Guía de gestión de proyectos para líderes de equipo

Las habilidades, herramientas y técnicas que requiere la gestión de proyectos son útiles en todas las áreas de negocio. Incluso se pueden usar para resolver problemas y cumplir objetivos sin dificultad alguna.

La comprensión del proceso de la gestión de proyectos permite desarrollar los rasgos más valiosos para optimizar el liderazgo y mejorar el rendimiento del equipo.

¿Qué es la gestión de proyectos y cómo mejora la productividad?

La gestión de proyectos, también llamada administración de proyectos, se refiere al proceso de guiar al equipo hasta alcanzar un conjunto de objetivos, respetando:

• El tiempo necesario

• El alcance del proyecto

• Las limitaciones de presupuesto

Según esta definición de gestión de proyectos, todas las iniciativas tienen un principio y un fin. Se trata de los esfuerzos temporales para crear valor a través de un producto, servicio o resultado nuevos o redefinidos.

Los negocios ahora se centran en responsabilidades tradicionales externas, como las nuevas iniciativas, metas, promesas y normas de cumplimiento. Las crecientes influencias de la tecnología, globalización y responsabilidad social corporativa significan que el trabajo diario es cada vez más organizado en lo que se refiere a los proyectos para supervisar las abultadas listas de tareas.

En consecuencia, gerentes de todas las áreas están siempre usando y desarrollando habilidades de gestión de proyectos.

Por ejemplo, cuando un director de ventas identifica una necesidad de diversificar su equipo, debe:

1. Evaluar el problema actual y buscar soluciones potenciales

2. Planificar una estrategia efectiva y establecer un cronograma de acciones necesarias

3. Implementar los cambios necesarios

4. Supervisar el progreso y el rendimiento del equipo

5. Medir los resultados

Este es el proceso detallado y típico de la gestión de un proyecto.

En una encuesta realizada por la consultora Wellingtone sobre los profesionales en la gestión de proyectos y programas, solo el 47% aseguró que los proyectos de sus organizaciones estuvieron siempre o casi siempre en manos de gerentes de proyectos profesionales. Eso significa que más de la mitad no estuvo bajo la dirección de personas con formación formal en gestión de proyectos.

Muchas empresas optan por proporcionar programas de capacitación en gestión de proyectos a gerentes de otras áreas. Ello se debe en gran parte a las habilidades que aporta la gestión de proyectos y que todo el equipo de trabajo debería tener. Las capacidades de planificación, liderazgo, comunicación y negociación son sin duda algunas de las destrezas de la gestión de proyectos que toda empresa desea que tenga su equipo.

¿Cómo es el proceso de gestión de proyectos?

La mayoría de los procesos siguen las mismas cinco fases de la gestión de proyectos, independientemente del tipo de proyecto o de los objetivos. Algunas personas los conocen como grupos de procesos.

Tras la identificación y evaluación del éxito y los desafíos de cada grupo de procesos, el líder del proyecto puede aplicar lo que ha aprendido a las siguientes fases para incrementar la probabilidad de un resultado positivo.

A continuación las cinco fases clave de la gestión de proyectos:

1. Inicio

El líder del proyecto define los objetivos del proyecto principales, crea una lista de las partes interesadas y construye un caso de negocio para obtener la aprobación de los ejecutivos.

Otros documentos que se pueden crear en esta fase incluyen:

• Un estatuto del proyecto con las limitaciones, los objetivos y los detalles del presupuesto. Este documento sirve de guía del proyecto nuevo para que los gestores del proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas estén al tanto del desarrollo del proyecto.

• Un análisis de viabilidad que muestre cómo se completará el proyecto según las limitaciones de tiempo y costos. Con la creación de este análisis, el gestor del proyecto debería determinar si el proyecto es factible. Si no lo fuese, puede detener el proyecto a tiempo para evitar un gasto innecesario de recursos.

• Un estatuto del equipo del proyecto que detalle todas las responsabilidades del equipo. Este documento crea compromiso con todo el proyecto y a su vez garantiza que no se omitan tareas.

• Una minuta de la reunión inicial que detalle los temas clave que se tratarán en la primera reunión del equipo del proyecto.

