5 táticas de gestão de vendas que ajudam a economizar tempo e escalar seu processo

Se você é responsável por gerar mais receita para sua empresa, seu trabalho fica cada vez mais complicado à medida que ela cresce.

Conforme isso ocorre, seu foco também se expande.

Você precisa fazer o que estiver dentro das suas possibilidades para agilizar seus processos e minimizar tarefas administrativas, eliminando o máximo de distrações possível.

Você será pressionado por todos os lados, mas precisa manter o equilíbrio delicado entre foco no crescimento escalável a longo prazo e a satisfação, motivação e treinamento da sua equipe.

E não podemos deixar de mencionar aquela expectativa de que negócios sejam fechados constantemente.

É o velho "se vira nos 30".

E, infelizmente, não existem milagres. Então, pensando nisso, decidimos trazer cinco táticas simples e práticas que podem facilitar muito o impulsionamento do seu crescimento rápido.

5 táticas simples para gestores de vendas economizarem tempo

Neste artigo, trazemos cinco táticas com o intuito de simplificar as vendas para sua equipe, ajudando-a a manter o foco no que realmente importa.

Processar uma quantidade muito grande de dados pode ser maçante, levar à inércia e causar confusão e perda de tempo.

Mas combinar as ferramentas e tecnologias certas com processos de vendas estratégicos pode aumentar rapidamente a eficiência. Ao eliminar tarefas administrativas, você pode se concentrar na estratégia de crescimento do seu negócio, e sua equipe pode focar em encontrar e fechar mais negócios.

E tudo começa com a simples escolha de um conjunto de modelos e conteúdo de vendas.

1. Ofereça à sua equipe recursos de marketing e vendas que permitam economizar tempo

Ninguém que trabalha com vendas deve enviar e-mails diferentes repetidamente ao longo do dia.

É uma perda de tempo que pode ser evitada com a implementação de um processo repetível.

Mas qual a solução mais fácil e imediata?

Os modelos de e-mail!

As melhores ferramentas de CRM de vendas devem permitir que os usuários escolham entre modelos de e-mail prontos relevantes e acessíveis com o simples clique de um botão. Veja como o Pipedrive ajuda a acabar com esse vai e vem de e-mails:

Mas você pode ir ainda mais fundo...

Forneça conteúdo útil para ajudar suas equipes de vendas a resolver problemas e tirar dúvidas comuns dos clientes em potencial.

Com sorte, pode ser que você tenha um departamento de marketing que crie conteúdos bem embasados e escritos e relevantes de capacitação de vendas. Infelizmente, esse tipo de recurso costuma ficar restrito a empresas maiores.

Mas, mesmo que você tenha uma equipe mais compacta e sem muitos recursos de marketing, ainda é possível economizar tempo com conteúdos cuidadosamente elaborados.

A verdade é que seus materiais não precisam ter um valor de produção digno de um Oscar, nem precisam ser tão bem escritos quanto uma obra de Machado de Assis. Uma simples planilha com respostas para perguntas frequentes ou um conjunto de modelos de e-mail pode reduzir drasticamente a digitação e redigitação de informações.

Os membros das equipes costumam usar recursos diferentes todos os dias, sem fazer ideia do que os seus colegas estão usando. Fazer um treinamento de algumas horas pode ajudar a economizar uma quantidade considerável de tempo perdido coletivamente em cada ciclo de vendas (e promover a criação de uma abordagem mais consistente para sua marca).

Compartilhe esse conteúdo de capacitação de vendas em uma biblioteca onde sua equipe possa fazer buscas. Você pode incluir o seguinte:

Exemplo de lista de conteúdo de capacitação de vendas:

• Modelos de e-mails frios reutilizáveis e personalizáveis

• Respostas para perguntas frequentes categorizadas por pontos de dor comuns

• Propostas de reuniões e propostas personalizáveis

• Pós-pitch, pesquisa "por que nós" ou "por que não"

• Questionário de prospecção (não tão prescritivo quanto um "roteiro", mas mais como um guia no estilo BANT)

• Preparação de reuniões e lista de verificação de metas

• Vídeos ou gifs para ilustrar como seu produto resolve um problema

• Soluções escritas para problemas comuns (duas frases com links para artigos de blogs relevantes ou guias detalhados)

• O que torna você diferente da concorrência (USP ou Proposta única de venda)

• Estudos de caso da indústria (duas frases com links para ativos detalhados)

2. Ganhe tempo durante horas mais produtivas

Uma maneira de estar à frente da competição seria começar os dias mais produtivos de sua equipe mais cedo.

