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5 Maßnahmen, um Ihre Vertriebsprozesse zu skalieren

Wenn die Umsatzsteigerung zu Ihren Aufgaben gehört, wird Ihre Arbeit mit zunehmendem Unternehmenswachstum immer komplizierter.

Mit der Expansion Ihres Unternehmens muss sich auch Ihr Fokus erweitern.

Nun ist es wichtig, Ihre Prozesse zu straffen und Ihren administrativen Aufwand zu minimieren, damit Ablenkungen möglichst vermieden werden können.

Sie werden von allen Seiten gefordert, was den Balanceakt zwischen langfristigem, skalierbarem Wachstum und zufriedenen, motivierten und gut ausgebildeten Mitarbeitern besonders wichtig macht.

Und dabei darf nicht vergessen werden, dass die ganze Zeit über Deals abgeschlossen werden müssen.

Ziemlich viele Bälle, die Sie jonglieren müssen.

Ein Patentrezept gibt es nicht. Doch diese fünf einfachen, praktischen Maßnahmen können die Aufgabe, schnelles Wachstum voranzutreiben, sehr viel einfacher machen.


5 einfache zeitsparende Maßnahmen für Vertriebsleiter

Diese fünf Maßnahmen erleichtern Ihrem Team das Verkaufen und helfen ihm, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Zu viele Daten können überwältigend sein und führen oft zu Stagnation, Zeitverschwendung und Verwirrung.

Doch mit den richtigen Tools und Technologien in Kombination mit strategischen Vertriebsprozessen lässt sich die Effizienz rasch steigern. Durch die Eliminierung von administrativen Aufgaben können Sie sich auf die Wachstumsstrategie Ihres Unternehmens konzentrieren und Ihr Team hat mehr Zeit, sich auf das Bestimmen und Abschließen der richtigen Deals konzentrieren.

Ein guter Ausgangspunkt dafür ist die Zusammenstellung einer Galerie von Vertriebsvorlagen und -inhalten.

1. Stellen Sie Ihrem Team zeitsparende Vertriebs- und Marketingressourcen zur Verfügung

Kein Vertriebsmitarbeiter sollte immer und immer wieder einzelne E-Mails verschicken müssen.

Dies ist reine Zeitverschwendung, die durch die Einführung eines wiederkehrenden Prozesses für Ihre E-Mail-Kommunikation vermieden werden kann.

Die einfachste und schnellste Lösung?

Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen!

Die besten vertriebsspezifischen CRM-Tools müssen den Nutzern die Möglichkeit bieten, mit nur einem Mausklick eine passende, vorgefertigte E-Mail-Vorlage auszuwählen.

Mit diesen 25 anpassbaren E-Mail-Vorlagen landen Sie nie mehr im Papierkorb

Boosten Sie Ihre Antwortraten mit diesen Vorlagen für Vertriebs-E-Mails und profitieren Sie von den Sales-Tipps unserer Experten.


Hier erfahren Sie, wie Pipedrive Ihnen dabei hilft, doppelte Arbeit bei der E-Mail-Kommunikation zu vermeiden:

Sie können aber noch einen Schritt weiter gehen...

Stellen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern hilfreiche Inhalte zur Verfügung, die zur Beantwortung häufiger Probleme und Fragen Ihrer potenziellen Kunden eingesetzt werden können.

Vielleicht haben Sie das Glück, eine Marketingabteilung zu haben, die sachkundige, gut geschriebene und nützliche Inhalte zur Unterstützung des Vertriebs bereitstellt. Leider sind solche Ressourcen in der Regel nur größeren Unternehmen vorbehalten.

Wenn Sie in einem kleineren Team arbeiten und keine umfangreichen Marketingmittel zur Verfügung haben, können Sie mit sorgfältig erstellten Inhalten dennoch Zeit sparen.

Tatsache ist, dass die Inhalte weder eine Oscar-reife Inszenierung bieten noch sich lesen lassen müssen, als wären sie von Hemingway geschrieben worden. Eine einfache Lösung wie eine gemeinsam genutzte Tabelle mit Antworten auf häufig gestellte Fragen oder eine Reihe von E-Mail-Vorlagen kann das Verfassen oder Abtippen von Informationen drastisch reduzieren.

