En un entorno profesional, donde la capacidad de respuesta se ha convertido en la norma, en especial en sectores altamente competitivos, la clientela espera un servicio casi instantáneo e impecable. No obstante, ello puede plantear desafíos, ya que llevar un equilibrio laboral y personal saludable es crucial para los empleados.
Los mensajes de ausencia permiten reconciliar estos dos elementos: puedes tomar unos días de descanso sabiendo que a tus contactos se les ha informado sobre tu disponibilidad y son conscientes de que no podrás procesar sus solicitudes hasta que vuelvas a la oficina.
En este artículo, además de ofrecer ejemplos interesantes de mensajes de ausencia, cubriremos lo siguiente:
La importancia de los mensajes de ausencia para el negocio y sus clientes
Los elementos clave que deben incluir tus mensajes
Cómo puedes automatizarlos
Estudiemos en detalle cada uno de estos puntos a continuación.
La importancia de redactar un buen mensaje de ausencia en ventas
En ventas, cada interacción (incluidas aquellas automatizadas con IA) influye directamente sobre la probabilidad de que un prospecto avance en el embudo de ventas. Un mensaje de ausencia profesional le da confianza al cliente, debido a que se le hace saber que se ha recibido su solicitud y que se ha planificado un seguimiento de su caso.
El impacto en la imagen y en las relaciones con los clientes
El mensaje de ausencia también influye en la imagen de marca, ya que refleja tu profesionalismo y el respeto que les tienes a tus contactos. Esto tiene mayor relevancia cuando se trata del modelo B2B, donde el recorrido del cliente es más complejo y cada transacción, por lo general de mucho más valor que el promedio en B2C, representa una apuesta estratégica de gran peso tanto para la empresa como para su cliente.
Con un mensaje de ausencia efectivo (ampliaremos este punto más adelante en el artículo), el cliente se siente atendido, incluso cuando no estás disponible, con lo que se refuerza su confianza en tu empresa.
Los riesgos asociados a un mensaje de ausencia mediocre
Sin embargo, un mensaje de ausencia mediocre, que sea demasiado impersonal o que no ofrezca una solución o promesa de fecha de regreso, puede tener efectos indeseables:
Pérdida de leads: si el mensaje de ausencia no ofrece una alternativa clara, es probable que un prospecto dispuesto a cerrar la venta acuda a otro lugar.
Percepción distorsionada de la marca: si tu mensaje tiene un tono que no coincide con el de tu empresa (demasiado formal, demasiado informal, con errores de ortografía o gramaticales, palabras faltantes, etc.), puede cambiar la percepción que tienen el prospecto o el cliente de tu marca y llevarles a cuestionar tu profesionalismo.
Una bandeja de entrada llena: si tu mensaje de ausencia carece de información clara (fecha de regreso, alguien a quien contactar mientras tanto), tu contacto, pensando que no has recibido correctamente sus correos, puede enviar múltiples correos posteriores y abarrotar tu bandeja de entrada.
Reputación perjudicada: los comentarios o las calificaciones en línea pueden aludir a una capacidad de respuesta deficiente por parte de tu empresa, lo que tendría un impacto negativo sobre tu reputación y puede hacer que firmar nuevos contratos sea más difícil.
Los elementos clave de un mensaje de ausencia eficiente
Un mensaje de ausencia bien redactado ayuda a que una empresa garantice continuidad y proyecte una imagen profesional a sus colegas, clientes y prospectos por igual. El mensaje debería ser conciso e incluir toda la información que consideres esencial. Ponte en el lugar del destinatario: ¿qué información les gustaría recibir en realidad en esta situación?
En pocas líneas, el mensaje de ausencia debería incluir la siguiente información:
Una fecha de ausencia clara
Evita expresiones vagas, como “durante unos días”. Tu mensaje debería expresar la fecha de inicio y la fecha de finalización exactas de la ausencia.
Un tiempo de respuesta estimado
Es posible que, a tu regreso, te encuentres con otros asuntos que requieren tu atención inmediata. De ser posible, hazles saber a tus contactos cuándo es posible que les des una respuesta (“Trataré su mensaje el 25 de septiembre, el día posterior a mi regreso”). Por supuesto, evita hacer promesas que no puedas cumplir, ya que ello podría producir decepción.
