Como a Raccoon realiza 350 abordagens mensais e cresce acima de 60% ao ano

estudo caso racoon
  • A agência de marketing digital utilizava o Pipedrive no início de suas operações, mas optou por testar outra ferramenta
  • Sentindo falta da agilidade, das métricas e dos insights, a Raccoon voltou para o Pipedrive
  • Hoje, a empresa realiza mais de 350 abordagens comerciais por mês e registra crescimento anual acima de 60% 

Fundada em 2013 por profissionais egressos de gigantes da tecnologia e performance como Google e QuinStreet, a Raccoon é uma agência de marketing digital que atua em diversos segmentos desse mercado, aplicando técnicas de performance nas áreas de Inbound Marketing, Business Intelligence, Tecnologia da Informação e Design para oferecer soluções completas e inovadoras a seus clientes. 

A empresa nasceu e cresceu em São Carlos, interior de São Paulo, e até hoje se aproveita da efervescente cena de pesquisa e tecnologia da cidade, banhada anualmente por levas de profissionais altamente qualificados oriundos dos campi universitários locais da USP e UFSCar.

Reunindo uma equipe com mais de 550 colaboradores - entre eles, muitos engenheiros, matemáticos, estatísticos e programadores - nestes 7 anos de atuação a Raccoon se consolidou no mercado atendendo grandes players do cenário nacional, colecionando prêmios e mantendo um ritmo de crescimento extremamente agressivo.

Em um mercado altamente competitivo e guiado por números e resultados, a Raccoon aposta em sua cultura digital nativa para inovar, criando tecnologias exclusivas e extraindo os melhores insights e resultados possíveis a partir de dados. 

Por que a Raccoon deixou o Pipedrive - e por que ela voltou

No início de sua trajetória, ainda contando com uma estrutura de vendas mais enxuta, a Raccoon trouxe para seu fluxo operacional diversas ferramentas digitais com o intuito de otimizar processos e avaliar resultados com mais clareza. 

A empresa optou por um modelo de venda previsível logo no início de suas atividades, e precisava de soluções que ajudassem a equipe a ter mais consistência e visualizar um horizonte de vendas. Entre algumas plataformas que compunham o mix de serviços digitais acoplados aos processos da Raccoon, estava o Pipedrive.

Tudo ia bem, e a agência crescia de maneira sensível. No entanto, com a expansão do time e da estrutura organizacional da agência, os fluxos de informação entre os diferentes setores da empresa se tornaram mais complexos. Assim, em algum momento, a Raccoon entendeu que precisava de uma solução mais abrangente, que fornecesse uma visão mais ampla do negócio - que se tornava cada vez maior - e buscou uma alternativa de ERP que se alinhasse às suas necessidades.

“Sentimos uma necessidade muito grande de abordar a questão financeira da empresa, de obter os relatórios financeiros, entender o que acontecia em relação aos faturamentos e aos clientes”, relembra Lucas Palhares, Head de Vendas e Marketing na Raccoon.

Segundo Lucas, como o ERP oferecia uma ferramenta voltada a fluxo de vendas, a agência, naquele momento, optou por concentrar esse gerenciamento todo na mesma solução. O movimento, porém, fez com que o time sentisse falta de dados e métricas essenciais para a rotina de negócios.

“Perdemos muito em gestão de métricas. A ferramenta não conseguia entregar as métricas que a gente precisava quando se fala de uma equipe de vendas”, avalia Lucas.

Para um negócio pautado pela previsibilidade, abrir mão da oportunidade de prever cenários e traçar respostas com base em dados pode ser algo complicado.

A migração para o software de ERP também causou outra mudança na rotina da Raccoon: a flexibilidade e o dinamismo, próprios de uma empresa que já nasceu 100% digital, começaram a dar lugar ao engessamento de processos e falta de liberdade na tomada de decisões.

“A solução de ERP apresentava processos muito fechados. E em vendas, especialmente dentro do B2B, que é um cenário complexo, precisamos ter mais flexibilidade”, afirma Caio Menezes, responsável pelo time de Novos Negócios na Raccoon.

Após um ano e meio tentando se adaptar à solução de ERP, a Raccoon sentiu o peso da plataforma deixando seus movimentos mais lentos e ofuscando sua análise de dados. Era hora de se libertar e retornar ao dinamismo e à agilidade que fizeram a agência crescer exponencialmente. 

