Gestion de projet : le guide complet (avec nos conseils sur les meilleures pratiques pour améliorer votre productivité)

Les compétences, outils et techniques en matière de gestion de projet sont utiles dans tous les domaines. Vous pouvez les utiliser pour résoudre les problèmes auxquels vous et votre équipe faites face et atteindre vos objectifs de façon plus efficace.

En ayant une idée claire de ce que la gestion de projet comprend, vous pouvez travailler sur les éléments les plus importants pour améliorer votre leadership et les performances de votre équipe.

Dans cet article, nous allons voir ensemble ce que la gestion de projet inclut. Vous en apprendrez plus sur son impact dans un contexte professionnel, quelles sont les compétences essentielles à développer et comment les appliquer afin d’améliorer la productivité de vos équipes.

Qu’est-ce que la gestion de projet et comment augmente-elle la productivité ?

La gestion de projet se définit par le processus qui consiste à diriger une équipe pour atteindre un ensemble d'objectifs dans un délai donné et dans le cadre d'un projet précis, tout en tenant compte des contraintes budgétaires et de temps.

Selon cette définition de la gestion de projet, toute initiative possède un début et une fin. Il s'agit d'efforts temporaires qui visent à créer de la valeur et un résultat pertinent à travers un produit ou un service.

Les entreprises ont désormais beaucoup à faire en dehors de leurs responsabilités traditionnelles, telles que les nouvelles initiatives, les objectifs fixés, le respect des promesses faites (à ses employés, clients ou prestataires). Le tout est encadré par des règles qu’elles se doivent de respecter pour être en conformité avec la loi. L’influence croissante de la technologie, de la mondialisation et de la responsabilité sociale des entreprises fait que le travail quotidien s'organise de plus en plus autour de projets. Cela leur permet de contrôler les listes de tâches qui ont tendance à s’allonger.

Par conséquent, les managers, peu importe l’industrie dans laquelle elles ou ils travaillent, utilisent et développent en permanence leurs compétences en matière de gestion de projet afin de répondre à cette nouvelle façon de travailler.

Par exemple, lorsqu'un responsable commercial identifie un besoin de diversification de son équipe, il doit :

1. Évaluer le problème et rechercher des solutions potentielles

2. Planifier une stratégie efficace et programmer les actions nécessaires

3. Implémenter les changements requis

4. Suivre les progrès et les performances de son équipe

5. Mesurer le résultat

Ce processus par étapes est typique de la gestion de projet.

Dans une enquête de Wellingtone auprès de professionnels de la gestion de projets et de solutions logicielles, seuls 47% ont déclaré que les projets de leur organisation étaient le plus souvent ou toujours gérés par des chefs de projet dédiés. Cela signifie que plus de la moitié des projets sont gérés par des personnes n'ayant pas reçu de formation en management de projet.

Dana Brownlee, formatrice en entreprise, explore cette tendance dans un article Forbes sur les avantages considérables que peuvent apporter de bonnes compétences en matière de gestion de projet :

À quoi ressemble le processus de gestion de projet ?

La plupart des processus de gestion de projet suivent les mêmes cinq étapes décrites plus bas. On les appelle parfois des « groupes de processus ».

En reconnaissant et en abordant les succès et les défis de chaque groupe, le ou la cheffe de projet peut appliquer ses connaissances aux étapes suivantes afin d’augmenter la probabilité d'un résultat positif.

Voici les cinq étapes clés de la gestion de projet :

1. La conception

Le responsable de projet définit les principaux objectifs du projet, dresse une liste des parties prenantes et élabore son dossier commercial pour obtenir l'approbation de la direction.

Les autres documents que vous pouvez créer à ce stade sont les suivants :

• Une charte de projet qui contient toutes les contraintes, objectifs et détails du budget requis. Cette charte sert de roadmap générale pour le projet en question et permet aux cheffes de projet, aux membres de l'équipe et aux intervenants extérieurs d’être parfaitement alignés.

