Dina försäljningstaktiker börjar ge resultat, men plötsligt har du fler inkommande leads än du vet vad du ska göra med. Det är dags att uppgradera sättet du hanterar kunddata på.
Customer Relationship Management (CRM)-programvara är det bästa sättet att hantera dina kontakter och din försäljningspipeline. Den goda nyheten är att det är enkelt att sätta upp ett Excel-baserat CRM som passar dina behov.
I den här artikeln hjälper vi dig att avgöra och uppskatta om ett Excel-CRM är rätt för dig. Med hjälp av vår anpassningsbara CRM-mall förklarar vi sedan hur du kan skapa ditt eget Excel-CRM. Slutligen ger vi några övergripande tips som du kan använda för att få ut det mesta av ditt CRM-system.
Ladda ner CRM Excel-mallen
Det första steget är att ladda ner vår kostnadsfria mall. Vi har förberett ett Excel CRM-mallformat – vilken även kan laddas upp som en Google Sheets CRM-mall – som du kan anpassa efter dina behov. När du har laddat ner mallen är det dags att ställa in den så att den passar ditt personliga CRM-användningsområde.
Är ett Excel-CRM rätt för dig?
När de flesta hör ”CRM” tänker de på plattformar som används för att behandla kunddata. Men kundrelationshantering är verkligen den process som säljare använder för att hantera sina interaktioner med kunder.
Innan dedikerad CRM-programvara fanns, brukade företag använda skrivna anteckningar eller enkla kalkylblad för att följa sina kundinteraktioner – och många gör det fortfarande.
En CRM-plattform hjälper dig att hantera kommunikation och bygga relationer genom att centralisera stora mängder kunddata. CRM-system kan hjälpa till att segmentera din målgrupp, automatisera viktiga uppgifter och förutsäga framtida försäljning (bland annat).
Även om kalkylblad inte kan matcha den fulla funktionaliteten hos ett dedikerat CRM, är de fortfarande användbara i många fall.
Innan du börjar med ett Excel-CRM, låt oss gå igenom för- och nackdelarna för att se om det är ett bra val för ditt företag. Fördelarna med att bygga ett CRM i Microsoft Excel är:
Det är prisvärt: Priset är en av de största faktorerna när man bestämmer sig för en mjukvarulösning, och gratis CRM-programvara kan hjälpa dig komma igång tills du har råd med en bättre lösning. Medan Microsoft Excels skrivbordsapp kräver en Office-prenumeration, kan Excel-webbappen nås gratis online. Google Sheets är gratis för en enskild användare (och Google Workspace för företag börjar från 6 USD per användare och månad).
Det är enkelt att använda på en grundläggande nivå: De flesta har grundläggande kunskaper om hur kalkylprogram fungerar, så det är enkelt att komma igång med ett Excel-CRM. Excel är relativt lätt att lära sig, med tusentals hjälpsamma handledningar tillgängliga online.
Det är anpassningsbart: Excel är känt för djupet i sina funktioner. Med tillräckligt med tid och ansträngning är det möjligt att sätta upp ett kraftfullt, anpassat CRM. Ännu bättre, det finns gott om mallar där ute för att hjälpa dig komma igång (som vår ovan).
Det fungerar bra för små företag: För små företag med enkla processer och ett lågt antal kontakter kan ett Excel-kalkylblad fungera perfekt. Men när du når 50 till 100 kontakter börjar det bli komplicerat, och det är lätt att tappa bort saker utan de påminnelser och den automatisering som du får i dedikerad programvara.
Men ett Excel-CRM passar inte alla. Det finns några begränsningar som kan hålla dig tillbaka, särskilt när du försöker skala upp din verksamhet. Till exempel:
Det är helt manuellt: Datainmatning tar tid. Ett motiv till att företag ofta byter till dedikerade CRM-system är att de erbjuder arbetsflödesautomatisering och viktiga verktyg som hjälper dig minska monotont arbete.
Det är svårt att skala: Ett Excel-baserat CRM är utmanande att dela med ett team. Det är i princip omöjligt att hålla koll på användare och deras ändringar. Dessutom, ju fler kontakter du får, desto svårare blir det att spåra dem manuellt.
