15 plantillas de correo de seguimiento para ganar más clics y clientes

Uno de los canales más prácticos y eficaces para hacer seguimiento a tus prospectos después de un primer contacto es el correo electrónico. El email es el lugar en el que tus leads se convierten en prospectos y luego en clientes.

Pero las bandejas de entrada suelen estar llenas de correos, así que ¿cómo puedes evitar que el tuyo se pierda entre la multitud?

Recopilamos 15 de las mejores plantillas para emails de seguimiento que puedes usar en casi cualquier escenario de ventas. También te ofrecemos consejos para que sepas cuándo es el mejor momento para enviar un correo electrónico de seguimiento.

15 plantillas para correo de seguimiento de ventas

Aquí tienes 15 plantillas de correo electrónico de seguimiento (divididas por casos). Te ayudarán a interactuar con tus prospectos y a que avancen en el embudo de ventas.

Caso de uso: después de la reunión inicial

Te encuentras con tu prospecto y le presentas tu pitch. Sales de la reunión con confianza y sientes que estás abriendo un trato. Pero pasan tres días y no obtienes ninguna respuesta.

Este correo es el clásico “recordatorio amable” o “primera toma de contacto” después de un encuentro. La clave aquí es avanzar a partir de la última conversación, y ofrecer un motivo concreto para que te respondan. Usa una de estas plantillas de correo de seguimiento (follow up email) para mostrarles a tus prospectos por qué es buena idea cerrar un trato contigo.

Caso de uso: confirmar detalles del precio basado en la propuesta de valor

Si vendes un producto o servicio que requiere de una propuesta de valor o precio personalizados, es muy importante hacer seguimiento después de la primera reunión. Esta es tu oportunidad de vender (de nuevo) tus servicios y confirmar la propuesta de precios.

Aquí tienes algunas plantillas de correo electrónico para situaciones así.

Caso de uso: correo electrónico de seguimiento activado por un evento

Cuando tu CRM u otro software avisa que alguien abrió un email, hizo clic en un enlace y visitó tu sitio web o tus redes sociales, tienes que actuar mientras ese lead está activo. Así tendrás más probabilidades de que avance en tu embudo de ventas.

Echa un vistazo a estos ejemplos de correos de seguimiento para inspirarte.

Caso de uso: con clientes potenciales que deben consultar con sus colegas

En ocasiones, la persona con la que hablas la primera vez no se encarga de la decisión final. Quizás tiene que discutir la propuesta con sus colegas o con la gerencia.

Aquí tienes una plantilla de seguimiento comercial para casos así.

Caso de uso: después de una feria, evento de networking o conferencia

Asistir a ferias, exposiciones y conferencias es la mejor manera para hacer networking y captar leads. Si eliges bien los eventos, podrás coincidir con posibles clientes en el lugar adecuado.

En estos encuentros podrás recopilar datos de contacto y ver quién tiene real interés en tus productos y servicios. Después es hora de enviar el primer correo electrónico con información detallada de tus productos o servicios.

Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes personalizar este tipo de email.

Caso de uso: inmediatamente después de dejar un mensaje de voz

Si estás intentando contactar con un lead y te cae el buzón de voz, es probable que dejes un mensaje. En casos así, es buena idea enviar un correo de seguimiento (follow up email) justo después.

Un mensaje de voz seguido de un email le deja claro a tus prospectos que tienes interés real. Muestra que quieres llamar su atención y logra que te tengan más presente.

Mira estos ejemplos para inspirarte a la hora de personalizar un correo en frío en situaciones como esta.

Caso de uso: identificando a la persona correcta

Identificar quién es la persona correcta para enviar tu propuesta de valor, puede ser un desafío en ventas.

Es importante que descubras desde el inicio si estás hablando con la persona equivocada. Así podrás centrarte en dirigirte a la persona encargada de las decisiones de compra.

Usa esta plantilla para emails de seguimiento que muestra cómo averiguar si un contacto es el correcto (o con quién deberías hablar si no lo es).

Caso de uso: hacer un segundo seguimiento

Si ya enviaste un correo de seguimiento (follow up email), pero no obtuviste respuesta, te toca insistir.

