Planear un evento es un proceso exhaustivo (y agotador). Desde la idea hasta la planificación y la ejecución, hay algo de lo que ningún evento puede prescindir: los invitados.
También hay algo que la mayoría de los invitados no tiene en abundancia: tiempo. Por eso, saber cómo hacer una invitación por correo electrónico o, en otras palabras, saber cómo crear un correo de invitación a evento perfecto y conciso es esencial.
En este artículo, te mostramos cómo enviar una invitación por correo efectiva. También proporcionamos ejemplos y plantillas de invitación por correo electrónico para diversos tipos de ocasiones para ayudarte a mejorar tus campañas de marketing de eventos por correo electrónico.
¿Qué hace que un correo de invitación a un evento sea efectivo?
Ya sea que estés utilizando una plantilla de invitación por correo electrónico o programando desde cero, hay algunas cosas que hacen que cualquier correo de invitación a evento sea más efectivo.
Aquí hay algunas ideas de estructura y marca para mejorar el rendimiento de tus invitaciones por correo electrónico.
Nombre del remitente
Las invitaciones a eventos que provienen de tu correo electrónico corporativo, en lugar de tu dirección personal, tienen más probabilidades de captar la atención del lector. Esto se debe a que los correos electrónicos corporativos tienen más autoridad y garantizan a los invitados que el evento es oficial y está patrocinado por tu empresa.
Utiliza el nombre de tu empresa como el nombre del remitente en tus invitaciones. Alternativamente, si deseas que las invitaciones provengan de un individuo, incluye el nombre de la empresa en algún lugar de la línea de asunto.
Línea de asunto
Con más de 300 mil millones de correos electrónicos enviados y recibidos cada día, las bandejas de entrada están llenas por naturaleza. Si quieres que tu invitación destaque, las líneas de asunto de tu correo electrónico deben inspirar a hacer clic.
La línea de asunto del correo electrónico de invitación a tu evento debe destacar los aspectos más emocionantes e interesantes de tu evento para aumentar la tasa de apertura de tu invitación por correo. Ejemplo: “¿Quieres ver a nuestro CEO caminar por la cuerda floja sobre un lago de fuego?”
Guarda los detalles menos interesantes del evento para el interior del correo electrónico y concéntrate en escribir una línea de asunto llamativa. Es una parte crucial de cada estrategia de marketing por correo electrónico.
Texto de vista previa
El texto de vista previa se muestra justo al lado o debajo de la línea de asunto. Esta llamada "segunda línea de asunto" te da una segunda oportunidad para explicar el contenido del correo e incentivar a los destinatarios a abrirlo.
Aunque no existe una fórmula mágica de asunto llamativo y texto de vista previa que garantice la atención de tu audiencia, enfócate en ser a la vez emocionante e informativo e incluye el nombre del evento. Por ejemplo: "Acompáñanos el próximo mes en nuestra espectacular fiesta de cumpleaños “Noche Mágica de Feria”.
De esta manera, los lectores saben por qué están haciendo clic y qué esperar una vez que lo hagan. Esto tendrá un gran impacto en las tasas de clics (click-through rates) de tu correo electrónico.
Logo de encabezado
Si un destinatario de correo electrónico ignora el nombre del remitente, el logo de tu encabezado puede recordarle de quién es la invitación que acaba de abrir. El diseño de tu logo es el corazón de tu marca, así que asegúrate de destacarlo de forma prominente en todas tus campañas de correo de invitación a eventos.
Nota: Para el marketing de eventos en particular, el uso consistente de su logotipo (desde las invitaciones hasta las servilletas de cóctel) fomentará el reconocimiento y la notoriedad de la marca. Esto ayuda a que tu marca sea memorable, lo que aumenta las posibilidades de que tus eventos generen un retorno de inversión (ya sea de inmediato o mucho después de que el evento haya finalizado).