Det är inte säkert: Excel kan krascha, din hårddisk kan bli korrupt och försäljningsdata kan lätt gå förlorade. Ett molnbaserat CRM-verktyg lagrar dina data säkert och skyddar dig mot dataförlust.
Det har ingen integration med försäljningsverktyg: Excels CRM xls- eller xlsx-kalkylbladsverktyg integreras inte direkt med några försäljningsverktyg, till skillnad från de flesta dedikerade CRM-system. Det innebär att du ständigt måste importera och exportera data, och byta mellan andra verktyg för att slutföra viktiga försäljningsuppgifter.
Det finns ingen plats att lagra viktiga dokument: I ett Excel-CRM kan det vara svårt att lagra eller länka till viktiga dokument som avtalsförslag, e-posttrådar och annan kommunikation. Det innebär att du potentiellt kan förlora dokument eller slösa tid på att försöka hitta viktig information i tidspressade situationer.
Om Excel är det riktiga valet för dig just nu – toppen – då kör vi igång och ser hur man sätter upp ett.
Hur man bygger ett CRM i Excel
I Excel CRM-mallen kommer du att se följande fyra blad:
Kontakter: Bladet kontakter är där du kan lagra kunddata på ett lättöverskådligt sätt. Det intuitiva bladet låter dig mata in kontaktinformation och använda rullgardinsmenyn för att kategorisera dem som potentiella kunder, befintliga kunder eller andra.
Företag: Bladet Företag är detsamma som din kontaktsida men används för att lagra dina B2B-försäljningsleads och kunder.
Pipeline: Bladet Pipeline är grunden i ditt Excel-CRM. Här spårar du kommunikationen med kunder, planerar uppföljningar och uppdaterar lead-status för att följa försäljningen.
Inställningar: Här kan du mata in anpassade fält för ditt CRM. Lägg till kontakttyper, pipelinesteg, affärsstatus, lead-källor och förlust orsaker för att lägga till nya fält i rullgardinsmenyerna på de andra bladen.
Nedan förklarar vi hur du anpassar dessa blad för att skapa ditt helt egna, fullt fungerande CRM.
Steg 1: Skapa din kontaktlista
Att hålla dina kontaktuppgifter på ett och samma ställe sparar tid när ditt team behöver kontakta potentiella kunder. På så sätt undviker du också att data försvinner av misstag och slipper slösa tid på att försöka återställa den.
Navigera till bladet Kontakter i CRM-mallen (Excel har flikar längst ner).
För varje kund har vi inkluderat flera kategorier som du kan fylla i med kundinformation (kom ihåg att först ta bort exempeluppgifterna). De flesta av dessa är demografiska uppgifter som namn, telefonnummer och LinkedIn-adress. Du bör fylla i så mycket data som möjligt för varje kontakt för att effektivisera kommunikationen.
För fältet "Tagg" rekommenderar vi att du lägger till ett nyckelord som beskriver typen av kontakt eller vilket stadie kunden befinner sig i. Till exempel kan du använda ”Het” för att visa att det är ett hett lead som bör kontaktas snart. Med dessa taggar kan du enkelt bläddra igenom din kontaktlista och identifiera viktiga leads.
I fältet "Beskrivning", lägg till så många anteckningar som möjligt om tidigare interaktioner och annan viktig information som inte täcks av övriga fält. Det hjälper dig att följa upp kunder och deras preferenser.
Gå sedan vidare till bladet Företag i CRM-mallen och upprepa ovanstående steg för de företag som du interagerar med.
Steg 2: Fyll i din försäljningspipeline
Nu när dina kontakter har importerats är det dags att lägga till dina affärsmöjligheter i vår färdiga försäljningspipeline så att den kopplas till dina försäljningsprocessen.
Vi har inkluderat följande fält för att hjälpa dig komma igång:
Tagg: Använd ett valfritt nyckelord i det här fältet för att kategorisera och hålla koll på dina affärsmöjligheter.
Namn: Här lägger du till vilken typ av försäljning eller tjänst den potentiella kunden har efterfrågat. Om du är webbutvecklare kan du till exempel skriva ”Skapa landningssida” eller ”Designa interaktiv blogg”.
Företag: Kunden du interagerar med för denna affärsmöjlighet.
