Para atingir seus objetivos e alcançar resultados em equipe, é essencial utilizar um método de gestão de projetos bom. Processos de produção claros promovem a cooperação entre os funcionários e otimizam os recursos humanos e materiais usados na sua organização.
As metodologias de gerenciamento de projetos assumem diferentes formas, mas todas têm o mesmo objetivo: ajudar os profissionais a atingir as metas o mais rápido possível, otimizando a disponibilidade de recursos. Este artigo engloba as sete principais metodologias de gerenciamento eficaz de projetos e dicas de como aplicá-las na sua empresa.
O método ágil de gerenciamento eficaz de projetos
O método ágil é uma abordagem sequencial alternativa às técnicas tradicionais de gestão de projetos. Ele tem como objetivo trazer flexibilidade e otimizar o desempenho, trazendo flexibilidade para projetos com requisitos dinâmicos.
No ágil, os clientes são o recurso central, e as equipes priorizam feedbacks para atender suas necessidades e validar hipóteses no desenvolvimento. Na década de 1990, 17 profissionais de desenvolvimento de software criaram o Manifesto Ágil para tornar a gestão de projetos pequenos, grandes e/ou complexos mais eficiente.
Ele possuía quatro princípios fundamentais:
Priorizar os indivíduos e suas interações em detrimento da melhoria de processos e ferramentas
Favorecer o uso ou processo de desenvolvimento de software funcional em vez de utilizar documentos extensos e minuciosos
Priorizar a colaboração com os clientes em vez da negociação de contratos
Adaptar-se a mudanças no lugar de seguir um plano fixo
O método ágil de gestão de projetos complexos oferece mais flexibilidade diante de imprevistos como custos adicionais, novas solicitações de clientes ou surgimento de novas tecnologias no mercado.
Essa abordagem permite que você se adapte a qualquer circunstância e permaneça o mais próximo possível das reais necessidades dos usuários. O trabalho em equipe e a filosofia ágil são relevantes para muitos negócios.
Hoje, os tipos de metodologia de gerenciamento ágil englobam outras abordagens utilizadas por equipes maiores ou até pequenas, algumas das quais surgiram antes do Manifesto.
Modelo de Painel de Vendas
Método Kanban
Os métodos de gestão de projetos Kanban foram desenvolvidos na década de 1950 por Taiichi Ono. O engenheiro da Toyota criou uma filosofia para otimizar a fabricação de automóveis, chamada “Just-In-Time”, isto é, “na hora certa”, em tradução livre.
Essa filosofia adotada por muitos gerentes de projetos complexos defende que os bens sejam produzidos somente quando necessário e na quantidade exata, aumentando a eficiência do processo de desenvolvimento e reduzindo o desperdício de matéria-prima.
Assim, seria possível atender às demandas dos clientes e, ao mesmo tempo, tornar a fabricação mais eficaz, aumentando a margem de lucros da empresa.
O conceito do método Kanban consiste em representar tarefas complexas usando etiquetas em quadros. Sejam suas equipes pequenas ou grandes, elas devem anotar cada uma das tarefas nas etiquetas.
Normalmente, o quadro é composto por três colunas: “Por fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Obviamente, cada empresa pode adaptar esses nomes se necessário. Para montar um quadro Kanban, siga estas etapas:
Etapa de construção: defina suas colunas nas melhores ferramentas de gerenciamento Kanban. Você pode adicionar colunas para tarefas que não são prioritárias ou urgentes (chamadas de “Backlog”) ou “Arquivos” para evitar sobrecarregar a coluna “Concluído”. E também pode atribuir cores para cada coluna.
Adicione etiquetas: liste todas as suas tarefas em etiquetas e insira-as em suas colunas. Você pode adicionar prazos, prioridades ou até uma descrição de cada tarefa.
Mova as tarefas entre colunas: amplie, reorganize ou adapte o quadro à medida que o projeto avança para mantê-lo atualizado e refletir melhor o progresso do projeto. Os quadros Kanban servem como um referencial para todas as partes envolvidas em um projeto. Após executar suas funções ou atividades, cada pessoa tem a responsabilidade de atualizar o quadro.
Nota: os quadros Kanban são muito relevantes na área de vendas, especialmente para administrar os leads no seu software de gerenciamento das relações com os clientes (CRM). O painel Kanban do Pipedrive, por exemplo, permite visualizar o funil de vendas rapidamente, fazer o follow-up com os leads no momento certo e avaliar seu progresso.