Durante la reunión inicial, las partes interesadas detallan los objetivos, el alcance y los detalles cronológicos del proyecto. Esta reunión marca el cierre de la fase de inicio. También ofrece la oportunidad de que las partes interesadas planteen inquietudes o ideas antes de que comience la planificación.

2. Planificación

El gestor del proyecto desarrolla un plan de proyecto para explicar cómo el equipo llevará a cabo la ejecución.

Los componentes más importantes de la planificación son:

• Un cronograma del proyecto que defina las fechas de todas las tareas y los objetivos. Esta guía más detallada establece las expectativas de las partes interesadas y ayuda a que el líder del proyecto asigne los recursos de manera efectiva.

• Un presupuesto del proyecto que prevea el costo total de herramientas, talentos y acciones que se necesitan. Esto ayuda a que el gestor del proyecto distribuya de forma equilibrada los gastos del proyecto con el fin de garantizar que se cumplan las expectativas de las partes interesadas en cuanto a costos y que sea rentable para el negocio.

• Un plan de gestión de riesgos que detalle todos los riesgos potenciales y describa las estrategias de mitigación de cada uno. Tras la identificación y evaluación de riesgos, el gerente del proyecto puede minimizar la alteración que ocasionen los desafíos inesperados durante la ejecución del proyecto.

• Un plan de gestión de recursos que describa cómo el gestor del proyecto obtendrá, asignará y gestionará recursos a lo largo del proyecto. Atender estas necesidades en esta fase ahorra tiempo durante la ejecución y permite evidenciar los posibles desafíos a la hora de asignar recursos.

Cuando las partes interesadas están satisfechas y los miembros del equipo entienden sus responsabilidades, comienza la fase de ejecución.

3. Ejecución

El equipo trabaja con sus tareas asignadas respetando el cronograma del proyecto.

La participación del gestor del proyecto es crucial. Su responsabilidad es encargarse de los desafíos y las ineficiencias a medida que surjan, por lo que necesitará tener habilidades en las siguientes áreas:

• Gestión de tareas

• Gestión de tiempo

• Gestión de costos

• Gestión de relaciones

• Procura

• Gestión de recursos

• Colaboración

Es normal que los profesionales en la gestión enfrenten circunstancias inesperadas ajustando los cronogramas del proyecto.

Por ejemplo, si un miembro del equipo se enferma, el gestor del proyecto puede redistribuir las tareas del miembro y posponer las fechas límite. De esta manera se pueden evitar los estancamientos y asegurar que se cumplan las expectativas de las partes interesadas.

4. Supervisión y control

El cuarto grupo del proceso se realiza de manera simultánea con la ejecución.

El director supervisa el progreso del proyecto para asegurarse de que no se están excediendo las limitaciones de tiempo, presupuesto y alcance.

Datos como costes reales del proyecto, presupuesto restante, estado de los objetivos y horas empleadas permiten el desarrollo de informes regulares sobre el proyecto que:

• Permiten argumentar las decisiones por parte de la gerencia en lo que se refiere a la asignación de estrategias y recursos para optimizar la productividad

• Actualizan a las partes interesadas para mantener expectativas realistas

Los gerentes pueden usar un software de gestión de proyectos para visualizar datos de rendimiento en formatos accesibles. El siguiente tablero personalizado de Asana muestra datos sobre las tareas usando gráficos:

Los tableros claros permiten que todas las partes interesadas, así no sean expertas en datos, conozcan el rendimiento de los proyectos en tiempo real.

Por ejemplo, en el ejemplo anterior de Asana, se puede ver que hay cuatro tareas vencidas. Si este número aumentase de forma considerable, una de las partes interesadas podría comunicarse directamente con el gestor del proyecto para investigar u ofrecerle ayuda.

5. Cierre y reflexión

Tras la finalización de la última tarea (por lo general la entrega final del proyecto), el gerente solicita la aprobación de las partes interesadas para cerrar el proyecto.

Después de documentar el éxito del proyecto, considerar los desafíos y reflexionar sobre el proceso entero en una reunión de equipo, el líder del proyecto puede repetir lo que dio resultado y evitar cometer los mismos errores en proyectos futuros.

¿Waterfall o agile: Cuál es la mejor metodología de gestión de proyectos?

Existen varias maneras de abordar las cinco fases de la gestión de proyectos y se les conoce como metodologías de gestión de proyectos o marcos de trabajo.