Steg: Dessa är de affärsstadier som du kan uppdatera när din potentiella kund rör sig genom försäljningspipelinen. Steg inkluderar Möte, Förslag, Förhandling, Pilot och Avtal. Du kan anpassa dessa enligt din försäljningsplan (vi visar hur i Steg 3).
Värde: Det förväntade monetära värdet på affärsmöjligheter.
Slutdatum: När du förväntar dig att avsluta affären.
Status: Om affärsmöjligheten är öppna, vunnen eller förlorad.
Förlustorsak: Anledningen till varför en affär gick förlorad. Att fylla i detta fält ger dig insikt i förbättringar du kan göra för att vinna fler affärer.
Prioritet: Om affärsmöjligheten har hög, medel eller låg prioritet. Det hjälper dig att se vilka möjligheter som är hetast och vilka som eventuellt kan vänta.
Källa: Varifrån affären kom. Till exempel kan leadet ha kommit via annonsering, din webbplats eller ett kallt samtal.
Om du ännu inte har definierat din försäljningsprocess, lägg in din leaddata i det här bladet och se om det känns logiskt för dig. Uppdatera bladet i takt med att du gör framsteg i dina affärer. Du kommer att märka att din Instrumentpanel (det första bladet i vår mall) automatiskt uppdateras med informationen du lägger in i pipeline
Om du redan har en definierad försäljningsprocess, eller om pipelinemallen inte riktigt passar dina behov, kan du enkelt anpassa den. Följ nästa steg för att se hur.
Steg 3: Anpassa din försäljningspipeline
Att ha en anpassningsbar försäljningstratt är avgörande eftersom det gör att du kan utveckla dina processer i takt med att du växer.
För att anpassa din försäljningspipeline i Excel-CRM, öppna bladet Inställningar. Här ser du fördefinierade kontaktkategorier, pipelinesteg, statusar, lead-källor och orsaker till förlorade affärer. Under varje kategori finns de alternativ som visas i rullgardinsmenyerna på de andra bladen.
För att lägga till egna fält i någon av dessa fördefinierade kategorier, lägg till en ny cell (eller ersätt en befintlig cell) med det ord du vill ska visas.
Men det är inte allt du kan göra. Vår mall använder pivottabeller, så du enkelt kan sortera och filtrera din pipeline för att hantera datan. Till exempel kan du:
Sortera försäljningspipelinen efter uppskattat värde på en affär. För att göra detta, välj rullgardinsmenyn bredvid ”Värde” och välj ”A till Ö”. Tabellen kommer nu att sortera dina affärer från lägsta till högsta värde.
Filtrera bort förlorade eller avslutade affärer för att rensa pipelinen. Välj rullgardinsmenyn bredvid ”Status” och avmarkera ”Avslutad” eller ”Förlorad” för att dölja dem från vyn.
5 tips för att få ut det mesta av ditt Excel-CRM
Hantera ditt Excel-CRM effektivt för att hålla försäljningspipelines igång.
Här är fem tips och tricks för att öka produktiviteten och säkerställa att du inte tappar bort några leads:
1. Granska din data regelbundet
Det är lätt att en Excel-databas blir rörig eller oklar med gammal data. Rörighet gör det svårt för ditt team att effektivt använda informationen och skapa hinder när de måste slösa tid på att leta efter viktig information.
Därför är det viktigt att rensa upp CRM-datan regelbundet. Ju renare ditt kalkylblad är, desto enklare är det att hålla koll på kund- och prospektinformation.
Avsätt tid varje månad för att gå igenom datan och uppdatera allt som är inaktuellt. Gå igenom möjligheterna i din försäljningspipeline. Kontrollera att informationen är korrekt och om några affärer har gått vidare eller avslutats utan att ha uppdaterats.
Ta bort förlorade affärer så att de inte rör till kalkylbladet. Dölj dem med hjälp av filterfunktionen som nämndes ovan.
2. Ställ rätt frågor
När du sätter upp eller granskar ditt CRM, ställ dig själv viktiga frågor om dina försäljnings- och marknadsföringsprocesser:
Vilken information behöver du spåra? Se till att den presenteras på ett sätt som är lätt att förstå.
Täcker du all viktig data? Kontrollera om det saknas någon nyckelinformation i ditt CRM.
Ger dina lead-källor och pipelinesteg användbara insikter? Om inte, lägg till detaljerade anteckningar som kan hjälpa dig att hitta och upptäcka fler leads och snabba upp försäljningscykeln.
