Como se tornar um gestor de projetos (e o motivo de ser uma ótima profissão)
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Com um bom entendimento das competências e atribuições dos gestores de projetos, você pode desenvolver as habilidades necessárias para ser valioso para qualquer organização.
Neste artigo, vamos descobrir a definição do cargo de gestor de projetos, quais benefícios esses profissionais podem proporcionar às empresas de hoje e quais habilidades eles devem ter para exercer suas funções com excelência.
Também falaremos sobre quanto ganha um gestor de projetos e explicar como você pode começar sua jornada rumo a uma nova carreira nessa área hoje mesmo.
Qual é a definição do cargo gestor de projetos e por que ele é tão importante?
O gestor de projetos é o profissional que lidera a organização, execução e conclusão de projetos em uma empresa.
Define-se projeto como um esforço temporário para gerar valor por meio de um produto, serviço ou resultado novo ou aperfeiçoado. Por exemplo, uma agência de marketing de conteúdo que precisa implementar um sistema para acompanhar e otimizar o desempenho dos seus freelancers; o processo de iniciação e planejamento até a implementação, conclusão e análise é um projeto.
Embora cada projeto tenha início e fim, as empresas podem estender as atividades por longos períodos ou até combinar vários projetos para atingir metas mais substanciais (dando origem ao que chamamos de programa).
Dependendo da frequência e do escopo dos projetos, uma organização pode:
Contratar um gestor dedicado
Montar uma equipe de gestão liderada por um gestor de projetos sênior
Montar uma equipe de gestão de projetos para atuar junto a um PMO (escritório de gestão de projetos)
Terceirizar a responsabilidade para um gestor de projetos freelancer
Independentemente de como a sua empresa pretende se organizar, é responsabilidade do gestor maximizar os benefícios obtidos em cada projeto.
Normalmente, isso envolve minimizar riscos, superar desafios e garantir que os trabalhos permaneçam alinhados com as restrições de tempo, escopo e custo (que são as três mais comuns em projetos).
O que faz um gestor de projetos?
Entre organizar, planejar, executar e concluir projetos, têm muitas responsabilidades cotidianas. Veja uma lista das mais importantes.
Ajudar a definir o escopo, metas e entregáveis
O gestor de projetos deve trabalhar com os stakeholders (partes envolvidas ou interessadas, como diretores da empresa, gestores e clientes) para determinar o propósito e a viabilidade das atividades.
Eles ajudam a definir as limitações do projeto: normalmente elas incluem o cronograma, orçamento e escopo (isto é, o resultado desejado e as ações e o custo necessário para alcançá-lo).
Por exemplo, suponha que, em uma iniciativa para se expandir para um novo mercado, uma marca de roupas que atua no e-commerce tenha como meta aumentar a receita total em 10%.
Para atingir essa meta, ela precisa traduzir o conteúdo do seu site para um novo público, conectar-se com influenciadores locais e encontrar uma nova transportadora. A ideia é atingir esse objetivo dentro de dois meses, utilizando um orçamento de R$ 4.000,00.
Definir as tarefas e recursos necessários
Com os objetivos e limitações definidos, cabe ao gestor de projetos montar um roadmap (ou mapa). Ele decidirá quais tarefas contribuirão para o resultado desejado e quais recursos serão necessários para concluí-las.
No nosso exemplo, essas tarefas podem incluir:
Identificar as páginas específicas do site que precisam ser traduzidas
Criar uma lista de possíveis transportadoras parceiras
Criar um modelo de pitch para alcançar influenciadores de redes sociais
Após estimar que todas as tarefas (os exemplos que demos e muitas outras) serão concluídas em cerca de 45 horas de trabalho, o gestor de projetos determina que será necessária uma equipe de três integrantes com conhecimento em logística, vendas e marketing atuando em meio período.
Reunir e gerenciar a equipe do projeto
O gestor deve se reunir com os membros da equipe e instruí-los quanto ao planejamento, metas e entregáveis do projeto.
Depois disso, ele é responsável por alocar as tarefas e recursos, dar suporte à equipe e acompanhar seu desempenho. Ao se depararem com desafios inesperados, como a ausência de um recurso ou eventuais incompatibilidades, os membros da equipe devem informar ao gestor do projeto.