Cada marco de trabajo tiene sus ventajas y desventajas, por lo que ninguno es “el mejor”, pero entender cómo funcionan los más populares puede ayudarte a decidir cuál es el correcto según tu objetivo.

Las dos metodologías más relevantes son:

1. Waterfall, también conocida como cascada

2. Agile, también conocida como ágil

Gestión de proyectos en cascada

La metodología Waterfall es la más tradicional en la gestión de proyectos. Implica completar tareas y fases de manera lineal y secuencial. Tras completar una tarea se pasa a la siguiente y no es posible regresar para realizar cambios.

Considerando que el progreso solo va en una única dirección (como una cascada real), este método es mejor en el caso de proyectos en el que el resultado deseado se ha definido con claridad y es poco probable que cambie.

El siguiente diagrama muestra un proyecto en cascada clásico en el desarrollo de software.

En el diagrama se puede ver cómo cada etapa tiene un plazo determinado en el que el equipo debe completar un trabajo específico. Las etapas se pueden solapar, pero cuando termina una, el equipo entero pasa a la siguiente el día propuesto. Estas tareas se deben terminar antes de poder comenzar la siguiente y con frecuencia se les conoce como “dependencias”.

Gestión de proyectos ágil

Creado a partir de la frustración causada por la rigidez de la metodología en cascada, el método ágil permite pasar de una etapa a la otra.

Al probar y comunicar resultados de manera más frecuente y trabajar en fases más cortas (conocidas como sprints), los equipos que usan el método ágil pueden regresar a tareas anteriores si necesitan consultar información en etapas futuras.

La siguiente ilustración muestra el mismo proyecto de desarrollo de software usando la metodología ágil. En lugar de un producto principal al final, existen varios resultados más pequeños, desarrollados cada uno en sprints breves.

La flexibilidad del método ágil hace que sea útil para proyectos en los que los productos finales no están claramente definidos, mientras sus fases cortas e informes regulares permiten que las partes interesadas se involucren más en el proceso de gestión.

Otras metodologías de gestión de proyectos y dónde obtener información al respecto

De las metodologías waterfall y agile (en especial esta última) se han derivado otras. Las más comunes son:

• Kanban: un método más visual que se usa con frecuencia para optimizar los proyectos de desarrollo de software.

• Diagramas de Gantt: otro método visual e iterativo que sigue las tareas de un proyecto basándose en el tiempo.

• Scrum: una versión de la gestión de proyectos ágil que se basa en sprints y equipos más pequeños (dirigidos por scrum masters).

• Gestión adaptativa de proyectos (APF, por sus siglas en inglés): un marco de referencia más flexible diseñado para adaptarse a planes y objetivos cambiantes.

• Ruta crítica: un método algorítmico que implica la definición de la secuencia más extendida de actividades que el equipo debe completar hasta obtener un proyecto exitoso.

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) de PMI es el recurso más definitivo y detallado sobre la casi interminable lista de metodologías para la gestión de proyectos.

Las mejores prácticas en la gestión de proyectos: cinco consejos para una mejor productividad

Una gestión de proyectos bien llevada ayuda a que los negocios crezcan al proporcionarle estructura y carácter cuantificable al cambio, pero un paso en falso y se corre el riesgo de hacer más daño que bien.

Una investigación del PMI (Instituto de Gestión de Proyectos) revela que, en promedio, se desperdician 122 millones de dólares por cada inversión de 1000 millones de dólares en proyectos debido a una mala gestión.

A continuación cinco consejos para ayudarte a maximizar el retorno sobre la inversión (ROI) de tu proyecto.

1. Respetar la fase de inicio y planificación

Si bien resulta tentador prestarle más atención a la ejecución porque se asume que es donde ocurre el “verdadero” trabajo, las bases que se crean durante las fases de inicio y planificación pueden garantizar el éxito o el fracaso de todo el proyecto.

Se debe dedicar tiempo para poder asegurar que el objetivo sea factible y beneficioso, de este modo, es posible detenerse o pivotar según sea necesario antes de emplear más recursos.