• Une étude de faisabilité détaillant la façon dont le projet sera réalisé en respectant les contraintes de temps et de coût. En créant cette étude, le ou la cheffe de projet doit déterminer si le projet est réalisable. S'il ne l'est pas, il est de son devoir de l'arrêter rapidement pour éviter de gaspiller des ressources.

• Une charte de l'équipe qui travaille sur le projet. Cette charte sert à détailler les responsabilités de tous les membres de l'équipe. Cela permet de les responsabiliser et de s'assurer que les tâches seront bien réalisées.

• Un agenda de la première réunion qui se tiendra le jour du lancement du projet afin de planifier les sujets de discussion qui y seront abordés.

Au cours de cette réunion, les parties prenantes finalisent la mise en place des objectifs, la portée du projet et les délais escomptés. C'est également l'occasion pour elles de faire part de leurs préoccupations ou de leurs idées avant le début de la planification des tâches.

2. La planification

Le responsable de projet crée un plan pour expliquer comment l'équipe va gérer l’exécution du projet.

Les éléments de planification les plus importants sont les suivants

• Un calendrier de projet qui définit un échéancier pour toutes les tâches et les étapes importantes. Cette feuille de route plus détaillée fixe les attentes des parties prenantes et aide le responsable à répartir les ressources de manière efficace.

• Un budget de projet qui prévoit le coût total de tous les outils, talents et actions nécessaires. Cela aide le ou la cheffe de projet à équilibrer ses dépenses pour s'assurer qu’elles répondent aux attentes en matière de coûts et restent abordables pour l'entreprise.

• Un plan de gestion des risques listant tous les risques potentiels et décrivant les stratégies d'atténuation pour chacun d'entre eux. Évaluer les risques encourus en avance permettra de minimiser les perturbations causées par l’apparition de défis durant la phase d’exécution.

• Un plan de gestion des ressources qui décrit comment le ou la cheffe de projet obtiendra, affectera et gérera les ressources tout au long du projet. Répondre à ces besoins dès maintenant permettra de gagner du temps durant la phase d’exécution. Il est important que ce plan mette en évidence les problèmes potentiels de ressources.

• Lorsque toutes les personnes impliquées dans le projet sont satisfaites et que les membres de l'équipe comprennent leurs responsabilités, la phase d’exécution peut commencer.

3. L’exécution

Lors de cette phase, l’équipe travaille sur les tâches qui lui sont attribuées dans le calendrier du projet.

L'implication du chef(fe) de projet reste cruciale. Il est de sa responsabilité de relever les défis et d’y remédier au fur et à mesure qu'ils se présentent. Pour ce faire, il ou elle aura besoin de posséder des compétences dans les domaines suivant :

• La gestion des tâches

• La gestion du temps

• La gestion des coûts

• La gestion des relations

• L'approvisionnement de ressources

• La gestion de ressources

• La collaboration

Il est donc tout à fait normal que le responsable du projet tienne compte des évènements ou défis qui peuvent survenir en cours de route afin d’ajuster le calendrier de projet en fonction.

Par exemple, si un membre de l'équipe tombe malade, le responsable du projet peut redistribuer les tâches à un autre membre de l’équipe ou choisir de prolonger les délais. Cela permet d'éviter les goulots d'étranglement et de s'assurer que les attentes des différentes personnes impliquées sont satisfaites.

4. Le suivi et contrôle

Cette quatrième étape se déroule en parallèle avec la phase d'exécution.

Il est du devoir du responsable du projet de surveiller l'avancement des travaux pour s'assurer que les contraintes de temps, de budget et de qualité sont respectées.

Des données telles que le coût réel du projet, le budget restant, l'état des tâches en cours et les heures utilisées contribuent à l'élaboration de rapports qui permettent :

• De renseigner les dirigeants sur la stratégie et l'allocation des ressources à adopter afin d'optimiser la productivité en cours de route

• D’informer les parties prenantes afin de maintenir des attentes réalistes

Les gestionnaires peuvent utiliser un logiciel de gestion de projet pour visualiser les données relatives aux performances. Ce tableau de bord personnalisable d'Asana présente les données relatives aux tâches de façon lisible à l’aide de graphiques et de diagrammes :

Des tableaux de bord clairs permettent à toutes les parties prenantes, quelles que soient leurs connaissances en la matière, de savoir comment les projets se déroulent en temps réel.

