Invertir en herramientas de ventas para superar una crisis

Para frenar la crisis económica que estamos pasando con el COVID-19, deber usar tecnologías de ventas que te ofrezcan soluciones ágiles. Soluciones digitales que son claves para el éxito de tu empresa cuando se trata de trabajo a distancia.

Hablamos de herramientas de captación de clientes y de gestión, como softwares y aplicaciones para automatizar tu proceso de ventas. El objetivo es mitigar pérdidas y recuperar tu crecimiento lo antes posible.

Con estas herramientas podrás:

Llevar mejor control del ciclo de vida de tu producto
Gestionar el contacto con los clientes y crear una una base de datos
Gestionar contratos

En este artículo te contamos más sobre las herramientas de captación de clientes y de ventas, en especial digitales, y cómo las puedes usar.

Además, te explicamos por qué influyen en tu flujo de trabajo. Estudiamos cuál es la relación de las tecnologías y los softwares con el proceso de ventas. Y analizamos qué es un CRM y de qué forma crean un impacto positivo.

Qué son las herramientas de ventas y las tecnologías de ventas

Las herramientas de ventas son recursos de gestión y organización para hacer seguimiento del proceso de ventas. Se usan en todas las etapas de dicho proceso. Ayudan en tareas como: captación de contactos, comunicación interna y externa, contratos, atención al cliente, control de bases de datos, etc.

El objetivo es agilizar las tareas diarias. Las tecnologías de ventas buscan hacer más rápidos, cómodos y simples algunos procesos a la hora de gestionar tu negocio.

A diferencia de una herramienta tradicional o manual (como sería Excel o un expediente), las tecnologías de ventas son intuitivas. Es decir, trabajan de forma automática. Son programas que sirven para resolver situaciones sin invertir mucho tiempo o personal en una tarea.

Entre las funciones más destacadas de las tecnologías y herramientas de ventas tenemos:

Seguimiento de procesos: permiten que el flujo de trabajo sea lo más claro posible. Sirven para comprobar que se esté llevando a cabo de forma correcta el proceso de venta que se ha propuesto la empresa.
Bases de datos y gestión de procesos: una empresa eficiente cuenta con una buena base de datos de sus clientes. Todo el equipo de ventas tiene acceso a esta base. Se usa según las necesidades de cada puesto de trabajo. Es aquí donde un CRM entra en juego porque funciona como base de datos y medio de gestión de procesos.
Herramientas para la comunicación: tanto la empresa como el cliente necesitan vías ágiles y cómodas para comunicarse. Para esto, recursos como los emails, las redes sociales, un chat o un servicio de mensajería son lo que necesitas.

Cuando un cliente potencial nos ofrece su información de contacto, estas herramientas se convierten en grandes aliadas para llevar las ventas.

En la actualidad, estas herramientas tecnológicas son vitales para hacer crecer tu empresa. Con ellas puedes vender y gestionar a tu equipo a distancia usando la mínima cantidad de recursos. Esto supone un buen ahorro de presupuesto y tiempo.

Además, te ayudan en la gestión interna de tu empresa. Como vas a automatizar muchas tareas, supondrá menos esfuerzo y tiempo de tu equipo y así reducirás los costos internos. Pero no creas que tendrás personal ocioso. Lo contraria. Podrás asignarles nuevas tareas para desarrollar nuevos negocios y recuperarte antes de la crisis.

Herramientas tecnológicas y el coronavirus

La crisis del COVID-19 ha tenido un gran impacto en todos los ámbitos de la vida. El económico y el empresarial son dos de ellos. Por mala gestión, falta de tecnologías de ventas eficientes y de planes de contingencia, muchos negocios se han desplomado.

Las grandes marcas se han visto forzadas a reducir sus presupuestos. Han tenido que modificar sus estrategias de ventas. Incluso, han tenido que reducir personal.

Ya en el inicio de la pandemia, en el sitio web de BBC, las estadísticas mostraban cómo la economía mundial caía en picada por el virus. Desde la caída de los vuelos comerciales, hasta la del precio del petróleo. Y los mercados bursátiles lo reflejaron al instante:

Una de las soluciones para mitigar el impacto del COVID-19 ha sido adoptar soluciones tecnológicas.

