Change Management verstehen und umsetzen: So geht's

Konstant ist nur der Wandel. Was Heraklit vor 2500 Jahren feststellte, ist heute aktueller denn je. Viele Veränderungen lassen sich weder verhindern noch aufhalten. Damit Ihr Unternehmen trotz der steigenden Ansprüche des globalisierten Marktes Veränderungen erfolgreich durchlaufen kann, ist ein professionelles Change Management hilfreich.

Was genau Veränderungsmanagement bedeutet und wie Sie Veränderungsprojekte damit ohne Chaos umsetzen, erfahren Sie hier.

Was ist Change Management?

Change Management ist ein systematischer, proaktiver Ansatz zur Planung und Umsetzung von Veränderungen in Unternehmen. Die Qualität des Veränderungsmanagements ist entscheidend für die Geschwindigkeit und Agilität, mit der sich Unternehmen im Markt behaupten.

Was umfasst Change Management?

Change Management ist ein Sammelbegriff für die fortwährende, aktive Anpassung von Unternehmensstrukturen und Unternehmensstrategien an sich verändernde Rahmenbedingungen. Dies umfasst auch etablierte Prozesse, Methoden, Verhaltensweisen und Systeme im Unternehmen. Kurz gesagt soll das Change Management dafür sorgen, dass Unternehmen nicht veralten, sondern mit der Zeit gehen.

Warum ist Change Management wichtig?

Veränderungen sind in der heutigen Marktwirtschaft und Arbeitswelt eher Standard als Sonderfall. Zum Aufgabengebiet des Veränderungsmanagements gehören folglich alle Veränderungsprozesse, die ein Unternehmen erfährt. Dazu gehören beispielsweise:

• die digitale Transformation

• die Globalisierung

• veränderte Erwartungshaltungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• mehr und bessere Wettbewerber

• ein angestrebter Unternehmenswandel

• politische Faktoren wie Revolutionen und Kriege
  
  

Über Jahrzehnte hat das Gebiet der Organisationsentwicklung das Change Management stark geprägt. Charakteristisch hierfür ist die Forderung bzw. der Wunsch nach einer Vereinbarkeit von unternehmerischen Zielsetzungen und den Bedürfnissen der Arbeitnehmer, sodass insgesamt ein System erschaffen wird, was die Leistungsfähigkeit des Unternehmens sowie der in ihm agierenden Glieder unterstützt.

Change Management als Prozess: 5 Phasen

Niemand ist vor Veränderungen sicher. Das gilt auch für Unternehmen. Veränderungen zu ignorieren oder generell abzulehnen, kann für ein Unternehmen gefährlich werden, denn es besteht das Risiko, den Anschluss an wichtige Entwicklungen zu verpassen. Deshalb ist es wichtig, Veränderungen aktiv und systematisch zu managen. Kernaufgabe des Change-Management-Prozesses ist es, dafür zu sorgen, dass Ihr Unternehmen mit der Zeit geht.

Wie Sie einen Change-Management-Vorgang in Ihrem Unternehmen organisieren können, sehen Sie im Folgenden:

1. Für eine erfolgreiche Veränderung nehmen Sie als erstes den Ausgangszustand auf. Nachdem der Status quo klar ist, identifizieren Sie die angestrebten Ziele, ermitteln Defizite und definieren Aufgabenfelder.
   
   

2. In der zweiten Phase formulieren Sie den Ziel-Zustand aus. Sie erfassen sämtliche Pläne, Rahmenbedingungen und Prozesse, die den Weg zum Ziel markieren. Dazu gehören zum Beispiel ein Zeitplan, das Budget, Durchführungskonzepte, die Kommunikationsagenda (wer wird wann von wem und wie informiert), Fortbildungen und Schulungen sowie die Identifizierung potenzieller Widerstände und Reaktionen darauf.
   
   

3. Im Zentrum von Phase drei steht das Coaching. Sie bestimmen Change Manager, die geschult und für ihre Aufgabe qualifiziert werden. Auch die Ausarbeitung der internen und externen Kommunikationsstrategie gehört in diese Phase.
   
   

4. Während der Umsetzungsphase begleitet die Führungsebene alle Veränderungsprozesse. Wo es erforderlich wird, werden Nachschulungen angeboten.
   
