Mit acht Tricks Verwaltungsaufgaben reduzieren und Verkaufszahlen steigern

Mit acht Tricks Verwaltungsaufgaben reduzieren und Verkaufszahlen steigern

Die Aufgabe ist klar: Sie müssen die Zeit, die Sie mit dem Eintippen von Zahlen, der Aktualisierung von Tabellenkalkulationen und Erstellung von Berichten verbringen, drastisch reduzieren.

Wenn Ihr Team mehr Zeit mit dem tatsächlichen Verkauf verbringt, gibt es höhere Provisionen, höhere Conversion und natürlich glücklichere Vertriebsmanager.

Vertriebsteams haben heute mehr Tools, Technologien und Prozesse zur Verfügung als je zuvor. Sie müssen lernen, wie Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen können, anstatt sich in endlosen Verwaltungsaufgaben zu verlieren.

Vertriebsmanager stehen unter zunehmendem Druck, das Beste aus ihrem Team herauszuholen. Eine stärkere strategische Fokussierung auf den Vertrieb auf Führungsebene, gepaart mit Statistiken wie „40% seiner Zeit verbringt ein Vertriebsmitarbeiter NICHT mit dem Kunden“ unterstreichen das.

Wir wollen Ihnen mit acht zeitsparenden Tricks helfen, die Produktivität zu steigern. Ihr Team soll sich endlich wieder auf den eigentlichen Verkauf konzentrieren können.

Probieren Sie’s aus! 

1. Wöchentliche Planung

Machen Sie regelmäßiges Zeitmanagement zum festen Bestandteil Ihrer Teamroutine. Ob in einem Google Dokument, einem gemeinsam geteilten Arbeitsplatz oder jeden Montagmorgen mit einer direkten E-Mail an Sie. Übergeben Sie Ihrem Team die Verantwortung für die jeweilige Woche. So kann Ihr Team selbst darüber nachdenken, wie es seine Zeit am besten verbringt.

Haben Sie dabei immer die SMART-Kriterien im Hinterkopf:

  • Welche Meetings sind mit wem geplant?
  • Wer sucht mit welcher Liste?
  • Wann muss die Pipeline des jeweiligen Teammitglieds bearbeitet worden sein?

Dies gewährleistet nicht nur, dass die Aufgaben erledigt werden, sondern gibt Ihnen auch Einsicht darüber, an was Ihr Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet. So können Sie sicher sein, dass Ihr Team seine Zeit auf die Aktionen mit höchster Priorität konzentriert (und wenn es das nicht macht, können Sie die Aufgaben und Ziele entsprechend anpassen).

Dieses einfache Tool hilft jedem einzelnen Vertriebsmitarbeiter, seine Arbeitsbelastung pro Woche zu priorisieren. Die Festlegung von Aufgaben zum Beginn der Wochen erspart viel Zeit.

Beispiel für eine wöchentliche Planung:

MontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag
 Prospektion B  E-Mails  Reisen  Reisen  Prospektion A
  Angebotsabgabe  Planung  Meeting  Pitch  Prospektion A
  Mittagessen  Mittagessen  Mittagessen  Mittagessen  Mittagessen
  Angebotsabgabe  Pipeline 3  Vorbereitung Meeting  Pitch  Prospektion A
 Frei / TBA  Frei / TBA  Frei / TBA  Frei / TBA  Frei / TBA
  KPI Tracking  Ausgaben  Meeting  Meeting  Nachbearbeitung

2. Meetings im Block

Im obigen Wochenplan sehen Sie, dass für diesen Vertriebsmitarbeiter Meetings nur am Mittwoch und Donnerstag eingeplant sind.

Anstatt von einem Meeting zum nächsten zu reisen, versuchen Sie diese Meetings in der gleichen Region zu planen oder Meetings in der gleichen Region zu kombinieren. Sie sollten dafür ein bis zwei Tage pro Woche berechnen. So können Sie viele Stunden potentiell verlorener Zeit vermeiden.

Und Sie machen damit gleich dreifachen Gewinn:

  • Reduzierung von Multitasking und Neukalkulation zwischen Aufgaben
  • Klarheit und Regelmäßigkeit für Teampläne und Meetings
  • Ermutigung der Teammitglieder, das Beste aus den Meeting-Tagen herauszuholen

3. Meetings im Militärstil

Wie können Meetings produktiver gestaltet werden?

Lassen Sie sich vom Konzept des Bootcamps inspirieren.

