant les perturbations rencontrées.

4. Flexibilité et personnalisation

Il n'existe pas deux entreprises identiques. En partant de ce principe, il est donc peu probable qu'un outil de gestion de projet procure les résultats escomptés sans passer par l’étape de configuration du logiciel.

Recherchez une solution que vous pouvez adapter à vos besoins. En plus de vous aider à obtenir de meilleurs résultats pour votre projet actuel, les outils de gestion de projet personnalisables peuvent s'adapter à l'évolution de votre entreprise.

Les domaines de personnalisation les plus utiles sont les suivants :

• Les tableaux de bord et rapports. Un rapport n'est utile que s'il contient les données qui vous permettent de prendre de meilleures décisions. Assurez-vous que le logiciel vous permet d’inclure les métriques de performance et de progrès qui vous sont utiles.

• Workflow et mises à jour de statut. Chaque étape intermédiaire entre le début et la fin du projet est unique à votre entreprise. L'ajout d'étapes et de statuts personnalisés permettra à tous les membres de l'équipe de savoir sur quoi travailler (en utilisant des noms de tâches pertinents plutôt que des étapes génériques de gestion de projet) et où en sont leurs collègues dans l'avancement de leurs tâches.

• L’affichage des projets. Assurez-vous que les membres de l’équipe puissent avoir accès à une interface utile et ergonomique. Que celle-ci soit sous forme de calendrier, de tableaux Kanban ou de simples listes de tâche, cela n’a pas d'importance tant qu’elle permet à chaque personne impliquée de comprendre ses responsabilités et d'éviter de manquer ou d'oublier des tâches.

• Templates de projet. La création de modèles personnalisés pour les types de projets qui reviennent régulièrement permet de gagner du temps lors de la phase de planification. Par exemple, dans le cadre d'un projet de marketing de contenu, vous pouvez réutiliser le même template pour faire passer différentes tâches par les étapes de stratégie, de briefing, de création, de correction et d'édition en quelques clics seulement.

Les tags personnalisés (balisage des tâches) sont suffisamment courants pour que nous n'ayons pas besoin d’en parler, mais ne sous-estimez pas leur utilité. Les tags fonctionnent comme des mots-clés ou des étiquettes et permettent de retrouver facilement des tâches, des projets, des messages et des coéquipiers dans l’interface de l’outil de gestion de projet.

Concevez un système de tags qui fonctionne pour votre équipe, en utilisant le même ensemble de balises de manière cohérente afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement les informations qu’ils cherchent. Dans notre exemple précédent qui met en scène une campagne de marketing de contenu, des tags utiles à mettre en place pourraient être "blog", "news" et "étude de cas" : cela permettra d’indiquer à quoi le contenu servira et à quel endroit il sera publié une fois sa rédaction terminée.

5. Prise en charge des navigateurs web et mobile

La possibilité d'accéder aux données d'un projet à partir de plusieurs appareils est plus importante que jamais.

Selon une enquête de l’Insee, 1 français sur 5 déclare télétravailler au moins une fois par semaine.

Plus il est facile d'utiliser un outil de gestion de projet en dehors des locaux de l’entreprise, plus les membres de l'équipe sont susceptibles de traquer leurs heures et de mettre à jour leurs tâches de façon régulière, ce qui permet d’obtenir une idée précise de l'avancement d'un projet.

La plupart des outils modernes de gestion de projet sont basés sur le cloud : les données que vous stockez sont accessibles partout où vous disposez d'une connexion internet. La connectivité avec des applications dans le cloud, comme Google Docs et Dropbox, permet d’augmenter la capacité de stockage afin que les salariés puissent partager et collaborer sur des fichiers plus volumineux.

L'étape suivante consiste à vérifier la compatibilité avec les navigateurs web. Chrome, Firefox et Safari sont bien supportés par les outils de gestion de projet en ligne, mais la plupart ne fonctionnent pas avec Internet Explorer ou Opera et certains posent problème avec les extensions de navigateur. Les applications PC et Mac permettent de contourner ce problème, mais demandez aux membres de votre équipe la façon dont ils préfèrent travailler avant de prendre une décision.

En déplacement, l’élément le plus important d’un outil de gestion de projet est sonsupport mobile. Allez au-delà de la vérification de la disponibilité annoncée en testant les outils dans différents environnements mobiles (applications mobiles iOS et Android sur smartphones et tablettes) pour vous assurer qu'ils offrent les fonctionnalités dont vous avez besoin.

6. Une interface intuitive pour une prise en mains simplifiée

L'intégration de membres additionnels en cours de projet, ou même entre deux projets, peut être une expérience stressante pour tout le monde.

Le soutien d'un project management office (PMO) aidera les nouvelles recrues à se familiariser avec les processus de l'entreprise. Toutefois, ces connaissances ne signifient pas grand-chose si l’outil de gestion de projet que vous avez choisi est difficile à utiliser.