   

5. Kontrolle und Evaluation der neuen Prozesse und der Zielerreichung prägen den letzten Schritt des Change-Management-Prozesses. Überprüfen Sie den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel beispielsweise anhand von Mitarbeiter- und Kundenumfragen sowie Bewertungen wie dem Net Promoter Score (NPS).
   

Change-Management-Methoden

Wie geht erfolgreiches Change Management? Besonders zwei Change-Management-Modelle haben sich bewährt, um mit anstehenden Veränderungen erfolgreich umzugehen. Die beiden renommiertesten Modelle, das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter sowie das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin sollen Ihnen als Inspiration dafür dienen, das richtige Vorgehen für Ihr Unternehmen zu finden.

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Der deutsch-amerikanische Psychologe Kurt Lewin ist Namensgeber für sein in den Vierziger Jahren des letzten Jahrhunderts entstandenes Modell zum Change Management. Es beschäftigt sich mit Organisationsmanagement und Veränderungsprozessen und unterscheidet drei Phasen: Auftauen (Unfreezing), Bewegen (Moving) und Einfrieren (Refreezing).

1. Auftauen oder Unfreezing: Die erste Phase dient zur Auflockerung. In diesem Stadium werden Pläne entwickelt und an die Mitarbeitenden kommuniziert. In diesem Schritt schaffen Sie die Voraussetzungen für die geplanten Veränderungen, indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich auf Veränderungen einstellen können und dadurch mehr Veränderungsbereitschaft entwickeln.
   
   

2. Bewegen: Das Changing oder Moving ist der eigentliche Veränderungsprozess. Hier findet die Umsetzung der vereinbarten Veränderungen statt. Ein Tipp für den erfolgreichen Wandel: Lassen Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit und Gelegenheit für die Umstellung der angestammten Arbeitsweisen.
   
   

3. Einfrieren: Refreezing oder Stabilisierung bezeichnet die Phase, in der sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die neuen Gegebenheiten und veränderten Arbeitsweisen gewöhnt haben und sie als neue Normalität betrachten.

Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter

Das Modell von John Kotter geht auf den Aufbau der Methode von Lewin zurück, gilt aber als zeitgemäßer. Die drei Phasen von Lewin sind zwar auch im modernen Change Management vorhanden, jedoch wird die Lewinsche Stabilisierungsphase heute kritisch gesehen, weil der Veränderungsprozess in unserer modernen Welt im Grunde nie abgeschlossen wird, sondern ein ständiger Begleiter ist. Für einen erfolgreichen Wandel muss ein Unternehmen nach Kotter acht Stufen durchlaufen.

1. Dringlichkeit aufzeigen: Um neue Projekte erfolgreich durchzuführen, sollte zuerst einmal die Notwendigkeit der Veränderung betont werden. Wenn vom Topmanagement bis zu den Mitarbeitern ein Bewusstsein für die Dringlichkeit herrscht, wächst die Veränderungsbereitschaft.
   
   

2. Führungskoalition aufbauen: Beauftragen Sie ein starkes, inklusives Führungsteam von Change Managern, die breit gefächerte Kompetenzen besitzen und viel Vertrauen genießen.
   
   

3. Vision und Strategie entwickeln: Definieren Sie ein übergeordnetes Ziel, das als "roter Faden" die Richtung für alle kleineren und größeren Zwischenschritte vorgibt.
   
   

4. Vision kommunizieren: Leisten Sie wiederholte Überzeugungsarbeit im Sinne Ihrer Vision bei den Mitarbeitenden. Transparenz und eine gute Kommunikation gehören zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren.
   
   

5. Hindernisse aus dem Weg räumen: Befähigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den Change-Prozess mit zu tragen und räumen Sie Hindernisse aus. Durch Schulungen und Workshops erwerben sie das nötige Know-how.
   
   

6. Kurzfristige Erfolge anstreben: Große Veränderungen können abschreckend wirken und Angst bei Mitarbeitern auslösen. Um dem entgegenzusteuern, legen Sie kurzfristige Erfolge und Ziele fest. Deren Erreichen sorgt für frische Motivation.
   