Är det enkelt att se var kunderna befinner sig i pipelinen? Om inte, fundera på att ta bort eller lägga till steg för att förtydliga. Du kan också färgkoda eller sortera leads efter steg.
Faller leads mellan stolarna? Överväg nya sätt att lägga till påminnelser och nyckelinformation.
En effektiv CRM-lösning är mer än bara en kontaktlista. Den ska hjälpa dig att förstå och förbättra dina försäljningsprocessen, arbete mot dina affärsmål och förbättra dina kundrelationer.
3. Organisera din data effektivt
Det är mer effektivt att separera stora mängder information i olika blad eller arbetsböcker när du arbetar med Excel eller Google Sheets. Det är därför vår mall har ett separat blad för Kontakter och ett för Försäljningspipeline, för att hålla din data organiserad.
Välorganiserad data hjälper dig att:
Hålla korrekta register
Få information snabbt, särskilt när du har mycket att göra
Enkelt exportera datan vid behov
Hämta viktiga insikter och utveckla visuella presentationer av datan
Automatiskt fylla i länkade blad för att spara tid
Därför är det avgörande att ha en datainformation per cell. Det gör det möjligt att sortera och filtrera tabellerna efter behov. Om du fyller varje cell med olika datakällor (till exempel om du inkluderar både kontaktens namn och telefonnummer i samma cell) kan du inte automatiskt föra över den informationen till andra blad.
4. Delegera kontrollen över kalkylbladet
När flera personer använder samma CRM-kalkylblad kan det snabbt bli rörigt. Även om du kan skapa delade arbetsböcker eller använda molnbaserat Excel för att låta flera användare arbeta samtidigt, stöds inte viktiga funktioner som diagram, sortering och datavalidering i realtid.
Inför riktlinjer så att varje teammedlem använder kalkylbladet korrekt, och utser någon som ansvarar för att övervaka datan. Till exempel:
Se till att användare bara uppdaterar sina egna uppgifter
Undvik dataförlust genom att undvika konflikter i gemensamma filer
Personen som ansvarar för data (antingen du själv eller en annan säljare) bör se till att informationen uppdateras regelbundet och rapporteras korrekt.
Delegering är också viktig av en annan anledning: datasäkerhet. En av nackdelarna med ett Excel-CRM är att det är betydligt mer osäkert än ett dedikerat CRM-system.
För att göra det så säkert som möjligt, bör du sätta användarbehörigheter så att endast nyckelpersoner har åtkomst.
Med dessa inställningar kan du säkerställa att vissa personer endast har redigeringsrättigheter, medan andra endast kan visa kalkylbladet.
5. Vet när det är dags att uppgradera
Ett Excel-CRM kan vara ett kraftfullt verktyg för små företag och startups. Problemet är att det är svårt, om inte omöjligt, att skala ett kalkylblad i takt med att företaget växer.Vår forskning visar att företag som använder CRM-teknologi är 15 % mer benägna att ha ökat sin omsättning jämfört med dem som inte använder det.Om du upplever något av följande problem är det ett tecken på att du behöver uppgradera:
Kundinformation går förlorad eller rapporteras felaktigt regelbundet
Dina säljare har svårt att samarbeta. Det kan vara utmanande att underhålla CRM:et eller att dela information med försäljningsteamet, vilket leder till förseningar
Manuell datainmatning tar för mycket tid och minskar teamets produktivitet.
Att välja ett kostnadseffektivt och skalbart CRM för försäljning, som Pipedrive, kan hjälpa dig att undvika dessa problem helt. Pipedrives visuella försäljningspipeline gör kundrelationshantering enkel – den hjälper dig att följa upp leads, hitta insikter och fokusera på försäljning
Avslutande tankar
Med rätt CRM kan du öka din produktivitet och förbättra dina försäljningsresultat avsevärt. Ett Excel-CRM är ett utmärkt val om du precis har startat upp eller arbetar med en liten kundbas.
När du är beredd att ta ditt CRM till nästa nivå, ta en snabb blick på Pipedrive. Med en enda källa till sanning, anpassade datafält, arbetsflödesautomatisering och hundratals tredjepartsintegrationer kan du enkelt bygga och skapa det perfekta CRM-systemet som växer med dig.
