O gerenciamento de projetos costuma ser um desafio significativo para as empresas. Sem as ferramentas adequadas, pode ser complicado coordenar esforços entre as diferentes equipes, especialmente sem uma boa visibilidade das tarefas realizadas.
O Diagrama de Gantt é uma ótima maneira para os gerentes de projetos resolverem esses problemas. Ele lista as atividades necessárias e tarefas relacionadas a um projeto para visualizar mais facilmente seu progresso ao longo do tempo e também permite dividir projetos complexos em etapas menores.
Quer entender o que é um Diagrama de Gantt e para que ele serve? Aprender como criar seu diagrama e conhecer as melhores ferramentas para fazer isso? Descubra tudo isso ao ler o restante deste artigo.
Diagrama de Gantt: definição
O Diagrama de Gantt (Gantt Charts) é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. É uma planilha ou um gráfico que facilita a fase de planejamento, fornecendo uma representação visual de tarefas por fase e do andamento de sua execução.
A coluna esquerda do diagrama lista as diferentes tarefas a serem executadas. A linha do cabeçalho corresponde à unidade de tempo do projeto (em dias, semanas ou meses). Cada tarefa é representada no diagrama por uma barra horizontal, também chamada de “Barra de Gantt”. A partir dessa estrutura, a posição e o comprimento das barras definem a data de início, a duração e a data de término de cada tarefa.
Os gerentes de projeto costumam usar o Diagrama de Gantt para obter uma compreensão geral do que suas equipes estão fazendo. Assim, um único documento centraliza as ações a realizar, a sobreposição de tarefas, os eventos importantes e a duração prevista do projeto, bem como outros detalhes importantes para sua conclusão.
Embora seja muito popular hoje (pois se adapta muito bem ao formato digital), o Diagrama de Gantt não é exatamente uma novidade. Já em 1896, o engenheiro polonês Karol Adamiecki criou uma ferramenta de gerenciamento de projetos muito semelhante, chamada de harmonograma. No entanto, sua criação não ultrapassou as fronteiras da Polônia. Foi um pouco mais tarde, em 1910, que um engenheiro americano, Henry Gantt, inventou o agora famoso Diagrama de Gantt.
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Para que serve um Diagrama de Gantt?
O Diagrama de Gantt é usado no gerenciamento de projetos dos mais diferentes tipos. Seja de forma isolada ou acoplada a outro software de gerenciamento, é uma ferramenta que oferece inúmeras vantagens para a rotina de planejamento das equipes, organização da lista de tarefas e otimização de recursos.
Planejamento eficaz de tarefas
O Diagrama de Gantt facilita o planejamento das ações e o gerenciamento de recursos, fornecendo uma visão ampla e, ao mesmo tempo, detalhada da lista de atividades do projeto. Em particular, seu uso permite identificar as etapas mais longas – cruciais, já que um atraso em sua execução impacta significativamente o restante do projeto. Assim, este modelo de diagrama facilita a divisão das atividades em fases e a definição das tarefas que demandam mais tempo e que têm prioridade no plano de projeto.
A criação de um Diagrama de Gantt costuma ser a primeira etapa de um plano de gerenciamento de projetos mais geral. Essa abordagem permite separar etapas maiores em tarefas individuais mais simples, planejá-las e, depois, refinar o plano de desenvolvimento geral. Então, é possível transpor estes dados para um formato mais adequado para cada equipe envolvida.
Uma melhor visão geral do projeto
Um dos destaques do Diagrama de Gantt é a facilidade de acompanhamento de projetos complexos ao longo do tempo. Ele fornece uma visão geral das diferentes tarefas e das partes interessadas.
Com este modelo de gráfico, os gerentes de projetos e os colegas de equipe entendem melhor:
As etapas e tarefas importantes a serem finalizadas para concluir o projeto
As datas de início e os prazos a cumprir para cada tarefa (graças às barras horizontais, cujo tamanho indica a duração)
As pessoas responsáveis por cada tarefa
As etapas principais, que representam os marcos importantes no andamento do projeto existente
Os recursos necessários para cada tarefa (materiais, pessoas ou verba)
Ou seja: utilizar o Diagrama de Gantt é uma maneira eficiente do gestor de projetos e de cada membro do time saber quem está fazendo o quê, em que ordem e quando, especialmente em projetos colaborativos.
Identificação clara de dependências entre tarefas
Em um Diagrama de Gantt, as dependências entre as diferentes tarefas individuais são exibidas como setas. Mostrar essas relações entre cada etapa do projeto permite que sua execução seja planejada de forma realista.