Identidad de marca
El logotipo de tu empresa no es el único elemento de identidad de marca que debe aparecer en tu diseño de invitaciones. También necesitas considerar los colores, las tipografías y el estilo de imagen de tu empresa.
Mostrar activos de marca de manera consistente ayudará a que cada correo de invitación a evento aproveche el reconocimiento de marca generado por tus otros esfuerzos de marketing. Después de todo, los eventos pueden ser una inversión costosa, por lo que asegurarte de que estén alineados con tus esfuerzos y procesos de marketing generales te ayudará a obtener el máximo valor por tu dinero.
Contenido del correo electrónico
Aunque el cuerpo del texto de los correos electrónicos de invitación a eventos debe ser funcional, también debe ser emocionante. El porqué las personas deberían asistir a su evento, no solo cómo o cuándo, debe estar en el centro del diseño y contenido de tu correo electrónico.
¿Qué busca tu audiencia en un evento?
¿Estás motivando a las personas a asistir a este evento?
¿Suena interesante?
¿Se están destacando tu propuesta de valor y tus principales puntos de venta?
¿Querrías asistir a este evento si no lo estuvieras organizando?
Si tienes un ponente de fama mundial o barra libre, menciona eso en tu correo de invitación para generar interés y anticipación.
Contenido multimedia
Algunos aspectos de un evento se ven mejor de lo que suenan. Al destacar elementos como la ubicación, el lugar y los regalos, debes mostrar, no solo contar.
El contenido multimedia, como fotos del lugar o videos de tus oradores, probablemente motivará a los asistentes a confirmar su asistencia más que tu texto descriptivo.
Intenta mantener tu contenido conciso, ya que de lo contrario los lectores podrían perder el interés y cerrar el correo. Una imagen, video o GIF minimalista puede reducir la cantidad de palabras que utilizas para transmitir tu mensaje. Siempre puedes enviar un correo de recordatorio más detallado más tarde, si es necesario.
Diseño de correo electrónico
El espacio es limitado en tus invitaciones a eventos, así que elige una plantilla de invitación por correo electrónico que mantenga el contenido breve, así como un botón de llamada a la acción (CTA) destacado que dirija a una página de destino.
Si no puedes convencer a las personas de asistir a tu evento en los primeros párrafos, agregar cinco párrafos adicionales no ayudará.
Firma de pie de página
Empezaste las plantillas de tus correos de invitación a eventos con tu nombre y logo, así que intenta terminarlas de la misma manera.
Incluir el nombre de tu marca, los colores, el logo, el número de teléfono y los enlaces a tus redes sociales en el pie de página permite que los lectores no convencidos te investiguen en línea. Con más información, podrían ser persuadidos para asistir a tu próximo evento.
Tipos de eventos y correos de invitación a eventos
Diferentes eventos tienen distintos puntos fuertes y necesidades, y lo mismo ocurre con los correos electrónicos que envías para ellos.
Para facilitar un poco las cosas a tu equipo de eventos, hemos reunido algunos consejos y plantillas gratuitas específicas para eventos. Con esta orientación y estos ejemplos de invitación por correo, puedes asegurarte de que estás enviando la mejor invitación a eventos posible.
Al elaborar una invitación para un taller de redes sociales, es esencial resaltar el valor del taller e incluir una llamada a la acción clara. Esto ayudará a garantizar que tus destinatarios comprendan los beneficios de asistir y los animará a inscribirse.
Si estás preparando una invitación para un taller de redes sociales, asegúrate de proporcionar detalles sobre el evento, como la hora, la ubicación y las conclusiones clave. Incluir esta información por adelantado permite al lector decidir fácilmente si participa.
Seminarios web
Los seminarios interactivos en línea ofrecen una forma rápida para que los trabajadores de oficina se pongan al día con información relevante para la industria. Utiliza tu invitación para asegurarte de que tu audiencia sepa por qué vale la pena dedicarle tiempo a este seminario web (webinar).