Teams verwenden oft jeden Tag verschiedene Inhalte, ohne zu wissen, was von ihren Kollege an Kommunikation eingesetzt wird. Einige wenige Stunden Aufwand für die Abstimmung von Inhalten und das Erstellen von Vorlagen können ihnen bei jedem Verkaufszyklus mehrere Tage Zeit sparen (und einen einheitlicheren Ansatz für Ihre Marke schaffen).

Stellen Sie diese "verkaufsfördernden Inhalte" in einer gemeinsam Galerie mit Suchfunktion für Ihr Team zusammen. Beinhalten könnten Sie zum Beispiel Folgendes:

Ihre Mini-Content-Checkliste für Verkaufsförderungsmaßnahmen:

  • Wiederverwendbare und anpassbare E-Mail-Vorlagen für die Kaltakquise

  • FAQs: Antworten auf häufig gestellte Fragen (kategorisiert nach häufig auftretenden Problemen als für zusätzliche Hilfestellung)

  • Terminplanungstools und anpassbare Angebote

  • Nach dem Pitch: Umfrage “Warum Sie unser Produkt wählen sollten”

  • Fragebogen für Interessenten (nicht so detailliert wie ein "Skript", sondern eher ein Leitfaden im Stil von BANT)

  • Checkliste für die Vorbereitung und Ziele von Meetings

  • Videos oder GIFs zur Veranschaulichung dessen, wie Ihr Produkt ein Problem löst

  • Schriftlich festgehaltene Lösungen für häufige Probleme (zwei Sätze mit Hyperlinks zu relevanten Blogartikeln oder ausführlichen Anleitungen)

  • Was Sie von den Mitbewerbern unterscheidet (USPs)

  • Branchenbezogene Fallstudien (zwei Sätze mit Hyperlinks zu detaillierten Informationen


2. Gewinnen Sie zusätzliche Zeit während den produktivsten Stunden

Eine Möglichkeit, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, besteht darin, die produktivsten Tage Ihres Teams früher zu beginnen.

Das mag auf den ersten Blick nicht nach einer besonders willkommenen Entscheidung klingen. Aber sehen Sie es mal so: Es werden nicht mehr Stunden zur Woche hinzugefügt, sondern die Arbeitszeit wird lediglich auf einen effizienteren Zeitpunkt verlegt.

Laut Dan Ariely, einem Professor für Psychologie und Verhaltensökonomie an der Duke University, sind die ersten beiden Stunden nach dem Aufwachen die produktivsten des Tages. Zu welchem Zeitpunkt das genau ist, hängt natürlich von den persönlichen Gewohnheiten des Vertriebsmitarbeiters ab. Wenn Sie den Tag jedoch früher beginnen, ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Team zu seinen produktivsten Zeiten im vollen Einsatz ist.

Anstatt vor diesem Vorschlag zurückzuschrecken, können Sie ihn als Moral-Booster nutzen und flexible Arbeitszeiten einführen. Wenn Sie Ihr Team selbst bestimmen lassen, wann es seinen Arbeitstag beginnt (natürlich unter Berücksichtigung von Meetings), kann dies zu mehr Motivation und Energie im Büro führen.

Ermuntern Sie Ihr Team, das Beste aus ihrem Arbeitstag zu machen und möglichst früh zu starten. Wenn Ihnen Ihre Kunden keinen Grund dafür geben, erst gegen Ende des Arbeitstages so richtig in Schwung zu kommen, können Ihre Vertriebsmitarbeiter früher Schluss machen und die Sonnenstunden nach der Arbeit besser nutzen. Wie eine Pipedrive-Studie aus dem Jahr 2017 über die Produktivität des Vertriebs in der ganzen Welt zeigt, haben im Jahr 2018 rund 67 % der Beschäftigten an der Westküste der USA diesen Rat befolgt.


Wenn Sie darüber hinaus ein CRM-Tool wie Pipedrive verwenden, können Sie nachverfolgen, wann Ihre Vertriebsmitarbeiter am produktivsten sind und diese Informationen nutzen, um während diesen hochproduktiven Zeitspannen das Optimum zu erreichen.


3. Ihre Vertriebsziele von hinten aufrollen

Anhand früherer Verkäufe lässt sich nachvollziehen, welche Standardmaßnahmen für einen Deal-Abschluss erforderlich sind. Ausgehend von diesen Informationen können Sie einen Musterprozess mit der durchschnittlich benötigten Zeit zwischen den einzelnen Phasen erstellen und Aktivitätsmuster finden, die sich in der Vergangenheit bewährt haben.

