4 Pasos para Mejorar tu Seguimiento al Cliente

4 Pasos para Mejorar tu Seguimiento al Cliente

En ventas, no hay nada peor que perder un prospecto perfecto por la falta de un seguimiento efectivo.

¡Esto es algo realmente desmotivante! Específicamente si la razón por la que dejaste ir la oportunidad es por atender a un prospecto de baja calidad. O por tener que perder tiempo en tareas administrativas.

La frustración se acumula rápido. Te estás esforzando por llegar a tu cuota de ventas. Tratas de darle seguimiento puntual a toda tu cartera de clientes potenciales. Pero por algún motivo no pudiste enfocarte en esta oportunidad de alto valor.

Lo peor es que no es la primera vez que pasa. Créeme, sé lo mal que se siente, he estado ahí, la palabra incompetente ni se acerca. 

Sobre todo si el área de marketing está trabajando muy de cerca con tu equipo de ventas. Buscando siempre cómo generar prospectos de calidad para tu equipo. Cuando es así sabes que todo mundo se enterará de la  oportunidad que dejaste ir por mal seguimiento de ventas. 

Quiero compartirte 4 pasos prácticos que necesitas incorporar a tu proceso de ventas. De esta forma te asegurarás de que tus clientes potenciales no se te escapen debido a la falta de  seguimiento.

Concéntrate en las actividades que puedas controlar.

Todos hemos experimentado la falta de control que a veces sientes cuando vendes.

Puedes hacer todo bien, pero simplemente no puedes controlar el resultado final. La decisión de compra solamente la puede tomar tu prospecto. 

Claro, hay maneras de mejorar la probabilidad de que la gente quiera lo que estás vendiendo aprovechando el sesgo cognitivo. Incluso puedes entrenar las habilidades de tu equipo de ventas y trabajar para mejorar sus conversaciones de ventas. Esto con el fin de tener una mejor oportunidad de cerrar más negocios.

Pero por más que te esfuerces el resultado no está bajo su control. Los clientes potenciales pueden decidir no comprar. Puede que hayas hecho todo de tu parte y tu producto en realidad los puede ayudar. A pesar de esto, algunos prospectos no van a comprar.

Por eso lo mejor que puedes hacer es enfocarte en lo que está dentro de tu control. Como dar un servicio excelente o tener una actitud positiva. Puedes también ayudar a tus prospectos a ver el valor de tu producto o servicio. O ser puntual y congruente con tu seguimiento al cliente.

¿Pero qué pasa si estás perdiendo prospectos debido a las cosas que puedes controlar?

Este es un gran problema.

Debes enfocar tu atención en descubrir por qué y desarrollar un proceso para reducir (o eliminar) este tipo de situaciones.

Probablemente hay un motivo común que está dentro de tu control por el que puedes estar perdiendo tratos. Estás fallando en dar tus seguimientos en tiempo y forma.

Ya sea que contactes a tus clientes tarde o que olvides de hacerlo por completo. Esto demuestra a tu prospecto una falta de interés y profesionalismo de tu parte. Lo peor es que puede llegar a asociar estas características con toda tu empresa.  Tu cliente potencial puede sentirse muy frustrado por tu falta de comunicación. Incluso, pueden difundir la historia de su experiencia negativa con sus conocidos. Esto no solo hace que pierdas un cliente potencial, daña la imagen de tu marca. 

Los representantes de ventas que operan sin ninguna estructura para sus tareas diarias pueden parecer desorganizados. Parecen poco preparados y sin confianza en sí mismos. 

1. Cosas que puedes controlar:

  • Cuándo contactas a tu cliente potencial.
  • Cómo das el seguimiento adecuado de ventas.

2. Cosas que no puedes controlar:

  • Si el cliente compra.
  • Cuándo el cliente decide comprar.

Enfócate en lo que puedes controlar. 

Quiero explicar los cuatro pasos prácticos que necesitas implementar en tu proceso de ventas. Así evitarás que se pierdan tratos debido a la forma en que realizas tu seguimiento al cliente.