Sabemos que gestionar tu empresa de ventas en tiempos de crisis es un gran desafío. En este contexto, tu foco debe estar en definir una nueva estrategia de ventas. Y esta debe incluir modelos de trabajo que se apoyen en softwares y otros recursos para tratar a distancia con los clientes y el equipo de ventas.

Además, al gestionar un equipo durante una crisis de salud debes tener en cuenta:

Seguir las indicaciones de los gobiernos de cada país
Auditar actividades regulares en la empresa
Digitalizar y automatizar la mayor parte de tus tareas diarias
Tener todos los reportes de ventas digitalizados y disponibles en línea

Cómo optimizar el flujo de trabajo con herramientas digitales

Para optimizar el rendimiento de tu empresa, reducir costos y ser competitivo en el mercado, debes estudiar qué nuevas estrategias encajan con tu flujo de trabajo y tu proceso de ventas. Así podrás definir qué herramientas te serán más útiles.

Las estrategias que se empleaban hasta hace una década en la gestión de ventas están cambiando con la inclusión de la tecnología.

Estas tecnologías van desde un buen CRM para gestionar tus contactos, hasta el uso de medios de comunicación digitales. En conjunto llevan a una mayor productividad.

No se trata solo de digitalizar la información de una empresa, sino de un nuevo abordaje laboral. La idea es que puedas vender tu producto o servicio con el menor gasto y menos esfuerzos. Usar un software para reducir gastos dentro de tus procesos, te hace más competitivo.

A continuación, te explicamos mejor cómo optimizar tu flujo de trabajo y tu proceso de ventas a través de la tecnología.

Qué es el flujo de trabajo y cómo influye el mundo digital

El concepto de flujo de trabajo viene del inglés workflow. En las ventas, consiste en ordenar las tareas de tu proceso de ventas para llegar al objetivo deseado.

Lo que se busca al automatizar el flujo de trabajo es tener una respuesta rápida para tareas que antes eran un dolor de cabeza. Así muchos procesos se realizan con poca intervención manual.

Entre las ventajas de contar con un flujo de trabajo en orden y automatizado están:

Garantiza que el intercambio de información sea claro y directo
Se reducen en gran medida las barreras administrativas
Hay menos burocracia en los pasos para completar una venta
Hay reducción de costos y tiempo

Este último punto se consigue al automatizar tareas como: el envío de emails, los análisis periódicos de datos, filtrar información de prospectos, acompañar las etapas del embudo de ventas y preparar tus reportes de ventas.

La clave para una transformación digital de éxito es contar con softwares y aplicaciones de alta eficacia en análisis estadísticos. Ellos te dan una nueva visión del marco de las ventas. Así vas a poder tener reportes periódicos y siempre contar con datos fiables.

Qué es un proceso de ventas y qué impacto tienen en él las tecnologías de ventas

Los procesos de ventas son las etapas que sigue una empresa para captar un cliente y guiarlo a través del embudo de ventas. Es decir, son los pasos y las medidas que vas a necesitar para cerrar una venta exitosa.

Son muchos los principios que definen un proceso de ventas. Pero su meta es lograr que las etapas del embudo de ventas, desde el primer contacto con el cliente hasta llegar a un contrato formal, se adapten a tu negocio y se cumplan bien.

Podríamos resumir estas etapas en:

Primer contacto con el cliente
Presentación del producto o servicio al cliente para captar su interés con nuestra propuesta única de valor
Hacer llegar al cliente una oferta formal para ayudarlo a tomar una decisión
Cierre de la venta

Los procesos de ventas no operan por sí solos. Deben funcionar junto al resto de las operaciones de tu empresa. Es decir, son parte de una estructura más extensa.

Hay herramientas tecnológicas que facilitan la comunicación interna de toda la empresa. Un ejemplo es Dealbot para Slack que permite a los miembros de tu equipo de ventas informar sobre el avance de sus embudos de ventas y sus cierres, y conectarse con otros departamentos.

Y también hay aplicaciones que te ayudan a cumplir las fases de tu proceso de ventas en menos tiempo y con menos personal. Desde la fase inicial de captación de clientes.

