Zapier und Pipedrive reduzieren Verwaltungsaufgaben und machen Vertrieb ganz einfach

Wenn Unternehmen zum ersten Mal Ihre (virtuellen) Türen öffnen, nutzen viele ein selbst entwickeltes System, um Kontakte zu handhaben.

Viele Start-ups verlassen sich dabei auf einfache Datenbanken und Tabellenkalkulationen. Einige arbeiten in den ersten Wochen oder Monaten sogar nur  mit Stift und Papier.

Jedoch beginnen die allermeisten Start-ups ihr Leben mit einem benutzerdefinierten Backend oder einer internen Infrastruktur.

Üblicherweise gibt es jede Menge zusätzliche Arbeit (und auch zusätzliche Frustration). Sie finden sich selbst dabei, Daten von einem Ort zum anderen zu exportieren oder zu importieren. Jedes Ihrer Teammitglieder verwendet sein eigenes Prozess- und Ablagesystem. Ganz zu schweigen von der Herausforderung einen einheitlichen Code beizubehalten.

Doch während das Unternehmen wächst, verwandeln sich kleine Probleme, die eigentlich **nur** Ärgernisse waren - wie das tägliche manuelle Herunterladen und Hochladen von Kontakten - in ernsthafte Probleme. Zeitmangel wird zu einer echten Bedrohung für die Produktivität Ihres Unternehmens.

Hindernisse durch alte Technologien haften sich an Ihr schnell wachsendes Start-up wie eine Klette. Das Vertriebsteam verpasst Leads, die Mitarbeiter werden frustriert und die Arbeit wird ineffizient.

Wie man ein einfaches und effektives CRM findet und weniger Leads verpasst

Das Software-Entwicklungs-Unternehmen Railsware wusste, dass es sich vom eigens gebauten Backend-System trennen musste. Eine Neugestaltung des Webauftritts war der erste Schritt.

Der Geschäftsführer von Railsware, Sergey Korolev, wollte einen effizienteren Weg zur Bearbeitung der über die Website laufenden Verkaufs- und Jobanfragen finden - ohne dabei Code zu erstellen oder zu schreiben.

Denn gelegentlich fielen Leads oder Bewerber durch das Raster im System. Und für ein schnell wachsendes Unternehmen wie Railsware war ein verlorener Kunde einer zu viel. Für ein Software-Entwicklungs-Unternehmen ist der Wert eines solchen Leads einfach zu hoch. Railsware konnte es sich nicht leisten, ihn zu verpassen.

Sergey erklärt, was er in einem neuen Customer Relationship Management System suchte:

"Mein Ziel war es, den Aufbau einer Infrastruktur im Backend zu vermeiden. Bevor wir die neue Website hatten, bestand das Hauptziel unseres Backends darin, Formulareingaben zu erhalten, sie zu bearbeiten und einige E-Mails zu versenden."

Diese scheinen zunächst relativ einfache Aufgaben zu sein, aber wenn ein Formular einen Fehler aufweist oder eine E-Mail nicht korrekt versendet wird, muss das Railsware-Team tief ins Backend eintauchen, um zu verstehen, was genau schief gelaufen ist und warum.

Sergey und sein Team brauchten ein paar wesentliche Dinge, um sich von diesem überladenen Backend zu lösen:

  1. Ein zuverlässiges Customer Relationship Management (CRM) zur Verwaltung der Kontakte

  2. Anpassbare Formulare zum Sammeln von Kontakten

  3. Eine Möglichkeit, diese Formulare mit dem CRM zu verbinden

Railswares Suche führte schließlich zu Pipedrive.

Pipedrive bot eine Reihe von Vorteilen, die für Sergey von Bedeutung waren.

Abgesehen von der Schlichtheit des CRMs mit seiner einfach zu bedienenden visuellen Benutzeroberfläche und der Drag&Drop-Funktionen, konnte Pipedrive dem Unternehmen auf vielfältige Weise helfen.

Das Design der Pipelines verfügt über integrierte Funktionen, um potentielle Job-Kandidaten und Kunden von Railsware durch die spezifischen Phasen ihres Einstellungsprozesses zu führen.

Wie einfach die Nutzung von Pipedrive ist, sehen Sie in diesem Einführungsvideo:

Vertrieb und Personalmanagement automatisieren

Um die Sammlung von Leads sowohl für das Vertriebs- als auch für das Personal-Team zu vereinfachen, verwendet Railsware zwei Formularerzeuger:

Das Kontaktformular von Railsware ist einfach und unkompliziert - ideal für einen potentiellen Kunden, der schnell Kontakt aufnehmen möchte. Die Anpassungsmöglichkeit von Typeform hilft Railsware dabei, mehr über das Unternehmen zu vermitteln. Das ist ein großer Vorteil, der dem Team hilft, mehr Bewerber zu gewinnen.

Das Railsware-Team hatte nun seine Formular-Apps und sein CRM und war vorbereitet.

Doch Sergey brauchte noch etwas Besseres, um Informationen effizienter untereinander zu verarbeiten als einfach nur Copy/Paste-Funktionen oder manuelles Eintragen dieser Apps.