Gerenciar o orçamento do projeto
O gestor deve ficar de olho nos gastos ao longo do projeto, aprovando as despesas e encontrando maneiras de aumentar a eficiência dos custos. Ao evitar os gastos excessivos, ele ajuda as empresas a maximizar os investimentos nos projetos.
Quando um projeto ultrapassa o orçamento, pode ser que o gestor precise obter mais recursos do PMO ou outros tomadores de decisão.
Acompanhar o progresso das metas e entregáveis
Além de um resultado, a maioria dos projetos possui metas ou ações específicas menores, especialmente os que adotam a metodologia ágil, em que as equipes trabalham em ciclos (sprints) para atingir os objetivos.
O gestor de projetos deve acompanhar o progresso desses “marcos” para garantir que a meta principal seja alcançada dentro do prazo estipulado. Se o progresso estiver lento, ele pode abordar problemas, adaptar estratégias e atualizar as partes interessadas.
Por exemplo, suponha que a nossa marca de e-commerce tenha como um de seus objetivos fazer uma parceria com 10 influenciadores de redes sociais. Esta ação mensurável contribui para a meta geral de preparação para entrar em um novo mercado. Faltam três dias para o término do prazo, e a equipe conseguiu apenas cinco influenciadores. Nesse caso, o gestor de projetos pode estender o prazo ou solicitar a ajuda de outros colaboradores.
Gerenciar a garantia de qualidade
Não basta que os membros da equipe cumpram os “marcos” dentro do cronograma do projeto. O trabalho deles precisa atender a certos padrões de qualidade, definidos na etapa de planejamento do projeto, a fim de satisfazer as partes interessadas.
Com um entendimento claro dos objetivos comerciais e das expectativas dos interessados, o gestor de projetos testa os produtos ou serviços a serem entregues e analisa dados de desempenho (por exemplo, bugs relatados em um projeto de desenvolvimento de software). Isso ajuda a minimizar os erros e a identificar problemas precocemente.
A garantia de qualidade visa aumentar a eficiência, evitar gastos excessivos e garantir a satisfação dos clientes ou dos interessados.
Avaliar e medir os resultados dos projetos
Ao documentar os êxitos do projeto, ponderar os desafios e refletir sobre todo o processo, o gestor pode replicar padrões de sucesso e evitar que erros sejam repetidos em iniciativas futuras.
A avaliação dos projetos normalmente tem duas etapas:
Acontece uma reunião de encerramento com a equipe, permitindo que os integrantes compartilhem suas ideias com o líder do projeto.
Este, por sua vez, cria um relatório contendo suas constatações e o compartilha com as partes interessadas e, se aplicável, o PMO.
Por exemplo, enquanto trabalhava em seu projeto de expansão, a empresa de e-commerce do nosso exemplo descobriu uma nova ferramenta de gestão de projetos que ajuda a aumentar a produtividade.
O gestor de projetos discute benefícios específicos com os membros da equipe antes de compartilhar suas conclusões com outras pessoas da empresa. Depois, podem usar a mesma ferramenta para dar mais agilidade às suas próprias iniciativas.
4 motivos para seguir carreira em gestão de projetos
Para entrar em gestão de projetos, é necessário ter muito comprometimento, especialmente para quem começa do zero.
Mas há muitas razões para seguir uma carreira nessa área. Estas são as quatro principais.
1. Alta demanda
A demanda por profissionais de gestão de projetos está crescendo. Atualmente, o PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos) estima que haja cerca de 90 milhões de profissionais da área de projetos em todo o mundo, e que a economia global precisará contratar mais 25 milhões até 2030.
Com esse crescimento, se você tiver as habilidades de gestão certas, dificilmente terá problemas para encontrar oportunidades de carreira.
Em um relatório anterior, o PMI afirmou:
Esses fatores geram perspectivas de trabalho extraordinariamente positivas para profissionais qualificados dessa área.
2. Bastante flexibilidade
As habilidades de gestão de projetos são relevantes para todos os setores do mercado, desde o de cuidados com a saúde até o de varejo. Por isso, você dificilmente ficará vinculado a uma empresa ou setor (a menos que queira, é claro).
Segundo o PMI, as vagas de trabalho de gestão de projetos estão crescendo mais rápido no seguintes setores:
Produção e construção
Serviços de informação e editoriais
Finanças e seguros
Gestão e serviços profissionais
Utilitários
Embora as empresas dos EUA e do Japão ainda sejam as principais empregadoras de profissionais de gestão de projetos, a demanda da China, Ásia do Sul e África Subsaariana teve um aumento sem precedentes, o que representa mais liberdade para mudanças geográficas.
