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5 tácticas de gestión de ventas que ahorran tiempo y te ayudan a escalar tu proceso

Si eres el responsable de obtener más ingresos para tu negocio, tu trabajo se complica cada vez más a medida que creces.

A medida que se expande el negocio, tu enfoque también lo hace.

Tienes que hacer lo necesario para agilizar tus procesos y reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas para eliminar la mayor cantidad de distracciones posibles.

Te exigirán de todos lados, pero debes conservar el delicado equilibrio entre mantener el enfoque en el crecimiento y expansión del negocio a largo plazo y mantener a tu gente contenta, motivada y bien capacitada. Y no olvidemos que mientras tanto se espera que cierres tratos.

Requiere mucho malabarismo.

No existe una solución mágica. Pero estas cinco tácticas prácticas y sencillas pueden ayudarte a impulsar al crecimiento rápido con mucha más facilidad.


5 tácticas sencillas para ahorrar tiempo para atareados gerentes de ventas

Estas cinco tácticas están diseñadas para simplificarles las ventas a tus equipos, ayudándolos a concentrarse en lo más importante.

El exceso de datos puede ser abrumador y por lo general paraliza, confunde y desperdicia tiempo.

Pero las herramientas y las tecnologías adecuadas combinadas con un proceso de ventas estratégico pueden aumentar rápidamente la eficiencia. Al eliminar el tiempo de las tareas administrativas, te puedes enfocar en la estrategia de crecimiento de tu negocio y tu equipo se puede concentrar en encontrar y cerrar más los tratos adecuados.

Todo comienza con algo tan simple como consultar y recopilar una galería de plantillas y de contenido de ventas.

1. Ofrécele a tu equipo recursos de ventas y marketing que ahorran tiempo

Nadie de tu fuerza de ventas debería enviar correos electrónicos puntuales una y otra vez.

Es un desperdicio de tiempo evitable, que se puede eliminar ejecutando un proceso replicable de redacción y envío de correos electrónicos.

¿Cuál es la solución más sencilla e inmediata?

¡Usa plantillas de correos electrónicos!

Las mejores herramientas de CRM específicas para ventas deben ofrecer a los usuarios la capacidad de seleccionar una plantilla de correo electrónico relevante precargada, solo haciendo clic en un botón. A continuación, te mostramos cómo Pipedrive te ayuda a erradicar la duplicación de trabajo en los correos electrónicos:

Y puedes dar un paso más...

Dale a tu fuerza de ventas el contenido útil que necesita para responder a las dificultades y preguntas más comunes que plantean tus clientes potenciales.

Si tienes suerte, es posible que tengas un departamento de marketing que crea contenido relevante, bien redactado y útil que impulsa las ventas. Desafortunadamente, estos tipos de recursos generalmente están reservados para las grandes corporaciones.

Si tu equipo es más compacto y no tiene grandes recursos de marketing, aún puedes ahorrar tiempo con contenido cuidadosamente diseñado.

La verdad es que el contenido no debe tener un valor de producción digno de ganar un Oscar, ni tampoco tener el nivel literario de un escrito de Hemingway. Algo tan simple como una hoja de cálculo compartida llena de respuestas a las preguntas frecuentes o una colección de plantillas de correos electrónicos pueden reducir drásticamente la necesidad de escribir y volver a escribir la información.

Los equipos suelen utilizar recursos de contenido diferentes cada día sin tener la menor idea de lo que están usando sus compañeros de equipo. Unas horas de capacitación les podría ahorrar días de tiempo acumulado desperdiciado durante cada ciclo de ventas (y generar presentaciones más homogéneas que representan tu marca).

Comparte ese "contenido de capacitación que impulsa las ventas" en una biblioteca con capacidad de búsqueda para tu equipo. Podría incluir lo siguiente:

Tu lista de verificación de contenido que impulsa las ventas en miniatura:

  • Plantillas de correos electrónicos no solicitados que se pueden usar y personalizar repetidas veces

  • Respuestas a las preguntas frecuentes (categorizadas por puntos de dolor comunes para que sean más útiles)

  • Propuestas de reuniones y propuestas personalizadas

  • Encuesta posterior a la presentación, “por qué nosotros” o “por qué no”

  • Cuestionario para la prospección (no tan prescriptivo como un "guion", sino más bien una guía estilo BANT)

  • Preparación de la reunión y lista de verificación de objetivos

  • Videos o gifs para ilustrar cómo tus productos resuelven un problema

  • Soluciones escritas a problemas típicos (dos oraciones con hipervínculos a artículos de blog o guías detalladas)

  • ¿Qué te diferencia de la competencia? (PUV: Propuesta única de valor)

  • Casos de estudio de la industria (dos oraciones con hipervínculos a recursos detallados)

2. Crea más tiempo durante las horas más productivas

Una forma de ganarle a la competencia podría ser comenzando más temprano los días más productivos de tus equipos.

