Cumplimiento RGPD ¿Tu Equipo De Ventas Está Listo?

Una advertencia a cualquier vendedor o ejecutivo de marketing que no haya oído hablar de las regulaciones RGPD a estas alturas. ¡Están por entrar en un viaje turbulento y potencialmente litigioso!

RGPD es una abreviación que significa “Regulación General de Protección de Datos”, por sus siglas en inglés.

Esta es una ley reciente de la Unión Europea. Establece las reglas para cualquier persona que maneje datos personales sobre los residentes de la UE.

Tal vez pienses que solo los equipos de informática y especialistas en marketing deberían preocuparse por cumplir estas regulaciones. Pero el cambio de RGPD podría tener implicaciones significativas para ti y tu equipo de ventas.

Cuando trabajas en ventas estás interactuando con individuos y sus datos personales todos los días. Esto significa que muchas de tus actividades están dentro del alcance de RGPD.

¿Cuándo fue el cambio a RGPD (y por qué es tan importante su cumpliento)?

La aplicación de la RGPD comenzó el 25 de mayo del 2018. Estamos seguros de que no quieres estar desprevenido de los cambios que este reglamento representa.

Las autoridades ven a los vendedores como controladores de datos y estos son los más afectados por las responsabilidades legales.

Si no estás preparado, el incumplimiento de estas normativas pueden dar lugar a multas agobiantes de hasta 20 millones de euros. Una parte significativa de la facturación anual, incluso para las empresas más grandes del mundo.

¿Cómo asegurarse del cumplimiento RGPD de tu equipo de ventas?

Repasar los 99 artículos de la legislación es suficiente para asustar a un equipo de abogados bien entrenados. Ni hablar de los vendedores, que deben crear relaciones duraderas y solucionar los problemas más importantes de sus prospectos.

¡Pero no entres en pánico! No sientas que necesitas poner en pausa tu negocio hasta que estés al día. Tienes tiempo suficiente para hacer que tus procesos sean compatibles y solo necesitas comprender una fracción de la legislación.

3 lecciones de RGPD específicas a las ventas, para mantener a tu equipo respaldado

Quiero ayudarte a encontrar la aguja que estás buscando en el pajar de la RGPD.

Es útil tener una comprensión amplia de todo el RGPD. Sin embargo, debes asegurarte de comprender los principios de RGPD que se establecen en el artículo 5.

En particular, los vendedores deben seguir las 3 directivas claves que se describen a continuación:

1. Recopila solo los datos que necesites y asegúrate de tener los fundamentos legales para procesarlos

El RGPD incluye una lista limitada de razones aceptables para recopilar datos. Guardar información que no ocupas de momento pero que podría ser útil en el futuro, no es uno de ellos.

Desarrolla un proceso diseñado para generar la menor cantidad de datos posibles. Independientemente del RGPD, minimizar el proceso de recopilación de datos para un vendedor solo facilita su trabajo. Hay más tiempo para buscar clientes potenciales de calidad y menos tiempo dedicado a la administración.

¿Necesitas los datos para generar un contrato con la persona o para sus intereses legítimos? De acuerdo con el artículo 47 de RGPD, ¡el marketing directo pasa esta prueba! No deberías tener problemas, siempre que definas y expliques cómo estos datos te ayudan a cubrir la necesidad del individuo.

De lo contrario, deberás solicitar el consentimiento de esta persona para recolectar y almacenar su información personal.

No subestimes la dificultad de esta tarea. Recopilar los puntos que necesitas para obtener un consentimiento es mucho más complicado de lo que parece.

El consentimiento debe ser libremente otorgado, específico, informado e inequívoco. Este debe realizarse mediante una acción afirmativa (no se permiten casillas marcadas previamente).

Tendrás que registrar el consentimiento y deberás estar preparado para eliminar los datos relevantes si la persona cambia de opinión.

2. Sé transparente con tus actividades y prepárate para que los clientes tengan acceso a sus datos

Proteger los datos personales del individuo es el propósito central de la RGPD.

Como vendedor, debes asegurarte de que tus clientes estén bien informados sobre lo que estás haciendo con sus datos. Por ejemplo, cómo los estás consiguiendo y por qué lo estás haciendo.

También debes estar preparado para que tus clientes ejerzan su derecho a tener acceso a sus datos. Debes hacer que este proceso sea posible y eliminar estos datos si el cliente te lo pide.

3- Mantén los datos seguros y elimínalos cuando hayas terminado con ellos

¡No puedes tener privacidad sin seguridad!

El RGPD requiere que te asegures de contar con la seguridad adecuada para proteger los datos personales que pretendes procesar.

Significa que contraseñas, controles de acceso y medidas de seguridad técnica estándar son una necesidad y prioridad absoluta.