3. É uma carreira com trajetória promissora
Certificações e habilidades de gestão de projetos formam uma base sólida para cargos sênior, que naturalmente possuem um salário melhor.
Com vários anos de experiência liderando projetos bem-sucedidos no currículo, você pode se candidatar a outros cargos com responsabilidades organizacionais estratégicas, como:
Gerente de portfólio
Gerente de programas
Head ou diretor de projetos
Chief operating officer (COO)
Chief information officer (CIO)
Presidente ou vice-presidente de operações
4. Gestores de projetos são bem-remunerados
Já se perguntou quanto ganha um gestor de projetos? De acordo com o site Glassdoor, no Brasil, o salário médio em janeiro de 2023 é de R$ 12.000,00. Entretanto, assim como em qualquer outra área, esse valor pode variar dependendo das qualificações, nível de experiência e região do profissional.
Quais habilidades um gestor de projetos bem-sucedido deve ter?
Ter sucesso na execução de um projeto requer uma ampla variedade de habilidades. Muitas dessas soft skills são transferíveis, então pode ser que você já tenha uma base sólida obtida nos outros cargos que exerceu.
Saber quais habilidades são importantes torna mais fácil atender às necessidades dos empregadores e ser ainda mais valioso para eles). Com isso em mente, estas são as oito principais habilidades que você precisa desenvolver.
Liderança: enquanto gestor de projetos, sua equipe precisará das suas orientações. Você precisará ser um bom tomador de decisão e demonstrar confiança para direcionar a equipe e fazer mudanças estratégicas, mesmo quando nem todo mundo concordar.
Comunicação: em certas ocasiões, será preciso liderar e trabalhar com pessoas que não possuem as mesmas habilidades ou prioridades que você. Ao usar uma terminologia compreendida por todos e explicar benefícios de maneira relacionável, você garante que, mesmo quando houver diferenças, todos os membros da equipe caminhem em direção às metas gerais da empresa.
Gestão e organização do tempo: ao liderar projetos, há centenas de variáveis que devem ser consideradas, desde orçamentos e objetivos até membros da equipe e stakeholders. O gestor de projetos deve ficar de olho no que está acontecendo e planejar seu tempo de forma eficiente, para que nada passe despercebido.
Um software de gestão de projetos pode ser muito útil para isso. Utilize ferramentas como o Asana e o Trello, cujos recursos de agendamento, geração de relatórios e acompanhamento simplificam processos e ajudam sua equipe a trabalhar com mais agilidade.
Pensamento crítico e estratégico: cada projeto começa com uma ideia. A capacidade de discernir as boas (por exemplo, viáveis e vantajosas) das ruins evita o desperdício de tempo e recursos. Aprenda com suas experiências e com outros gestores de projetos, e não tenha medo de desapegar de ideias ruins ou inacabadas.
Responsabilidade: os gestores de projetos devem gerenciar as expectativas das pessoas acima (stakeholders, diretores e clientes) e abaixo (membros da equipe) da sua hierarquia. Isso significa assumir a responsabilidade por todos os aspectos do trabalho do projeto, incluindo falhas.
Gestão de risco: desafios são inevitáveis em qualquer projeto. Quanto maior for a sua capacidade de prevê-los (por meio de tecnologias, comunicação com a equipe e experiências pessoais) e minimizar possíveis impactos, melhores serão seus resultados. Engaje-se nos esforços de avaliação de riscos do seu empregador para aprender mais sobre o processo.
Mindset analítico: ao analisar e aprender com seus trabalhos anteriores, você garante que cada novo projeto que for liderar tenha chances de sucesso maiores que o anterior.
Essa análise pode começar com uma conversa com os membros da sua equipe, mas são os dados que lhe darão uma imagem mais clara. Utilize os recursos de relatórios e painéis das ferramentas de gestão de projetos para entender métricas complexas.
Resolução de problemas: é normal que os gestores de projetos se deparem com problemas, e isso torna os solavancos inevitáveis. Sua capacidade de avaliar as opções com calma e seguir em frente pode fazer a diferença para alcançar seu objetivo principal e evitar o desperdício de recursos.