Com um plano de desenvolvimento claro e os detalhes certos, o risco de atrasos é reduzido. No caso de um imprevisto, o gestor de projetos pode fazer a alocação de recursos humanos e materiais para o local certo, evitando gargalos ou possíveis atrasos. É essa adaptabilidade que torna o Diagrama de Gantt uma ferramenta essencial em muitas rotinas de gestão de projetos.
Como criar um Diagrama de Gantt?
Informações a incluir
Na sua versão mais simples, o Diagrama de Gantt consiste em três elementos:
A lista de tarefas, exibida no eixo vertical e à esquerda do documento, lista todas as tarefas e atividades relacionadas ao projeto.
A linha do tempo é exibida no eixo horizontal e na parte superior do diagrama. Permite visualizar a duração do projeto em dias, semanas ou meses.
Barras horizontais, ou barras de Gantt: cada barra representa uma tarefa a ser executada. Seu posicionamento e comprimento indicam a data de início, a duração e a data de término da tarefa em questão.
Esses três elementos – eixo vertical, eixo horizontal e barras de tarefas – já permitem criar um diagrama com os detalhes básicos. Porém, não permitem definir responsáveis ou exibir uma linha de dependência entre cada etapa. É por isso que geralmente é necessário adicionar outros componentes:
Setas: indicam dependências e a ordem das tarefas diárias a serem executadas.
Diamantes ou estrelas: indicam etapas e marcos importantes do projeto, bem como prazos críticos.
Os responsáveis: por meio de uma foto ou de uma cor, os colegas de equipe responsáveis são exibidos no Diagrama de Gantt. Cada tarefa é atribuída a uma ou mais pessoas.
O caminho crítico representa uma sequência de tarefas dependentes essenciais para o cumprimento do prazo.
Passos a seguir
Existem várias abordagens para criar um gráfico de Gantt. De modo geral, os passos a seguir são sempre os mesmos:
Defina tarefas e marcos do projeto
O objetivo desta etapa é dividir o projeto em diversas tarefas concretas. Cada tarefa pode conter subtarefas. Por exemplo, a tarefa “construir uma casa” pode ser dividida em várias subtarefas: “construir as fundações”, “erguer as paredes” e “cobrir o telhado”.
É então necessário identificar as principais etapas do projeto. São objetivos a atingir eventos importantes que segmentam o plano de desenvolvimento em várias grandes fases.
Estime a duração de cada tarefa
Esta etapa às vezes é complicada, especialmente quando depende de elementos externos à empresa. De modo geral, quanto mais pessoas uma tarefa envolve, mais tempo você pode estimar para sua duração.
Crie conexões entre tarefas
Estabelecer uma relação de dependência entre tarefas permite definir uma sequência lógica na lista de atividades. No exemplo anterior, a tarefa “construir as paredes” não pode ocorrer antes da tarefa “construir as fundações”. Existem diferentes tipos de dependências de tarefas:
Iniciar para iniciar (Start to start, ou SS): a tarefa só pode ser iniciada se a outra já tiver sido iniciada.
Iniciar para finalizar (Start to Finish, ou SF): a tarefa só poderá ser concluída se a anterior tiver sido iniciada.
Finalizar para iniciar (Finish to Start, ou FS): a tarefa só pode ser iniciada se a anterior for concluída.
Finalizar para finalizar (Finish to finish, ou FF): a tarefa só pode ser concluída se a outra tiver sido concluída também.
Agende as tarefas
Este passo é simples: você deve incluir cada tarefa no diagrama. Como você estimou antecipadamente o prazo de cada um deles, basta organizar o cronograma do projeto existente.
Atribua responsáveis para as tarefas
Finalmente, o planejador de projetos deve atribuir cada tarefa a um ou mais membros da equipe, e essa atribuição é expressa em termos de uma taxa. Por exemplo, uma pessoa dedicando seu tempo inteiro a uma tarefa corresponde a uma taxa de 100%. Já uma taxa de 300% significa que três colegas de equipe estão trabalhando em tempo integral em uma ação.
Como fazer um Diagrama de Gantt no Excel?
É perfeitamente possível fazer um Diagrama de Gantt no Excel sem usar um software de gráfico ou uma plataforma de gerenciamento de projetos específica. Basta seguir estas etapas:
Crie 4 colunas: nome da tarefa, data de início, data de término e duração da tarefa
Adicione os dados do projeto à planilha
Vá para o menu Inserir > Gráficos > Histograma > Barras 2D
Adicione os dados ao gráfico
Formate a página para legibilidade
Para economizar tempo, a Microsoft também oferece modelos gratuitos de gráficos de Gantt, que já estão devidamente formatados e estilizados, com cores de tarefas, prazos de projeto e outros detalhes granulares, para os mais diferentes tipos de empresas.