Concéntrate en explicar lo que los asistentes aprenderán. Ve al núcleo de las conclusiones clave de tu webinar, enfatizando exactamente lo que los asistentes obtendrán a cambio de una o dos horas con tu equipo.
Puedes usar esta plantilla de invitación por correo electrónico como una forma de recordar a tu audiencia sobre un próximo webinar:
Hola, [Nombre],
Solo queda una semana para nuestro seminario web sobre [Insertar tema de la presentación] el [Insertar fecha y hora].
Si todavía estás decidiendo si asistir o no, aquí tienes [Insertar número] razones para hacerlo:
[Aprendizaje clave #1]
[Aprendizaje clave #2]
[Aprendizaje clave #3]
[Aprendizaje clave #4]
¿Nos veremos allí?
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Ventas exclusivas
Ya sea que se realicen en línea o fuera de línea, las ventas exclusivas te permiten crear un sentido de urgencia mientras ofreces a tus mejores clientes una experiencia VIP. Sin embargo, los correos electrónicos de invitación para ventas deben parecer algo más que una simple intención de lucro.
Enfócate en la exclusividad del evento, junto con los beneficios y los descuentos.
Si ofreces un regalo gratis con una compra o un 50% de descuento para los primeros, enfatizar esos puntos en la invitación a tu evento puede aumentar la asistencia potencial. Recuerda no escatimar en la letra pequeña, ya que los clientes deben conocer los detalles y las exclusiones antes de comprar. Así es como se vería un correo electrónico de venta exclusiva en acción:
[Nombre], ¡no te lo querrás perder!
Este [fecha], ofreceremos hasta un [porcentaje de descuento] de descuento en nuestros [productos relevantes], disponible exclusivamente para nuestros clientes del nivel [nivel de lealtad].
Únete a nosotros en línea o en la tienda para disfrutar de las mejores ofertas del [periodo de tiempo]—¡solo para ti!
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Lanzamiento de producto
Anunciar un producto nuevo al mundo puede ser emocionante (y aterrador) para cualquier empresa. Cuando involucras a una audiencia, un lanzamiento de producto puede ser una tarea intimidante.
Ya sea que invites a la gente a unirse en persona o a través de una transmisión web en vivo, querrás generar expectativa sin arruinar la sorpresa.
Mientras que los webinars y las ventas exclusivas requieren que seas directo sobre por qué los asistentes deben asistir, los lanzamientos de nuevos productos necesitan un poco de misterio, así que crea una plantilla de correo electrónico de próximos eventos que mezcle entusiasmo con secretismo.
Recuerda: el objetivo principal del lanzamiento es hacer un gran anuncio espectacular. Esto se vuelve casi imposible si las invitaciones a tu evento arruinan la noticia.
Aquí tienes una plantilla atractiva de invitación por correo electrónico para el anuncio de un lanzamiento de producto que te servirá de inspiración:
Hola, [Nombre],
¿Has oído las noticias? Algo grande está por llegar de parte de [insertar nombre de la empresa].
El [fecha y hora], lanzaremos nuestro [insertar nombre del nuevo producto o servicio] en vivo en [ubicación].
Sé el primero en saberlo todo sobre [insertar nuevo producto o servicio], además de recibir acceso exclusivo a [beneficio de asistir].
¡Asegura tu lugar en la lista de invitados hoy mismo!
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Conferencias
Las invitaciones por correo electrónico para conferencias deben resaltar las conclusiones clave. Si tienes oradores de alto perfil presentando o participando en tus paneles, incluir sus nombres en tus plantillas de invitación puede animar a la gente a comprar entradas para tu próximo evento.
Si estás organizando una feria comercial específica de la industria, destaca a las empresas asistentes como patrocinadores, junto con cualquier sesión educativa relevante que vayan a ofrecer. Aquí puedes ser un poco más de nicho, ya que los asistentes normalmente estarán limitados a un sector particular.