   

7. Veränderungen weiter vorantreiben: Erfolgreiche Change-Projekte sollten Sie belohnen und festigen. Treiben Sie die nächsten Veränderungen jedoch direkt voran, statt sich auf den erzielten Erfolgen auszuruhen. Die Agilität Ihres Unternehmens wird durch den Kulturwandel profitieren.
   
   

8. Veränderungen verankern: Verankern Sie die Veränderungen langfristig im Unternehmen und kontrollieren Sie den Fortschritt kontinuierlich.

Change Management: 5 Erfolgsfaktoren

Systematisches Change Management befähigt Ihr Unternehmen zur schnellen, agilen Anpassung an Veränderungen. Um Sie bei Ihrem Vorhaben zu unterstützen, erklären wir hier in Kürze, welche Faktoren das Veränderungsmanagement besonders positiv beeinflussen:

1. Formulieren Sie ein greifbares, konkretes Ziel (Ihre Vision) und sorgen Sie für einen klaren Umsetzungsplan. Auf diese Weise beugen Sie Missverständnissen vor und steigern den Glauben der Mitarbeitenden an die Durchführbarkeit des Vorhabens.
   
   

2. Beziehen Sie die Mitarbeitenden so viel wie möglich ein, denn dann tragen sie die Entscheidungen und Schwierigkeiten im Veränderungsprozess mit.
   
   

3. Change-Kommunikation sorgt für Klarheit und Transparenz. Geben Sie gezielt neue und wichtige Informationen weiter und erklären Sie Entscheidungen, die Fragen aufwerfen könnten.
   
   

4. Stehen Sie felsenfest hinter den geplanten Veränderungen. Als Führungsperson haben Sie Vorbildcharakter und beeinflussen durch Ihre Einstellung den gesamten Change-Prozess maßgeblich.
   
   

5. Adressieren Sie Ängste bei den Mitarbeitenden. Überforderung, Angst und Unsicherheit sind die natürlichen Feinde der Veränderung. Wenn Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Entscheidungsfindung eng teilhaben lassen, reduzieren Sie Ihren Widerstand, beugen destruktiven Gerüchten vor und unterstützen sie emotional. Gute, systematische Kommunikation ist entscheidend.
   

Change Management Tools

Mit der passenden Change-Management-Software lassen sich Prozesse digital abbilden, die während der Planungs- und Umsetzungsphase einer Veränderung stattfinden. Change-Management-Tools haben dabei recht unterschiedliche Features.

Es liegt am Unternehmen, zu entscheiden, welches Tool am besten passt.

Zu den beliebtesten Features gehören zum Beispiel Interviews mit Mitarbeitern, Brainstormings, die Risikoanalyse und die Verbesserung der Kommunikation.

Hier finden Sie einige Tools, die Sie bei der Planung und Umsetzung von Veränderungen unterstützen können:

• ChangeGear Change Management ist eine Spezialsoftware, die dazu dient, den gesamten Change-Prozess, von der Planung bis zur Kontrolle, reibungslos zu gestalten.
  
  

• factro eignet sich auch für das Projektmanagement. Sie können Projekte und Aufgaben erstellen und verbinden. Strukturbäume, Boards und Tabellen ergänzen Reports und Zeitpläne.
  
  

• Whatfix leistet Hilfe speziell bei der Weiterbildung und dem Onboarding von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die "on-the-job"-Software ermöglicht Mitarbeitenden, im Workflow zu lernen. Die Produktivität wird in dieser Phase der Umstellung verbessert.
  
  

• Ein passendes CRM-System kann Ihr Change Management ebenfalls wirksam unterstützen, indem es beispielsweise den interaktiven Informationsfluss und die Kommunikation durch zentrale Zugriffsmöglichkeiten enorm erleichtert.

Fazit: Change Management ist die Antwort auf eine Welt im Wandel

Das Business-Umfeld des 21. Jahrhunderts ist von ständiger Veränderung geprägt. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ein hohes Maß an Veränderungsbereitschaft und Beweglichkeit an den Tag legen. Ein effektives Change Management leistet einen wichtigen Beitrag dazu, den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern. Welche Methoden und Tools zu Ihrer Branche und Ihnen passen, entscheiden Sie selbst.