Vor der Neugestaltung der Website hatte sein Team die Kontakte immer manuell in eine Tabellenkalkulation oder ein CRM eingegeben - ein administrativer Bootstrap, den die meisten Start-ups schon früh in ihrer Wachstumsphase benötigen.

Diese zeitaufwändige händische Arbeit ist sehr anfällig für Fehler (insbesondere bei mühsamer Dateneingabe). Sergey wusste, dass die Neugestaltung der Website nun die perfekte Gelegenheit war, diesen Prozess effektiver zu gestalten. Er entschied sich deshalb dafür, die manuelle Arbeit zugunsten der automatisierten Arbeitsabläufe mit Zapier aufzugeben.

Wenn nun neu ausgefüllte Formulare eintreffen, erstellt Zapier automatisch Kontakte in Pipedrive und erstellt auch sofort einen damit verbundenen Deal.

Sergey erklärt, wie hilfreich die Zapier-Automatisierung war, um den Workflow in Pipedrive für sein Team noch effektiver zu gestalten:

"Früher war es ein Problem, die besten Leads zu finden. Manchmal haben wir Leads verpasst, weil jemand diese Person nicht in die Tabelle eingetragen hatte. Jetzt passiert das Ganze automatisch, somit sind wir immer auf dem richtigen Weg."

Probieren Sie es selbst aus und erstellen Sie automatisch Kontakte und Deals in Pipedrive:

Projekte und Gespräche aus Pipedrive erstellen

Mit den richtigen Informationen, die zu Pipedrive übermittelt wurden, experimentierte Sergey nun mit automatisierten Workflows: Durch die Verbindung von Pipedrive mit Apps wie Trello und Slack verwaltet das Railsware-Team jetzt Projekte und teilt Informationen automatisch. Keine manuelle Arbeit mehr.

Sobald der Bewerber die Stufe zum Testen der Fähigkeiten in Pipedrive erreicht hat, wird ein weiterer Zap ausgelöst, der eine Karte im Projektmanager Trello erstellt.

In Trello überwacht das Personalteam die Bewertung. Da Zapier die Daten des Bewerbers von Pipedrive aus in die Karte einträgt, kann das Personalteam ganz einfach auf alle Informationen zugreifen, die sie benötigen.

Und auch wenn Sie Trello nicht verwenden, können Sie Projekte und Aufgaben aus Pipedrive in einer Ihrer bevorzugten Apps erstellen:

Wenn ein interessierter Kunde sich die Zeit nimmt, eines der "Kontaktformulare" auszufüllen, kommt es auf das richtige Timing an. Das Vertriebsteam sollte ihn schnell gewinnen. Je schneller der erste Kontakt hergestellt wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie diesen Lead auch qualifizieren.


Um den ersten Kontakt etwas zu beschleunigen, verband Sergey Pipedrive mit dem Teamchat-Tool Slack. Wenn neue Kontakte in Pipedrive angelegt werden, sendet Zapier eine Nachricht an das Railsware-Vertriebsteam mit dem Namen, der E-Mail-Adresse, der Telefonnummer und dem gewünschten Service. Mit all diesen Informationen kann das Vertriebsteam schneller Deals abschließen und bietet seinen Kunden auch ein besseres Erlebnis.

Schicken Sie Ihrem Team Benachrichtigungen von Pipedrive aus und beobachten Sie Ihre Verkäufe in Echtzeit:

Machen Sie es wie Railsware und automatisieren Sie Ihren Vertriebsprozess

Railsware hat die Schlichtheit von Pipedrive mit der Anpassungsfähigkeit von Zapier verbunden, um sich so viel manuelle Arbeit zu sparen.

Dadurch konnte Railsware sofort Verbesserungen ausmachen.

Das Senden von Kontaktinformationen, wo immer sie benötigt werden (Projekt-Tools, Teamchat, etc.) und das sofortige Erstellen von Kontakten reduzieren Fehler. Sie ermöglichen es den Vertriebs- und Personalteams von Railsware, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren, anstatt in einem Meer von sich wiederholenden Aufgaben zu versinken.

Railsware befand sich zufällig mitten in einer Neugestaltung, als sie ihre Workflows untersuchten. Doch Sie müssen Ihre Website nicht unbedingt neu aufbauen, um wieder etwas mehr Effizienz in Ihren Alltag zu bringen.

Sergey fasst es perfekt zusammen:

"Du fängst mit etwas Kleinem an und dann versuchst du, deine Lösung nach und nach zu verbessern."

Alle Bilder wurden mit freundlicher Genehmigung von Railsware bereitgestellt. Ein großes Dankeschön von Pipedrive und Zapier an Sergey und das Railsware-Team, die ihre Erfolgsgeschichte mit uns geteilt haben, um Ihnen beim Wachstum zu helfen.

Was ist Ihre Geschichte? Erzählen Sie uns, wie Sie Zapier nutzen.

Zapier und Pipedrive reduzieren Verwaltungsaufgaben und machen Vertrieb ganz einfach
Zapier und Pipedrive reduzieren Verwaltungsaufgaben und machen Vertrieb ganz einfach