Mit dieser aktivitätsbasierten Vertriebsmethodik können Sie Ihr Vertriebsteam auf den idealen Prozess ausrichten, anstatt es mit dem ständigen Druck der Zielerreichung zu belasten. Ihr Team hat keine Kontrolle über die Ergebnisse, sehr wohl aber über die Aktivitäten, die es zur Erreichung dieser Ergebnisse durchführt.

Bestimmen Sie die erfolgreichsten Aktivitäten, die zu einem beliebigen Zeitpunkt im Verkaufszyklus durchgeführt werden können. Analysieren Sie, was in der Vergangenheit funktioniert hat und bauen Sie diese Maßnahmen in einen wiederkehrenden Vertriebsprozess ein. Ein Vertriebs-CRM wie Pipedrive kann diese Aktivitäten sogar nach Prioritäten ordnen, damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, was sie - basierend auf Ihrem etablierten Vertriebsprozess - wann und zu welchem Zeitpunkt erledigen müssen.

Zwischen KPIs und täglichen, monatlichen und jährlichen Verkaufszielen kann eine Reihe logischer und praktischer Schritte zum Abschluss von Deals die Zeit und Energie Ihrer Teams auf die richtigen Aktionen lenken. Ziele sind notwendig, um den Erfolg zu messen, aber Sie müssen Ihr Vertriebsteam dazu ermutigen, zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie mit unrealistischen Zielen und zu hohen Erwartungen an die Sache herangehen, riskieren Sie, dass Panik, Druck und Stress am Arbeitsplatz zunehmen.

Und damit das berühmte B-Wort: Burnout.

Die angestrebten Ziele und Erwartungen müssen realistisch und realisierbar sein. Unerreichbare, zu ehrgeizige Ziele können die Moral und Motivation Ihres Teams beeinträchtigen und ein Mangel an Motivation hat das Potenzial, die Performance eines ganzen Teams zu zerstören.

Wie unterstützen Sie Ihr Team also am besten beim Management und bei der Terminplanung zur Erreichung der Vertriebsziele?

Die Antwort auf diese komplexe Frage ist überraschend einfach: Setzen Sie tätigkeitsbezogene Anreize.

Stellen Sie sicher, dass Sie die spezifischen individuellen Aufgaben, die für einen Verkaufsabschluss erforderlich sind, verstehen und den Schwerpunkt der Ziele auf diese Aktivitäten anstatt auf die Endergebnisse verlagern. Schnell wachsende Vertriebsteams erzielen konstant gute Ergebnisse, wenn sie sich auf die Dinge konzentrieren, die sie kontrollieren können: Aktivitäten und Aktionen.

Mit 20 potenziellen Kunden pro Tag zu sprechen, scheint beispielsweise realistisch, während ein Umsatz von 1000 Dollar pro Tag eher entmutigend klingt. Kleine, erreichbare Ziele helfen den Mitarbeitern, die übergeordneten Ziele zu erreichen, weil sie nicht ständig die große, beängstigende Zahl vor Augen haben. Stattdessen können sie sich auf die erreichbaren Ziele konzentrieren, auf die sie direkten Einfluss haben.


4. Schaffen Sie spezialisierte Rollen, um herausragende Fähigkeiten zu nutzen

Entwickeln Sie klare und relevante Kompetenzbereiche für Ihr Team, die es den Spezialisten ermöglichen, ihr individuelles Fachgebiet zu perfektionieren. Schließlich wollen Sie, dass Ihre stärksten Mitarbeiter die Vorteile ihrer dominanten Fähigkeiten nutzen, um das Beste aus ihrer Zeit und ihrem Arbeitsaufwand zu machen.

Durch eine klare Abgrenzung der Rollen kann die Produktivität gesteigert werden, weil das Team die Buyer's Journey anhand seiner einzigartigen Fähigkeiten besser angehen kann. Um dies erfolgreich umzusetzen, müssen Sie herausfinden, worin sich jedes einzelne Teammitglied auszeichnet und seine Stärken ausspielen.

Die zusätzliche Verantwortung für ihren eigenen Teil des Prozesses spornt zu größerem Erfolg an (und ermöglicht es ihnen, ihre spezifischen Fähigkeiten auszubauen und andere zeitraubende Aufgaben in ihrem Tagesablaufs zu streichen).

