Un correo electrónico profesional aumenta tu credibilidad, mejora la seguridad y te da control total sobre tus comunicaciones.
Sin embargo, los recursos pueden ser limitados para las pequeñas y medianas empresas. Pero, ¿vale la pena invertir en un hosting de correo corporativo cuando se pueden crear cuentas de correo electrónico gratuitas? En caso de ser así, ¿cómo eliges el proveedor de hosting de correo electrónico de tu negocio?
En esta guía, aprenderás las respuestas a estas preguntas. Descubre los beneficios del hosting de correo corporativo para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), consejos para seleccionar el mejor proveedor y una lista de las mejores herramientas de hosting de correo electrónico para PYMES.
¿Qué es el hosting de correo corporativo?
El hosting de correo corporativo es un servicio que te permite tener cuentas de correo electrónico que utilizan tu propio nombre de dominio. En lugar del nombre de dominio del proveedor del servicio de correo electrónico, tu correo es personal para tu negocio
Nota: Un nombre de dominio es la dirección que identifica un sitio web en internet, como “ejemplo.com”.
Digamos que el nombre de tu negocio es Consultoría de Élite. Así es como se vería tu correo electrónico profesional con (y sin) hosting de correo electrónico:
Con hosting de correo corporativo: [email protected]
Sin hosting de correo corporativo: [email protected] o [email protected]
Hay tres tipos de hosting de correo electrónico:
Hosting de correo electrónico compartido | Aloja tus servicios de correo electrónico en el mismo servidor que tu sitio web. Los proveedores de website hosting suelen ofrecer esto como un paquete. El hosting de correos electrónicos compartido es rentable. Sin embargo, en general ofrece almacenamiento, seguridad y rendimiento limitados en comparación con soluciones especializadas. |
Hosting de correo electrónico de terceros | Utiliza un proveedor especializado para gestionar los servicios de correo electrónico por separado de tu hosting web. Google Workspace y Microsoft 365 son algunos ejemplos. El hosting de terceros ofrece alta disponibilidad, lo que significa que el servicio funciona sin problemas y sin interrupciones frecuentes. Los proveedores suelen ofrecer características de seguridad avanzadas (como certificados SSL y filtros antispam) e integraciones con herramientas de colaboración. Las plataformas de terceros son más caras que el alojamiento compartido. También ofrecen menos opciones de personalización que el autoalojamiento. |
Correo electrónico autohospedado | Funciona en tu propio servidor de correo electrónico en lugar de depender de un proveedor externo. El correo electrónico autohospedado proporciona control total sobre los datos, la seguridad y la personalización. Sin embargo, requiere experiencia técnica para configurar y mantener. Las empresas que necesitan un control estricto de datos (como las instituciones financieras) a menudo eligen esta solución de correo electrónico. |
La opción correcta depende de tus necesidades, presupuesto y conocimientos técnicos.
Para los propietarios de pequeñas empresas con recursos limitados, el alojamiento compartido o de terceros es la mejor opción. Para las empresas con más recursos y necesidades complejas, el autoalojamiento es la mejor opción.
Los 5 mejores servicios de hosting de correo electrónico para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas y las startups necesitan un hosting de correo electrónico seguro y confiable que no los arruine. El proveedor adecuado simplifica tu comunicación mientras protege tus datos a medida que tu negocio crece.
Aunque la interfaz de algunos de los servicios de hosting de correo corporativo puede estar principalmente en inglés, todos ellos operan a nivel mundial y algunos ofrecen soporte y documentación en varios idiomas. Aquí están los cinco mejores servicios de email hosting para pequeñas empresas.
1. Google Workspace (anteriormente G Suite): lo mejor para integrar el correo electrónico con herramientas de productividad
Las pequeñas empresas pierden tiempo saltando entre diferentes sistemas para gestionar correos electrónicos, calendarios y documentos.
Google Workspace pone todo en un solo lugar. Crea el dominio de tu correo electrónico empresarial y conéctalo con las herramientas de Google para optimizar tu trabajo diario.
Las herramientas integradas de Google incluyen:
Google Drive: un servicio de almacenamiento en la nube para que los usuarios almacenen, compartan y accedan a archivos desde cualquier dispositivo.
Google Meet: una herramienta de videoconferencia para organizar reuniones en línea, seminarios web y colaboraciones.
Google Calendar: una herramienta de programación que ayuda a los usuarios a organizar y realizar un seguimiento de eventos, citas y recordatorios
Esta integración ahorra horas de cambiar entre aplicaciones y reduce el riesgo de perder información importante.