Además, debes establecer un sistema claro y automatizado que señale cuándo eliminar los datos. Establece detonadores de actividades específicos. Cuando estos se cumplan, automatiza el proceso de eliminación de datos. Ahorrarás tiempo, reducirás ansiedad y posibles riesgos a largo plazo

Cómo el RGPD impacta 3 situaciones importantes de tu proceso de ventas en frío

1. Llamadas en frío

El RGPD no prohíbe actualmente hacer llamadas a clientes potenciales. Pero para propósitos de responsabilidad debes anotar cuándo se realizó la llamada y cuánto duró la misma.

También debes llevar un registro sobre si la persona estaba dispuesta a ser contactada nuevamente. La función de actividades de Pipedrive te ayudará a manejar esto fácilmente.

Puedes vincular nuestro CRM con una de nuestras muchas integraciones de llamadas de Pipedrive. Así el registro será lo más simple posible.

2. Email en frío

Este es un tema difícil con interpretaciones que varían dependiendo a quién le preguntes.

El RGPD permite que el marketing directo sea considerado como un interés legítimo para que los vendedores recopilen datos. SIn embargo, establecerá reglas más específicas en un futuro próximo. Cuando los cambios en el reglamento de privacidad sustituyan a la directiva de privacidad actual

Debes ver este espacio y asegurarte de que tú y tu equipo cumplan con los requisitos cuando anuncien estos cambios.

En cualquier caso, la lección aquí es clara: debes tener mucho cuidado con el envío de correos electrónicos en frío.

Sus intereses legítimos siempre se comparan con el derecho a la privacidad del interesado. Si no puedes dejar claro por qué esta persona en particular quiere saber de ti, probablemente no apruebes este filtro.

Esto significa el final de las listas de contactos compradas.

Si aún dependes de estas para la generación de prospectos, debes evolucionar de manera urgente.

En el lado positivo, cualquier lista de inclusión que mantengas, contendrá clientes potenciales de mayor calidad. Esto llevará a bases de datos más pequeñas pero con mayor impacto.

Hay una excepción particular. Se permite comunicarse con las personas cuya dirección de correo electrónico obtuviste en alguna venta. A menos que hayan optado por no participar (un hecho que se debe registrar). Sin embargo, incluso aquí deberás probar que el correo electrónico enviado sobre productos o características relacionadas con la venta inicial.

3. Seguimiento de correo electrónico

Un correo electrónico rastreado brinda a los vendedores información crítica para ayudarte a decidir cómo proceder con cualquier cliente potencial.

Los datos que recopilamos sobre las interacciones del destinatario con el correo electrónico ahora se calificarán como datos personales. Lo que significa que estarán sujetos a la RGPD.

El grupo de Trabajo del Artículo 9 ( el organismo de la UE que emite directrices sobre protección de datos) llamó específicamente el seguimiento del correo electrónico una preocupación. En especial porque el destinatario no está al tanto del seguimiento.

Desafortunadamente, este es un gran golpe para ti y tu equipo de ventas que tendrás que absorber.

La falta de transparencia relacionada con el seguimiento del correo electrónico es contraria a la RGPD. Es por eso que grupo de Trabajo solicita que obtengan un consentimiento previo explícito en estos casos.

Hay conjeturas en la industria sobre cómo se controlará esta legislación de seguimiento de correo electrónico y si se aplicara. Es difícil dar consejos definitivos sobre cómo evitar cualquier posible penalización.

La transparencia es el objetivo del RGPD, por lo que debes ser claro y abierto sobre este seguimiento.

En este punto, es mejor jugar de forma segura. Comienza a trabajar para obtener el consentimiento para el seguimiento de correos electrónicos. Sobre todo en el momento en que el RGPD entre en funcionamiento

Cómo te ayudará Pipedrive a administrar el RGPD

Con tres oficinas y fuertes raíces en Europa, el equipo de Pipedrive está bien informado de las implicaciones del RGPD. Entendemos exactamente lo importantes que pueden ser estos cambios para los usuarios de Pipedrive.

Hemos estado preparándonos por un tiempo y continuaremos haciendo mejoras guiadas por los requisitos del RGPD.

Internamente, hemos agregado elementos a nuestros procesos en el desarrollo y la adopción de herramientas. Lo hacemos para asegurarnos de que nuestras características y socios de integración cumplen con los requisitos de la RGPD.

Creamos un sistema estructurado para responder a las solicitudes de los sujetos de datos para eliminar, modificar o transferir. También estamos en el proceso de trasladar las bases de datos de los clientes de la UE. Estos irán al centro de datos de la UE en Frankfurt.

Todos estos cambios específicos están respaldados por amplios esfuerzos de capacitación dentro de la empresa. De esta manera podremos asegurarnos de que los procesos compatibles con RGPD que hemos implementado se sigan correctamente.

¿Quieres obtener más información sobre nuestros esfuerzos de actualización y explicaciones detalladas sobre el cumplimiento de RGPD al utilizar Pipedrive? Asegúrate de leer este artículo en nuestro centro de soporte y de distribuir la información a todo tu equipo.