Definir con claridad el objetivo, el propósito y la estrategia al principio también ayudará a:

• Obtener la aprobación de las partes interesadas en cuanto a tiempo y gastos de presupuesto. De este modo se puede progresar con mayor rapidez sin tener que omitir procedimientos

• Involucrar al equipo para aumentar la motivación y el rendimiento en las últimas fases

• Fijar expectativas realistas, con lo cual será más probable que el proyecto tenga éxito

• Programar tareas en torno a otros compromisos para minimizar alteraciones de las tareas de rutina

• Determinar qué se debe considerar éxito o fracaso para poder medir el rendimiento con exactitud

• Mitigar riesgos para aumentar la probabilidad de éxito

2. Ser realistas con las limitaciones

Sin importar cuál sea la definición de éxito de la gestión del proyecto, muchos proyectos no alcanzan los resultados esperados.

Según la investigación del PMI, se gastan millones de dólares en proyectos que no cumplen las expectativas en cuanto a los beneficios previstos.

Con el tiempo, la repetición de fallos puede menoscabar la motivación del equipo y la confianza de las partes interesadas, que es la razón por la cual resulta importante ser realistas a la hora de alinear los objetivos y las limitaciones.

Para tener más claro lo que es alcanzable, deben involucrarse representantes de todas las áreas relevantes desde el inicio del proceso e inspirarse en las metas de otros equipos y organizaciones. De esta manera, es posible aprender de la experiencia de otras personas.

Por ejemplo, si otro gerente ha intentado iniciar un proyecto similar, pero no tuvo éxito, será posible evitar cometer los mismos errores.

Ofrecer tiempo suficiente durante la reunión inicial para que los asistentes planteen sus inquietudes, permitirá recibir información directamente de los miembros del equipo sobre lo que se considera razonable, al tiempo que se establece una cultura de transparencia útil.

3. Promover una cultura de transparencia y compromiso

La transparencia y el compromiso permiten que el trabajo en equipo sea efectivo. Ambos ayudan a que los miembros del equipo entiendan a qué están contribuyendo y por qué, al tiempo que garantizan que cada quien haga su trabajo. Por ello son esenciales para la gestión del proyecto.

Incluso después de la reunión inicial, el equipo debe sentirse a gusto planteando inquietudes relacionadas con el trabajo para que el líder pueda atenderlas o por lo menos ofrecer algún consejo. De lo contrario, se corre el riesgo de ignorar los problemas que pudieran manifestarse como desafíos más significativos posteriormente en el proceso.

Por ejemplo, si un miembro del equipo lleva retraso y se comunica con el director, apenas nota un problema, será posible reasignar las tareas para que el proyecto se mantenga dentro del tiempo. Si, en cambio, por temor a la crítica esconde el problema y más adelante hace que el equipo no cumpla con una fecha de entrega, existe el riesgo de causar descontento en las partes interesadas.

El compromiso es igual de importante. Conviene usar herramientas de gestión de proyectos para crear visibilidad por parte de todo el equipo de las tareas individuales, al saber que otras personas ven su progreso es posible incentivar a los miembros del equipo para que se esfuercen más. Del mismo modo, si un miembro no está aportando lo suficiente, se le puede identificar con rapidez como el punto débil, así se puede atender el asunto antes de que cause un daño significativo.

4. Alinear objetivos con metas comerciales de más alcance (involucrar al equipo en el proceso)

Es necesario imprimir esa transparencia en el propósito del proyecto para motivar al equipo. Las tareas se deben explicar con claridad, al igual que los resultados y los beneficios.

Muchos competidores no lo entienden, por lo que hay que aprovechar la oportunidad para conseguir ventaja.

Según la encuesta Índice de la anatomía del trabajo realizada por Asana en 2021, menos de la mitad de los trabajadores entendieron cómo sus tareas diarias contribuyen a las metas de la organización. La versión de 2022, del mismo estudio, encontró que la “incertidumbre sobre las prioridades” fue la tercera causa más importante de retraso en las fechas de entrega.

Bill Crim, CEO de United Way of Salt Lake, dice al respecto:

Si bien todo el trabajo del proyecto debería basarse en objetivos generales, cuanto más énfasis se hará en dichos objetivos será durante las fases de inicio y planificación, por lo que conviene que todos los miembros del equipo se involucren durante estas fases.

