Como maximizar a sua produtividade com uma boa gestão de e-mail

Apesar da crescente popularidade das chamadas de vídeo e aplicativos de bate-papo, o e-mail ainda reina supremo como o método preferido de comunicação, segundo pesquisa realizada pela Adobe. Entre interações pessoais e profissionais, o resultado são caixas de entrada constantemente lotadas.

Para profissionais de vendas e marketing a dificuldade em lidar com toda a sua correspondência eletrônica pode ser uma grande dor de cabeça. Felizmente, uma boa gestão de e-mail pode ajudar a reduzir esse estresse, otimizando tempo e permitindo que outras tarefas e atividades sejam desenvolvidas com mais eficiência.

Neste artigo, explicamos os benefícios de uma estratégia rigorosa de gestão de e-mail e listamos algumas dicas práticas que podem ajudar você a organizar melhor a sua caixa de entrada.

O que é gestão de e-mail e como ela pode beneficiar profissionais de vendas e marketing?

A gestão de e-mail é uma abordagem adotada por indivíduos e empresas que ajuda no processamento e organização da correspondência eletrônica. Ela abrange diversas atividades de e-mail, incluindo comunicações internas e externas.

Uma boa gestão de email é capaz de melhorar produtividade e reduzir custos operacionais, dando aos profissionais de vendas e marketing mais tempo para se dedicar a outras tarefas e responsabilidades, como a prospecção de leads e o fechamento de negócios.

9 dicas de gestão de e-mail para maximizar a sua produtividade

Manter a caixa de entrada vazia não é a única forma de organizar a sua correspondência eletrônica.

Aqui estão nove dicas para ajudar você e a sua equipe a simplificar o uso do e-mail e maximizar sua produtividade.

1. Defina horários para lidar com a sua caixa de entrada

Alocar blocos de tempo fixos para responder, organizar e verificar e-mails é uma das mais importantes práticas de gestão de e-mail. Dessa forma você pode dar às mensagens (e às pessoas por trás delas) a atenção que merecem, reduzindo as distrações durante o resto do dia e criando mais tempo para a prospecção.

Para alocar tempo para a gestão de e-mail de forma mais eficiente, siga as seguintes etapas:

• Determine quanto tempo você gasta por dia lendo e respondendo e-mails

• Marque este tempo na sua agenda (de uma vez só, ou dividido em dois ou três períodos). Escolha horários mais tranquilos do seu dia para uma gestão de e-mail mais focada e eficiente

• Use a função “não perturbe” do seu telefone ou feche totalmente o seu e-mail para minimizar as distrações fora do tempo alocado

2. Não tenha medo de usar o botão excluir

Quanto mais e-mails estiverem ocupando espaço na sua caixa de entrada, mais difícil será encontrar informações úteis entre eles quando necessário. Por este motivo, você precisa ser brutalmente rigoroso ao definir quais e-mails são realmente importantes.

Os e-mails que você mais precisa geralmente são aqueles que:

• Podem ajudar no fechamento de um negócio, como consultas feitas por clientes em potencial ou informações úteis repassadas por colegas

• Fazem parte do relacionamento com clientes e fornecedores importantes, como correspondências de suporte

• Podem ajudar a melhorar as suas habilidades de vendas ou marketing, como materiais educativos e newsletters

Se o e-mail não se encaixa em nenhuma dessas categorias, provavelmente a melhor coisa a se fazer é excluí-lo. Na maioria dos provedores de e-mail, as mensagens excluídas vão para uma pasta chamada “lixeira”, onde permanecem recuperáveis ​​por um determinado período (30 dias no Gmail, por exemplo).

Você também pode arquivar e-mails, caso ainda esteja na dúvida. O importante é que informações sem relevância aparente estejam fora da sua caixa de entrada. Isso facilitará a localização de e-mails importantes quando você mais precisar deles.

3. Aproveite as guias e categorias pré-existentes

Por padrão, todos os e-mails recebidos vão parar na sua caixa de entrada principal. Isso significa que você será notificado toda vez que receber algo novo, mesmo que seja apenas uma notificação inútil de uma rede social.

Felizmente a maioria dos provedores de e-mail atuais oferecem opções de filtragem automática que desviam mensagens para diferentes guias e categorias com base em critérios como assunto, remetente e importância percebida.

No Gmail, por exemplo, as guias “Promoções” e “Social” podem ser ativadas para filtrar e-mails promocionais e notificações de mídias sociais de forma automática. Já no Microsoft Outlook, estes mesmos tipos de mensagens podem ser redirecionados para as abas “Destaques” e “Outros”.

