Uw sales tactieken beginnen hun vruchten af te werpen, maar u heeft ineens meer inkomende leads dan u weet te verwerken. Het is tijd om de manier waarop u klantgegevens beheert te verbeteren.
Customer Relationship Management (CRM)-software is de beste manier om uw contacten en salespipeline te beheren. Het goede nieuws is dat het eenvoudig is om een CRM gebaseerd op Excel op te zetten dat past bij uw behoeften.
In dit artikel helpen we u bepalen of een Excel CRM geschikt is voor u. Met behulp van onze aanpasbare CRM sjabloon leggen we u vervolgens uit hoe u uw eigen Excel CRM kunt maken. Ten slotte geven we een aantal praktische tips om het meeste uit uw CRM-systeem te halen.
Download de CRM Excel sjabloon
De eerste stap is het downloaden van onze gratis sjabloon. We hebben een Excel CRM-sjabloon voorbereid, die ook kan worden geüpload als Google Sheets CRM-sjabloon, die u kunt aanpassen aan uw behoeften. Wanneer u de sjabloon heeft gedownload, kunt u deze instellen voor uw persoonlijke CRM-gebruik.
Is een Excel CRM geschikt voor u?
Wanneer de meeste mensen “CRM” horen, denken ze aan platforms die gebruikt worden om klantgegevens te beheren. Maar klantrelatiebeheer is eigenlijk het proces dat verkopers gebruiken om hun interacties met klanten te regelen.
Voordat er speciale CRM-software bestond, gebruikten bedrijven notities of eenvoudige spreadsheets om hun klantinteracties bij te houden. En velen doen dat nog steeds.
Een CRM platform helpt u communicatie te beheren en relaties te onderhouden door grote hoeveelheden klantgegevens te centraliseren. CRM's kunnen u onder andere helpen uw publiek te segmenteren, belangrijke taken te automatiseren en toekomstige verkoop te voorspellen.
Hoewel spreadsheets niet kunnen tippen aan de volledige functionaliteit van een speciaal CRM, zijn ze in veel gevallen nog steeds nuttig.
Voordat u gaat beginnen aan een Excel CRM, gaan we eerst de voordelen en nadelen doornemen om te zien of het goed past bij uw bedrijf. De voordelen van het bouwen van een CRM in Microsoft Excel zijn:
Het is betaalbaar: Kosten spelen een grote rol bij softwarekeuze, en gratis CRM-software kan u helpen totdat u een betere oplossing kunt betalen. De desktop app van Microsoft Excel vereist een Office-abonnement, maar de webversie is gratis online beschikbaar. Google Sheets is gratis voor één gebruiker (en Google Workspace voor bedrijven begint vanaf $6 per gebruiker per maand).
Het is eenvoudig te gebruiken op basisniveau: De meeste mensen hebben basiskennis van spreadsheetsoftware, waardoor het eenvoudig is om een Excel CRM op te zetten. Excel is relatief makkelijk te leren, met duizenden tutorials online.
Het is aanpasbaar: Excel staat bekend om zijn uitgebreide functies. Met genoeg tijd en inzet kunt u een krachtig, op maat gemaakt CRM bouwen. Bovendien zijn er veel sjablonen beschikbaar om u op weg te helpen (zoals die van ons).
Het is geschikt voor kleinschalige bedrijven: Voor kleine ondernemingen met eenvoudige processen en weinig contacten kan een Excel-spreadsheet prima werken. Maar zodra u 50–100 contacten bereikt, wordt het ingewikkeld en kan het één en ander minder soepel gaan verlopen zonder de herinneringen en automatiseringen die de software biedt.
Echter is een Excel CRM niet voor iedereen het beste. Er zijn een paar beperkingen die kunnen tegenwerken, vooral als u uw bedrijf probeert op te schalen. Bijvoorbeeld:
Het is volledig handmatig: Gegevensinvoer kost veel tijd. Bedrijven stappen vaak over op specifieke CRM’s vanwege workflow automatisering en hulpmiddelen die handmatig werk minimaliseren.
Het is moeilijk schaalbaar: Een op Excel gebaseerd CRM is lastig te delen met een team. Het bijhouden van gebruikers en wijzigingen is bijna onmogelijk. Hoe meer contacten u heeft, hoe moeilijker het is om deze handmatig te volgen.
Het is niet veilig: Excel kan crashen, uw harde schijf kan beschadigd raken en verkoopgegevens kunnen verloren gaan. Een cloudgebaseerde CRM bewaart gegevens veilig en voorkomt dataverlies.