Dans l'exemple d’Asana ci-dessus, nous voyons qu'il y a quatre tâches en retard. Si ce nombre augmente fortement, un salarié ou un membre de la direction peut le faire remarquer au responsable de projet afin d’y apporter une solution ou offrir son soutien.

5. La clôture et le bilan

Une fois la dernière tâche terminée (généralement lors de la livraison finale du projet), le ou la cheffe de projet demande l'approbation des parties prenantes pour clôturer le projet.

En documentant les réussites, tout comme les défis du projet et en réfléchissant à l'ensemble du processus de gestion de projet lors d'une réunion d'équipe, le ou la cheffe de projet pourra reproduire les succès tout en évitant de répéter les mêmes erreurs lors du prochain projet.

Waterfall vs agile : quelle méthode de gestion de projet adopter ?

Il existe plusieurs façons d'aborder les cinq étapes décrites ci-dessus en utilisant des méthodes de gestion de projet qui ont fait leurs preuves.

Les deux méthodes les plus répandues sont la gestion de projet en cascade (méthode waterfall) et la gestion de projet agile.

Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients : il n’existe pas de « meilleure » méthode. Cependant, le fait de comprendre comment fonctionnent ces deux approches populaires peut vous aider à déterminer celle qui convient le mieux à votre objectif.

Gestion de projet en cascade

La méthode waterfall est l'approche de gestion de projet la plus traditionnelle. Elle implique la réalisation de tâches de façon linéaire et séquentielle. Une fois que vous avez terminé une tâche et avancé sur la prochaine, vous ne pouvez plus revenir en arrière pour apporter des modifications.

Étant donné que la progression ne va que dans une seule direction (comme une vraie cascade), cette approche est mieux adaptée aux projets dont le résultat souhaité est clairement défini et peu susceptible de changer.

Ce diagramme d'Atlassian illustre un projet classique de développement de logiciels en cascade.

Chaque étape dispose ici d'un délai précis durant lequel l'équipe peut effectuer certains travaux. Ces délais peuvent se chevaucher, mais lorsqu'une étape se termine, l'équipe entière avance vers la prochaine. Les tâches qui doivent être achevées avant qu'une autre puisse commencer sont souvent appelées des “dépendances".

Gestion de projet agile

Née d'une frustration croissante à l'égard de la rigidité de la méthode waterfall, la méthode agile permet de passer d'une étape à l'autre.

En effectuant des tests et des rapports plus fréquents et en travaillant par phases courtes (appelées sprints dans le jargon), les équipes qui utilisent l'approche agile peuvent revoir le travail antérieur pour tenir compte des informations ou des besoins qu'elles découvrent plus tard dans le projet.

Cette illustration d'Atlassian montre le même projet de développement logiciel, mais cette fois avec une méthode agile. Au lieu d'un produit final à la fin, il existe plusieurs résultats plus petits construits durant les phases de sprints.

La souplesse de la méthode agile la rend utile pour les projets dont les objectifs finaux ne sont pas clairement définis. Ses sprints courts et ses rapports réguliers permettent aux membres de l’équipe de s'impliquer davantage dans leur travail.

Les autres méthodologies de gestion de projet et où en apprendre plus

Les méthodes waterfall et agile (surtout la dernière) ont inspiré de nombreux dérivés. Les plus courants sont :

• Le tableau Kanban. Une approche plus visuelle qui est souvent utilisée pour fluidifier l’avancement des projets de développement de logiciels.

• Le diagramme de Gantt. Une autre approche visuelle et itérative qui suit les tâches d'un projet sur une ligne de temps définie.