Sabemos que isso pode soar estranho. Mas pense da seguinte forma: as horas semanais de trabalho não serão aumentadas; você apenas realocará algumas horas para períodos do dia em que sua equipe é mais eficiente.

De acordo com Dan Ariely, professor de psicologia e economia comportamental da Duke University, as horas mais produtivas do dia são as duas primeiras depois de acordar. Naturalmente, essas horas dependem da rotina individual do representante de vendas, mas começar os dias mais cedo aumenta as chances da sua equipe realizar as atividades nas horas de pico de produtividade.

Em vez de descartar essa sugestão, você pode usá-la para impulsionar a motivação da equipe e sugerir horários de trabalho flexíveis. Permitir que seus colaboradores escolham em que horário iniciar o expediente (levando em consideração as reuniões agendadas, é claro) pode levantar a moral deles e melhorar a energia no escritório.

Incentive sua equipe a chegar cedo e aproveitar o dia ao máximo. A menos que seu público-alvo responda melhor em outros horários, seus vendedores podem sair do escritório mais cedo e aproveitar uma parte da tarde após o trabalho.

Além disso, se você estiver usando um CRM como o Pipedrive, poderá descobrir em que momentos seus representantes são mais produtivos e usar essa informação para aproveitar ao máximo as janelas de tempo de alta produtividade.

3. Faça engenharia reversa das suas metas de vendas

Você pode analisar vendas anteriores para entender as ações básicas necessárias que contribuíram para os fechamentos. Com essas informações, você pode recriar um modelo de processo com o tempo médio entre as etapas do funil e encontrar padrões para repetir atividades que deram certo consistentemente no passado.

Você pode usar uma metodologia de vendas baseada em atividades para que sua equipe de vendas concentre seus esforços no processo ideal, em vez de pressioná-la constantemente por resultados. Sua equipe não tem controle sobre os resultados. Mas pode controlar as atividades que são realizadas.

Você pode determinar as melhores atividades a serem realizadas em qualquer momento do ciclo de vendas. Analise o que funcionou no passado e integre essas atividades a um processo de vendas repetível. Um CRM de vendas como o Pipedrive prioriza essas atividades para que sua equipe saiba exatamente o que deve ser feito e quando com base no seu processo de vendas estabelecido.

Entre os KPIs e as metas de vendas diárias, mensais e anuais, uma série de etapas lógicas e práticas para o fechamento podem orientar sua equipe em relação ao tempo e a energia que devem dedicar a cada ação. Metas são necessárias para medir o sucesso, mas você precisa incentivar sua equipe de vendas a realizar as ações certas para obter os resultados desejados. Se a sua abordagem for muito dura, com metas impossíveis e expectativas surreais, você corre o risco de elevar os níveis de pânico, pressão e estresse no local de trabalho.

Além disso, também pode gerar a temida síndrome de burnout.

Suas metas e expectativas definidas devem ser realistas e alcançáveis. Metas muito inflexíveis podem acabar com a motivação e prejudicar o desempenho da sua equipe.

Mas, afinal, qual a melhor maneira de ajudar a gerenciar e programar o tempo a fim de tornar metas de vendas alcançáveis?

A resposta para essa pergunta complexa é surpreendentemente simples: estabeleça incentivos baseados em atividades.

Entenda as tarefas individuais específicas necessárias para fechar uma venda e mude o foco das metas para essas atividades em vez dos resultados. As equipes de vendas em rápido crescimento veem resultados consistentes quando se concentram naquilo que podem controlar: atividades e ações.

Por exemplo, falar com 20 prospectos em um dia é algo viável, mas ganhar R$ 1.000 em 24 horas soa mais assustador. Metas menores e atingíveis ajudam os representantes a alcançar as metas gerais, pois intimidam menos que grandes números.