Pero primero: dos reglas simples que tu equipo de ventas debe cumplir de inmediato (incluso antes de actualizar el proceso de ventas).

Comunicación rápida = Más ventas cerradas

Una encuesta de Harvard Business Review arrojó datos increíbles. Los vendedores ven aumentar en 400% la respuesta de clientes potenciales cuando los contactan en los primeros cinco minutos.

¡400%!

Esto podría ser tan simple como desarrollar una plantilla de correo electrónico de respuesta inicial automatizada (pero personalizada). O activar un ChatBot que conecte a tus vendedores con los visitantes más calificados del sitio web, en tiempo real.

Establecer un contacto rápido es muy importante.

Un estudio en el Reino Unido también hizo otra serie de hallazgos. Por ejemplo, solo el 2% de las ventas se concluyen cuando las dos partes se reúnen por primera vez. Mientras que el 80% de las ventas toman cinco llamadas de seguimiento para cerrar.

Lo chistoso es que más del 50% de los vendedores se rinden tras una llamada o un par de correos.

Estas son dos cosas simples que necesitas incorporar a tu proceso de ventas:

  1. Utilizar tecnología de ventas para poder establecer un contacto rápido con todos tus prospectos.
  2. Ser persistente tiene sus recompensas, así que no te rindas en un intento.

Incrementa la velocidad de contacto en tu proceso de ventas con un seguimiento automatizado por correo electrónico. Utiliza nuestras automatizaciones de ventas y plantillas de correo electrónico.

El problema con un embudo de ventas desordenado

Pánico, caos y falta de estructura. Esta es una receta para el desastre de cualquier equipo de ventas.

¿No tienes un proceso de ventas simplificado? Entonces los gerentes y representantes seguro pasarán su tiempo enfocados en tareas irrelevantes o en dar seguimiento a clientes equivocados. Simplemente perderán el tiempo tratando en vano de priorizar de alguna manera su trabajo.

Esto causa que pierdas el control de tu cartera de clientes. Hace que olvides contactar a tus prospectos más calificados en tiempo y forma.

Un embudo desordenado es un problema insostenible para las ventas.

Tal vez tu proceso está mal diseñado. Puede que esté saturado de clientes potenciales de baja calidad o con los que la venta se estancó. Así tu equipo nunca va a poder prestar atención a las oportunidades más rentables.

O puede que no tengas un proceso estandarizado para eliminar los clientes potenciales de baja calidad de tu embudo. De esta forma te resultará mucho más difícil priorizar tu tiempo. Comenzarás a dar malos seguimientos mientras persigues demasiados clientes potenciales.

4 pasos que necesitas en tu proceso de ventas para dar un seguimiento de ventas efectivo

Paso 1 - Crea un proceso de ventas simplificado

El primer paso es crear un proceso de ventas simple. Uno que se enfoque solo en las cosas que verdaderamente importan. Además, que no haga que tus vendedores pierdan el tiempo con procesos administrativos o captura de  datos innecesarios.

La mejor manera de hacer esto es por medio de la metodología de ventas basadas en actividades.

Implementar una estrategia de ventas basada en actividades habilita

que tu equipo se concentre en tareas específicas. Lo harán con cada cliente potencial dependiendo en la etapa en que se encuentren dentro del proceso comercial.

Esto hace que todo tu equipo tenga claro que lo que hacen va más allá que únicamente el resultado final. Es necesario que entiendan y se responsabilicen por cumplir con el proceso. Sabiendo que si realizan la tarea adecuada en el momento correcto con prospectos calificados, los resultados llegarán por sí mismos.

El embudo de ventas visual de Pipedrive se basa en una metodología de gestión de ventas probada. Es un CRM simple con una interfaz de usuario visual que te brinda una visión general de tu embudo. Este te indica cuándo debes tomar acción. Se asegura de que te mantengas organizado y tengas el control de tu proceso de ventas.

Los informes automatizados te permiten concentrarte en los KPI que importan, obteniendo datos de manera rápida y sencilla.

¿Recuerdas esa parte sobre el control? Considera volver a lo básico y centrarte en un proceso simple y personalizado basado en actividades dentro de tu control. Esto te asegura un enfoque saludable hacia tu labor de ventas. 