Meetings sollten entscheidungsorientiert und effektiv sein. Beenden Sie daher jedes Meeting mit der Frage: „Wie können wir diesen Deal voranbringen?“

Direkte Maßnahmen zur Beantwortung dieser Frage sind die produktivsten.

Sagen Sie nicht einfach nur, dass Sie ein „kurzes“ oder „schnelles“ Meeting abhalten wollen. Nennen Sie es „20-Minuten-Meeting“ und legen Sie bereits vorab die Erwartungshaltung fest.

Folgen Sie jede Woche einer einfachen Struktur:

1.  Erfolge der letzten Woche

2.  Ausstehende Deals

3.  Zielverfolgung der einzelnen Teammitglieder

4.  Sonstiges

5.  Wiederholung von Aktionen

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, das Gespräch auch außerhalb des Meetings fortsetzen zu können. Auch eine E-Mail oder ein weiteres Meeting können sich lohnen, um das Thema noch einmal zu vertiefen.

4. Vertriebsteam mit den richtigen Inhalten ausstatten

Lassen Sie Ihr Vertriebsteam dessen ganze Kraft nutzen, den einen Schritt weiterzugehen, um Deals zum Abschluss zu bringen. 

Wenn Sie eine eigene Marketingabteilung haben, kann diese Ihnen informative, nützliche Inhalte zur Vertriebsunterstützung bereitstellen.

Diese Inhalte müssen nicht zwangsläufig den Oscar gewinnen. Sie können auch ganz einfach sein, wie z.B. das Bereitstellen einiger gemeinsam genutzter Listen oder Assets, um sich die Tipperei von bereits bestehenden Informationen zu ersparen.

Checkliste

Wiederverwendbare und anpassbare E-Mail-Vorlagen

    o   Einleitung

    o   Meetingvorschlag

    o   „Post Pitch“, Umfrage „Warum wir / warum nicht“

    • Fragebogen Prospektion (nicht so bindend wie ein Skript, eher wie eine Art Leitfaden)
    • Checkliste zur Vorbereitung des Meetings
    • Zwei-Sätze-Merkblatt

    o   Wofür steht Ihr Unternehmen?

    o   Lösungen (2 Sätze mit Hyperlinks zu Assets)

    o   Was unterscheidet Sie von der Konkurrenz?

    o   Branchenfallstudien (2 Sätze mit Hyperlinks zu Assets)

    Warum Ihre Vertriebsmitarbeiter Zeit damit verbringen lassen, sich komplett neue Wege für Angebote und zur Positionierung auszudenken, wenn das Problem bereits gelöst wurde?

    5. Extrazeit während produktiven Stunden

    Einige Vertriebsmanager finden mehr Zeit, um Produktivität zu steigern.

    Es ist nicht jedermanns Sache, aber eine Möglichkeit, der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, könnte darin bestehen, den Tag Ihres Teams eine Stunde früher beginnen zu lassen. Eine zusätzliche Stunde pro Tag bei einem Team von drei Personen bringt zusätzliche 720 Stunden pro Jahr, die zum Verkaufen genutzt werden können. Wie kann das in Umsatz umgerechnet werden? Könnte das für Ihr Unternehmen von grundlegender Bedeutung sein?

    Wenn Sie befürchten, dass durch diese Entscheidung die Moral Ihres Teams erheblich leiden könnte, finden Sie einen strategischen Mittelweg. Zum Beispiel, indem Sie diese Stunde dem Dienstagnachmittag hinzufügen und im Gegenzug erlauben, am Freitag eine Stunde früher gehen zu können.

    Unser Bericht über Verkaufsproduktivität in aller Welt gibt einige interessante Einblicke zur Auswirkung der Mittagspausen auf die Abschlussrate. Ihr Team schneidet womöglich besser ab, wenn es Aufgaben auf unterschiedliche Tageszeiten konzentriert.

    6. „Back-to-Front“-Ziele entwickeln

    Ihre Teammitglieder fokussiert zu halten, kann eine Herausforderung sein.

    KPIs sowie tägliche, monatliche und jährliche Umsatzziele können helfen, Ihrem Team die nötige Richtung zu geben. Sie können aber auch Stress, Verwirrung und Druck verursachen.

    Ziele dürfen deshalb nicht unrealistisch und unerreichbar sein. Sonst wirken sie sich negativ auf Moral und Motivation Ihres Teams aus.

    Doch worin liegt der beste Weg, um Zeit für die Erreichung Ihrer Vertriebsziele zu planen?

    Sie müssen die spezifischen individuellen Aufgaben verstehen, die es erfordert, um einen Verkauf zu erzielen.