Ein Beispiel für eine Aufschlüsselung der Vertriebsspezialisierung:

  • Jäger (Akquise)

  • Closer (Lead-Pflege und -Bearbeitung)

  • Farmer (Betreuung der bestehenden Kunden)


5. Holen Sie sich Unterstützung aus anderen Bereichen

Die Aufgabe Ihres Vertriebsteamss ist ganz einfach: Verkaufen.

Weshalb sollten sie sich dann mit anderen Dingen beschäftigen? Lassen Sie sie das tun, was sie am besten können und beauftragen Sie andere spezialisierte Teams im Unternehmen mit den Aufgaben, bei denen Sie Unterstützung benötigen, sich aber nicht direkt auf den Vertrieb beziehen.

Durch die Auslagerung von Marketinganalysen oder der Überprüfungen neuer Technologien an die Marketing- und Analytics-Teams (oder Berater) können Ihre vielbeschäftigten Vertriebsmitarbeiter ihre Arbeitszeit optimal nutzen. Zudem lohnt es sich, die Auswertung und Verarbeitung von Daten den Fachleuten zu überlassen, damit Ihr Team mit qualitativ hochwertigeren Analysen arbeiten kann.


Nicht-vertriebsbezogene Aufgaben, die an Support-Teams abgegeben werden sollten:

  • Marktanalysen

  • Kunden- und Partnerbeziehungsmanagement (Farmer)

  • Preisgestaltungsexpertise und -beratung (Umsatztreiber)

  • Angebotserstellung (RFP - Request for Proposal)

  • Auftragsverwaltung


Die wichtigsten Dinge, auf die Sie sich beim Wachstum konzentrieren müssen

Ihre Ziele und die angestrebten Ergebnisse müssen klar definiert sein.

Das klingt wie aus dem Wirtschaftslehrbuch.

Sie brauchen einen klaren Orientierungspunkt. Das “North-Star-Framework” bzw. der “North-Star-KPI” kann Ihnen genau diesen liefern. Andernfalls werden Sie sich auf die Jagd nach all den anderen glitzernden Dingen machen, die Ihnen auf Ihrem Weg begegnen. Und dann werden Ihre Wachstumsträume langsam verpuffen und in der Atmosphäre verglühen.

Inmitten der Flut von Arbeit und Geschäftsmöglichkeiten, die ein wachsendes Unternehmen mit sich bringt, dürfen Sie den Fokus nicht verlieren. Ihr Vertriebsteam braucht eine starke, einfache und klare Ausrichtung. Dieser Nordstern führt Sie und Ihr Team an den Ort, an dem Sie mit Ihrer Wachstumsrakete landen wollen.

Bedauerlicherweise führt gerade diese Fülle von Zielen und Prozessen dazu, dass Manager vor den Aktivitäten zurückschrecken, die ihnen letztlich Zeit sparen würden. Victor Lipman, Autor von "The Type B Manager: Leading Successfully in a Type A World", führt dies in einem Forbes-Artikel weiter aus:

"Es ist stets ein kritisches Element des Managements, aber in der etwas amorphen, dezentralisierten Arbeitswelt macht es aus produktiver Sicht Sinn, genau festzulegen, wie Erfolg aussieht. Gute Mitarbeiter wollen wissen, dass sie gute Arbeit leisten; das ist ganz natürlich. Die zusätzliche Zeit, die für die Entwicklung solider, klar messbarer Ziele und Vorgaben aufgewendet wird, ist gut investiert. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass diese Ziele von den Mitarbeitern, die in Büros außerhalb des Unternehmens arbeiten, auch wirklich verstanden werden."

Die klare Definition von Zielen und Ergebnissen motiviert nicht nur Ihr Team, sondern hilft Ihnen auch, Ihren Vertriebsprozess regelmäßig zu überprüfen, zu verfolgen und im Laufe der Zeit zu verbessern. Auf diese Weise fördern Sie ein nachhaltiges Umsatzwachstum.

Die Leistungsfähigkeit eines CRM-Tools, mit dem Sie Ihren Vertriebsprozess verwalten und effektive Marketingkampagnen durchführen können, darf nicht unterschätzt werden. Testen Sie Pipedrive 14 Tage lang kostenlos und ohne Angabe einer Kreditkarte.

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