Investigaciones Pipedrive: La Ineficiencia al Agendar Reuniones de Venta y su Impacto sobre las Ventas

Investigacion Agendar Reuniones Venta

Agendar reuniones de venta es el pan de cada día de los equipos de ventas. Esto se debe a que son una excelente manera de demostrar las capacidades de tu producto o servicio. También de explicarle a tus prospectos como es que les puedes ayudar a solucionar un problema importante para ellos.

Del mismo modo, estar frente al prospecto por tanto tiempo te permite mejorar tu relación y rapport con ellos. Permite entender más a fondo las dinámicas de toma de decisión dentro de su empresa e identificar e incrementar el interés en tu oferta.

En Pipedrive entendemos la importancia de esta actividad de ventas. Es por eso que nuestro equipo de investigación decidió entrevistar a 266 vendedores profesionales del mundo de las ventas. Conversaron sobre cómo agendan reuniones, el impacto de estas dentro de su proceso de ventas. También sobre cuáles son los problemas que se enfrentan al intentar programar una reunión.

Según este estudio más del 95% de los vendedores intentan programar una reunión con un prospecto por lo menos una vez a la semana.  63% de los profesionales de venta agendan por lo menos una reunión diaria. Y más del 55% agendan de 2 a 6 reuniones cada dia de trabajo.

Barra de pastel de colores representando el hecho que la mayoría de los vendedores agendan más de 2 reuniones por día

No importa qué tan grande sea tu empresa o qué tipo de productos vendas. Lograr tener reuniones con prospectos parece ser algo crítico, pero:

¿Qué tan eficientes son los vendedores al intentar programar una reunion?


Los vendedores preferimos agendar nuestras reuniones por medio de correo electrónico. De hecho el 76% de los vendedores que entrevistamos nos dijeron que esta es la herramienta que más utilizan. Sobre todo para coordinar agendas con sus clientes y prospectos. 

Lo interesante de esto es que el 68% de ellos dice que el intercambio de correos es tedioso. Además, que complica la venta… y tienen la razón. 

Nuestra investigación reveló que el 70% de los vendedores frecuentemente tienen que enviar 3 o más correos para poder acordar un horario con sus prospectos. Por otro lado, 35% de los vendedores casi siempre tienen que enviar más de 3 correos para lograr programar una reunión.

Según nuestro estudio 1 de cada 5 de los tratos dentro de tu embudo de ventas se va a atrasar. Se atrasarán por lo menos 3 días o más debido a la ineficiencia al agendar reuniones de venta. 

El motivo tras esta pérdida de tiempo es claro. Cada vez que tratamos de calendarizar una reunión con un cliente estamos jugando a las adivinanzas. Le proponemos al cliente 2 o 3 opciones que se acomodan a nuestro calendario. Esperamos que alguna de ellas le funcione, incluso horas o días para una respuesta.

Lamentablemente la mayoría de las respuestas a estos correos consisten del cliente pidiendo otras opciones. Ya que nuestra propuesta original no concuerda con su agenda. Esto nos lleva a tener que mandar otras opciones por correo y esperar una respuesta o a levantar el teléfono.

Barra de pastel de colores anaranjados representando el hecho que la mayoría de los vendedores deben de intentar contactar a sus prospectos más de 3 veces para agendar una reunión de ventas

Todo esto sin tomar en cuenta todas las reuniones que es necesario reagendar, pero…

¿Existen alternativas?

¡Claro! Hay muchas herramientas que se enfocan justamente en ayudarte a agendar reuniones de una manera más eficiente.

Doodle y Calendly son dos de las miles de herramientas diseñadas para hacer que agendar reuniones, sea mucho más fácil.

Pipedrive te brinda una herramienta diseñada para ayudarte a agendar reuniones en un solo clic.

Hay algo verdaderamente asombroso sobre la mayor parte de los vendedores que no usan herramientas para ayudarlos a agendar reuniones. Es que lo hacen a pesar de que saben que existen mejores alternativas.

El 55% de los profesionales de venta saben que este tipo de herramientas existen. Los motivos principales por no usarlos son los siguientes: 

Las principales razones por que los vendedores no usan una herramienta para agedar sus reuniones

El miedo al cambio tiende a ser el denominador común detrás de por qué los vendedores no usamos mejores alternativas.

¿Puede ser que el miedo al cambio esté limitando tus resultados?

Esto es lo que dicen los expertos:

“Claro está que el desafío más grande es el de la barrera al cambio. Necesitamos un cambio de paradigmas dentro del mundo de las ventas. Uno que sea más abierto a experimentar con nuevas tecnologías y formas de hacer el trabajo de ventas. De no ser así, estamos destinando a nuestros equipos de trabajo a la mediocridad.”

Ricardo Garzamont, Creador y Conductor del destacado podcast a nivel mundial Aumenta Tu Éxito con más de 2.5 Millones de escuchas en todo el mundo

“Definitivamente es un problema el tema de la ineficiencia al agendar reuniones de venta. Existen muchas herramientas que sustituyen los procesos tradicionales, son muy accesibles y fáciles de usar.

El problema central es el nivel de preparación de la fuerza de ventas y su compromiso hacia el cliente. Vender es una carrera que requiere de especialización estratégica, eficiencia en tiempos  y procesos.