Nota: Conecta tu correo electrónico a un CRM para seguir automáticamente cada interacción con el cliente. De esta manera, nunca perderás de vista los seguimientos importantes o las actualizaciones de los tratos, y todo tu equipo verá el historial completo de cada relación con el cliente.
2. Mango Mail: el mejor en asequibilidad y facilidad de uso
Los sistemas complejos con altos precios a menudo requieren un tiempo y recursos significativos para configurarse. Esto no siempre es factible para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) con presupuestos o personal limitados.
Mango Mail elimina este inconveniente al ofrecer una solución intuitiva y rentable para el hosting de correos electrónicos. Su interfaz simple requiere poca capacitación, permitiendo que las pequeñas empresas comiencen rápidamente sin conocimientos técnicos.
La plataforma también ofrece funciones clave a un costo menor que sistemas más complejos.
Estos sistemas generalmente ofrecen funciones adicionales, como configuraciones de servidor personalizadas y gestión de múltiples dominios. Estas características son útiles para empresas más grandes que gestionan múltiples unidades de negocio bajo una sola infraestructura.
Las características de Mango Mail incluyen:
Integración de dominio personalizado
Protección contra el spam (spam protection)
Reenvío de correo electrónico
3. Bluehost: el mejor para hosting de sitios web y correos electrónicos para pequeñas empresas
Gestionar servicios separados para el hosting de sitios web y el correo electrónico puede ser un desafío para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) con recursos limitados. Configurar el correo electrónico en una plataforma separada lleva más tiempo, genera costos adicionales y crea ineficiencias al manejar múltiples cuentas.
Estos desafíos roban tiempo de tareas críticas como hacer crecer el negocio y cerrar tratos.
Bluehost combina dominios de correo electrónico con hosting web. La plataforma te permite construir y alojar tu sitio web e integra el alojamiento de correo electrónico profesional como parte del proceso. Las empresas pueden crear direcciones de correo electrónico personalizadas que coincidan con su dominio, aumentando la credibilidad de la marca.
Nota: Mantén tu página web y tu correo electrónico con un solo proveedor para evitar dolores de cabeza con el dominio. Si utilizas proveedores separados, podrías terminar con direcciones desiguales como “tuempresa.com” para tu página web, pero “tuempresa-correo.com” para el correo electrónico, lo cual se ve poco profesional para los clientes.
4. Proton Mail: mejor para priorizar la seguridad y la privacidad
A medida que las pequeñas empresas crecen, sus riesgos de seguridad aumentan. Manejan más datos de clientes y dependen de más herramientas digitales, convirtiéndolas en objetivos más grandes para amenazas cibernéticas como el phishing y las violaciones de datos.
Sin fuertes medidas de cifrado, privacidad y protección contra amenazas, las empresas ponen en riesgo la ciberseguridad, violaciones de datos y acceso no autorizado.
Proton Mail ofrece estrictas protecciones de privacidad para asegurar las comunicaciones internas y externas. Por ejemplo, el software proporciona cifrado de extremo a extremo en todos los correos electrónicos. Este cifrado los hace ilegibles para cualquier persona que no sea el destinatario previsto.
Proton Mail también:
Autodestruye correos electrónicos en tiempo real
Permite mensajes protegidos por contraseña
Asegura el cumplimiento de estrictas regulaciones de protección de datos (como el RGPD)
5. Fastmail: el mejor para una experiencia de correo electrónico rápida y eficiente
Cuando tu correo electrónico va lento, tu negocio pierde dinero. Cada respuesta retrasada podría significar que un cliente elija a tu competidor en su lugar, y para las pequeñas empresas, incluso una venta perdida importa.
Fastmail ofrece un servicio de hosting de correo electrónico de alta velocidad que ayuda a las pequeñas empresas a gestionar sus comunicaciones. Con una entrega de correo electrónico más rápida y sincronización en tiempo real entre dispositivos, los equipos pueden responder a las consultas de los clientes y a los mensajes internos sin demoras.
El software opera en servidores de alto rendimiento con centros de datos globales, asegurando que tus correos electrónicos se envíen y lleguen instantáneamente.
Fastmail también cuenta con un sistema inteligente de filtrado de spam. El sistema bloquea el correo no solicitado antes de que lleguen a tu bandeja de entrada. Como resultado, pasas menos tiempo filtrando correo no deseado y más tiempo respondiendo a clientes potenciales y prospectos.