4. Utilize rótulos, filtros e pastas personalizados

Se as categorias predefinidas do seu provedor de e-mail não forem suficientes, você pode criar pastas personalizadas e fazer com que e-mails com características específicas sejam desviados automaticamente para elas.

Exemplos de critérios de filtragem incluem:

• Domínio do remetente

• Endereço de e-mail do remetente

• Presença de anexo

• Tamanho da mensagem

Os rótulos, filtros e pastas são bastante fáceis de configurar e usar, podendo ser personalizados de várias maneiras diferentes. O importante é que você dedique algum tempo à construção de uma estrutura de pastas que se encaixe com as suas preferências e circunstâncias individuais.

5. Combine caixas de entrada compartilhadas com ferramentas de gerenciamento de projetos

As contas de e-mail compartilhadas ajudam a simplificar comunicações internas e externas, atuando como pontos de filtragem para consultas gerais.

Digamos, por exemplo, que um cliente potencial entre em contato com o email “vendas@ [suaempresa].com” para explicar suas necessidades. Toda a equipe de vendas receberá esta mensagem em uma caixa de entrada compartilhada e o representante mais adequado ou o primeiro disponível poderá respondê-la da melhor maneira possível.

Quando consultas são enviadas a um único representante de vendas, as seguintes situações podem acontecer:

• O representante não pode ajudar ou não tem o conhecimento necessário sobre o assunto em questão. A mensagem é então encaminhada para alguém mais adequado, gerando tráfego de e-mail desnecessário

• O representante está ocupado com outro trabalho e precisa desviar sua atenção ou ignorar o cliente em potencial

Embora a manutenção regular não seja menos importante para caixas de entrada compartilhadas, ela deve levar menos tempo, pois a responsabilidade é distribuída entre várias pessoas.

Outra forma de evitar que os problemas acima aconteçam, é combinar caixas de entrada compartilhadas com ferramentas de gerenciamento de projetos. Ferramentas como Asana ou Trello podem ser usadas para atribuir tarefas e garantir que a equipe lide com todos os e-mails recebidos prontamente.

6. Seja claro e conciso na escrita

Mantenha todas as mensagens claras e concisas para que os destinatários não precisem estender as comunicações pedindo esclarecimentos. A manutenção de caixa de entrada fica bem mais rápida com menos tráfego de e-mail circulando pela empresa, permitindo que todos os colaboradores possam dedicar mais tempo à prospecção de leads e ao fechamento de negócios valiosos.

Para economizar tempo na criação de e-mails siga as seguintes dicas:

• Utilize assistentes de digitação que usam IA para simplificar sua escrita

• O e-mail não é o lugar para longas conversas com clientes ou colegas. Se você precisar fazer perguntas, considere fazer uma ligação ou usar uma ferramenta de mensagens instantâneas

• Vá direto ao ponto e use frases facilmente pesquisáveis ​​para que o destinatário possa encontrar rapidamente a mensagem novamente. Por exemplo, uma mensagem intitulada “consulta de [nome do cliente] [produto]” será mais fácil de encontrar do que uma marcada apenas como “consulta de cliente”

7. Crie templates

Seja para entrar em contato com leads não qualificados, checar a satisfação de um cliente ou solicitar informações de um colega, é provável que muitos de seus e-mails tenham um propósito em comum.

Com os templates de e-mail do Pipedrive, por exemplo, você não precisa perder tempo escrevendo a mesma coisa repetidas vezes.

Além de oferecer diversos modelos genéricos por padrão, a ferramenta também permite a criação de mensagens personalizadas para situações recorrentes no seu dia a dia, como:

• Solicitações de reuniões

• Follow-ups de clientes

• Solicitações de informações adicionais

• Reengajamento de leads frios

8. Implemente o método OHIO

OHIO é a sigla para Only Handle It Once (ou Movimente Apenas Uma Vez, em português), e se refere a uma metodologia de gerenciamento de informações projetada para que e-mails, documentos, e outros processos de comunicação sejam movimentados o menor número de vezes possíveis.

Isso não significa, no entanto, que todos os e-mails devem ser lidos e respondidos sempre e uma única vez. Você só precisa executar uma das seguintes ações antes de excluir ou arquivar a mensagem para manter a sua caixa de entrada limpa:

• Responder

• Encaminhar

• Agendar uma reunião de acompanhamento

• Transformar o e-mail em uma tarefa

• Não fazer nada propositalmente (se nenhuma das ações acima for necessária)

Vale lembrar que o método OHIO não precisa ser aplicado como regra em todas as situações. Você pode começar com e-mails internos para economizar mais tempo na manutenção da sua caixa de entrada. Se tudo der certo, aplique-o também à comunicação com leads e clientes.