O segredo para solucionar problemas com eficiência é cultivar bons relacionamentos, ter honestidade, comunicar-se bem e ter espírito de equipe. Este alicerce deve ser construído desde o primeiro dia, para que você esteja sempre um passo à frente quando os problemas surgirem.
Passo a passo para se tornar um gestor de projetos
Para ser um bom gestor de projetos, é necessário tempo e comprometimento. Mesmo depois que você conseguir seu primeiro trabalho como gestor de projetos, precisará continuar desenvolvendo suas habilidades para otimizar sua taxa de êxito e manter seu empregador satisfeito.
Comece a jornada da sua nova carreira hoje mesmo seguindo os cinco passos abaixo.
1. Identifique e adquira habilidades importantes que você ainda não possui
A maioria das pessoas tem pelo menos algumas das habilidades básicas necessárias para a gestão de projetos. Pode ser que você tenha conhecimento técnico útil para áreas como análise de dados, ou algumas habilidades valiosas, como a gestão de comunicação e tempo.
Use a lista acima para encontrar lacunas na sua formação e começar a planejar o seu desenvolvimento. Dê prioridade aos seus pontos fracos para desenvolver um conjunto de habilidades bem equilibrado. Depois, você pode participar de cursos de gestão de projetos para se aprofundar em áreas específicas.
2. Busque oportunidades de ganhar experiência em gestão de projetos
A maioria das profissões possui elementos em comum com a gestão de projetos. Você pode usá-los para começar a ganhar experiência desde o começo.
Por exemplo, os administradores de suprimentos normalmente têm muitas oportunidades de praticar e aprender sobre a gestão de recursos. Da mesma forma, os gerentes de recursos humanos (RH) costumam utilizar softwares de análise. Inclusive, você pode identificar elementos semelhantes com o seu cargo atual.
3. Prepare o seu currículo
Depois que você tiver uma compreensão básica das principais atribuições do gestor de projetos e souber em qual setor atuará, poderá começar a lapidar o seu currículo.
Além das suas habilidades recém-desenvolvidas, liste suas aptidões relevantes em tecnologia, mesmo que elas ainda não tenham sido aplicadas às metodologias de gestão de projetos.
Por exemplo, você pode citar seu conhecimento em Microsoft Excel ou de plataformas de gestão do relacionamento com o cliente (CRM). Essas habilidades em tecnologia da informação (TI) são transferíveis e podem impressionar os empregadores.
4. Expanda sua rede de contatos
Os job boards (sites em que oportunidades de trabalho são divulgadas) são excelentes fontes de novas vagas, porém, elas costumam ser extremamente concorridas. Por isso, complemente sua busca conversando com as pessoas que já atuam na área.
Se possível, você pode conversar com os profissionais de gestão de projetos da sua empresa em que você trabalha hoje. Deixe suas intenções bem claras e explique o que você gostaria de aprender sobre a profissão. Quando alguma vaga de nível iniciante abrir, você poderá ser lembrado.
Outra opção é participar de eventos, pois você pode conhecer profissionais da área e obter contatos importantes para o desenvolvimento da sua carreira.
5. Não interrompa o seu desenvolvimento
Depois de realizar o primeiro trabalho como gestor de projetos, mantenha a constância.
A natureza do trabalho nessa área significa que sempre haverá novas variáveis, oportunidades, desafios e objetivos impactando as suas responsabilidades.
Independentemente de você estar trabalhando com novas tecnologias ou se adaptando a diferentes metodologias de gestão, é importante estar sempre pronto para aprender e melhorar.
Adquira uma cópia do Guia PMBOK, publicado pelo PMI, que contém informações importantes sobre os padrões de gestão, procure cursos relevantes e exponha-se ao maior número possível de tipos de projetos para se tornar um profissional mais competente e bem-sucedido.
Conclusão
Nas empresas de hoje, há poucos cargos mais importantes que o de gestor de projetos.
Com as habilidades certas, você terá mais liberdade que a maioria dos profissionais para escolher onde, no que e para quem irá trabalhar.
E, mais importante, ao se tornar um gestor de projetos qualificado, você pode influenciar diretamente no sucesso e no crescimento de qualquer organização. Comece sua jornada hoje mesmo aperfeiçoando habilidades relevantes e ganhando experiência a cada novo projeto.
