Strategi penjualan kamu mulai membuahkan hasil, tapi tiba-tiba kamu mendapatkan lebih banyak prospek masuk dan kebingungan gimana menanganinya. Ini adalah waktu yang tepat untuk meningkatkan cara kamu mengatur data pelanggan.
Customer Relationship Management (CRM) adalah cara terbaik untuk mengelola kontak dan alur penjualan. Kabar baiknya, membuat CRM di Excel itu cukup sederhana dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan.
Dalam artikel ini, kami akan membantu kamu menentukan apakah CRM Excel adalah pilihan yang tepat. Dengan menggunakan templat CRM kami yang bisa diatur sesuai kebutuhan, kami akan menjelaskan bagaimana cara kamu membuat CRM sendiri di Excel . Terakhir, kami akan memberikan beberapa tips penting yang dapat diterapkan n untuk memaksimalkan sistem CRM yang kamu gunakan.
Unduh Templat CRM Excel dalam Bahasa Inggris
Pertama, unduh template gratis kami. Template ini sudah kami siapkan dalam format CRM Excel, dan bisa juga dipakai di Google Sheets. Setelah mengunduh templat, kamu bisa menyesuaikannya sesuai kebutuhan dan cara kamu menggunakan CRM.
Apakah CRM Excel Cocok untuk Anda?
Saat mendengar istilah “CRM”, kebanyakan orang langsung terbayang platform yang digunakan untuk mengelola data pelanggan. Namun sebenarnya, customer relationship management (CRM) adalah sebuah proses yang digunakan tim penjualan untuk mengatur interaksi mereka dengan pelanggan.
Sebelum ada software CRM khusus, banyak perusahaan mencatat interaksi pelanggan lewat catatan tertulis atau spreadsheet sederhana–dan hingga kini masih banyak yang melakukannya.
CRM membantu kamu mengelola komunikasi dan membangun hubungan dengan cara memusatkan seluruh data pelanggan. CRM juga bisa membantu melakukan segmentasi audiens, mengotomatisasi tugas penting, memproyeksikan penjualan di masa depan, dan masih banyak lagi.
Meski spreadsheet tidak bisa menyaingi fitur lengkap dari software CRM khusus, Excel tetap bisa membantu dalam berbagai kasus.
Sebelum memulai membuat CRM di Excel, mari lihat kelebihan dan kekurangannya untuk menentukan apakah ini pilihan tepat bagi bisnismu.
Kelebihan menggunakan CRM di Microsoft Excel:
Terjangkau: Harga sering menjadi faktor utama dalam memilih software, dan CRM gratis bisa menjadi solusi awal sebelum beralih ke opsi yang lebih canggih. Aplikasi desktop Microsoft Excel memang membutuhkan langganan Office, tetapi versi web Excel bisa diakses gratis secara online. Google Sheets juga gratis untuk satu pengguna (atau Google Workspace untuk bisnis mulai dari sekitar $6 per pengguna per bulan).
Mudah digunakan di level dasar: Sebagian besar orang sudah paham dasar penggunaan spreadsheet, jadi cukup mudah untuk memulai CRM di Excel. Excel juga relatif mudah dipelajari karena tersedia ribuan tutorial online.
Fleksibel untuk disesuaikan: Excel terkenal dengan banyak fungsinya. Dengan seedikit waktu dan usaha, kamu bisa membangun CRM kustom yang cukup solid. Lebih praktis lagi, ada banyak template siap pakai yang bisa jadi titik awal (termasuk template yang kami bagikan di atas).
Cocok untuk bisnis kecil: Untuk usaha kecil dengan proses sederhana dan jumlah kontak yang masih sedikit, spreadsheet Excel bisa jadi pilihan yang cukup efektif dengan baik. Tetapi, ketika jumlah kontak sudah mencapai 50–100, pengelolaan biasanya mulai terasa rumit dan rawan terlewat karena tidak ada fitur pengingat atau otomatisasi yang biasanya tersedia di software CRM.