Detalles de contacto alternativos
Este es quizás el punto más importante de todos. Hazles saber a tus contactos que pueden, mientras tanto, comunicarse con un integrante del equipo si fuera necesario. Facilítales un medio de contacto directo, tal como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono, para evitar que tengan que acudir a un tercero o al servicio de atención al cliente para poder comunicarse con la persona apropiada que pueda responder a su pregunta durante tu ausencia.
Un tono profesional
Sé cortés y profesional sin dejar de reflejar tu estilo de siempre.
Un cierre cordial
Las fórmulas cordiales garantizan una correspondencia profesional y el nivel de cortesía que se esperan en un entorno profesional.
Consejo: puedes agregar “[Fuera de la oficina]” o un emoji (✈️) en el asunto de tu correo electrónico para que tus contactos sepan que es un mensaje automático de ausencia antes de abrirlo. Por supuesto, no uses emojis si va en contra del tono y de la imagen que tu empresa desea proyectar.
Ejemplos de mensajes de ausencia según la situación
Pasemos a estudiar algunos ejemplos de mensajes de ausencia. Ten en cuenta cómo varían las expresiones, el asunto e incluso el contenido del correo según el contexto.
1. Mensaje de ausencia simple y profesional
Ausencia por motivo de vacaciones
Hola,
Gracias por su mensaje.
Estaré fuera del 12 al 23 de agosto inclusive y no tendré acceso a mis correos electrónicos. Procesaré su solicitud a mi retorno el 24 de agosto.
Si le urge nuestra atención, puede ponerse en contacto con mi gerente, María Fernández, por correo electrónico ([email protected]). Ella podrá responder a sus preguntas y ofrecerle todo el apoyo necesario hasta que regrese.
Gracias por su comprensión.
Atentamente,
Alejandro Martín, Gerente de proyectos
2. Mensaje de ausencia por viaje
Ausencia por formación profesional
Hola,
En estos momentos estoy asistiendo a una formación profesional del 6 al 10 de junio inclusive y no podré responder de inmediato.
En caso de solicitudes de cotización o asuntos urgentes, por favor, póngase en contacto con mi colega Miriam, que está al tanto de su situación y puede ofrecerle información útil sobre el progreso de las actividades en curso:
📞 +52 1 23 45 67 89
✉️ [email protected]
Me pondré en contacto con usted el 11 de junio.
Gracias por la confianza depositada.
Elena Luque, Desarrolladora comercial
3. Mensaje de ausencia original con tono natural
Misión “Recarga” en progreso :rocket:
¡Hola!
Me estoy tomando una “temporada de recarga” en el trópico. Pero no se preocupe, porque cuando regrese, el 24 de mayo con mis baterías totalmente recargadas, responderé a sus mensajes. ¿Necesita asistencia con urgencia? Puede ponerse en contacto con mi colega Jorge (Gerente de marketing) en caso de necesitar ayuda inmediata a través de la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]
¡Gracias y pronto nos veremos!
Juan Martín, Especialista de marketing
4. Mensaje de ausencia por cierre durante las vacaciones
¡Felices vacaciones! (Oficina cerrada del 24 de diciembre al 2 de enero)
Hola,
Nuestra oficina estará cerrada por vacaciones del 24 de diciembre al 2 de enero. Atenderemos los mensajes a partir del 3 de enero.
En caso de emergencia, un equipo designado estará disponible con el fin de garantizar la continuidad de nuestros servicios y ofrecerle la asistencia apropiada durante este periodo festivo. Puede ponerse en contacto con el equipo para explicarle su situación a través de la dirección de correo electrónico: [email protected].
¡Le deseo felices fiestas y espero verle pronto!
Elena Gutiérrez, Directora de operaciones
5. Mensaje de ausencia en inglés
Por supuesto, las respuestas automatizadas no se limitan únicamente al mercado hispanohablante. Por ello, te ofrecemos a continuación el ejemplo genérico de un mensaje automático que puedes enviarles a tus contactos angloparlantes.
Subject : Out of Office [Emily Jones]
Hello,
Thank you for your message. I am currently out of office with no access to my email from November 3rd until November 14th. I will respond as soon as possible upon my return.
If your matter is urgent, please contact Alex Smith, our Sales Director, at [email protected].
Thank you for your understanding.
Best regards,
Emily Jones, Sales Manager
¿Cómo automatizar tus mensajes de ausencia de forma efectiva?
La automatización del marketing y de las ventas forma parte integral de los procesos internos de las empresas. Por lo que ignorar esta realidad significa dejarle el camino libre a la competencia. A continuación, te ofrecemos algunos consejos prácticos que puedes aplicar para automatizar tus mensajes de ausencia.