• Scrum. Une forme de gestion de projet agile qui met l'accent sur les petites équipes (dirigées par des scrum masters) et les sprints.

• La méthode APF (Adaptive Project Framework). Un cadre plus souple conçu pour s'adapter aux changements de plans et d'objectifs.

• Chemin critique. Une approche algorithmique qui consiste à définir la plus longue séquence d'activités que l'équipe doit réaliser pour mener à bien le projet.

Gestion de projet : 5 conseils pour gagner en productivité

Les projets bien menés aident les entreprises à se développer en donnant une structure et un caractère mesurable au changement. Cependant, si votre gestion de projet comporte des erreurs, vous risquez de faire plus de mal que de bien.

Les données de PMI (Project Management Institute) montrent que 11,4% des investissements des entreprises sont gaspillés en raison de la mauvaise performance des projets entrepris.

Voici cinq conseils pour vous aider à maximiser le retour sur investissement (ROI) de votre projet.

1. Accordez une part importante à la phase de planification

Bien qu'il soit tentant d'accorder une plus grande attention à la phase d'exécution (après tout, c’est lors de cette phase que le "vrai" travail a lieu), les bases que vous posez pendant la planification peuvent faire ou défaire tout votre projet.

Prenez le temps de vous assurer que votre objectif est réalisable et utile pour l’entreprise, afin de pouvoir tout arrêter ou changer d’angle si nécessaire avant d'engager davantage de ressources.

Définir soigneusement votre objectif et la stratégie que vous allez adopter dès le début vous aidera également à :

• Obtenir l'approbation de la direction en matière de dépenses. Cela vous permettra de progresser plus rapidement sans avoir à faire de concessions budgétaires.

• Impliquer vos équipes afin d'augmenter leur motivation et leurs performances lors des étapes suivantes.

• Définir des attentes réalistes afin que le projet ait plus de chances d'être considéré comme une réussite lors de la réalisation des travaux.

• Planifier les tâches en prenant en compte les autres engagements des employés afin de minimiser les perturbations des tâches habituelles.

• Déterminer à quoi ressemblent la réussite et l’échec du projet. Cela permet d’obtenir une mesure précise des performances tout au long du projet.

• Atténuer les risques pour augmenter les chances de réussite.

2. Soyez réaliste avec vos contraintes

Quelle que soit la définition que vous donnez à la réussite de la gestion de projet, de nombreux projets ne sont pas à la hauteur.

D'après les résultats de l'enquête de Wellingtone, seuls :

• 34% des organisations terminent la plupart du temps ou toujours leurs projets dans les délais impartis

• 34% des entreprises réalisent la plupart du temps ou toujours leurs projets dans le respect du budget initial

• 36% des entreprises arrivent à obtenir le plus souvent ou toujours tous les bénéfices apportés par leurs projets

Au fil du temps, ces échecs répétés nuisent à la motivation des équipes et à la confiance des membres de la direction. C'est pourquoi il est important d'être réaliste lorsque vous décidez de vos objectifs et de vos contraintes.

Pour obtenir une idée plus claire de ce qui est réellement réalisable, faites participer des représentants de tous les services concernés dès le début du processus et inspirez-vous des autres équipes pour fixer vos objectifs. De cette façon, vous pouvez tirer des enseignements des expériences de vos collègues.

Par exemple, si un autre manager a essayé de lancer un projet similaire mais a échoué, il peut vous aider à éviter les mêmes erreurs.

En prévoyant lors de la réunion initiale du temps pour que les participants puissent faire part de leurs préoccupations, vous apprendrez directement de votre équipe ce qu’elle juge raisonnable. Cela permettra également d'instaurer un degré de transparence entre les salariés qui sera bénéfique pour la culture de l’entreprise dans son ensemble.

3. Promouvoir la transparence et la responsabilité

La transparence et la responsabilité sont à la base d'un travail d'équipe efficace. Elles aident les membres de l'équipe à comprendre ce à quoi ils contribuent (et pourquoi), tout en veillant à ce que chacun fasse sa part du travail. Ces deux notions sont donc essentielles à une bonne gestion de projet.