Método SCRUM
Os métodos de gestão de projetos SCRUM são baseados na divisão de projetos complexos em etapas breves chamadas de “sprints”. Cada sprint dura menos de duas semanas e é realizado por uma equipe de até 10 pessoas.
Para aplicar o método, o gerente de projetos complexos precisa definir um Scrum Master, isto é, a pessoa encarregada de organizar, supervisionar e conduzir as reuniões diárias e retrospectivas. A filosofia Scrum baseia-se em três pilares fundamentais:
Transparência: o progresso do projeto e os elementos cruciais dos processos devem estar visíveis para todas as partes interessadas.
Inspeção: os gerentes de projetos e outros envolvidos devem ajudar uns aos outros, colaborar e analisar o que integrar ou excluir das atividades.
Adaptação: sua equipe deve identificar novas necessidades, mudanças necessárias ou buscar inovações para o método de produção dos elementos.
O método Scrum ágil utiliza os mesmos princípios da abordagem ágil e adiciona a elas suas especificidades organizacionais. Os dois modelos têm muito em comum: ambos tornam a colaboração, as melhores ferramentas de gestão de projetos complexos e o posicionamento dos usuários o foco central da lógica por trás dos processos e estratégias.
Método Lean Management
O princípio dos métodos de gestão de projetos Lean Management é gerar valor máximo com o mínimo de recursos. O objetivo é reduzir custos, fazer melhorias contínuas no projeto e otimizar a matéria-prima para facilitar a produção e seus meios.
O método Lean se inspira nos conceitos fundamentais da abordagem Ágil. Além de permitir que os gerentes de projeto identifiquem como alocar cada recurso, ele possui princípios bem claros:
Tornar o cliente no centro do projeto e dos problemas da empresa
Identificar recursos não otimizados e reduzir o desperdício de matéria-prima
Trabalhar seguindo a filosofia Just-In-Time (JIT), que mencionamos antes
Envolver todos os funcionários no método e otimização de recursos
Promover melhorias contínuas em todos os níveis
Ao implementar o método Lean, é crucial prestar atenção para escolher as ferramentas certas de gerenciamento de projetos com requisitos mais criteriosos. Afinal, com elas, os gerentes de projeto otimizam o tempo de trabalho dos funcionários.
Por exemplo, o uso de uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management ou gestão do relacionamento com o cliente) é essencial para as equipes de vendas. Ela alinha os representantes às metas comerciais e facilita a aplicação dos métodos de gestão de projetos.
Abordagens tradicionais de gestão de projetos
Quando há metas claras e especificações precisas, a metodologia de gerenciamento ágil pode não ser tão adequada. Cada gerente de projetos pode optar, portanto, por uma abordagem tradicional, em que as etapas são interdependentes e o progresso dos projetos é um processo linear.
Metodologia de gerenciamento de projetos em cascata ou Waterfall
No modelo de metodologia de projetos em cascata, cada tarefa depende da conclusão da tarefa anterior. Nele, ocorre uma abordagem tradicional e linear dos projetos, ou seja, as tarefas são conduzidas uma após a outra, sem independência. Embora essa abordagem tradicional não ofereça os mesmos benefícios da abordagem ágil, ela ajuda a estruturar seu projeto de melhoria, definir prazos e atribuir tarefas a todas as partes interessadas antes do lançamento.
Essa abordagem tradicional de gestão de alta qualidade também inclui especificações precisas, com detalhes sobre os resultados esperados. Ela também é relevante para equipes criativas e quando todos os elementos dos projetos são definidos previamente e as tarefas devem ser realizadas sucessivamente.
Para utilizar a metodologia de gerenciamento de projetos com requisitos em cascata, siga estas etapas:
Defina suas necessidades: faça uma análise de eventuais problemas e elabore especificações.
Concepção do sistema: crie o conceito e defina meios para alcançar os resultados desejados.
Implemente o projeto: execute o que foi concebido na etapa anterior.
Realize testes: faça uma verificação de qualidade realizando testes internos ou com usuários.
Execute a validação e entrega: analise os resultados dos testes realizados, corrija erros e conclua a entrega do projeto.
Faça a manutenção do produto: realize melhorias contínuas no projeto, se necessário.