¿Por qué usar servicios de hosting de correo corporativo?
El hosting de correo corporativo proporciona una dirección profesional con el nombre de tu empresa (como [email protected]). Los clientes que ven este correo electrónico profesional son más propensos a confiar y hacer negocios contigo.
Echa un vistazo a estos beneficios (y algunos otros) en más detalle:
Construye la confianza y credibilidad de los clientes. ¿En qué negocio confiarías más: [email protected] o [email protected]? Un dominio propio de correo electrónico demuestra a los clientes que tienes un negocio establecido, no eres alguien que trabaja desde una cuenta de correo electrónico gratuita. Es más probable que los clientes respondan y compren a una empresa con una dirección de correo electrónico profesional.
Aumenta la seguridad del correo electrónico. El hosting de correo corporativo ofrece típicamente características de seguridad incorporadas que son más robustas. La encriptación, el filtrado de spam y la protección contra ataques de phishing son algunos ejemplos. Estas características mantienen la información sensible segura y apoyan los esfuerzos de cumplimiento de datos.
Gestiona el acceso al correo electrónico. El hosting de correo electrónico te da más control sobre quién puede enviar correos electrónicos desde el dominio propio de tu empresa. Por ejemplo, puedes permitir que tu equipo de ventas envíe correos electrónicos a los clientes mientras restringes cuentas sensibles como [email protected] a tu equipo de finanzas.
Fomenta la colaboración. Las soluciones de hosting de correos electrónicos a menudo se integran con herramientas de terceros. Los calendarios en línea, los sistemas de intercambio de archivos y las plataformas de CRM son algunos ejemplos. Tu equipo puede compartir archivos al instante, programar reuniones y actualizar la información del cliente directamente desde su correo electrónico. No más cambios entre aplicaciones o perder actualizaciones importantes en largas cadenas de correos electrónicos.
Cómo automatizar la generación de leads
Consejos para elegir el proveedor de hosting de correo electrónico adecuado para tu PYME
Tu proveedor de hosting de correo electrónico necesita hacer tres cosas bien: mantener tus mensajes fluyendo sin interrupciones, proteger tu información empresarial sensible y ajustarse a tu presupuesto.
Antes de elegir un proveedor, considera cuántas cuentas de correo electrónico necesitas, cuánto espacio de almacenamiento utiliza tu equipo y cuáles funciones son más importantes para tus operaciones diarias.
Vamos a analizar estas consideraciones clave con más detalle.
1. Identifica las necesidades de tu negocio
Comienza haciendo una lista rápida de cómo utiliza tu negocio el correo electrónico. ¿Principalmente envías correos electrónicos básicos o necesitas funciones como calendarios compartidos y archivos adjuntos grandes?
Al comprender tus necesidades, evitas pagar por funciones elegantes que nunca usarás y te aseguras de obtener las herramientas que tu equipo necesita a diario.
Por ejemplo, una empresa más pequeña con necesidades básicas de correo electrónico puede no querer:
Herramientas de cumplimiento avanzadas que solo necesitas si manejas datos regulados como información de salud o financiera.
Espacio de almacenamiento extenso para empresas que comparten muchos archivos grandes, pero que resulta excesivo si principalmente envías correos electrónicos básicos.
Automatización impulsada por IA para equipos de marketing que envían miles de correos electrónicos, pero que resulta innecesaria si solo estás manejando la comunicación diaria del negocio.
Elegir un proveedor con estas características podría agregar costos y complejidad innecesarios.
Estas son las características que debes considerar al evaluar las necesidades de tu negocio.