Es de suma importancia que las empresas y los gerentes de venta impartan y guíen a la fuerza de ventas. Deben hacerlo con las técnicas y herramientas necesarias para crear la eficiencia en sus equipos.

Sólo de esta forma las compañías podrán asegurar que sus vendedores están llevando a cabo un proceso comercial verdaderamente eficiente. Además, que sus clientes tengan la mejor experiencia con sus servicios. 

El punto de partida para disminuir la ineficiencia en este tema es la educación. También el enfoque hacia un recurso no renovable que siempre desperdiciamos: el tiempo.

Hernando Santamaría, Coach Comercial con más de 20 años de experiencia ayudando a PyMEs en México a mejorar sus ventas.

“Con base en mi experiencia, el mayor problema que las empresas enfrentan es su cultura organizacional. Especialmente al crear equipos enfocados en generar reuniones de venta efectivas y en un trabajo comercial eficiente en general.

Muchas empresas no lo notan, pero la cultura dentro de sus organizaciones de ventas es un limitante para su desarrollo.

Muchas veces los vendedores están agendando por el simple hecho de hacerlo. Lo hacen sin tener claro cómo es que este tipo de acciones les pueden ayudar a mejorar su desempeño. Del mismo modo, no tienen claro cuál es su proceso de ventas. Más importante aún, no entienden por qué está diseñado de esta manera y es aquí donde debo ser muy honesto.

Si tu vendedor no entiende por qué debe hacer algo, lo más probable es que no busque maneras de cómo mejorarlo. No obstante cuenta con todas las herramientas imaginables a su disposición.

“Hay una razón por la cual tu equipo no es eficiente agendando este tipo de actividades y no está buscando mejorar. Es porque realizan una llamada o envían un correo para calendarizar una reunión, sin saber por qué lo hacen. En realidad no entienden cómo es que su producto puede ayudar al prospecto a mejorar. Ni por qué es importante cumplir con cada paso del proceso de ventas”.

Ing. Roberto Burciaga, Master Coach Negocios RLS, Consultor y conferencista de ventas. 

¿Cuál es la solución?

Nuestros expertos parecen estar de acuerdo en lo siguiente:

Tener herramientas como el calendario inteligente de Pipedrive definitivamente ayuda. Es una excelente manera de programar reuniones en un solo clic y acelerar tu proceso comercial. Si utilizas correo electrónico para agendar reuniones de ventas no existe motivo por el cual no estés usando esta función. 


El cambio verdadero, debe ser un cambio de paradigma dentro de tu equipo de ventas. Como gerente de ventas debes asegurar que tus vendedores entiendan la importancia de las reuniones dentro de tu proceso comercial. Deben ser conscientes de la manera en la que estas impactan a sus resultados. 

Debes impulsar a tus vendedores a pensar en maneras innovadoras de llevar a cabo sus tareas diarias. Crea una cultura enfocada en encontrar las mejores maneras de vender. Esto incluye experimentar con nuevos procesos, mercados, estrategias y tecnologías.

Como vendedor debes tener un conocimiento básico de tu prospecto o cliente antes de pensar programar una reunión con ellos. Debes saber como es que esta actividad va a ayudarte a cumplir con tu objetivo de ventas. Por otra parte, debes saber por qué es importante esta actividad para llegar a tu meta final. 

Con esto en mente te recomendamos tener la apertura para probar nuevos procesos. Debes encontrar maneras de sobresalir utilizando todas las herramientas a tu disposición. 

Y tú ¿ya estás usando nuestra calendario inteligente para mejorar la manera en la que programas reuniones de ventas? De no ser así, solo haz clic en este enlace. Descubre cómo Pipedrive puede ayudarte a agendar reuniones de una manera mucho más rápida y eficiente.

Sobre nuestra investigación.

A finales de 2018 Pipedrive realizó una investigación a 266 vendedores profesionales sobre los principales factores que influyen en la programación de reuniones. El resultado fueron las ineficiencias a las que se enfrentan durante el proceso. ¿Deseas contactar a ejecutivos de Pipedrive para más información sobre este y otros problemas que enfrentan los vendedores? Comunícate con nosotros al correo [email protected]

Departamento de Investigación Pipedrive.

El Departamento de Investigación de Pipedrive está constantemente trabajando para descubrir tendencias y problemáticas que impactan al mundo de ventas. Nuestra compañía condujo  más de 500 entrevistas con profesionales del mundo de las ventas durante 3 años. Además, ha llevado a cabo más de 10,000 entrevistas de manera anual. En nuestra última ronda de entrevistas durante Octubre y Noviembre tomamos en cuenta a 1,636 profesionales de ventas. 

Pipedrive Inc.

Fundada en 2010, Pipedrive es la primera plataforma de CRM desarrollada desde el punto de vista del vendedor. Hoy en día la herramienta es utilizada por equipos de ventas en más de 90,000 compañías de todo el mundo. Es reconocida como una de las empresa más innovadoras en el espacio de los CRMs. Pipedrive cuenta con oficinas en Tallin, Londres, Lisboa, Nueva York, Tartu y Praga y recaudó $90 millones en fondos.

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