Era hora de voltar ao Pipedrive.

Integrar ferramentas: a solução encontrada pela Raccoon

A Raccoon entendeu que poderia escolher as melhores ferramentas para suas necessidades, e integrá-las no processo para, juntas, fornecerem a visão mais ampla de negócio que precisava, sem abrir mão da expertise de cada solução.

Cada equipe tem autonomia para propor novas soluções e sistemas específicos que melhor respondem aos seus próprios desafios. Nesse sentido, as diversas possibilidades de integrações oferecidas pelo Pipedrive, quer sejam nativas ou via API, são muito importantes.

Hoje, a agência utiliza o Pipedrive para gerenciar todo o seu fluxo de vendas e negócios e, em paralelo, acopla soluções complementares em outros setores, como o financeiro, de forma que os dados se comunicam e geram um entendimento amplificado dos resultados da empresa. 

“Hoje, para nós, a melhor solução é trabalhar ferramentas para cada departamento e integrá-las através de TI. Encontramos serviços que cumprem bem os objetivos de cada área, de cada tarefa, sem ter que buscar uma abordagem totalmente generalista”, explica Caio.

Na visão do executivo, métricas integradas são, claro, essenciais. Mas essa tarefa não pode recair sobre as pessoas na base da operação, que são especialistas em seu próprio setor. Isso faz com que times de Vendas ou Marketing, por exemplo, se desviem de seus objetivos primordiais. Assim, a Raccoon aposta em uma equipe voltada a coletar, tratar e dar sentido a todas essas métricas fornecidas pelas ferramentas utilizadas. No momento certo, esses dados serão apresentados à direção da empresa.

Experiência do usuário é um diferencial

Outro aspecto fundamental no retorno da Raccoon para o Pipedrive diz respeito à usabilidade do serviço.

“Outra vantagem que temos no Pipedrive é a facilidade de utilizar o sistema. Você trabalha arrastando as oportunidades, e sabendo que para cada ação realizada, vai haver uma ação correspondente dentro da ferramenta, que vai representar o que foi feito, seja dentro de Inbound Marketing ou Outbound. Então, o Pipedrive consegue entregar uma visão muito mais fiel do que realmente acontece quando a gente está falando de métricas. E o ERP não conseguia, mesmo ajudando a resolver uma questão financeira da empresa”, afirma Lucas.

Caio concorda: “Muitos serviços e ferramentas digitais, como bancos, por exemplo, já possuem estruturas de programação e funcionamento muito bem pré-definidas, então este não é o desafio. O desafio é a usabilidade. E o Pipedrive entrega essa experiência de usuário amigável e intuitiva, que é tão necessária”.

Os dois especialistas ressaltam como esse aspecto também contribui com a outra ponta do sistema: o vendedor. Toda essa facilidade e usabilidade são sentidas nas rotinas das equipes de vendas, de forma que os próprios representantes podem fazer suas análises, tanto gerais quanto pessoais, e se autoavaliar em comparação com outros colegas ou outras áreas, ajudando no processo de direcionamento em busca de resultados.

“Esse aprendizado facilita o desenvolvimento individual deles também, e acaba gerando insights não só para essas análises de vendas e metas, mas também para outras possíveis ações”, complementa Caio. Por exemplo, a Raccoon periodicamente faz levantamentos via Pipedrive de leads perdidos por questão de valor e, havendo uma vantagem comercial nova, volta a prospectar essas empresas com uma abordagem especialmente voltada a esse aspecto.

Escalabilidade: fundamental para qualquer CRM e para qualquer empresa

O Pipedrive se ajustou aos dois momentos diferentes da Raccoon, e essa fácil adaptação do CRM à agência - e vice-versa - também influenciou na decisão de retorno. Lucas lembra que as soluções do Pipedrive se adequaram tanto à equipe inicial da Raccoon, com alguns poucos usuários, quanto escalaram de maneira compatível com a atual estrutura, com dezenas de pessoas. “Optamos por voltar ao Pipedrive com uma equipe muito mais robusta e com um desafio de vendas muito maior”, relata.

Nesse sentido, os dois profissionais da agência entendem que qualquer empresa, mesmo aquelas com equipes menores ou em estágio inicial das operações, podem se valer dos poderosos insights fornecidos pelas métricas do Pipedrive. 