Número de usuarios | Considera cuántos usuarios necesitan acceso a tu servicio de hosting de correo electrónico, tanto ahora como en el futuro. Supongamos que tienes un pequeño equipo de 10 usuarios. Con el tiempo, creces a 20 usuarios. Tu proveedor de hosting de correo electrónico debería poder acomodar a estos usuarios sin interrupciones. |
Requisitos de almacenamiento | Evalúa cuánto almacenamiento de correo electrónico necesitas y elige un proveedor con base en esto. Por ejemplo, una agencia creativa que maneja archivos grandes necesita mucho almacenamiento de correo electrónico. Un pequeño negocio de consultoría que intercambia correos electrónicos basados en texto necesita mucho menos. |
Correo electrónico de dominio personalizado | La mayoría de las empresas de hosting de correo electrónico soportan direcciones de correo electrónico personalizadas. Sin embargo, algunas tienen restricciones o cobran más por esta función. Por ejemplo, limitando el número de direcciones de correo electrónico personalizadas por dominio o exigiendo planes de nivel superior solo para permitir correos electrónicos basados en el dominio. |
Características de seguridad | Aclara qué características de seguridad necesitas según tu negocio y el nivel de protección requerido. Las características de seguridad informática estándar incluyen:
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Integraciones | Considera si deseas integrar tus herramientas actuales con tu proveedor de correo electrónico. Las integraciones clave incluyen:
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2. Revisa el tiempo de actividad
El tiempo de actividad del correo electrónico es el tiempo que un servicio de hosting de correo electrónico funciona sin interrupciones, como cortes del servicio. Las interrupciones pueden afectar la comunicación, lo que puede llevar a:
Pérdida de productividad debido a correos electrónicos retrasados o no enviados
Poca satisfacción del cliente debido a una comunicación lenta o poco receptiva
Retrasos en procesos críticos como órdenes de compra y negociaciones de contratos
Oportunidades de negocio perdidas y potencial pérdida de ingresos
Aumento de la frustración e ineficiencias operativas en los equipos
Reduce el riesgo de tiempo de inactividad eligiendo plataformas de alojamiento de correo electrónico conocidas por su tiempo de actividad confiable. Aquí hay algunas maneras de evaluar el tiempo de actividad:
Revisa el acuerdo de nivel de servicio (SLA) para los términos específicos y los porcentajes de tiempo de actividad
Revisa las opiniones de los clientes en sitios de confianza como G2 o Capterra
Pregunta sobre cómo rastrean el tiempo de actividad, sus estadísticas de tiempo de actividad pasadas y cómo manejan el tiempo de inactividad
Asegúrate de que tu proveedor tenga sistemas de respaldo en funcionamiento. Si su sistema central falla, un respaldo debería activarse automáticamente para mantener tu correo electrónico en funcionamiento sin interrupciones.
Verifica el acuerdo de nivel de servicio o las especificaciones técnicas del proveedor para los sistemas de respaldo y los procesos de recuperación ante fallos. Pregúntales si utilizan balanceo de carga para gestionar el tráfico y prevenir interrupciones.
Nota: El balanceo de carga implica distribuir los correos electrónicos entrantes entre varios servidores. Este proceso reduce la presión sobre un solo servidor cuando llegan demasiados correos electrónicos simultáneamente. El objetivo es mantener la estabilidad y garantizar una entrega fluida de los correos electrónicos incluso si un servidor falla
3. Verifica la facilidad de uso
Busca un software de correo electrónico que sea fácil de usar desde el primer día. Tu equipo debería poder encontrar lo que necesita sin ver tutoriales ni llamar al soporte técnico. Cuanto más fácil sea de usar, más rápido podrá tu equipo volver a lo que importa: hacer funcionar tu negocio.
Busca estas características clave en una solución de alojamiento de correo electrónico fácil de usar:
Paneles de control fáciles de usar. Un panel de control es un tablero central para gestionar cuentas de correo electrónico. Un panel de control fácil de usar y personalizable facilita la visualización de datos clave del correo electrónico de un vistazo. Puedes hacer ajustes fácilmente, rastrear el uso del correo electrónico y asegurar un funcionamiento fluido del correo electrónico.
Aplicaciones móviles y accesibilidad en escritorio. La accesibilidad en diferentes dispositivos asegura que los usuarios puedan enviar, recibir y gestionar correos electrónicos, sin importar dónde trabajen. Esta flexibilidad ayuda a mantener una comunicación y productividad constantes.
Una interfaz intuitiva. Un diseño limpio y bien organizado reduce la curva de aprendizaje. Los empleados y administradores pueden usar el sistema fácilmente, lo que lleva a una adopción más rápida y a menos errores.
Funcionalidad confiable de búsqueda y organización. Las funciones de búsqueda y organización ayudan a los usuarios a gestionar sus bandejas de entrada de manera efectiva. Las funciones de búsqueda avanzada, las estructuras de carpetas y los filtros son algunos ejemplos. Los usuarios también pueden utilizar estas funciones para encontrar lo que necesitan sin perder tiempo.
Gestión automatizada del correo electrónico. La automatización te ayuda a manejar tareas repetitivas como el filtrado de spam, las respuestas automáticas y el reenvío de correos electrónicos. Estas automatizaciones liberan tiempo para que los empleados se concentren en tareas de mayor prioridad, como cerrar tratos.