Même après la première réunion, les membres de l’équipe doivent se sentir à l'aise pour faire part de leurs préoccupations afin que vous puissiez y répondre ou les conseiller. Dans le cas contraire, vous risquez que les problèmes soient ignorés et se transforment en défis plus importants lors des étapes suivantes du projet.

Supposons qu'un membre de l'équipe prenne du retard. S'il vous le dit dès qu'il le constate, vous pouvez réaffecter les tâches pour que le projet dans son ensemble reste sur la bonne voie. S'il dissimule le problème par peur d’être mal vu et que cela empêche le reste équipe de respecter les délais établis, vous risquez à votre tour de contrarier vos supérieurs.

La responsabilisation est tout aussi importante. Utilisez des outils de gestion de projet pour assurer la visibilité des tâches individuelles au sein de l'équipe. Le fait de savoir que les autres membres de l’équipe peuvent voir la progression de chacun peut les inciter à travailler davantage. De même, si quelqu’un de votre équipe ne contribue pas suffisamment au projet, vous pouvez rapidement l'identifier comme le maillon faible et traiter le problème avant qu’il ne devienne trop important.

4. Alignez vos objectifs sur les objectifs généraux de l'entreprise (et faites participer votre équipe)

Étendez cette transparence à l'objectif que votre projet cherche à atteindre afin de motiver votre équipe. Expliquez clairement pourquoi vous définissez certaines tâches, à quoi ressemblera le résultat final et de quelle façon il sera bénéfique à votre équipe et à l’entreprise dans son ensemble.

Nombreux sont vos concurrents qui n'y parviennent pas, alors saisissez cette opportunité afin de prendre une avance compétitive.

L'enquête « L’Anatomie du travail en 2021 » menée par Asana en 2021 a révélé que moins de la moitié des salariés comprenaient comment leurs tâches quotidiennes contribuaient aux objectifs de l'organisation. La version 2022 de la même étude a révélé que « l'incertitude sur les priorités » était la troisième cause de non-respect des délais.

Si les objectifs généraux doivent inspirer le travail du projet, c'est lors des phases d'initiation et de planification que ces derniers sont définis : faites donc participer tous les membres de l'équipe à ces étapes cruciales.

Confiez aux membres de votre équipe la responsabilité des tâches de planification, la recherche de solutions et la collecte des données afin qu'ils puissent avoir une vue globale et contribuer à l'ensemble du projet plutôt qu'à sa seule exécution. Cela permet de montrer aux salariés qu'ils font partie d'un ensemble plus vaste et que le travail qu'ils font a un réel impact.

5. Investissez dans les meilleurs outils de gestion de projet

Les processus et les meilleures pratiques de la gestion de projet sont cohérents dans toutes les organisations et tous les services. Cependant, le travail en lui-même est unique à votre équipe et à votre entreprise.

Il y a des centaines de variables à prendre en compte, des objectifs aux budgets, en passant par les salariés et les parties prenantes. C’est pourquoi un logiciel de gestion de projet vous aidera à garder la main mise sur l’avancement du projet. Des outils tels qu'Asana, Trello ou Forecast fournissent :

• Une vue d’ensemble sur l'avancement du projet

• Des fonctionnalités de planification qui fonctionnent avec un système simple de glisser-déposer

• Des rapports automatisés

• Un système de suivi du temps (feuilles de temps)

• Une application mobile pour pouvoir suivre l’avancement des projets même en déplacement

Les logiciels de gestion de projet en français ne manquent pas. La bonne solution simplifiera l'ensemble du processus pour vous aider, vous et votre équipe, à travailler plus rapidement. La mauvaise solution pourrait cependant vous ralentir en ajoutant des tâches administratives inutiles.