Para todos los eventos de conferencias, no temas ir más allá de los negocios. Si tienes afterparties o eventos después del horario laboral, enfatízalos como oportunidades de networking. Esto resaltará el valor adicional de tus conferencias, más allá de lo que se dice solo en los stands o en el escenario.
Para empezar, echa un vistazo a esta plantilla de invitación a conferencias:
[Nombre],
La [insertar nombre y tipo de conferencia] anual de [nombre de la empresa] se acerca rápidamente. Este año, seremos más grandes que nunca, con [número] de invitados esperados, [número] de oradores y [número] de eventos de networking—todo en solo [número] días.
Con presentaciones de:
[Orador #1]
[Orador #2]
y [Orador #3]
Junto con eventos y actividades después del horario laboral organizados por:
[Patrocinador #1]
[Patrocinador #2]
y [Patrocinador #3]
¡No querrás perderte [nombre de la conferencia]!
Las entradas inician en [precio] y los precios subirán el [fecha].
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Premios
¿Buscas celebrar a las estrellas de tu industria, clientes o empresa? Una presentación de premios es una forma poderosa de mostrar aprecio y ganar un poco de lealtad.
Para los eventos de premios, los asistentes deben conocer las categorías de los premios, los nominados y cualquier entretenimiento que acompañe la ocasión.
Dicho esto, si alguien está nominado, no debe enterarse por el correo electrónico de invitación al evento. También debe enviarse un correo electrónico separado informando a los nominados para que no sean los últimos en saberlo.
Así es como podría verse un correo electrónico de invitación a una entrega de premios:
Estimado/a [nombre],
Estás invitado/a a unirte a nosotros en [ubicación] el [fecha y hora] para celebrar los premios [nombre del premio].
El evento de este año contará con [actividad o atracción del evento empresarial] y [actividad o atracción del evento] para conmemorar la ocasión.
En honor al [área de enfoque] a lo largo de [alcance del premio], el [nombre del premio] tiene como objetivo [propósito del premio]. Los nominados de este año incluyen:
[Nominado #1] en [categoría #1]
[Nominado #2] en [categoría #2]
[Nominado #3] en [categoría #3]
Para obtener todos los detalles sobre los nominados y las categorías, junto con información sobre [nombre de la ubicación], visita [enlace al sitio web].
¡Esperamos verte allí!
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Evento de agradecimiento al cliente
Los premios no son la única forma de mostrar aprecio a los clientes. Los eventos de agradecimiento al cliente reúnen a tus mejores y mayores clientes en un mismo lugar.
Aunque estas ocasiones pueden tener un elemento educativo, tu énfasis aquí es la conexión humana.
Dile a los clientes que estás emocionado de verlos en persona. Explica a quién podrán conocer y qué más incluirá tu evento empresarial. Los clientes son las estrellas aquí, por lo que tus correos electrónicos de invitación deben destacar su experiencia.
Aquí tienes un ejemplo de una plantilla de correo electrónico de invitación a un evento de agradecimiento al cliente que podrías enviar:
Hola, [nombre],
Sabemos que estos correos electrónicos suelen tratar sobre lo que sucede en [insertar nombre de la empresa], pero este correo electrónico trata sobre ti.
[Nombre de la empresa] no estaría donde está hoy si no fuera por personas como tú, por lo que hemos organizado algo para mostrar nuestro agradecimiento.
El [fecha y hora], estás invitado a unirte al equipo de [nombre de la empresa] y a otras estrellas de [nombre de la empresa] para celebrar a las personas que hacen que esta empresa sea excelente: ¡nuestros clientes!
Además de una oportunidad para socializar e interactuar, también podrás disfrutar de:
[Beneficio #1]
[Beneficio #2]
[Beneficio #3]
¡Además de algunas sorpresas especiales!
¿Nos confirmas tu asistencia?
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Retiros ejecutivos y programas de incentivos
Estos eventos exclusivos dan a los principales actores de tu organización la oportunidad de discutir estrategias, junto con tiempo para relajarse. Una mezcla de negocios y ocio hace que estos eventos sean únicos. También hace que la forma en que estructuras tus invitaciones sea importante.