Er is geen integratie met verkooptools: De xls of xlsx spreadsheets van Excel integreren niet rechtstreeks met verkooptools, in tegenstelling tot de meeste speciale CRM’s. U moet dus voortdurend importeren en exporteren waarbij u moet wisselen naar andere tools om belangrijke verkooptaken te voltooien.
Er is geen plek om belangrijke documenten op te slaan: In een Excel CRM is het lastig om contracten, voorstellen, e-mails en andere communicatie op te slaan of te koppelen, wat kan leiden tot zoekgeraakte documenten of verloren tijd.
Als Excel op dit moment de beste keuze voor u is, dan top – laten we erin duiken en zien hoe u dit opzet.
Hoe u een CRM in Excel kunt bouwen
In de Excel CRM sjabloon vindt u de volgende vier tabbladen:
Contacten: Het Contacten tabblad is waar u klantengegevens kunt opslaan in een makkelijk overzicht. Op dit intuïtieve tabblad kunt u contactinformatie opslaan en dropdowns gebruiken om ze te categoriseren als potentiële klanten, huidige klanten, of overig.
Bedrijven: Het Bedrijven tabblad is hetzelfde als het Contacten tabblad, maar dan voor het opslaan van uw B2B sales leads en cliënten.
Pipeline: Het Pipeline tabblad is het hart van uw Excel CRM. Hier houdt u communicatie met klanten bij, plant u vervolgplannen, en werkt u de lead status bij om sales bij te houden.
Instellingen: Hier kunt u aangepaste velden invoeren voor uw CRM. Voeg contacttypen toe, pipelinefasen, deal status, leadbron en verliesredenen om nieuwe velden toe te voegen aan de dropdowns op de andere tabbladen.
Hieronder leggen we uit hoe u deze tabbladen kunt aanpassen voor uw eigen, volledig functionerende CRM.
Stap 1: Maak uw contactmanager
Uw contactgegevens in één plek bewaren is tijdbesparend wanneer uw team contact wil opnemen met uw potentiële klanten. Hierdoor voorkomt u ook dat u gegevens kwijt raakt en tijd spendeert aan het terugvinden ervan.
Navigeer naar het Contacten tabblad in het CRM sjabloon (Excel heeft de tabbladen onderin).
Voor elke klant zijn categorieën die u kunt gebruiken bij contactgegevens (zorg wel dat u de voorbeeldinformatie eerst verwijdert). De meesten hiervan zijn demografisch zoals naam, telefonnummer en LinkedIn URL. Voeg zo veel mogelijk data toe die u heeft voor elk contactpersoon om uw communicatie te stroomlijnen.
Voor het “Tag” veld raden we aan een trefwoord toe te voegen dat het type contact of de deal-fase beschrijft waarin de klant zich bevindt. Bijvoorbeeld, gebruik “Hot” om aan te geven dat het een hete lead is en snel contact moet worden opgenomen. Met deze tags kunt u gemakkelijk uw contactenlijst scannen op belangrijke leads.
In het veld “Beschrijving” voegt u zoveel mogelijk notities toe over eerdere interacties en andere belangrijke informatie die elders niet wordt behandeld. Dit helpt u om uw klanten en hun voorkeuren te volgen.
Ga vervolgens naar het blad Bedrijven in de CRM-sjabloon en herhaal de bovenstaande stappen voor de bedrijven waarmee u contact heeft.
Stap 2: Vul uw sales pipeline
Nu u uw contacten heeft geïmporteerd, is het tijd om uw verkoopkansen toe te voegen aan onze kant-en-klare sales pipeline zodat deze aansluit op uw verkoopprocessen.
We hebben de volgende velden toegevoegd om u op weg te helpen:
Tag: Gebruik een optioneel trefwoord om uw kansen te categoriseren en bij te houden.
Naam: Voeg hier toe welk type verkoop of dienst de potentiële klant heeft aangevraagd. Als u bijvoorbeeld webdesigner bent, kunt u “Landingspagina maken” en “Interactieve blog ontwerpen” toevoegen.
Bedrijf: De klant waarmee u communiceert voor deze verkoopkans.
Fase: Dit zijn de dealfasen die u kunt bijwerken naarmate uw prospect door de salespipeline gaat. Fasen zijn onder meer Afspraak, Voorstel, Onderhandeling, Pilot en Overeenkomst. U kunt deze aanpassen aan uw verkoopplan (we laten zien hoe in stap 3).
Waarde: De verwachte geldwaarde van de kans
Sluitdatum: Wanneer u verwacht de deal af te sluiten
Status: Of de kans open, gewonnen of verloren is
Verlies reden: De reden van verlies van een kans. Door dit veld in te vullen krijgt u meer inzicht in verbeteringen waarmee u meer deals kunt maken.