Como criar um Diagrama de Gantt nas planilhas do Google?
Criar um diagrama de Gantt no Google Planilhas para visualizar seus planos de projeto também é rápido e fácil. Aqui estão as etapas a seguir nesta ferramenta online:
Crie uma planilha no Google Planilhas e inclua pelo menos três colunas: uma para as tarefas a serem realizadas, uma para a data de início de cada uma delas e uma última para a data prevista de conclusão de tarefas. Você também pode adicionar uma quarta coluna com os colegas de equipe responsáveis por cada tarefa.
2. Copie o cabeçalho da tabela e cole-o onde deseja exibir o gráfico de Gantt. Altere os títulos “Data de início” para “Dia” e “Data de término” para “Duração”. Na coluna “Dia”, adicione esta fórmula: “=INT(B2)-INT($B$2)” e aplique-a a todas as tarefas. Esta fórmula calcula o número de dias entre o início do projeto e o início de cada tarefa. No nosso exemplo, em um cronograma de construção, as paredes começam a ser erguidas 12 dias após o lançamento do projeto.
3. Na coluna “Duração”, adicione esta fórmula: “=C2-B2”. Ela permite calcular a duração de cada tarefa. Aplique esta fórmula a todas as barras de tarefas.
4. Selecione a tabela que acabou de criar, clique no menu “Inserir” e depois em “Gráfico”. Uma janela será aberta à direita. No menu "Tipo de gráfico", selecione a opção “Gráfico de barras empilhadas” para criar seu diagrama de Gantt no Google Planilhas. Depois, clique em uma das barras azuis no gráfico e altere a configuração “Opacidade de preenchimento” para 0%.
Agora você já tem uma linha de base para o seu diagrama. Basta personalizá-lo conforme suas necessidades.
Aplicações práticas do Diagrama de Gantt
O Diagrama de Gantt é usado por empresas de todos os tamanhos, desde startups até grandes corporações. Sua facilidade de uso o torna uma ferramenta muito popular entre líderes empresariais que buscam crescimento, tanto para desenvolvimento de produtos quanto para gerenciamento de projetos. Mas seu uso não para por aí, e ele pode ser aplicado em uma ampla gama de situações como:
Lançamento de um novo produto ou serviço: o gráfico de Gantt proporciona uma visão clara tanto para o desenvolvimento de produtos quanto para sua introdução no mercado, pois permite visualizar uma lista completa das etapas necessárias ao bom andamento do plano de projeto e seu cronograma de produção, com datas de lançamento definidas. É particularmente útil para equipes de vendas que conseguem entender em que fase está o processo e, portanto, comunicar-se de forma mais eficaz.
Configurar uma campanha de marketing digital: lançar um plano de marketing pode ser uma verdadeira dor de cabeça se não houver um planejamento detalhado do projeto de mídia e dos diversos canais de venda envolvidos. O Diagrama de Gantt garante uma abordagem estruturada e lógica e ainda permite a adição de tarefas e a definição de marcos importantes que correspondam a cada etapa do ciclo de vida do cliente.
Apresentação dos resultados pelas equipes de vendas: como todo vendedor sabe muito bem, seus clientes potenciais estão constantemente em estado de necessidade urgente. Nesse caso, o gráfico de Gantt é um suporte muito útil para apresentar um cronograma de entregas, tranquilizando o cliente ao exibir prazos estimados de forma clara e precisa.
Vale lembrar: embora seja muito popular, o Diagrama de Gantt está longe de ser a única ferramenta de gestão que um líder de projetos pode utilizar em sua rotina. Algumas das chamadas metodologias ágeis, como o Scrum e o Lean, também são, sem dúvida, alternativas muito populares. Se o seu negócio atua no setor de TI, o método Cascata é outra opção interessante a considerar.
Considerações finais
Os gráficos de Gantt – ou Gantt Charts – são uma ótima ferramenta de gráfico para gerentes de projetos, líderes de equipe e proprietários de empresas que buscam mais clareza em suas rotinas. Ele permite estruturar as tarefas por fase para concluir um projeto com sucesso.
Apesar de sua aparente simplicidade, é uma solução que também demonstra flexibilidade em projetos complexos ou de grande escala, pois não é um documento estático, o que permite a mudança de tarefas e a colaboração em equipe.
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