También es útil buscar la disponibilidad de soporte al cliente. Un equipo de soporte sólido garantiza que los usuarios obtengan ayuda cuando la necesiten. Busca proveedores que ofrezcan chat en vivo, soporte por correo electrónico y soporte telefónico, así como materiales de capacitación como tutoriales y seminarios web.
Cómo las herramientas de CRM como Pipedrive optimizan la comunicación por correo electrónico
Incluso con un excelente servicio de hosting de correos electrónicos, todavía hay un problema común: los correos electrónicos importantes de los clientes se pierden en las bandejas de entrada de tu equipo.
Un cliente puede preguntar por los precios en un correo electrónico, discutir las características en otro y confirmar los detalles en un tercero, pero estas conversaciones se dispersan entre las cuentas de diferentes miembros del equipo.
Ahí es donde Pipedrive resulta útil. El CRM de ventas reúne todas tus conversaciones con clientes en una vista clara. Puedes ver cada correo electrónico, reunión y discusión con cada cliente, sin importar quién lo maneje.
Así se ve en acción:
Esto es lo que las funciones de gestión de correo electrónico de Pipedrive pueden ayudarte a hacer.
Conecta tu correo electrónico en minutos
Agrega tu Gmail o Outlook a Pipedrive con solo unos clics. Una vez conectado, puedes enviar y leer todos tus correos electrónicos dentro de Pipedrive, sin más saltos entre diferentes pestañas o aplicaciones.
Mira lo fácil que es configurar Gmail con Pipedrive:
También verás cuándo los clientes abren tus correos electrónicos o hacen clic en tus enlaces, por lo que sabrás exactamente cuándo están más interesados en tu oferta.
Nunca te pierdas un seguimiento
Deja que Pipedrive recuerde tus seguimientos por ti. Configura recordatorios automáticos que envíen el mensaje adecuado en el momento adecuado, como un cordial recordatorio tres días después de enviar una propuesta si no has recibido respuesta.
Aquí hay un ejemplo de cómo aparece la secuencia de automatización en Pipedrive:
Al automatizar estas secuencias, mantienes un contacto regular con los prospectos sin intervención manual. La comunicación es oportuna, relevante y personalizada, aumentando tus posibilidades de cerrar una venta.
Lee la lista completa de pasos para automatizar correos electrónicos aquí.
Utiliza la IA para mejorar la gestión del correo electrónico
El redactor de correos electrónicos con IA de Pipedrive ayuda a los vendedores a crear correos electrónicos personalizados en función de los detalles del lead y el historial del trato. No solo ahorras tiempo, sino que también adaptas los correos electrónicos a las necesidades de cada destinatario. Hacerlo aumenta la probabilidad de compromiso y conversiones.
Con Pipedrive, crear un correo electrónico impulsado por IA es fácil. Abre un nuevo redactor de correos (desde la Vista de Detalle o el Buzón de Prospectos) y haz clic en “Escribir mi correo”. Completa el aviso y selecciona “Generar correo”.
Esta es la información que verás en el aviso:
Y así es como aparecerá el correo electrónico de inteligencia artificial:
Copia esto en tu correo electrónico y envíalo al destinatario.
La herramienta de resumen de correos electrónicos de IA acorta hilos de correo largo en resúmenes claros. Esta función ayuda a los equipos de ventas a comprender los puntos clave y a redactar respuestas oportunas y relevantes.
Aquí hay un ejemplo de la herramienta de resumir en acción:
Dirígete a la descripción general de CRM con IA para un desglose completo de las funciones de IA de Pipedrive.
Consideraciones finales
El hosting de correo corporativo construye la credibilidad de tu marca, mejora la seguridad y te da un mejor control sobre las comunicaciones. Con la solución de hosting de correo electrónico adecuada, puedes optimizar tus flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y la productividad en toda la empresa.
Sin embargo, elegir la opción de hosting adecuada puede ser un desafío. Si ya estás utilizando diferentes herramientas para gestionar tus operaciones, seleccionar un proveedor de correo electrónico que se integre con estas plataformas es un buen punto de partida.
El CRM de Pipedrive se integra con proveedores de hosting de correo electrónico como Google Workspace, lo que te permite centralizar las comunicaciones, alinear los correos electrónicos con la gestión de procesos de ventas y asegurarte de que ningún cliente potencial se te escape.
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