Paso 2 - Calificar a tus clientes potenciales efectivamente

Implementa la calificación de clientes potenciales como parte fundamental de tu proceso de ventas basado en actividades. Esto te asegura que encuentres y contactes únicamente a los mejores clientes potenciales dentro de tu embudo de ventas. Pero este no es el único beneficio que calificar a tus prospectos trae para tu equipo de ventas:

  • Proporciona claridad completa a todo el equipo sobre cómo analizar clientes potenciales.
  • Reduce el tiempo perdido: esto se traduce directamente en reducir el potencial de oportunidades perdidas.
  • Elimina la presión, la ansiedad y la frustración del equipo, ya que tienen una dirección y enfoque claro

También aumentará el número de clientes potenciales de buena calidad dentro del ciclo de ventas. Todos sabemos lo que esto puede hacer para la motivación de tu equipo de ventas. Un equipo motivado es un equipo feliz.

La calificación de clientes potenciales es esencial. Garantiza que tu equipo le dé seguimiento puntual a las mejores oportunidades de venta dentro de su embudo. 

Paso 3 - Enfócate en los mejores clientes potenciales

Tu equipo debe enfocar su tiempo en las mejores oportunidades dentro de su embudo de ventas. Para poder identificarlas debes acostumbrarte a investigar con quién estás hablando.

Asegúrate de que tus vendedores desarrollen el hábito de investigar a los prospectos. Así podrán construir una imagen completa de quiénes son antes de establecer su primer contacto.

Preguntas como:

  • A que se dedican 
  • Cuál es el enfoque principal de su negocio 
  • Cuánto tiempo llevan trabajando dentro de su organización 
  • Qué puesto ocupan dentro de la misma 

Todas estas pueden ser pistas esenciales sobre cómo abordar al prospecto y no hay motivo por el cual debas ignorar esta información. 

La función de Datos de Contacto Inteligente de Pipedrive automatiza este proceso. Lo hace al recopilar toda la información valiosa basada en la web sobre todos tus contactos. Puedes precalificar a tus clientes potenciales con un solo clic y asegurarte de que tienes la información que más importa. De esta forma, no tendrás que perder tiempo navegando la web para descubrirla. Este pequeño clip te muestra la magia en acción:

El uso de la línea de tiempo de los contactos de Pipedrive también te permite nutrir la relación con tus clientes potenciales. También permite administrar tus seguimientos de una manera precisa y puntual.

Con esta función puedes:

  • Tener una visión clara sobre a quién necesitas dar un seguimiento y cuándo.
  • Establecer seguimientos automatizados para grupos específicos de contactos.

Esto te ayuda a asegurar que tu proceso de ventas esté ordenado y a concentrarte en las actividades más valiosas.

Paso 4 - Deshazte de los prospectos fríos rápido

Recuerdo que cuando empecé a vender no sabía cuándo dejar ir a un prospecto frío. Por algún motivo pensaba que debía enviarle un correo más o llamarlo por doceava vez. Tal vez así mi cliente potencial finalmente reviviría y haría su compra.

Mi embudo de ventas estaba repleto de oportunidades que llevaban meses “abiertas” y que no lograban avanzar. Perdía un sin fin de tiempo en seguimientos innecesarios. Mientras tanto, dejaba de atender a las personas más activas con mi ciclo de ventas.

¿Te suena familiar?

Yo sé que es difícil purgar tu embudo y dejar ir a ese peso muerto. Pero creeme, es lo mejor que puedes hacer.

No hay ninguna razón para que tu equipo dedique más tiempo a tareas innecesarias que no impacten directamente las ventas.

Es muy importante poder pensar tácticamente. Los representantes de ventas necesitan moverse rápido y enfocarse en vender. No puedes permitir perder tiempo analizando y debatiendo cómo lograr convencer a esos prospectos. Sobre todo si en realidad no tienen interés de comprar, sin importar qué tan calificados estén.

Demasiados clientes potenciales fríos estancarán tu embudo. Estos distraen a tu equipo de los prospectos de alta calidad que sí están listos para comprar.