Aquí hay un par de plantillas de correos de seguimiento para resultar amable en lugar de molestar a tus prospectos.

Caso de uso: para ofrecer una prueba o demo gratis

Para asegurarte de que tus prospectos se mantengan dentro del embudo, es interesante ofrecerles una prueba gratuita de tu producto o servicio.

Esta plantilla es un buen ejemplo de cómo puedes ofrecer esa prueba de forma atractiva.

Caso de uso: para destacar tus funciones y USPs

Muéstrale a tus clientes potenciales lo que se están perdiendo con un correo que destaque tus funciones clave y tu Unique Selling Propositions (USPs) - propuestas únicas de venta - a través de algún contenido relevante. Esta plantilla es una buena manera de promocionar tus servicios con material consistente.

Caso de uso: el último intento

Si has hecho seguimiento varias veces y aún no obtienes respuesta, quizás es hora de dejar ir a ese prospecto. Esto te permitirá centrarte en leads de calidad que tienen más chance de convertirse en ventas.

Y a veces, la mejor manera de obtener una respuesta es despidiéndote. Añádele humor a tu despedida y quizás lograrás conectar en el último momento.

Aquí tienes un par de plantillas que puedes probar en situaciones de este tipo.

¿Por qué necesitas los correos electrónicos de seguimiento?

Ahora que has visto nuestros ejemplos de cómo escribir un correo electrónico de seguimiento, veamos por qué son tan necesarios.

Cualquier profesional de las ventas adora tener un lead caliente, uno de esos que compra de inmediato y no requiere de mucho esfuerzo. Pero los prospectos calientes son un pequeño porcentaje de tus clientes potenciales.

Según nuestro informe del Estado de las ventas y el marketing 2021-2022, el 54% de los representantes señala que la actividad a la que le dedican más tiempo es vender, seguido muy de cerca (40%) por prospectar. Esta segunda cifra podría cambiar si existiese una mejor calificación inicial de los leads para obtener prospectos calientes y con verdadero interés.

Aquí es cuando los emails de seguimiento entran en juego

Un correo de seguimiento (que es parte del email marketing) es una gran herramienta para cultivar tus leads en frío o con poco interés y mantenerlos en el embudo. Te ayuda a construir la relación con tus prospectos, mejorar la imagen de tu marca y motivar la conversión de tu clientela potencial.

Cómo impulsar las interacciones con un buen proceso de seguimiento

Antes de sentarte a pensar cómo redactar un correo de seguimiento (follow up email), debes preparar un proceso de seguimiento sólido.

Aquí verás cinco pasos clave que debe tener ese proceso. Luego, veremos los errores que debes evitar y cómo puedes optimizar tu proceso.

1. Entiende la jornada de tus clientes

Lo primero es conocer bien la jornada de compra de tus clientes y cómo interactúan con tu empresa. Así definirás cuál debe ser el contenido de tus emails de seguimiento y cuándo debes enviarlos (más adelante hablaremos sobre esto).

Por ejemplo, no tiene sentido enviarle un correo de presentación a una persona que está casi lista para comprar. En este caso, tienes que aportar información valiosa que la lleve a dar el paso de compra.

Entender el recorrido del cliente es clave para poder crear y personalizar tus correos con contenido relevante. Además de asegurarte de que llegan a tus prospectos en el momento adecuado. El resultado es que lograrás más conversiones.

Si no sabes bien cómo mapear el recorrido del cliente, prueba a seguir estos consejos:

• Crea un perfil de buyer persona. Una buyer persona es un personaje ficticio que representa a tu cliente ideal. Reúne sus datos demográficos, rasgos de personalidad, objetivos, puntos débiles y desafíos. Con esta información en mano, puedes ver con más claridad cómo se mueven tus clientes en sus jornadas de compra. Puedes saber qué quieren, cómo lo buscan y cómo quieren interactuar con tu empresa.

• Revisa las interacciones previas con la clientela. Para entender mejor cómo es la relación con tu clientela, estudia sus interacciones con tu marca. ¿Le gusta interactuar en las redes sociales? ¿Tus emails tienen una buena tasa de apertura y tasa de respuesta? ¿Visitan repetidas veces tu sitio web? Este tipo de datos revelan cómo actúan tus clientes cuando están decidiendo hacer una compra.
  