Metodologia V ou V-cycle
Assim como o método de projetos em cascata, a metodologia V também é linear. As etapas dos projetos pequenos ou grandes ocorrem sequencialmente, desde o entendimento das necessidades e a escolha de ferramentas poderosas para uso até a entrega. O método é dividido em três fases: concepção (de cima para baixo), implementação (a ponta do V) e teste e validação (de baixo para cima). O ciclo é composto por nove etapas:
Análise das necessidades e viabilidade do projeto
Definição das especificações funcionais
Concepção arquitetural
Concepção detalhada dos componentes
Implementação do projeto
Teste unitário em nível de código
Teste de integração geral do sistema
Teste de validação no mundo real
Teste de aceitação funcional para validar o produto em relação às necessidades do cliente
O método de gestão de projetos do ciclo V é perfeito para equipes pequenas, além de relevante quando as especificações do projeto permanecem as mesmas conforme as tarefas são concluídas. Em comparação com o método em cascata, esta abordagem de gerenciamento de projetos fornece idas e vindas para modificar as tarefas à medida que os testes são realizados.
Método PERT
O método PERT (Program Evaluation & Review Technique) foi desenvolvido pela Marinha dos EUA durante a década de 50. Ideal para equipes pequenas, a técnica de gerenciamento de tarefas promove uma representação visual em formato de diagrama de todas as atividades a serem concluídas em um projeto, as ligações entre esses elementos e os prazos associados. O método PERT é semelhante ao método do caminho crítico (Critical Path Method ou CPM). Na verdade, ele tem como objetivo estabelecer o caminho mais breve para realizar projetos com sucesso.
Com um gráfico do método PERT, você e seus gerentes de projetos têm acesso a três estimativas de tempo para a conclusão das tarefas: mais curto, mais provável e mais longo. O objetivo é detectar afazeres críticos que podem impedir o progresso do projeto se houver obstáculos, como falha na qualidade de produtos, ou atrasos.
Para criar seu gráfico PERT, siga estas seis etapas:
Prepare as tarefas estabelecendo todas as atividades necessárias para a realização do projeto. Para isso, você pode realizar uma sessão de brainstorming com todas as partes interessadas do projeto para garantir que nada importante fique de fora.
Crie o diagrama de caminho crítico, com uma representação visual indicando a relação entre as tarefas. Faça um círculo para cada tarefa, com um ponto de partida representando o início do projeto e um ponto final representando sua entrega. Depois, conecte-os usando linhas ou setas.
Defina o período mais curto. Cada círculo pode ser dividido em três seções: a da metade inferior contendo o número da etapa, o quadrante superior esquerdo contendo o prazo mais curto e o quadrante superior direito designando o período mais longo. Você também pode levar em consideração tarefas anteriores para otimizar a precisão do diagrama.
Defina o período de tempo mais longo de conclusão de uma tarefa, levando em consideração imprevistos que possam ocorrer.
Calcule e considere todas as possibilidades e imprevistos, determinando a variedade de recursos disponíveis, suas margens de liberdade e o tempo de atraso que cada tarefa pode sofrer. Algumas ações são independentes e não acarretam atrasos adicionais para o andamento do projeto, permitindo, portanto, mais flexibilidade.
Desenvolva o caminho crítico, entendendo o diagrama para definir a sequência essencial de tarefas que não podem ser encurtadas ou omitidas sem comprometer a conclusão do projeto.
Conclusão
De forma resumida, a metodologia ágil de gestão de projetos pequenos ou grandes funciona melhor quando a adaptação, colaboração e feedback dos usuários são cruciais para a alta qualidade do projeto. Cada gerente de projetos pode trabalhar com o método ágil, Scrum, Kanban ou Lean Management (gestão enxuta).
Por outro lado, os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos são lineares e sequenciais. Essas abordagens são úteis para gerentes de projetos com especificações precisas e definidas com antecedência.
Não importa se sua empresa tem equipes pequenas ou grandes, além de uma metodologia de projetos, para gerenciá-las, é essencial utilizar um CRM. O Pipedrive, por exemplo, reduz as tarefas manuais, sendo uma plataforma completa que oferece aos usuários elementos de Kanban que facilitam os follow-ups, o fechamento de negócios e o gerenciamento de projetos com dados, projetos educacionais, projetos com prazos apertados e de projetos com metas.
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