Herramientas de captación de clientes y comunicación con los prospectos

La captación de clientes comienza por la generación de leads. Un lead es un usuario o persona que muestra interés en tus productos o servicios y comparte sus datos de contacto. Es un potencial prospecto calificado y futuro cliente.

Pero las personas no suelen tener la iniciativa de dar su información de contacto, y menos sin un buen motivo para ello. Por eso, son necesarias las herramientas de captación de clientes.

Algunas aplicaciones claves para esta etapa son:

Leadfeeder: aplicación que permite identificar las personas o empresas que visitan tu sitio. Genera una base de contactos para que los representantes de ventas puedan captar nuevos clientes.

Missive: aplicación que almacena todos los mensajes de las redes sociales, correo electrónico y WhatsApp de tu empresa en una sola base de mensajería. Le permite acceso a todo el equipo y ayuda a clasificar los leads.

LeadBooster es un conjunto completo de herramientas de generación de prospectos para ayudarte a generar, gestionar y fomentar prospectos.

Las cuatro funciones poderosas son:

Chatbot: Interactúa automáticamente con las personas en tu sitio web y guarda a los visitantes calificados como prospectos. Personaliza fácilmente el aspecto de tu Chatbot, las preguntas que hace y cómo responde.
Chat en vivo: Recibe notificaciones cuando sea necesaria una conexión humana. Los representantes disponibles pueden hacerse cargo de las conversaciones iniciadas por un Chatbot desde cualquier lugar, incluido tu dispositivo móvil.
Formularios web: Dales a tus prospectos entrantes una manera fácil y confiable de compartir su información de contacto contigo. Comparte o agrega formularios altamente personalizables y fáciles de crear en tu sitio web y deja que los prospectos lleguen.
Prospector: Encuentra clientes potenciales salientes de una base de datos de 400 millones de perfiles y 10 millones de empresas de acuerdo con tu perfil de cliente ideal. Utiliza créditos para enterarte de correos electrónicos verificados, números de teléfono directos y perfiles sociales de tus coincidencias más deseadas.

Otras herramientas digitales de ventas

Una vez que los prospectos calificados avanzan en tu embudo de ventas, es crucial hacerles un buen seguimiento para que sea más fácil llegar al cierre. En las siguientes etapas del embudo, algunas herramientas aliadas son:

Gestión de la comunicación y las reuniones

Sales Inbox: permite sincronizar tu correo electrónico de Gmail, Outlook, Microsoft Exchange o Yahoo con tu CRM. Puedes escribir plantillas propias o utilizar las plantillas prediseñadas de Pipedrive para tardar menos en responder a los contactos integrados en tu CRM.

Calendar Sync es una función de Pipedrive para gestionar mejor el calendario de tu equipo de ventas. Puedes ver cuándo están programadas las reuniones con cada prospecto y saber cuándo están libres los vendedores.

Gestión de documentos: propuestas y contratos

Documentos de ventas es una función del CRM de Pipedrive. Extrae el nombre del contacto, nombre de la empresa, valor del trato, etc. a la hora de cambiar y actualizar cualquier propuesta de valor u otros documentos de forma rápida. También te avisa cuando un prospecto recibe la información. Así el vendedor identifica el mejor instante para entrar a negociar con el cliente.

Contabilidad: gestión de facturación y caja

Xero: es un software de contabilidad integral. Te ayuda a crear facturas y hacerles seguimiento. Además te da una visión general de tu flujo de caja.

Integra tus herramientas de ventas con un CRM

Para entender mejor cómo las herramientas de ventas digitales tienen un impacto positivo en tu flujo de trabajo, veamos el ejemplo del uso de un CRM.

Un CRM es un software para gestionar la relación de la empresa con sus clientes. Es uno de los recursos más útiles porque ofrece varias funciones para coordinar las ventas. Por ejemplo:

Envía recordatorios
Agenda reuniones
Registra y clasifica la información
Actualizar las bases de datos con los pedidos que llegan de los clientes
Personaliza las respuestas para cada tipo de prospecto
Facilita la personalización de las propuestas
Agiliza la creación de reportes al reunir en un solo lugar todos los datos de cada contrato

También es un aliado de las herramientas de captación de clientes porque reúne la información clave de todos los prospectos en una sola plataforma. Así los encargados la pueden usar para optimizar todo el proceso de ventas. Esto ayuda a establecer un vínculo más cercano con cada prospecto y concretar una venta.