1. Activar el envío de mensajes automáticos en Outlook y Gmail
Si usas Outlook como tu correo de empresa, entonces puedes automatizar con facilidad tus mensajes de ausencia siguiendo estos pasos:
Haz clic en Configuración › Correo › Respuestas automáticas.
Haz clic en “Enviar respuestas automáticas” y establece el periodo deseado.
Puedes escribir dos versiones:
Una versión interna: un mensaje de ausencia para tus colegas. Puedes usar un tono más informal, incluso familiar, si es una práctica aceptada por la cultura de tu empresa.
Una versión externa: este mensaje de ausencia está destinado a tus clientes, prospectos y proveedores. Suele ser más formal y debería reflejar la imagen pública que tu empresa desea proyectar.
Recuerda guardar tus cambios cuando hayas finalizado. Outlook dejará de mandar mensajes de ausencia de manera automática en la fecha final que hayas establecido.
Si tu empresa usa Gmail como su software de mensajes de correo, entonces el procedimiento es bastante parecido (los nombres de los campos varían, por supuesto, pero la lógica es la misma):
Haz clic en Configuración > Ver toda la configuración > General > Respuesta automática.
Selecciona la opción “Respuesta automática activada” y luego ingresa las fechas, el asunto de tu correo de ausencia y el cuerpo del mensaje.
Luego, haz clic en “Guardar cambios” y podrás empezar a disfrutar de tus vacaciones.
2. Registrar ausencias en tu CRM
Sincronizar automáticamente tus mensajes de ausencia con tu CRM te permite registrar cada interacción, enviar a tus contactos a la persona adecuada y programar mensajes de seguimiento personalizados cuando vuelvas a la oficina.
Puedes conectar tu cuenta de correo electrónico (Outlook, Gmail, etc.) con tu CRM para que todos los correos que recibas activen un flujo de trabajo automatizado. A continuación, una descripción básica de cómo funciona:
El CRM registra tu ausencia
Se crea automáticamente una tarea de seguimiento
Se envía un mensaje automatizado cuando recibes un mensaje durante el periodo de ausencia
Se actualiza automáticamente el registro del prospecto para llevar un registro, con lo que te aseguras de los equipos que te cubrirán durante tu ausencia estarán al corriente
Si Pipedrive es tu CRM, puedes programar tareas de seguimiento automatizadas para que se envíen de forma automática a tu retorno, algo muy útil cuando tienes una larga lista de correos que revisar. El objetivo no es responder a cada solicitud de inmediato al volver, sino hacerles saber a tus contactos que has recibido su correo electrónico y que lo responderás a la brevedad.
A continuación, cómo puedes activar acciones subsiguientes automáticas en Pipedrive usando la herramienta de programación que incluye tu CRM:
Automatización de flujos de trabajo > Crear un flujo de trabajo.
Activador: “Cuando finalice una Actividad con el título 'Ausencia temporal'”.
Condición: Campo Vacaciones del contacto = “Finalizado” (o haya pasado la fecha de regreso).
- Acciones:
Enviar un correo electrónico a partir de una plantilla: “Feliz de volver a ponerme en contacto con...”.
Cambiar la fase del trato a “Nurturing” (Cultivo)
Reasignar el titular en caso de ser necesario
Esta acción te permitirá enviar un correo electrónico de seguimiento a todas las personas que te hayan enviado un correo electrónico durante tu ausencia para hacerles saber que ya empezarás a reanudar las comunicaciones o a resolver sus problemas.
Consideraciones finales
Si estás de vacaciones o en un viaje de trabajo, o sencillamente no puedes responder correos, un mensaje de ausencia es una herramienta muy efectiva para mantener la salud de las relaciones con tus clientes y ofrecerles a todos tus contactos una experiencia profesional. Tus contactos sentirán que les escuchas y valoras, lo que puede tener un impacto positivo en el rendimiento de tus ventas.
Al combinar claridad, relevancia y automatización a través de tu CRM, podrás transformar una simple notificación, al menos en apariencia, en una herramienta de comunicación efectiva.
Además, cuando se refiere a una estrategia de comunicación efectiva, ten en cuenta que los mensajes automatizados, enviados a través de tus distintos canales de comunicación, te permitirán mantener una comunicación fluida con tus contactos, lo que generará la confianza necesaria para conseguir que tus leads avancen en el embudo de ventas.