Prioriteit: Of de kans een hoge, gemiddelde of lage prioriteit heeft. Hierdoor ziet u gemakkelijk welke kansen het heetst zijn en of er kansen zijn die even kunnen wachten.
Bron: Waar u de kans vandaan heeft gehaald. De lead kan bijvoorbeeld door een advertentie komen, van uw website, of een cold call.
Als u uw verkoopproces nog niet heeft gedefinieerd, laadt u uw leadgegevens in dit blad en kijkt u of het voor u logisch is. Werk het blad bij naarmate uw deals vorderen. U ziet dat uw Dashboard (het eerste blad in onze sjabloon) automatisch wordt bijgewerkt met de informatie die u in uw Pipeline invoert.
Als u al een gedefinieerd verkoopproces heeft, of als de sales pipeline-sjabloon niet helemaal past bij uw behoeften, kunt u deze eenvoudig aanpassen. Volg de volgende stap om te zien hoe u dat kunt doen.
Stap 3: Pas uw sales pipeline aan
Een aanpasbare salesfunnel is essentieel, omdat u hiermee uw processen kunt laten meegroeien.
Om uw sales pipeline in het Excel CRM aan te passen, opent u het tabblad Settings. Hier ziet u de vooraf gemaakte contacttypen, pipelinefasen, statussen, leadbronnen en redenen voor verloren deals. Onder elk daarvan staan de categorieën die verschijnen in de keuzemenu’s op de andere bladen.
Om aangepaste velden aan een van deze categorieën toe te voegen, voegt u een nieuwe cel toe (of vervangt u een bestaande cel) met het woord dat u wilt laten verschijnen.
Maar dat is niet het enige wat u kunt doen. Onze sjabloon gebruikt draaitabellen waarmee u gemakkelijk uw pipeline kunt sorteren en filteren om de gegevens te beheren. U kunt bijvoorbeeld:
De sales pipeline-tabel sorteren op basis van de geschatte waarde van een kans. Selecteer hiervoor het keuzemenu naast “Waarde” en kies “A tot Z”. De tabel wordt nu gesorteerd van laagste naar hoogste waarde.
Verloren of gesloten deals filteren om uw pipeline op te schonen. Selecteer de drop-down naast “Status” en vink “gesloten” or “verloren” uit om ze te verbergen.
5 tips om het meeste uit uw Excel CRM te halen
Beheer uw Excel CRM effectief om uw sales pipeline soepel te laten verlopen.
Hier zijn vijf tips om productiviteit te verbeteren en te zorgen dat u geen leads uit het oog verliest.
1. Controleer uw gegevens regelmatig
Een Excel database kan al snel rommelig worden met oude data. Dit maakt het moeilijk voor uw team om de data effectief te gebruiken. Het veroorzaakt obstakels omdat ze kostbare tijd verspillen met het zoeken naar belangrijke informatie.
Daarom is het belangrijk om uw CRM-gegevens regelmatig op te schonen. Hoe netter uw spreadsheet, hoe makkelijker het is om klant- en prospectgegevens bij te houden.
Plan elke maand tijd in om de gegevens door te nemen en alles wat verouderd is te corrigeren. Loop de kansen in uw sales pipeline door. Controleer of de informatie juist is en of er deals zijn die vooruitgang hebben geboekt of zijn gesloten maar nog niet zijn bijgewerkt.
Verwijder de verloren deals zodat ze uw spreadsheet niet rommelig maken. Verberg deze door de filteroptie te gebruiken zoals hierboven beschreven.
2. Stel de juiste vragen
Stel uzelf bij het instellen of beoordelen van uw CRM belangrijke vragen over uw sales- en marketingprocessen.
Welke informatie moet u bijhouden? Zorg dat dit zodanig wordt weergegeven dat het makkelijk te begrijpen is.
Bevat het alle belangrijke gegevens? Controleer uw CRM op ontbrekende belangrijke informatie.
Geven uw leadbronnen en pipeline fasen bruikbare inzichten? Zo niet, voeg gedetailleerde notities toe die u kunnen helpen meer leads te ontdekken en de verkoopcyclus te versnellen.
Is het makkelijk bij te houden waar in de pipeline uw klanten zijn? Zoniet, overweeg dan fases te verwijderen of toe te voegen om het duidelijker te maken. U kunt leads ook kleurcoderen of sorteren op fase.
Glippen leads door de mazen van het net? Overweeg dan nieuwe manieren om herinneringen en belangrijke informatie toe te voegen.