2. Identifica cuándo hacer seguimiento dentro de tu pipeline de ventas

Además de conocer la jornada de la clientela, debes entender las etapas de tu pipeline de ventas. ¿Por qué? Porque la forma de hacer seguimiento es diferente dependiendo de la etapa en la que están tus prospectos.

El pipeline de ventas (que se suele representar con un embudo de ventas) es un esquema visual del proceso de ventas. Muestra cómo y cuándo tus contactos se convierten en prospectos calificados.

Un embudo cuenta con una secuencia de correos de seguimiento para cada etapa. Un embudo de ventas clásico se divide en:

1. Captación de leads. Es el primer contacto con un lead cuando te entrega su correo electrónico o realiza una acción para saber más acerca de tu producto o servicio. En este momento debes enviar con rapidez un email de bienvenida para que no pierda la motivación. Si no agenda una reunión o da el próximo paso, debes hacer seguimiento.

2. Calificación de prospectos. Al calificar, defines qué acciones indican que un prospecto está avanzando en el embudo. Por ejemplo, si una persona pide una demo, sabes que está más adelante en el embudo que alguien que se acaba de suscribir al boletín de noticias.

3. Clasificación de prospectos. Después de calificar, toca priorizar prospectos y personalizar los mensajes de seguimiento. La personalización la harás de acuerdo a la información que has recopilado y las acciones que realiza tu prospecto. Así podrás priorizar en quienes tienen más probabilidad de conversión. Por ejemplo, si alguien visita varias veces tu página de precios y la de las funciones, es momento de darle prioridad. Al segmentar a tu audiencia, podrás crear una secuencia de emails de seguimiento más relevante.

4. Programar una demo o reunión. Después de las conversaciones iniciales, llega la hora de presentar tu pitch. Luego, quizás necesitarás realizar una segunda llamada o reunión para lidiar con posibles objeciones y definir plazos. También debes saber a quién diriges tu presentación de ventas. Por ejemplo, si es a un cargo de la gerencia con más poder de decisión, debes ofrecer datos más estratégicos. En cambio, los cargos más operativos valoran más los datos técnicos. Asegúrate de que el primer encuentro sea breve y conciso. Así tendrás un motivo para hacer seguimiento en poco tiempo (incluso mandar un correo justo después de una llamada) para mantenerte presente en la mente de tu prospecto hasta el próximo contacto.

5. Negociación y compromisos. La penúltima etapa incluye discutir precios, servicios y contratos. La clave es gestionar las expectativas para conseguir un negocio que ofrezca beneficios mutuos.

6. Cierre del trato. Finalmente, se cierra el trato y se logra la venta.

Si en alguna de estas etapas recibes un “no” rotundo, no te desanimes. Puedes reactivar el seguimiento más adelante con la esperanza de convertir a ese lead en el futuro (pero siendo razonable y evitando molestarle).

No dudes a la hora de preguntarles a tus prospectos qué quieren o cómo desean continuar. Quizás su “no” inicial significa “ahora no” o “así no”. Incluso puedes preguntarles cómo les gusta que sean los contactos de seguimiento.

3. Planea cuándo enviar un correo de seguimiento (follow up email)

Un buen email de seguimiento va de la mano del momento correcto. Aumentarás la tasa de respuesta si sabes cuánto tiempo esperar entre contactos y en qué horario o día es mejor enviar los mensajes.

La hora y el día perfecto para enviar un correo de seguimiento varía según la industria o sector. ¿Cómo sabes cuáles son los tuyos? Revisa tu CRM.

Identifica qué correos generan mejor tasa de apertura y tasa de respuesta. Analiza cuándo se enviaron (día y hora) y básate en esos datos para planear tu cronograma de seguimiento. Si no tienes acceso a este tipo de datos previos, busca referencias de terceros o haz una prueba A/B para ver cómo responde tu audiencia.

Estos son algunos tipos de correos de seguimiento que puedes considerar (y su momento de envío):

• Después de un pitch: envía un email uno o dos días después de realizar una presentación. Es una oportunidad de repasar los puntos de dolor de tu prospecto y agradecerle su disponibilidad. Incluye un llamado a la acción al proponer los siguientes pasos a seguir.