Todas las personas deberían tener la responsabilidad de planificar tareas, como la búsqueda de soluciones y recolección de datos. De esta manera pueden ver y contribuir con todo el proceso y no solo con la ejecución. Esta clase de confianza puede demostrarles a las personas que son una parte importante y que el trabajo que hacen tiene un impacto significativo.

5. Invertir en las herramientas de gestión de proyecto indicadas

Los procesos y las mejores prácticas en la gestión de proyectos son similares en todas las organizaciones y departamentos, pero el trabajo en cada uno es único del equipo o negocio.

Hay que considerar cientos de variables, desde las metas y los presupuestos hasta el personal y las partes interesadas. Además, un software de gestión de proyectos te ayudará a tener el control. Herramientas como Asana, Trello y Forecast proporcionan:

• Perspectivas de alto nivel sobre el progreso del proyecto

• La capacidad de arrastrar ítems dentro del cronograma

• Informes automatizados

• Datos del registro de tiempo

Existen muchas opciones de software de gestión de proyectos en el mercado. La solución ideal simplificará todo el proceso y les ayudará a ti y a tu equipo a trabajar más rápido. La opción equivocada podría ralentizarte con tareas administrativas innecesarias.

En lugar de basarte solo en el costo y la facilidad de uso, considera las siguientes características que añaden valor cuando compares herramientas para ayudarte a gestionar tu proyecto:

• Integración: ¿es fácil integrar el nuevo software con la tecnología que ya tienes? Si te permite compartir datos con otras plataformas, tal como tu solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM), ahorrarás tiempo al no tener que repetir tareas administrativas. Puedes conectar distintas herramientas de gestión de proyectos con Pipedrive usando las integraciones del marketplace.

• Automatización: la gestión de un proyecto requiere de mucho trabajo administrativo. Las mejores herramientas emplean reglas personalizadas para hacer los procesos manuales repetitivos, tales como fijar fechas de entrega, asignar tareas y actualizar a las partes interesadas, de este modo, se puede dedicar más tiempo al trabajo estratégico.

• Personalización: los campos de datos, los informes y los flujos de trabajo personalizados permiten adaptar el software de gestión de proyectos al negocio y sus procesos. Se trata de tener acceso a los datos más valiosos y crear plantillas para completar proyectos complejos en menos tiempo.

• Registro: las historias de éxito reales demuestran lo que es posible con una solución de gestión de proyectos. Los casos de estudio del proveedor son útiles como punto de partida. También se pueden buscar en internet opiniones imparciales de expertos en la industria y otros negocios.

• Canales de apoyo: si bien la facilidad de uso es crucial, cualquier herramienta de gestión de proyectos efectiva puede tener cierto grado de complejidad. Asegúrate de poder tener acceso a la ayuda de expertos con facilidad para minimizar el riesgo de alteraciones o interrupciones del proyecto cuando una función del software no sea fácil. Pipedrive, por ejemplo, tiene una biblioteca de videos de apoyo y contenido escrito en nuestra base de conocimientos, así como también guías publicadas con regularidad sobre funciones de productos. Además, incluye un canal de la comunidad donde los usuarios ofrecen ayuda.

Minimiza el riesgo buscando herramientas de gestión de proyectos con versiones de prueba gratuitas, como la Prueba Pipedrive gratis por 14 días.

Cuatro peculiaridades para la gestión de proyectos que te convertirán en un mejor líder en cualquier campo

Algunas de las habilidades para la gestión de proyectos son mucho más relevantes que otras. A continuación ofrecemos cuatro, que te ayudarán a mejorar la productividad del equipo en casi cualquier campo.

1. Habilidades de colaboración entre departamentos

Los proyectos requieren la participación de todas las personas en el negocio si se quieren obtener beneficios para todo el negocio. Como gerente, algunas veces tendrás que tratar y colaborar con personas que no tienen tus mismas habilidades, prioridades u opiniones.

Una comunicación efectiva garantiza que incluso habiendo diferencias, todos miren en la misma dirección de las metas generales. Ello es posible si se hace lo siguiente:

• Hablar con las personas a su nivel. Haz que todas las personas involucradas en el proyecto se puedan identificar con los resultados del proyecto. Para ello, usa solo la jerga específica del contexto en conversaciones individuales y emplea terminología general en las reuniones generales.