Destaca la ubicación y el tiempo de ocio y proporciona un cronograma para los componentes de negocios del evento corporativo. Esto asegura que los asistentes conozcan sus obligaciones antes de hacer clic en “Asistir”.
Echa un vistazo a este formato de tarjetas de invitación exclusivas para eventos:
Estimado/a [nombre],
Como miembro de nuestro equipo de [nivel de posición de la empresa], nos complace invitarte al retiro ejecutivo anual de [nombre de la empresa], organizado este año en [ubicación]. Como recompensa por tu contribución a [nombre de la empresa], hemos diseñado esta semana pensando en ti.
Tendrás la oportunidad de conectarte con otros miembros del equipo de [nivel de posición de la empresa] y disfrutar de las vistas y los sonidos de [ubicación]. El retiro ejecutivo ofrece networking y experiencias de primer nivel.
Para ver un horario completo de reuniones formales y actividades, visita [enlace al sitio web], donde también podrás registrarte para actividades adicionales que tendrán lugar en [ubicación].
Confirma tu asistencia antes del [fecha] para garantizar tu lugar.
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Eventos benéficos
Los eventos de caridad y recaudación de fondos pueden ofrecer una oportunidad para el networking y la gestión de relaciones. Ya sea que mantengas tus acciones filantrópicas de manera interna o invites a partes externas a unirse, indica claramente tu causa en el correo electrónico de invitación al evento.
Un vago evento benéfico de golf sin un objetivo real puede resultar divertido, pero no proyecta una buena imagen. Esto es especialmente cierto si tu empresa está tratando de aumentar sus esfuerzos filantrópicos.
Aquí tienes un ejemplo de una plantilla de correo electrónico de invitación a un evento de caridad bien pensada, para inspirar la tuya:
Hola, [nombre],
Desde el primer día, [causa benéfica] siempre ha sido importante para [nombre de la empresa].
A lo largo de los años, hemos trabajado arduamente para beneficiar a [causa benéfica], desde nuestro [ejemplo 1] hasta nuestro [ejemplo 2].
Y recién estamos empezando.
Este [fecha y hora], estás invitado/a a unirte a nosotros en [ubicación] para ayudarnos a recaudar fondos para [causa benéfica]. Las actividades incluirán:
[Actividad #1]
[Actividad #2]
y [Actividad #3]
Todos los fondos recaudados se destinarán a [nombre de la organización benéfica específica]. Si no puedes asistir, aún podrás contribuir en línea, a través de [enlace de donación].
¡Gracias por tu ayuda y esperamos verte allí!
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Eventos de integración de equipos
Los ejecutivos no son los únicos que se benefician de mezclar trabajo y diversión. Los eventos de integración de equipos a gran escala unen diferentes departamentos para crear nuevas conexiones.
Además de ofrecer oportunidades internas de networking, los eventos de integración de equipos también pueden reforzar la cultura y la marca de tu empresa. Tu idea puede ser tan simple como un “happy hour” o un brunch en la oficina, pero todo comienza con los correos electrónicos de invitación al evento que envías.
Comienza por aprovechar el logo, colores, fuentes, imágenes, mensajes y valores de tu marca. Esto añade un sentido de autenticidad y, al mismo tiempo, prepara a los empleados para cualquier actividad de integración de equipos relacionada con la cultura.
Aquí tienes una plantilla de invitación a evento de integración de equipos para inspirar la tuya:
Hola, [nombre],
El equipo de [nombre de la empresa] se está preparando para nuestro día de integración de equipos, [nombre del evento]. Hemos estado planeando este evento durante un tiempo y ahora solo falta una cosa: ¡tú!