• Cuando participan más agentes en la toma de decisiones: si hay otras partes involucradas en el proceso de compra, el ciclo de venta puede ser más largo. Envía un correo de seguimiento (follow up email) cuatro o cinco días después de tu pitch. Durante la reunión de presentación, intenta entender mejor el proceso de compra de tu prospecto, para saber cuánto tiempo necesitará para consultar con su equipo.

• Cuando no hay respuesta: necesitas tener una secuencia de seguimiento para los contactos que no responden. En ella puedes incluir contenidos que aporten valor, ofertas que recuperen la atención del prospecto o incluso preguntas para saber cómo le interesaría continuar la negociación.

• El correo de despedida: si no estás obteniendo ninguna respuesta, es hora de desistir. Puedes decirles a tus contactos inactivos que estás eliminando sus fichas o darles un preaviso con una invitación para hablar más adelante.
  
  

4. Redacta líneas de asunto atractivas (y relevantes)

La línea de asunto de un correo puede marcar la diferencia: puede hacer que lo abran o que lo manden directo a la papelera.

Una línea de asunto atractiva, que revela algo relevante, motiva a tu público a abrir y leer el correo.

Aquí tienes una serie de buenas prácticas para crear líneas de asunto llamativas para tu audiencia:

• Revisa tus tasas previas de apertura, clics e interacción para ver qué funciona. Observa cómo han reaccionado previamente tus leads y prospectos a los asuntos de tus correos. ¿Funcionan mejor las líneas cortas? ¿Los signos de interrogación y exclamación generan más clics? Identifica tendencias y usa esos datos para personalizar la presentación de tus correos futuros.

• Haz pruebas A/B con nuevas opciones. Usa diferentes ejemplos de líneas de asunto para ver qué formato funciona mejor con tu audiencia.

• Segmenta tu audiencia para personalizar mejor los asuntos. Las líneas de asunto de los correos de seguimiento deben ir dirigidas al segmento de prospectos correcto según su etapa en el proceso de compra. Siempre tienes que pensar para quién estás escribiendo. Si no conectas con tu audiencia, no vas a ganar clics.

5. Monitorea los resultados

Para medir el éxito de tus emails de seguimiento necesitas definir objetivos. Así podrás monitorear los resultados de tus correos y su desempeño.

Si no están dando los resultados esperados, puedes revisar tu plan inicial de seguimiento y reformularlo. Si los resultados son buenos, puedes registrarlo e implementarlo en otras secuencias de correos de seguimiento.

Para monitorear y gestionar de forma eficaz las metas de tu marketing por correo electrónico, echa un vistazo a las funciones de Pipedrive de análisis y reportes de correos electrónicos. Con nuestro software puedes definir objetivos y hacerles seguimiento en tiempo real. También puedes crear informes, obtener insights únicos y usar estos datos para tus próximas campañas de email.

Seis errores de seguimiento que debes evitar

Al crear un proceso de seguimiento sólido, ayudas a tus prospectos durante su jornada de compra. Pero hay varios desafíos en el camino que debes prever para evitar perder leads.

Existen varios errores posibles, pero estos seis son los más comunes entre los equipos de ventas:

• No hacer seguimiento con rapidez. Cuanto más tiempo dejas pasar, menos probabilidad tienes de obtener una respuesta. Así que mejora tus sistemas, por ejemplo, automatiza el envío de correos para asegurarte de responder lo más rápido posible.

• No tener en cuenta a toda la empresa. En las ventas B2B, hay profesionales que cometen el error de centrarse solo en una persona en lugar de considerar a toda la empresa. Si le vendes a una compañía grande, tus correos electrónicos tienen que conectar con muchas personas. Asegúrate de recopilar bastante información de quienes toman las decisiones de compra para personalizar mejor tus correos.

• Hacer poco seguimiento o muy esporádico. Una investigación de Woodpecker mostró que tener una secuencia de correos de seguimiento es necesario porque aumenta significativamente las interacciones. Por ejemplo, el primer correo de seguimiento puede aumentar hasta en un 40 % la tasa de respuesta. Pero el estudio de Woodpecker señala que es clave encontrar el equilibrio y no exagerar en el número de emails.