Au lieu de vous fier uniquement au coût et à la facilité d'utilisation, tenez compte des valeurs ajoutées suivantes lorsque vous comparez les différents outils de gestion de projet :

• L'intégration. Le logiciel s'intègre-t-il bien dans votre suite technologique existante ? S'il peut partager des données avec d'autres plateformes, comme votre solution de gestion de la relation client (CRM), vous gagnerez du temps en évitant de répéter les mêmes tâches administratives. Vous pouvez connecter une gamme d'outils de gestion de projet à Pipedrive en utilisant les intégrations présentent sur la marketplace.

• L’automatisation. La gestion de projet comporte de nombreuses tâches administratives qui viennent alourdir la charge de travail. Les meilleurs outils utilisent des fonctionnalités personnalisées pour prendre en charge les processus manuels répétitifs, comme la définition des dates d'échéance, l'attribution des tâches et la mise à jour des parties prenantes. Cela vous permet de consacrer plus de temps à penser à la stratégie du projet.

• La personnalisation. Des champs de données, des rapports et des flux de travail personnalisés vous permettent d'adapter le logiciel de gestion de projet à votre entreprise et à ses processus. Consultez les données qui vous importent le plus et créez des templates pour mener à bien des projets complexes plus rapidement.

• Leur palmarès. Des exemples concrets de réussite vous montrent ce qu'il est possible de faire avec une solution de gestion de projet efficace. Les études de cas de ces solutions constituent un bon point de départ pour vous informer sur les problèmes qu’elles ont permis de régler. Vous pouvez également consulter les avis impartiaux d’experts du secteur et d’autres entreprises afin de dresser une liste des meilleurs logiciels de gestion de projet.

• Le support. Même si la facilité d’utilisation du logiciel est cruciale, tout outil de gestion de projet réellement performant présente toujours un certain degré de complexité. Assurez-vous de pouvoir bénéficier rapidement de l’aide d'un expert afin de minimiser l'interruption de votre projet lorsqu'une fonctionnalité de l’outil n'est pas claire. Pipedrive dispose par exemple d'une bibliothèque de vidéos de soutien et de contenu écrit dans sa section « Base de connaissances », ainsi que de guides régulièrement publiés sur les fonctionnalités du produit. Il existe également un forum communautaire où les utilisateurs peuvent s'entraider.

Minimiser les risques en recherchant en priorité des outils de gestion de projet qui offrent une version gratuite ou démo, comme l'essai gratuit de 14 jours de Pipedrive.

4 traits de caractère qui feront de vous un meilleur responsable de projet dans tous les domaines

En gestion de projet, certaines compétences sont plus pertinentes que d'autres. En voici quatre qui vous aideront à améliorer la productivité de votre équipe dans presque tous les domaines.

1. La collaboration entre départements

Les projets qui procurent des avantages pour l’ensemble de l’entreprise nécessitent bien souvent une contribution de l'ensemble de l'entreprise. En tant que manager, vous serez parfois amené à diriger et à collaborer avec des personnes qui ne partagent pas vos compétences, vos priorités ou vos points de vue.

Une communication efficace permet de s'assurer que tout le monde travaille dans la même direction et vers un objectif commun. Voici ce que vous pouvez faire pour y parvenir :

• Évitez le jargon technique. Rendez les résultats du projet accessibles à tous en limitant le jargon technique. Gardez-le lors des conversations individuelles que vous avez avec les membres de votre équipe. Utilisez une terminologie plus générale dans les réunions avec les différentes parties prenantes ou lorsque vous communiquez avec d’autres départements.

• Soyez ouvert au feedback. Acceptez que, bien que vous soyez le responsable, vous ne sachiez pas toujours ce qu'il faut faire. Acceptez le retour de votre équipe et des parties prenantes afin de conserver une vision équilibrée du projet et de ses objectifs. D'autres perspectives devraient vous aider à repérer davantage de possibilités de résolution de problèmes tout au long du projet.

• Utilisez différents canaux de communication. Facilitez l'interaction entre les équipes en diversifiant vos canaux de communication. Si vous ne privilégiez qu’une seule plateforme de communication, comme les réunions en face à face, ceux qui préfèrent communiquer de façon différente contribueront probablement moins aux échanges.