Een effectieve CRM oplossing is meer dan simpelweg een contactenlijst. Het helpt u om uw sales processen te begrijpen en verbeteren, u richting uw bedrijfsdoelen te helpen en klantrelaties te verbeteren.
3. Organiseer uw gegevens efficient
Het is efficiënter om grote hoeveelheden informatie te scheiden in verschillende bladen of werkmappen wanneer u met Excel of Google Sheets werkt. Daarom heeft onze sjabloon een apart blad voor Contacten en voor de sales pipeline, zodat uw gegevens georganiseerd blijven..
Goed georganiseerde gegevens helpen u om:
Accurate gegevens bij te houden
Informatie in één oogopslag te zien, helemaal wanneer u druk bent
De gegevens later gemakkelijk te exporteren
Belangrijke inzichten te verkrijgen en visuele hulpmiddelen te ontwikkelen om de gegevens weer te geven
Gelinkte bladen automatisch te vullen om tijd te besparen
Daarom is het belangrijk om één gegeven per cel te bewaren. Dit stelt u in staat om uw tabellen te sorteren en filteren zoals nodig. Als u meerdere gegevensbronnen in één cel plaatst (bijvoorbeeld de naam en het nummer van een contact), kunt u uw andere bladen niet automatisch met die informatie vullen.
4. Delegeer controle over de spreadsheet
Met meerdere mensen die dezelfde CRM-spreadsheet gebruiken, kan het snel rommelig worden. Hoewel u gedeelde werkmappen kunt maken of cloudgebaseerde Excel kunt gebruiken om meerdere gebruikers tegelijk toe te laten, ondersteunen deze geen belangrijke functies zoals grafieken, sorteren en gegevensvalidatie.
Voer richtlijnen in zodat elk teamlid de spreadsheet correct gebruikt, en wijs iemand aan die toezicht houdt op de gegevens. Zorg er bijvoorbeeld voor dat mensen alleen hun eigen gegevens bijwerken en dat er geen gegevens verloren gaan wanneer conflicterende wijzigingen in een gedeeld bestand worden aangebracht.
De persoon die verantwoordelijk is voor de gegevens (of dat nu uzelf bent of een andere verkoper) kan ervoor zorgen dat informatie regelmatig wordt bijgewerkt en op de juiste manier wordt gerapporteerd.
Controle delegeren is om een tweede reden belangrijk: gegevensbeveiliging. Een van de nadelen van een Excel CRM is dat het veel minder veilig is dan een speciaal CRM-systeem. Maak het zo veilig mogelijk door gebruikersrechten in te stellen zodat alleen sleutelpersonen toegang hebben.
Met deze voorkeuren kunt u ervoor zorgen dat slechts enkele mensen de mogelijkheid hebben aanpassingen te maken, terwijl anderen alleen toegang hebben tot het bekijken van de spreadsheet.
5. Weet wanneer u moet upgraden
Een Excel CRM kan een krachtig hulpmiddel zijn voorkleinschalige bedrijven en startups. Het probleem is echter dat het moeilijk, al dan niet onmogelijk is om een spreadsheet op te schalen wanneer uw bedrijf groeit.
Ons onderzoek heeft aangetoond dat bedrijven die CRM technologie gebruiken 15% meer kans hebben om hun omzet te laten groeien dan bedrijven die het niet gebruiken.
Als u een van de onderstaande problemen ervaart, is dat een teken dat u moet gaan upgraden:
Klantgegevens raken verloren of kloppen regelmatig niet meer
Uw verkopers vinden het lastig om samen te werken. Wellicht is het lastig om de CRM bij te houden, of is het delen van informatie met uw sales team moeilijk wat leidt tot vertragingen.
De handmatige invoer van gegevens neemt te veel tijd in beslag, wat de productiviteit van uw team vermindert.
Door te kiezen voor een kosteneffectieve, schaalbare sales CRM zoals Pipedrive kunt u deze problemen helemaal vermijden. De visuele sales pipeline van Pipedrive maakt klantrelatiebeheer eenvoudig, helpt u leads te volgen, inzichten te vinden en u op verkoop te focussen.
Slotgedachten
Met de juiste CRM kunt u uw productiviteit verhogen en verkoopresultaten aanzienlijk verbeteren. Een Excel CRM is een goede keuze als u net begint of te maken hebt met een kleine klantenkring.
Wanneer u er klaar voor bent uw CRM naar een hoger niveau te tillen, kijk dan eens naar Pipedrive. Met één centrale databron, aanpasbare gegevensvelden, workflowautomatisering en honderden integraties van derden kunt u gemakkelijk het perfecte CRM systeem bouwen dat met u meegroeit.