• Hacer seguimiento demasiado seguido. Aunque acabamos de destacar que es clave hacer un seguimiento sólido, hay que tener cuidado para no saturar a tu audiencia. El mismo estudio de Woodpecker señala que enviar más de seis correos de seguimiento puede alejar a tus prospectos.

• Usar los canales equivocados. No todos los contactos quieren que los contactes por email. Algunas personas prefieren las llamadas telefónicas o las reuniones presenciales. Para cultivar de forma eficaz a tus leads, descubre cuál es su canal de comunicación preferido.

• No monitorear las métricas. Si no mides el desempeño de tus ventas, no vas a saber si lo que estás haciendo funciona. Usa un CRM para medir las tasas de apertura y respuesta de tus correos y así entender si están funcionando.

Optimiza tus correos electrónicos de seguimiento para mejorar las tasas de respuesta

Es probable que tengas mejores tasas de respuesta (y más conversiones) si optimizas tus emails de seguimiento.

Pero, ¿cómo puedes optimizar estos correos para lograr más interacciones?

Sigue estos consejos:

1. Ofrece valor: cuando un lead entra en tu embudo, es tentador ir directamente al pitch. Sin embargo, es mejor ofrecer valor antes de hacerlo. Tienes que ganar la confianza de los leads nuevos. Si los guías y asesoras, es más fácil construir una relación de confianza, la cual es crucial para cerrar un buen trato.

2. Usa datos y perspectivas: basa tus propuestas en datos relevantes, anécdotas y estadísticas de terceros, en especial de líderes de la industria. Incluye también referencias de tu clientela actual, como testimonios y casos de estudio que muestren los resultados que tu solución les ha ofrecido.

3. Usa la automatización de forma eficiente: la automatización es una herramienta poderosa para optimizar tu envío de emails de seguimiento, pero tienes que usarla bien. Si no, tus mensajes pueden resultar robóticos e irrelevantes, dos cosas que no te darán clics. La automatización debe ir de la mano de una buena personalización para que dé buenos resultados.

En resumen, debes ofrecer contenido único y personalizado pensando en:

• Quiénes son tus clientes potenciales

• Dónde están en su jornada de compra

• Qué buscan de tu empresa

Por ejemplo, con el CRM de Pipedrive, puedes automatizar el envío de correos cuando un prospecto llega a un punto específico del embudo de ventas.

Además:

1. Muestra con claridad tu producto o servicio. Elabora un material de ventas conciso y claro, de acuerdo a la complejidad de tu oferta. Esto es aún más importante si la toma de decisiones está en manos de varias personas. Evita el lenguaje rebuscado. Usa palabras y frases que expliquen con claridad qué haces y por qué deben comprar tu producto o servicio.

2. Crea correos con atractivo visual. A la hora de diseñar el correo, usar un formato profesional y eficaz. Las áreas en blanco son importantes, al igual que los CTA (call to action). Presta atención para no enviar emails sobrecargados. Los correos que carecen de diseño y estructura no conectan con la audiencia.

Cómo complementar las plantillas de correos electrónicos de seguimiento

Hemos visto que es crucial usar una plantilla personalizada para cada cliente, pero los esfuerzos de seguimiento no terminan aquí. Veamos qué otras tácticas debes aplicar con tu equipo de ventas para tener éxito.

Cierra más tratos fomentando el trabajo en equipo

Fomenta la colaboración entre las diferentes áreas de tu equipo de ventas y tus esfuerzos de seguimiento por email darán mejores resultados. ¿Cómo lograrlo?

Asegúrate de que todo el mundo sigue el mismo proceso para cultivar leads y hacer que avancen en el embudo.

Por ejemplo, si eres gerente de ventas, debes encargarte de conectar al equipo de marketing y la fuerza de ventas. También debes saber qué está haciendo cada equipo, en especial el de email marketing. Esto es clave para que las bandejas de entrada de tus clientes potenciales no se llenen de correos de diferentes áreas de tu empresa.

Es decir, ventas y marketing digital tienen que unir fuerzas para ofrecer la mejor experiencia de compra posible.