9. Invista em softwares de gestão de e-mail

O termo software de gestão de e-mail descreve qualquer programa que ajuda no gerenciamento, classificação, criação e envio de e-mails.

A maioria deles oferece diversos recursos úteis integrados, no entanto, você pode facilitar ainda mais o seu trabalho com plugins, extensões e integrações inteligentes para:

• Automatizar tarefas simples

• Organizar dados de clientes

• Simplificar o processo de design de e-mail

• Criar modelos de mensagem

• Gerar dados analíticos sobre o comportamento do público

Abaixo listamos algumas das ferramentas mais úteis para uma gestão de e-mail mais eficiente.

4 ferramentas de gerenciamento de e-mail para fluxos de trabalho mais eficientes

Ferramentas de CRM: Pipedrive

Para garantir maior eficiência nas suas atividades de prospecção e nutrição de leads, profissionais de vendas e marketing devem saber:

• Quem contatar

• Que tipo de mensagem enviar

• Quando entrar em contato

O Pipedrive ajuda no acompanhamento de todos estes fatores. Ele armazena e organiza os dados do cliente, permitindo que você entenda o seu público-alvo e atenda às suas expectativas em todos os momentos do ciclo de vendas com comunicações adequadas.

Você também pode gerenciar sua caixa de entrada diretamente pela interface do Pipedrive para economizar tempo e para criar modelos de e-mail responsivos facilmente personalizáveis.

Extensão para navegador: AeroLeads

A AeroLeads é uma extensão para navegador que rastreia os dados de contato do cliente disponíveis online, como perfil do LinkedIn, por exemplo.

O aplicativo verifica páginas da web em tempo real e exporta endereços de e-mail e número de telefone para o Pipedrive, organizando-os de acordo com as características individuais do cliente em potencial.

O resultado é um fluxo constante e valioso de dados de contato disponível para toda a equipe em uma hub central, sem que seja necessária a inserção manual de informações.

E-mail analytics: Campaigns do Pipedrive

A ferramenta e-mail analytics do Pipedrive permite que profissionais de marketing e vendas acompanhem o desempenho de cada e-mail ao longo do tempo, monitorando métricas como capacidade de entrega, tempo de resposta e taxas de inscrição e cancelamento.

Estas informações são enviadas diretamente para o seu CRM, onde podem ser utilizadas na otimização de campanhas e na melhor capacitação das equipes de vendas e marketing.

Centralização do atendimento ao cliente: Quickdialog

Os clientes geralmente entrarão em contato com a sua empresa de várias maneiras diferentes, muitas vezes usando mistura de canais para a mesma conversa. Ferramentas de centralização do atendimento ao cliente garantem que você esteja pronto para lidar com isso.

O Quickdialog, por exemplo, é uma plataforma de suporte ao cliente que agrega comunicações trocadas em mídias sociais, aplicativos de mensagens e e-mails em uma caixa de entrada compartilhada. Há três benefícios significativos nisso:

• Pessoas em diferentes departamentos da empresa podem oferecer suporte relevante ao cliente quando necessário, já que todos terão acesso às mesmas informações

• Sua equipe não precisa perder tempo alternando entre vários aplicativos e pode dar mais atenção a outras atividades do fluxo de trabalho, como a prospecção

• A visibilidade de todo o histórico de conversas e correspondência significa que você não perderá tempo repetindo perguntas e frustrando os clientes

O Quickdialog pode ser integrado ao Pipedrive para que, além de gerenciar todas as conversas por meio de uma caixa de entrada compartilhada, você possa gerar leads e atualizar os dados de CRM automaticamente (ou manualmente quando necessário).

Conclusão

A eficiência da sua estratégia de gestão de e-mail pode afetar diretamente as impressões do cliente sobre o seu serviço de atendimento, assim como as taxas de conversão e o moral das suas equipes de marketing e vendas. Ou seja, você precisa estar preparado.

Existem muitos métodos e atividades envolvidos na manutenção de uma caixa de entrada produtiva. No entanto, geralmente o processo se resume a tratar a gestão de e-mail com muita atenção e de forma inegociável.

Com as ferramentas certas em mãos e nossas dicas em mente, você não terá problemas para aproveitar ao máximo este importante canal de comunicação.