Améliorez davantage le travail collaboratif en tenant compte des compétences en communication et de la capacité d'adaptation lors du recrutement des membres de votre équipe. Une équipe composée de personnes qui savent communiquer sera plus performante dans le cadre d'un projet qu'un groupe d'individus isolés, car elles peuvent combiner leurs compétences pour surmonter les difficultés.

2. La capacité à identifier les bonnes et les mauvaises idées

En gestion de projet, l’étape d’initiation précède la planification car elle donne aux responsables, ainsi qu’aux différents acteurs impliqués la possibilité d'examiner les idées à la loupe.

Cette méthodologie est utile dans tous les scénarios de résolution de problèmes. En discutant et en testant les idées en groupe, vous aurez une idée plus précise de ce qui est bon (c'est-à-dire « valable ») et mauvais (c'est-à-dire potentiellement « dommageable » ou « injustifiable ») avant d'élaborer une stratégie. Vous éviterez ainsi de gaspiller des ressources dans des activités inutiles.

Il n'y a pas de règle pour noter vos idées, mais répondre aux questions suivantes pourrait vous aider :

• Les avantages attendus sont-ils supérieurs aux coûts et aux risques ? Si ce n'est pas le cas, arrêtez tout ou cherchez des moyens de réduire les coûts et d'atténuer les risques.

• Si ce projet ne voit pas le jour, quels sont les coûts et risques encourus ? Envisagez le pire des scénarios. Par exemple, si vous risquez de perdre du terrain sur vos concurrents en ne progressant pas, le projet (s'il est réalisable) en vaut probablement la peine.

N'ayez pas peur d'abandonner les mauvaises idées. Vous pourrez sûrement obtenir un résultat similaire ou meilleur en adoptant une approche différente.

3. Une bonne gestion des risques

Les défis inattendus sont inévitables dans la plupart des secteurs d'activité. Des évaluations régulières des risques vous aideront à vous préparer à différentes éventualités, de manière à ce que vous puissiez maintenir votre projet dans les limites de temps et de coût préétablis en cas de problème rencontré.

Utilisez les discussions que vous avez avec votre équipe, ainsi que votre expérience des projets précédents pour identifier les défis potentiels et élaborer des plans d'urgence afin de minimiser les perturbations.

Certains outils de gestion de projet ont des fonctions d'évaluation des risques qui vous permettent d'enregistrer et de noter les défis potentiels en fonction de leur probabilité d’apparaître. Complétez ces données en documentant les résultats réels afin d'améliorer la précision des prochaines évaluations des risques.

4. La volonté d'apprendre à chaque étape du projet

Les deux dernières phases de la gestion de projet consistent essentiellement à affiner vos processus. Vous en tirez des enseignements des réussites, des échecs et des défis rencontrés pour améliorer vos prises de décision.

La réflexion dans ce sens est une compétence de gestion incroyablement utile. La prochaine fois que vous atteignez un objectif ou résolvez un problème, réfléchissez à ce qui s'est bien passé et à ce qui aurait pu être mieux fait.

En apprenant à répéter les actions efficaces et à éviter les erreurs, vous trouverez des moyens plus efficaces pour diriger votre équipe.

Nourrissez votre réflexion de données réelles pour un impact maximal. Vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet et des CRM afin de transformer d'énormes volumes de données en rapports faciles à digérer (et ce, de façon automatisée).

Pour conclure

La mise en pratique de vos compétences en matière de gestion de projet et l'application de processus reconnus dans ce domaine vous aideront à devenir un responsable de projet plus efficace.

Il vous faudra peut-être du temps pour vous adapter à une autre façon de travailler, mais si vous y parvenez, vous verrez très vite que votre productivité augmentera. Pour obtenir de meilleurs résultats, n’hésitez pas à expérimenter différentes méthodes et outils afin de trouver ceux qui correspondent le mieux à vos objectifs.