Puede que no sea una decisión bien recibida. Pero piensa lo siguiente: no estarías añadiendo horas a la semana, estarías aprovechando las horas más eficientes.

Según Dan Ariely, profesor de sicología y economía del comportamiento de la Universidad de Duke, las horas productivas del día son las primeras dos desde que te despiertas. Naturalmente, estas horas dependen de la rutina individual del representante, pero comenzar el día antes hace que sea más probable que tu equipo llegue en sus mejores horas productivas.

En lugar de dejarte intimidar y evitar esta sugerencia, la puedes usar como un estímulo moral si lo presentas como un horario flexible de trabajo. Dejar que tu equipo elija sus horarios (tomando en cuenta las reuniones programadas, claro está) puede generar mejores niveles de motivación y energía en la oficina.

Estimula a tu equipo a aprovechar el día y a iniciar sus tareas temprano. A menos que tu audiencia responda mejor más tarde durante el día, tu equipo de ventas puede irse de la oficina más temprano y disfrutar más horas de sol después del trabajo. En 2018, el 67 % de la costa oeste de los Estados Unidos siguió este consejo según la Reseña de Pipedrive de 2017 sobre la productividad de las ventas de todo el mundo.



Además, si estás usando una herramienta CRM como Pipedrive, podrás rastrear cuándo tus representantes son más productivos, y utilizar ese conocimiento para aprovechar los mejores períodos de productividad.

3. Aplica ingeniería inversa para tus objetivos de ventas

Puedes revisar los procesos de ventas previos para entender las acciones estándar necesarias para el cierre. Con esta información, puedes recrear un modelo de proceso con el tiempo promedio entre etapas, y encontrar un patrón de acciones replicable que haya funcionado consistentemente en el pasado.

Puedes usar esta metodología de ventas basadas en acciones para encaminar a tu fuerza de ventas en un proceso ideal, en lugar de ejercer presión constante para que obtengan resultados. Tu equipo no puede controlar los resultados. Lo que pueden controlar son las acciones que ejecutan.

Puedes determinar las mejores acciones posibles a realizar en cualquier momento del ciclo de ventas. Analiza lo que ha dado resultados en el pasado, y con esas acciones crea un proceso de ventas replicable. Un CRM de ventas como Pipedrive incluso prioriza estas acciones para que tu personal sepa exactamente lo que deben hacer y cuándo lo deben hacer siguiendo tu proceso de ventas establecido.

Utilizando indicadores clave (KPI) y objetivos de ventas anuales, mensuales y diarios, una serie de pasos lógicos y prácticos pueden orientar el tiempo y la energía de tus equipos hacia las acciones adecuadas. Los objetivos son indispensables para medir el éxito, pero debes impulsar a tu equipo de ventas a tomar las medidas adecuadas para obtener los resultados deseados. Si tu filosofía es demasiado exigente con objetivos imposibles de lograr y expectativas irreales, corres el riesgo de crear un ambiente laboral con altos niveles de pánico, presión y estrés.

Y además puedes provocar el temido desgaste.

Los objetivos y expectativas que estableces deben ser realistas y alcanzables. Los objetivos inflexibles pueden matar la moral y la motivación de tu equipo, y la falta de motivación tiene el potencial de destruir el desempeño de un equipo.

¿Cuál es entonces la mejor manera de gestionar y programar el tiempo dedicado a los objetivos de ventas alcanzables?

La respuesta a esta compleja pregunta es sorprendentemente sencilla: establece incentivos basados en acciones.

Conoce bien las tareas individuales específicas necesarias para vender y cambia el enfoque de los objetivos a esas acciones en lugar de a los resultados. Los equipos de ventas que crecen rápido obtienen resultados constantes cuando se centran en lo que pueden controlar: las acciones y actividades.