Y un CRM consigue responder a todas estas tareas de forma eficaz porque se integra con aplicaciones como las que presentamos en el apartado previo.

Casos exitosos de clientes utilizando el CRM de Pipedrive

Pipedrive ayuda a muchos emprendedores a automatizar las ventas y el flujo de trabajo con su CRM.

Aquí te dejamos algunos casos de éxito para que entiendas mejor cómo aplicar un CRM como herramienta de ventas:

Pro Arts Management

Esta empresa, dedicada a ofrecer servicios musicales para bodas, logró que su emprendimiento creciera con ayuda del software de Pipedrive.

Erin y Drew juntaron una banda de músicos para tocar en su boda las canciones que más les gustaban. Después de esta experiencia, decidieron emprender para darle un lugar a músicos de talento en el sector de las bodas. El proyecto fue todo un éxito. Así fundaron su empresa musical que hoy es bastante reconocida en Nueva York.

Erin y Drew se apoyan en el CRM de Pipedrive para organizar mejor su embudo de ventas y tener relaciones más personalizadas con sus clientes. Destacan que para ellos es crucial ofrecer una atención al cliente de excelencia.

Con nuestro CRM pueden saber en qué momento del proceso de compra está cada prospecto para ofrecerle justo lo que necesita.

360 Payments

Otro caso de éxito con el CRM de Pipedrive es 360 Payments. Se trata de una plataforma de pagos en línea. La empresa tiene el objetivo de ofrecer un sistema para procesar pagos con tarjetas de crédito que sea honesto y con pocos cargos extra.

La ventaja de tener el CRM de Pipedrive como aliado es que pueden alinear los procesos de su equipo de ventas de forma fácil. Y pueden ofrecer una gran atención al cliente.

Según Lisa, CEO de la empresa, el CRM les permite personalizar:

Las actividades
Los recordatorios
Los eventos catalogados en un calendario

Con las herramientas administrativas que les ofrece Pipedrive, también pueden llevar sus informes de forma muy simple. Llevan todas las estadísticas necesarias de forma actualizada y sin contratiempos. Esto ha sido un punto clave para alcanzar el éxito.

Conclusión

Al tomar en cuenta lo ágil y veloz que se dan las operaciones comerciales actuales, es casi obligatorio dar un salto tecnológico. Para ello debes contar con las mejores herramientas digitales de ventas porque te dan todas las alternativas comerciales que buscas.

Ante la pandemia mundial del COVID-19, muchas empresas se han visto afectadas en sus ventas. Esto tiene como consecuencia que el mercado sea más competitivo. Hay menor adquisición, menos ingresos e incluso cabe la posibilidad de que tener que contar con menos personal.

Sin embargo, existen alternativas como el trabajo remoto y las ventas en línea para mitigar la caída de los ingresos. Y para sacarle el máximo provecho a esos modelos, hay que invertir en tecnologías de venta.

Los canales de comunicación digitales y las tareas automatizadas son los pilares de las tecnologías de ventas. Los softwares y las aplicaciones que soportan estos pilares cobran cada vez más relevancia. Optimizan el uso de los recursos y del tiempo, y así se reducen los costos.

Es decir, los flujos de venta y los procesos de venta se agilizan con este tipo de tecnologías.

Estas herramientas, como te hemos mostrado, pueden integrarse en un CRM. Es un recurso alimentado por tecnología de vanguardia para alcanzar una gestión exitosa de tus prospectos y clientes.

Es clave contar con una base de datos bien organizada y un software que cree una comunicación directa y clara con el cliente. Estas son las mejores formas de ayudar a tu equipo de ventas a moverse en nuevos mercados más inestables.

Todo el contexto que vivimos a raíz del coronavirus es muy desfavorecedor. Y en períodos críticos, no debes perder de vista revisar y repensar tu estrategia de ventas. Así que evalúa cómo mejorar tus ventas sacándole partido a las herramientas de vanguardia y automatizando al máximo tus procesos.