El [fecha], queremos invitarte a dejar tu trabajo por el [período de tiempo] y unirte a tus compañeros de [nombre de la empresa] en algunas actividades divertidas, como:
[Actividad #1]
[Actividad #2]
[Actividad #3]
Siéntete libre de romper el código de vestimenta habitual y ponerte tus artículos promocionales de [nombre de la empresa organizadora] para el día, o ponte tu atuendo casual favorito para [actividad #1], [actividad #2], y [actividad #3].
¡Esperamos verte allí!
[Insertar llamada a la acción (CTA)
Fiestas
Solo trabajar sin descanso puede hacer que tanto tus empleados como tus clientes se sientan un poco deprimidos. Así que, cuando estés planeando una fiesta navideña o celebrando un aniversario, una gran inauguración u otro hito, asegúrate de que tus correos electrónicos de invitación sean apropiadamente divertidos.
Puedes incluir elementos de entretenimiento, tales como:
Organizar eventos de intercambio de regalos de “Amigo Secreto” para una fiesta de Navidad.
Elegir un tema nostálgico para una fiesta de jubilación.
Enviar invitaciones divertidas de compromiso o boda para una nueva asociación de marca.
Usar invitaciones de cumpleaños con temática de bebés para el aniversario de una empresa emergente.
Siéntete libre de ser un poco más creativo con estas invitaciones (sin dejar de ser apropiado para el contexto).
Una plantilla simple de correo electrónico para confirmar asistencia a una fiesta podría verse así:
Hola, [nombre],
¡Estás invitado/a!
[Nombre de la empresa] está organizando una fiesta por [motivo del evento], y queremos verte allí.
¿Necesitas los detalles?
[Fecha, hora, lugar de celebración]
¿No estás convencido/a? Esto es lo que puedes esperar:
[Atracción #1]
[Atracción #2]
[Atracción #3]
Y algunas otras sorpresas que anunciaremos más cerca de la fecha.
Confirma tu asistencia con tus detalles antes del [fecha límite] para reservar tu lugar.
[Insertar llamada a la acción (CTA)]
Consideraciones finales
Independientemente del tipo de invitación a evento que envíes, céntrate en tu público objetivo y en aquellos a quienes invitas. Tus correos electrónicos de invitación deben inspirar entusiasmo, pero ser lo suficientemente informativos para que los asistentes conozcan todos los detalles importantes. Aquí hay algunas ideas clave para humanizar tus invitaciones por correo electrónico:
Para las invitaciones a webinars: Explica lo que la gente aprenderá antes de que dediquen una tarde a asistir.
Con las ventas selectas: Un sentido de exclusividad puede ser tan importante como un descuento.
En lo que respecta a lanzamientos de productos: La gente se emociona más por la anticipación que por la noticia en sí.
Con las conferencias: Ofrece una lista de aprendizajes por adelantado, mientras también destacas las oportunidades de networking.
Para la mayoría de los asistentes: Los premios son tanto sobre el entretenimiento como sobre los ganadores.
Si buscas organizar un evento de agradecimiento al cliente: Mantén tu enfoque estrictamente en la experiencia del cliente.
Los eventos benéficos pueden ser muy divertidos, pero la gente se mostrará escéptica si la causa se pierde en el contenido de tu correo.
Si bien los retiros ejecutivos buscan ofrecer un descanso a los altos directivos, aún debes establecer expectativas de productividad.
Cuando quieras organizar una actividad de integración de equipos: Pon tu marca al frente y al centro para que tus esfuerzos sean más auténticos.
En cuanto a las fiestas: La regla por encima de todo es recordar divertirse.
Puedes mejorar la generación de ideas al inspirarte en los correos electrónicos de eventos que recibes. ¿A cuáles te gustaría más asistir y por qué? Si algunos te dejan preguntándote cómo aceptar formalmente, no es una buena señal: las instrucciones sobre cómo confirmar la asistencia siempre deben ser claras.
Si a ti no te gustaría recibir tus correos electrónicos de eventos, es probable que a tus invitados y suscriptores tampoco les guste. Así que mantente humano y observa cómo se disparan tus números de medición de rendimiento de asistencia a eventos