• Estar abierto a las opiniones. Acepta que, a pesar de ser el director, no siempre tienes la razón. Acepta las opiniones de tu equipo y partes interesadas para mantener una visión equilibrada del proyecto y sus metas. Otras perspectivas deberían ayudarte a encontrar oportunidades para resolver problemas durante la ejecución del proyecto.

• Usar varios canales de comunicación. Facilita la interacción del equipo al diversificar los canales de comunicación. Si insistes en una única plataforma, como las reuniones presenciales, es probable que las personas que prefieren otros canales contribuyan menos a las discusiones.

Es posible optimizar aún más la colaboración al incluir habilidades comunicativas y adaptabilidad al momento de contratar al equipo. Un equipo de comunicadores hábiles será indiscutiblemente mejor en el trabajo del proyecto que un grupo de individuos aislados. Ya que entre todos pueden combinar conjuntos de habilidades para superar desafíos.

2. La habilidad para identificar ideas buenas y malas

En la gestión de proyectos, el inicio precede a la planificación porque les ofrece a la dirección, las partes interesadas y a los miembros del equipo la oportunidad de evaluar las ideas.

Esta metodología es útil en todos los escenarios en los que haya que resolver problemas. Al discutir y someter a pruebas de tensión ideas en un contexto grupal, será posible obtener una visión más clara de lo que es bueno (útil) y malo (potencialmente dañino o injustificable) antes de empezar a elaborar estrategias. De ese modo, se puede evitar malgastar recursos en actividades poco útiles.

No existe una regla definitiva para valorar las ideas, pero responder a las siguientes preguntas puede ser de ayuda:

• ¿Superan los beneficios anticipados de este trabajo, los costos y riesgos? Si no es así, detén el proceso o busca maneras de reducir costos y mitigar riesgos.

• ¿Cuáles son los riesgos y costos de no hacer este trabajo? Considera el peor escenario. Por ejemplo, si corres el riesgo de perder ventaja frente a tus competidores si no avanzas, es posible que el proyecto (de ser factible) valga la pena.

Reconoce cuándo es el momento de abandonar ideas si son malas o inconclusas. Es posible obtener un resultado similar o mejor desde un enfoque diferente.

3. Reconocimiento de la gestión de riesgos

Los desafíos inesperados son inevitables en casi todas las áreas. Las evaluaciones de riesgos regulares te ayudarán a prepararte para diferentes eventualidades, de modo que puedas mantener el proyecto dentro de las limitaciones de tiempo y costos si ocurriera algo inesperado.

Usa las discusiones que hayas tenido con el equipo y tu experiencia de proyectos pasados para identificar desafíos potenciales y construir planes de contingencia con el fin de minimizar alteraciones o interrupciones.

Algunas herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones para evaluar riesgos que permiten calificar desafíos potenciales según su probabilidad. Complementa estos datos con resultados reales con el fin de mejorar la fiabilidad de las evaluaciones del riesgo en el futuro.

4. La voluntad de aprender de cualquier proceso

Las dos fases finales de la gestión de proyectos se tratan en gran medida de afinar detalles: aprender del éxito, los fallos y los desafíos para mejorar la toma de decisiones.

La reflexión en este sentido es una habilidad de gestión increíblemente útil. La próxima vez que completes un objetivo o resuelvas un problema, analiza qué funcionó y qué se pudo haber mejorado.

Es posible que parezca poco productivo mirar atrás, pero si aprendes a repetir acciones efectivas y evitar errores, encontrarás maneras más eficientes de dirigirte a tu equipo.

Argumenta tu reflexión con datos para crear un mayor impacto. Puedes usar tu software de gestión de proyectos de CRM para convertir enormes volúmenes de datos de rendimiento en informes fáciles de digerir, que por lo general se crean de forma automática.

Consideraciones finales

Practicar las habilidades propias de la gestión de proyectos y aplicar los procesos comprobados en el campo a tu trabajo te ayudará a convertirte en un líder más efectivo y eficiente.

Adaptarse a una manera diferente de trabajar no ocurre de la noche a la mañana, pero tan pronto lo hagas, no tardarás en ver cómo crece la productividad de tu equipo. Si deseas obtener los mejores resultados, experimenta con diferentes metodologías y herramientas para encontrar las que mejor se adaptan a tus objetivos específicos.