Trouvez le bon équilibre entre performance et simplicité. Bien qu'une certaine formation des utilisateurs puisse être nécessaire, les meilleurs logiciels sont faciles à prendre en main, même sans formation approfondie.

Trello est un excellent exemple de simplicité. Ses calendriers de projet interactifs, sa fonctionnalité de glisser-déposer et ses templates conçus par des professionnels rendent la gestion de projet plus accessible aux membres de l'équipe.

La simplicité, lorsqu'elle ne se fait pas au détriment des fonctionnalités proposées, encourage les membres de l'équipe à se connecter régulièrement, ce qui les incitera à suivre leurs tâches de façon ponctuelle.

7. Un support complet

Quel que soit l'outil de gestion de projet que vous choisissez, vous aurez des questions à un moment donné. Assurez-vous que vous et votre équipe puissiez obtenir des réponses à vos questions rapidement par le biais de différents canaux de communication.

L'assistance a peu de valeur si le temps de réponse typique se mesure en jours et non en minutes. Si une fonction clé ne fonctionne pas comme prévu ou si un membre de l'équipe a besoin de conseils urgents, c’est toute une journée de productivité qui est perdue.

Le support par email ou par téléphone, ainsi les FAQs sont des options d'assistance communes à la plupart des outils de gestion de projet. Mais ces canaux de communication sont souvent moins utiles (ou plus lents) que les options suivantes :

• Le chat en direct (livechat). Idéal pour trouver des solutions rapides à des problèmes simples mais urgents, ou pour faire remonter des problèmes plus importants, car les utilisateurs peuvent continuer à travailler pendant qu'ils attendent une réponse. Le chat en direct est encore plus efficace si vous pouvez utiliser une plateforme de chat que vous connaissez déjà, comme Slack.

• Les forums et pages communautaires. Il y a de fortes chances qu'un autre utilisateur ait rencontré le même problème que le vôtre par le passé. Utilisez les forums pour trouver des solutions existantes basées sur des expériences réelles ou posez votre question à la communauté.

• Des cours en ligne. Les cours et didacticiels vous permettent de concentrer la formation des employés sur les fonctionnalités les plus importantes pour votre entreprise. Les membres de l'équipe peuvent maîtriser l'ensemble de la plateforme à leur propre rythme, ou se concentrer sur une fonctionnalité spécifique.

Les options d'assistance d'Asana aident les utilisateurs à trouver des solutions de la façon qui leur convient le mieux. Une valeur ajoutée est apportée par le « Guide du développeur », qui conseille les équipes de développement et les autres utilisateurs avancés sur les différentes fonctions de personnalisation.

Le meilleur support va au-delà de la résolution de problèmes : il fournit des pistes supplémentaires pour améliorer davantage la gestion du projet. Trouvez des idées novatrices à appliquer pour vos propres projets en consultant des études de cas et des blogs dans des secteurs étroitement liés à celui de votre entreprise.

Les 4 meilleurs outils de gestion de projet pour améliorer votre productivité

La liste complète des outils et des techniques de gestion de projet est trop vaste pour en faire le tour. Cependant, certaines applications obtiennent systématiquement d'excellentes critiques et bénéficient de la confiance de millions d'utilisateurs.

Sans ordre particulier, voici quatre excellents outils à considérer lors de vos recherches.

1. Pour une accessibilité immédiate : Trello

Trello est connu pour ses fonctions de collaboration simples et son approche accessible de la gestion du travail. Il dispose d'un tableau de bord digital où les utilisateurs peuvent créer, organiser et hiérarchiser leurs activités à l'aide de « cartes ».

Il existe également différentes options d'affichage, afin que les membres de l'équipe puissent voir les projets sous différents angles. Parmi celles-ci, nous pouvons citer le tableau de projet classique, la map, l’affichage chronologique, le calendrier et les tableaux.

Léger et simple à utiliser, Trello est particulièrement adapté aux personnes et aux petites équipes qui gèrent un ou plusieurs projets simples à la fois. Cependant, l’absence de fonctions natives de reporting le rend moins utile pour le suivi des performances et la création de rapports destinés aux différentes parties prenantes.

Si vous aimez l'aspect de Trello, mais que vous avez besoin de capacités supplémentaires, la bibliothèque « Power-Ups » de la plateforme peut vous être utile. Vous y trouverez des applications qui permettent de suivre le temps des membres impliquées, de gérer la gestion des ressources, ainsi qu’un système de facturation et bien plus encore.

Les tarifs : Trello dispose d’un plan gratuit généreux. Ses plans payants offrent quant à eux des fonctionnalités supplémentaires telles que l'automatisation, l’intégration avec des solutions tierces et un support prioritaire. Les plans payants vont de 5 à 17,50$ par utilisateur et par mois (chiffres exacts en octobre 2022).