Compaginar los esfuerzos de seguimiento de todos tus equipos con estos consejos:

• Comparte la secuencia de emails de seguimiento. Para que todo el mundo esté en la misma página, informa a todos los equipos cuál es el proceso de envío de correos de seguimiento. Así pueden coordinar sus tareas para enviar información valiosa, en el momento correcto, a cada prospecto.

• Comunícate con tus prospectos de forma eficiente. Si tienes una gran base de datos, los contactos “uno por uno” no son prácticos y son caros. Usa nuestras plantillas para optimizar tu proceso y asegurarte de que sea consistente entre departamentos.

• Monitorea y registra todos los contactos. Un software como Pipedrive te permite recopilar todos los contactos, y programar y ejecutar los seguimientos con éxito. Además, cualquier equipo puede acceder al sistema y revisar las comunicaciones que fueron enviadas o están programadas.

Envía los correos electrónicos en el momento correcto

Tú siempre tienes presentes a tus prospectos, sin embargo, lo contrario no ocurre. Tus clientes potenciales reciben ofertas diversas, tienen varios proveedores y la memoria a veces falla.

Por eso tienes que, con frecuencia y estilo, recordarles a tus prospectos las ventajas de tus productos o servicios.

“Conoce a tu clientela” es una regla de oro en ventas, y también aplica a la hora de diseñar tu estrategia de emailing.

Si conoces a tu clientela, sabrás qué quiere y cuándo lo quiere. Eso te permite planear una buena estrategia de seguimiento por correo electrónico. Y con el paso del tiempo, recopilarás métricas que te ayudarán a programar mejor el intervalo de envío de los correos.

De forma general, ten en cuenta que el segundo contacto se debe hacer poco después del primero. Un intervalo de uno o dos días es ideal, pero puede variar según el negocio o la industria. Si estás en la etapa de prospección, recuérdale a la persona quién eres, qué han hablado o acordado, o pregúntale cómo quiere seguir con la negociación.

Después de un tiempo, es bueno dar un paso atrás y evaluar el panorama global.

¿Tienes claro el ciclo de compra de tus clientes potenciales? ¿Tienen una etapa de cotización y comparación de ofertas que debas conocer? ¿Puedes saber si tienen tratos a punto de expirar con la competencia?

Asegúrate de considerar eventos importantes de este tipo. Hay tratos que se bloquean durante meses o años después de la presentación inicial por falta de persistencia y fallas en los tiempos de comunicación. Por eso debes entender cómo está siendo la experiencia de tus clientes para enviar tus mensajes a tiempo y dar en el clavo.

Ofrécele valor a tu clientela

Un correo con un diseño bonito y una línea de asunto atractiva no es suficiente. Esos detalles importan, pero no son lo más relevante.

Para destacar entre la multitud y aumentar las conversiones, tiene que ofrecer contenido valioso. Puede ser material informativo/educativo, consejos para sacarle partido a tu producto o un código de descuento.

Mira estos ejemplos de cómo añadir valor en tu secuencia de correos de seguimiento:

• El punto de partida o primer correo de seguimiento es sencillo, pero presenta a tu empresa, la relaciona con los mayores desafíos del cliente y muestra cómo tu producto o servicio los soluciona

• El segundo correo invita a tu audiencia a visitar tu blog o un artículo en tu perfil de LinkedIn que ofrezca consejos prácticos y eduque sobre tu industria

• El tercer correo ofrece datos más específicos de tu producto o servicio. Le muestra a tu audiencia cómo sacarle partido y por qué es valioso

• El cuarto correo ofrece un código de descuento único (con fecha de caducidad) para darle el empujoncito final a tus prospectos

Conclusiones

Ahora debes tener una idea más clara de qué son los correos de seguimiento, por qué son importantes y cómo puedes crear tu propia secuencia de emailing para cultivar y segmentar a tus posibles clientes.

Al crear una campaña de seguimiento, debes saber bien quién es tu público, qué quiere y en qué momento de la jornada de compra está. Las plantillas de correo electrónico son útiles, pero necesitas tener estos datos para alimentarlas bien.

Para gestionar con más agilidad tus correos de seguimiento (y tus demás campañas de email marketing), aprovecha Pipedrive.