    Die Gründer von Pipedrive haben ihre Ergebnisse erzielt, indem sie sich genau auf die Dinge konzentrierten, die Sie auch kontrollieren können: Aktionen.

    Mit 20 Interessenten pro Tag zu sprechen, erscheint machbar.

    1000 Dollar pro Tag zu verdienen, wirkt abstrakter.

    Schauen Sie sich Ihre vergangenen Verkäufe an, um zu lernen, welche Aktionen Ihres Teams dazu führen, Deals abzuschließen. Planen Sie auf Grundlage dieser Erkenntnisse. Erfahren Sie mehr in unserem Artikel zur Festlegung von Zielen für doppeltes Wachstum.

    7. Spezialisierte Rollen 

    Sie können die Produktivität Ihres Teams steigern, indem Sie Rollen klar verteilen.

    Es ist die Aufgabe eines guten Managers, Kompetenzbereiche abzustecken, sodass sich die jeweiligen Spezialisten dieses Fachgebiets perfekt entwickeln können.

    Wenn Sie wissen, was jeden Einzelnen Ihres Teams auszeichnet, können Sie diese Stärken nutzen. Diese zusätzliche Verantwortung wird Ihr Team anspornen. Außerdem können dadurch bestimmte Fähigkeiten noch weiter verfeinert werden.

    Mögliche Vertriebsspezialisierungen:

    • Jäger (Neukunden)
    • Pfleger (Bestandskunden)
    • Produkte (materiell)
    • Dienstleistungen (immateriell)

    KPMG empfiehlt Strategien zur Vertriebssegmentierung, um Ihre Vertriebs- und Geschäftsdaten besser zu verstehen. Definierte Rollen können ein größeres Verantwortungsbewusstsein schaffen und die Gesamtleistung steigern. 

    8. Neue Werte schaffen

    Ihr Vertriebsteam verfügt nur über begrenzte Ressourcen. In einigen Bereichen wird Ihr Team unschlagbar sein, für andere Projekte ist es aber vielleicht nicht optimal positioniert.

    Marktintelligenz und neue Technologieinitiativen ermöglichen es Vertriebsmitarbeitern, ihren vollen Zeitplan optimal zu nutzen. Doch es ergibt möglicherweise keinen Sinn, dass Ihr Vertriebsteam das ein oder andere Projekt leitet.

    Wenn Ihr Unternehmen es ernst meint mit dem Wachstum, muss der Vertrieb in die Lage versetzt werden, dieses Wachstum auch zu erreichen.

    Vertriebskultur kann von oben nach unten gehen.

    Die Managementebene kann Wachstum fördern, indem es nicht-verkaufsspezifische Projekte an andere Teams und Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens zuweist.

    Halten Sie Sinn und Zweck Ihres Vertriebsteams einfach.

    Ihr Job ist es, zu verkaufen.

    Alles, was Ihr Team zum Verkaufen benötigt, kann von einer anderen Ressource verwaltet werden.

    Einige Dinge, für die Ihr Team möglicherweise keine Zeit hat, wenn es versucht, bestehende Ziele zu erreichen:

    • Marktanalyse
    • Kunden- und Partnerbeziehungsmanagement
    • Preiskompetenz / Beratung (Umsatzträger)
    • Angebotserstellung
    • Technologischer Wandel
    • Auftragsmanagement

    Wege, um Ihre Zeit sinnvoll einzusetzen, sind die Konzentration auf die 20% Ihrer Kunden, die 80% Ihres Umsatzes ausmachen oder die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben oder die vollständige Eliminierung unnötiger Aufgaben.

    Und noch ein wichtiger Punkt, um Ihrem Vertriebsteam Zeit zu sparen

    Ein einfaches, vertriebsspezifisches CRM hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu organisieren und zu optimieren. Es ist die Art von Technologie, die Ihrem Vertriebsteam hilft, Zeit auf den Verkauf zu konzentrieren, anstatt sie nur mit komplizierten Verwaltungsaufgaben zu verschwenden.

    Das richtige CRM bewahrt Sie davor in Verwaltungsaufgaben zu versinken.

    Die beste Software für Ihr Team bietet drei wichtige Dinge:

    • Es fungiert als Assistent für Ihre Vertriebsmitarbeiter
    • Es liefert einen geführten Prozess, der Ihren Vertriebsmitarbeitern dabei hilft, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und diese zu priorisieren
    • Es ist ein Champion, der Ihre Vertriebsmitarbeiter unterstützt und stärkt

    Hier sind ein paar wichtige Punkte, wie Ihnen Pipedrive dabei helfen kann, Zeit zu sparen:

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