2. Pour la collaboration et la responsabilisation dans le cadre de grands projets : Asana

Bien qu’il soit un peu plus difficile de s'habituer à Asana qu'à Trello, son large éventail de fonctionnalités aide les équipes qui travaillent sur des projets complexes à obtenir de meilleurs résultats sur le long terme.

L'interface est facile à naviguer une fois que vous savez à quoi chaque fonctionnalité sert. Les projets, les espaces de travail et les rapports sont les domaines dans lesquels les responsables de projet passent le plus de temps, tandis que les membres de l'équipe suivent leurs responsabilités dans des calendriers et des listes de tâches simples.

Les fonctionnalités de fil de discussion d'Asana en font un outil de collaboration efficace. Les utilisateurs peuvent se tagger mutuellement pour notifier leurs coéquipiers en temps réel et filtrer leurs boîtes de réception pour ne voir que les mises à jour les plus pertinentes.

Les tarifs : Il existe un plan gratuit destiné aux personnes et aux équipes qui débutent dans la gestion de projet et des plans payants plus riches en fonctionnalités allant de 10,99 à 24,99$ par utilisateur et par mois (chiffres exacts en octobre 2022).

3. Pour centraliser les informations relatives à l’entreprise et au projet : Notion

Notion est autant une application avancée de prise de notes qu'un outil de gestion de projet. Vous pouvez l'utiliser pour assigner des tâches, fixer des dates d'échéance, créer des listes de tâches et afficher des tableaux de suivi de projet. Cependant, la plateforme est surtout reconnue en tant qu'espace pour centraliser les informations relatives à l'entreprise et aux projets.

En raison de sa structure très textuelle, semblable à celle d'un wiki, Notion peut être assez déconcertant au début. À première vue, l’outil n'est certainement pas aussi intuitif visuellement qu'Asana ou Trello. Cependant, son espace de stockage gratuit illimité, sa personnalisation quasi infinie et ses fonctions complètes de prise de notes vous aideront à mieux vous organiser une fois que vous l’interface vous sera familière.

Envisagez d'utiliser Notion comme un siège social numérique pour votre équipe de projet, ou un PMO basé sur le cloud : un endroit où les salariés (en particulier les équipes qui travaillent à distance) peuvent trouver rapidement des informations précieuses sur les projets et les processus.

Les tarifs : À l’instar de Trello, Notion propose également un plan gratuit généreux. Ses plans payants sont moins chers que les autres outils de cette liste (allant de 4 à 8$ par utilisateur par mois en octobre 2022), mais vous devrez peut-être le compléter avec un logiciel de gestion de projet plus traditionnel si certaines fonctions manquent.

4. Pour la gestion des projets commerciaux et marketing : Pipedrive

Pipedrive est avant tout un outil orienté vente. Cependant, sa capacité à fournir à la fois un aperçu clair des données du CRM et des informations plus détaillées sur les projets lorsque cela est nécessaire en fait une solution de gestion de projet parfaite pour de nombreuses organisations.

Grâce à des fonctionnalités telles que la planification des tâches, les options de filtrage des projets agiles, les flux de travail automatisés et les pipelines personnalisés, les responsables de projet (en particulier celles et ceux qui travaillent dans les domaines des ventes et du marketing) peuvent facilement mettre en place et suivre l'avancement des projets.

L’attrait de Pipedrive en matière de gestion de projet est également en train d’augmenter. Une nouvelle fonctionnalité de gestion de projet, Projects by Pipedrive, est actuellement en version bêta pour un groupe fermé d'utilisateurs et devrait être lancée prochainement au grand public. Cela permet à Pipedrive de se situer de plus en plus comme étant une solution idéale et complète en matière de gestion des tâches. Restez informé des dernières avancées en la matière en rejoignant la communauté Pipedrive.

Les tarifs: Pipedrive dispose de quatre plans différents pour répondre à différents besoins. Essayez Pipedrive dès maintenant en profitant de l’essai gratuit de 14 jours.

Pour conclure

Cherchez sur Google "outils pour la gestion de projet" et vous obtiendrez des centaines de fournisseurs qui prétendent tous offrir la meilleure solution en matière de gestion de projet. Mais l'outil idéal est celui dont les fonctionnalités vous aident, vous et votre équipe, à travailler plus rapidement et à obtenir de meilleurs résultats.

Utilisez vos objectifs afin d’établir une liste des fonctionnalités prioritaires, pré-sélectionnez les options les plus appropriées et utilisez les essais gratuits proposés pour évaluer l'efficacité de l’outil. Une fois que vous aurez trouvé le bon outil de gestion de projet, vous vous demanderez sûrement comment vous avez pu travailler sans lui jusqu’ici.