Tu proceso de ventas debe incluir un mecanismo para identificar a esos clientes fríos y purgarlos. ¡No importa qué tan calificados están! Debes ayudar a tu equipo a enfocar su tiempo en las mejores oportunidades dentro de su embudo. 

Analiza a tus clientes exitosos para descubrir la forma más efectiva de hacer un seguimiento de venta.

Según Harvard Business Review, el mejor día para hacer contacto con un cliente es el miércoles o el jueves. También han declarado que el mejor horario es entre 4-5 pm.

Pero, ¿esto funciona con tus clientes?

Debes analizar tu rendimiento para averiguar qué apuestas funcionan para tu embudo de ventas.

La línea de tiempo de contactos de Pipedrive también te permite analizar a tus clientes existentes y tratos exitosos. Con ella obtienes información y conocimientos únicos. Sobre todo acerca de la cadena de contactos que seguiste para lograr convencer a este prospecto a realizar una compra.

Con un poco de análisis, puedes identificar el "momento óptimo" para contactar a cada uno de tus tipos de clientes..

Podría ser miércoles, jueves, martes o incluso lunes. Puede ser a las 4, 5 o tal vez 1pm. La realidad es que esta información varía muchísimo de un producto a otro.

La función de la línea de tiempo de contactos es muy útil y fácil de usar. Puede incluso desglosar los contactos por región, título de trabajo o industria para orientar su frecuencia de contacto ideal.

Cómo establecer secuencias de seguimiento específicas para diferentes tipos de clientes potenciales dentro de tu proceso de ventas.

La nueva función inteligente en la línea de tiempo de contactos simplificará cada etapa clave de canalización para tus representantes. Esto simplifica aún más tu proceso de ventas (y reduce la posibilidad de dejar de realizar un seguimiento).

La línea de tiempo de Contactos de Pipedrive te permite elegir con qué frecuencia deseas hacer seguimiento a tus contactos.

La función de frecuencia de seguimiento incluso te da una manera de priorizar tus seguimientos. Te muestra cuándo fue la última vez que contactaste a cada tipo de tus filtros de contacto. También cuáles son los prospectos que debes contactar para mantener una conversación fresca y relevante con tu cliente potencial.

Este mensaje se activa según la cadencia de contacto personalizada que establezcas. Lo puedes determinar a partir de tus análisis e informes.

Digamos que te gustaría ponerte en contacto con un perfil de cliente o prospecto de manera semanal. 

Simplemente crea el filtro adecuado y activa la opción 'Frecuencia de seguimiento'. Después  ajusta el periodo de contacto a 'Semanal'.

Ahora podrás identificar a todas las personas que cumplan con tu filtro que no has contactado en la última semana. También a aquellos sin una actividad completada. Estos se resaltarán en rojo y se incluirán en la parte superior de la lista.

Esta es una herramienta realmente sencilla pero tremendamente poderosa. Te ayuda a automatizar tu frecuencia de contacto y disminuye la posibilidad de perder clientes debido a un seguimiento deficiente.

Ahora tus representantes tienen más tiempo para enfocarse en la venta, tendrán más claridad y confianza en tu proceso comercial. Ahora se comunicarán con clientes potenciales en el momento adecuado y dedicarán más tiempo y energía a las cosas correctas.

Incorpora estos 4 pasos en tu proceso de ventas para que nunca vuelvas a olvidar un seguimiento

Nunca dejes que otra oportunidad de venta se escape entre tus manos.

Todos sabemos lo difícil que pueden ser las ventas. Hay tantas variables que influyen sobre la toma de decisión del cliente. Algunas ofertas se cierran y otras no. No te puedes permitir perder oportunidades por la confusión y la incertidumbre.

Debes mantener el control sobre tus actividades. Asegúrate de que el proceso de ventas permita a tus representantes identificar el seguimiento de mayor importancia en cualquier momento. Haz todo lo que puedas para encontrar y cerrar los tratos que importan.

Los mejores procesos de ventas automatizan esta toma de decisiones. Libera a tus vendedores para que hagan lo que mejor hacen… vender.

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