Por ejemplo, hablar con 20 prospectos al día es factible, recaudar $1,000 al día es mucho más abrumador. Los objetivos pequeños y alcanzables ayudan a los representantes a lograr los objetivos generales porque no están constantemente intentando alcanzar números aterradores. Más bien se pueden centrar en metas alcanzables inmediatas.

4. Crea roles especializados para aprovechar las habilidades superiores

Desarrolla divisiones de habilidades claras y relevantes para que los especialistas de tu equipo puedan perfeccionar sus capacidades individuales. Tus mejores colaboradores deben usar sus habilidades más relevantes para aprovechar al máximo su tiempo y sus esfuerzos.

Delinear claramente los roles puede potenciar la productividad y hace que el equipo atienda mejor el recorrido del comprador basándose en sus habilidades singulares. Para lograrlo con éxito, averigua en qué se destaca cada persona de tu equipo y estimula sus virtudes.

Además, ser más responsables de lo que les corresponde hacer en el proceso, los impulsa a tener más éxito (y les permite refinar sus habilidades específicas y evitar en su día a día los aspectos consumidores de tiempo).

El siguiente es un ejemplo de un desglose de especializaciones:

  • Hunters (adquisición)

  • Closers (fomento de relación con prospectos)

  • Farmers (clientes existentes)

5. Solicita la ayuda de expertos que no se especialicen en ventas

El propósito de tu fuerza de ventas es muy simple: vender.

Por lo tanto, no los pongas a hacer otras actividades. Déjalos que hagan lo que mejor saben hacer y asigna a otros equipos especializados de la organización las tareas no relacionadas con las ventas en las que necesitan apoyo.

Subcontratarle expertos de marketing o informes de iniciativas de tecnología nueva a los equipos de análisis de marketing y de los competidores (o consultores) le da la libertad a tu equipo de ventas de aprovechar al máximo sus horas de trabajo. Además, deja los análisis y el tratamiento de los datos en manos de los profesionales, y proporciona a tu equipo conclusiones de mayor calidad con las que trabajar.

Las tareas no relacionadas con las ventas deben estar en manos de departamentos de apoyo:

  • Análisis de mercado

  • Gestión de relaciones con clientes y socios (farmers)

  • Experiencia en precios y consultoría (impulsores de ingresos)

  • Propuesta de servicios (RFP)

  • Gestión de pedidos


Lo más importante que debes hacer para centrarte en impulsar el crecimiento

Debes definir claramente tus objetivos y los resultados que quieres impulsar.

Suena muy simple. Y obvio. Y pavorosamente similar a lo que diría un libro de negocios.

Pero necesitas una estrella guía. De lo contrario, irás detrás de todo lo que te llama la atención y se aparece en tu camino y la llama de tu sueño de crecimiento se irá apagando hasta extinguirse.

En medio del torrente de trabajo y oportunidades que existen en torno a un negocio en crecimiento, tú no eres el único que se puede desorientar. Tu fuerza de ventas necesita dirección clara, simple y concreta. Esta estrella guía los conduce a ti y a tu equipo al lugar en el que quieres aterrizar tu nave espacial de crecimiento.

Desafortunadamente, este abrumador torrente de objetivos y procesos simultáneos hace que los gerentes dejen de lado las acciones que les ahorran tiempo. Victor Lipman, Autor de "The Type B Manager: Leading Successfully in a Type A World", amplía este concepto en un artículo de Forbes:

"Este es un elemento siempre crítico en la gestión, pero repito, en un mundo algo amorfo, tiene sentido productivo explicar con total claridad exactamente qué es el éxito. Un buen empleado quiere saber que está haciendo bien su trabajo; es lo normal. El tiempo que dedique a desarrollar metas y objetivos claros, concretos y medibles, y para asegurarse de que los empleados remotos conozcan bien estos objetivos, es tiempo bien aprovechado".

La definición clara de objetivos y resultados no solo motiva a tu equipo; también te ayuda a ti a vigilar, rastrear y mejorar el proceso de ventas regularmente durante el transcurso del tiempo. Así es como se impulsa un crecimiento de ingresos sostenible.

No subestimes el poder de una herramienta que te da la capacidad de gestionar el proceso de ventas y generar campañas de marketing eficaces. Puedes probar gratis Pipedrive durante 14 días sin necesidad de una tarjeta de crédito.

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