“Eu consigo, de forma muito clara, acompanhar o volume de trabalho de cada um, as ações que cada um realiza no mês, o volume de negociações que cada representante tem no Pipedrive. É possível avaliar a taxa de conversão em cada etapa e entender se o problema está na captação das informações do lead no início do processo ou quando tentamos gerar urgência no final. Visualizamos todo o processo de negociação, de adaptação de escopo. Posso acompanhar essas taxas de conversão por vendedor de forma individual, e aí está um dos pontos mais ricos da plataforma, porque ela gera insight de negócio, como, por exemplo, quais são os motivos da perda de um lead”, detalha Lucas.

Além disso, a migração de processos manuais, como planilhas de Excel ou até mesmo flip-charts para rotinas inteligentes automatizadas fornece um ganho de tempo valioso para negócios de qualquer porte. E a experiência de uso amigável da ferramenta torna essa transição menos traumática e mais convidativa.

“Com o Pipedrive, hoje faço tudo de uma vez só, de forma automatizada: economiza tempo da equipe e eu tenho mais informação para analisar”, ressalta Caio.

Definir processos e encontrar a ferramenta ideal é a chave para a eficiência em vendas

A Raccoon possui um processo de vendas muito bem definido e, com o uso de ferramentas como o Pipedrive, atinge uma eficiência de venda, dentro do mercado B2B, muito grande. A equipe de Novos Negócios, capitaneada por Caio, trabalha com rotinas e processos de prospecção em ritmo acelerado: seus representantes de vendas entram em contato e se conectam com até 370 empresas a cada mês.  

“Para uma empresa B2B com um ticket médio alto e um processo de venda complexa e consultiva, são números expressivos”, comemora. 

O executivo adverte, porém, que não existem soluções milagrosas, atalhos, ou alguma invenção mágica que resolva todas as questões envolvidas na atividade de vendas. Segundo ele, existe sempre o risco de depositar as esperanças de sucesso na ferramenta, e não na equipe e em seu treinamento.

“De nada vai adiantar contratar a melhor plataforma se ela não for alimentada pela equipe para que possa entregar todo o seu potencial de dados e resultados”, avalia Caio. 

É fundamental definir os processos e encontrar a ferramenta que melhor se adequa à sua implementação, acompanhamento e suporte. Foi assim com a Raccoon e o Pipedrive.

“Posso afirmar que temos um ganho de eficiência, de velocidade, muito grande com o Pipedrive”, completa Lucas.

Raccoon e Pipedrive: um horizonte juntos

Com um time de negócios muito bem estruturado e organizado - são subequipes de Marketing, Pré-Vendas (ou Hunters), Aquisição (ou Closers), que são os negociadores, responsáveis pelo fechamento de novas contas, e Customer Services, que cuidam do relacionamento e de novas negociações, como Cross Selling  e Up Selling para os atuais clientes - hoje a Raccoon está muito feliz com as possibilidades e os resultados oferecidos pelo Pipedrive.

Colecionando taxas de crescimento que variam entre 60% a 100% a cada ano, a Raccoon entende que seu desafio é seguir avançando no mesmo ritmo. Para isso, o foco não está necessariamente em vender mais, mas também em vender melhor. 

“A gente não precisa ter o dobro de meta de vendas. Precisamos ser mais eficientes, aprender a vender melhor e saber escolher melhor os nossos leads, definir com clareza qual rumo queremos tomar no mercado. Para nós, é extremamente importante ter essa previsibilidade. E acredito que é exatamente aí onde o Pipedrive irá nos ajudar de forma mais intensa neste ano”, diz Lucas.

“Hoje, o principal fator de relevância do Pipedrive, para mim, é facilitar e ajudar a direcionar o desenvolvimento da equipe com foco em gestão por métricas, a tomar decisões baseadas em números, em dados. Então, se nossa equipe tem processos bem claros de preenchimento do Pipedrive e de como utilizar a ferramenta, eu consigo confiar muito nesses números. E essa gestão por métricas gera insights valiosos para o negócio como um todo, não só para a área de vendas”, conclui o executivo.

Se você está a procura do CRM ideal que se adapte aos seus processos internos de vendas, e à sua estrutura empresarial, seja ela de qual porte ou característica, faça como a Raccoon e outras 90 mil empresas: use o Pipedrive como o grande aliado de sua equipe de vendas e ganhe mais tempo, mais insights e mais clientes, é claro!

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