4. Crie funções especializadas para alavancar conjuntos de habilidades superiores

Desenvolva divisões de habilidades claras e relevantes para sua equipe, permitindo que especialistas aperfeiçoem sua área de especialização individual. Seus funcionários mais experientes devem utilizar suas habilidades mais relevantes para aproveitar melhor seu tempo e obter melhores resultados com suas ações.

Definir com clareza qual o papel de cada um pode aumentar a produtividade, o que ajuda a equipe a lidar melhor com a jornada do comprador com base em um conjunto de habilidades exclusivas. Para fazer isso, você precisa descobrir no que cada indivíduo se destaca e dar prioridade a essas habilidades individuais.

Além disso, permitir que cada um faça suas próprias contribuições para o processo estimula o sucesso (além de permitir que aprimorem suas habilidades específicas e eliminem aquilo que mais lhes causa atrasos no dia a dia).

Um exemplo de divisão de especializações na área de vendas:

• Hunters (aquisição)

• Closers (encorajam leads)

• Farmer (clientes existentes)

5. Busque o suporte de especialistas que não são vendedores

O objetivo da sua equipe de vendas é muito simples: vender.

Portanto, por que colocar seus representantes para trabalhar em outras atividades? Permita-os fazer o que fazem de melhor e atribua as tarefas não relacionadas a vendas aos especialistas da organização.

Terceirizar inteligência de mercado ou análises sobre novas iniciativas de tecnologia para as equipes de marketing e análise de concorrentes (ou consultores) permite que seus vendedores aproveitem melhor seu tempo. Também permite que especialistas cuidem das análises e do manuseio dos dados, o que traz insights de alta qualidade para sua equipe trabalhar.

Algumas tarefas não comerciais que devem ser repassadas aos departamentos de apoio podem ser:

• Análise de mercado

• Gestão de relacionamento com clientes e parceiros (farmers)

• Expertise em preços e consultoria (impulsionadores de receita)

• Solicitações de proposta (RFPs)

• Gerenciamento de pedidos

O fator mais importante para você manter o foco na expansão do seu negócio

Você deve definir com clareza seus objetivos e os resultados que deseja alcançar.

Pode soar simplista, óbvio e assustadoramente parecido com algo que você encontra nos livros de negócios.

Mas você precisa ter um norte claro. Caso contrário, começará a correr atrás de outras coisas que surgirão ao longo da sua jornada, e seus sonhos de crescimento irão se esvair lentamente.

Em meio ao dilúvio de tarefas e oportunidades que permeiam as empresas em crescimento, você não é o único que pode perder o foco. Sua equipe de vendas precisa de um direcionamento sólido, simples e claro. O norte definido por você guiará seus representantes e ajudará sua empresa a atingir as metas de crescimento.

Infelizmente, essa combinação assustadora de metas e processos simultâneos faz com que os gestores evitem as atividades que, no final das contas, ajudarão a economizar tempo. Victor Lipman, autor de "The Type B Manager: Leading Successfully in a Type A World", expande isso em um artigo da Forbes:

“Sempre um elemento crítico de gestão, mas, novamente, em um mundo remoto um tanto quanto amorfo, faz sentido, em termos de produtividade, deixar bem claro o que exatamente é o sucesso. Bons funcionários querem saber se estão fazendo um bom trabalho; é algo natural. É um bom investimento gastar tempo extra desenvolvendo metas e objetivos mensuráveis claros e sólidos e garantindo que eles sejam totalmente compreendidos pelos funcionários que trabalham remotamente.”

A definição clara de metas e resultados é algo que não apenas motiva sua equipe, mas também ajuda você a monitorar e melhorar seu processo de vendas regularmente ao longo do tempo. É assim que você impulsiona o crescimento sustentável de receita.

Não subestime o poder de uma ferramenta de CRM que permite gerenciar seu processo de vendas e enviar campanhas de marketing eficientes. Você pode testar o Pipedrive gratuitamente por 14 dias, sem a necessidade de cadastrar um cartão de crédito.