Tetapi, CRM Excel tidak selalu cocok untuk semua orang. Ada beberapa keterbatasan yang bisa jadi hambatan, terutama saat kamu ingin mengembangkan bisnis. Misalnya:
Serba manual: Input data membutuhkan banyak waktu. Salah satu alasan perusahaan beralih ke CRM khusus adalah karena adanya otomatisasi alur kerja dan fitur yang bisa mengurangi pekerjaan berulang.
Sulit dikembangkan: CRM berbasis Excel tidak mudah digunakan bersama tim. Hampur tidak mungkin melacak perubahan yang dibuat tiap penggunal. Semakin banyak jumlah kontak, semakin sulit juga untuk melacaknya secara manual.
Kurang aman: Excel bisa crash, hard drive bisa rusak, dan data penjualan bisa hilang dengan mudah. CRM berbasis cloud menyimpan data dengan lebih aman, sehingga risiko kehilangan data lebih kecil.
Tidak ada integrasi dengan alat penjualan: File CRM Excel (xls atau xlsx) tidak memiliki integrasi langsung dengan sales tools, berbeda dengan kebanyakan CRM. Artinya, kamu perlu terus melakukan impor dan ekspor data, lalu berpindah ke aplikasi lain untuk menyelesaikan tugas penting.
Tidak ada tempat penyimpanan dokumen penting: Dalam CRM Excel, cukup sulit menyimpan atau menautkan dokumen penting seperti kontrak, proposal, percakapan email, dan komunikasi lainnya. Akibatnya, dokumen bisa saja hilang atau kamu harus membuang waktu hanya untuk mencari informasi penting di situasi mendesak.
Jika saat ini Excel adalah pilihan yang tepat untuk kamu bagus sekali–mari kita mulai dan lihat bagaimana cara menyiapkannya.
Cara Membuat CRM di Excel
Di dalam templat CRM Excel, kamu akan menemukan empat lembar kerja berikut:
Contacts: Lembar Contacts adalah tempat kamu menyimpan data pelanggan dalam tampilan yang mudah dibaca. Di sini, kamu bisa memasukkan informasi kontak dan menggunakan drop-down untuk mengategorikan mereka sebagai prospek, pelanggan saat ini, atau lainnya.
Companies: Lembar Companies mirip dengan Contacts, tetapi khusus untuk menyimpan prospek dan klien B2B.
Pipeline: Lembar Pipeline adalah inti dari CRM Excel. Di sinilah kamu bisa melacak komunikasi dengan pelanggan, merencanakan tindak lanjut, dan memperbarui status prospek untuk memantau penjualan.
Settings: Lembar ini digunakan untuk menambahkan custom fields di CRM kamu. Misalnya, jenis kontak, tahapan pipeline, status transaksi, sumber prospek, dan alasan kegagalan. Semua field ini akan muncul di menu drop-down pada lembar lainnya.
Di bawah ini, kita akan membahas bagaimana cara menyesuaikan lembar-lembar tersebut agar bisa menjadi CRM versi kamu sendiri yang siap digunakan.
Langkah 1: Buat Contact Manager
Menyimpan semua detail kontak di satu tempat dapat membantu menghemat waktu ketika tim kamu perlu menghubungi prospek. Ini juga dapat mengurangi risiko data tercecer dan membuang waktu untuk mencarinya kembali.
Buka lembar Contacts di templat CRM (tabnya ada dibagian bawah Excel).
Untuk setiap pelanggan, tersedia beberapa kategori yang bisa kamu isi dengan informasi mereka (jangan lupa hapus contoh data yang ada lebih dulu). Sebagian besar berupa data dasar seperti nama, nomor telepon, hingga alamat LinkedIn. Masukkan sebanyak mungkin data yang kamu punya agar komunikasi lebih teratur.
Pada kolom “Tag”, tambahkan kata kunci yang menggambarkan jenis kontak atau tahap prospek pelanggan. Misalnya, gunakan kata “Penting” untuk menandai prospek yang perlu segera dihubungi. Dengan tag ini, kamu bisa lebih mudah memindai daftar kontak dan menemukan prospek penting.
Pada kolom “Description”, tuliskan catatan sebanyak mungkin terkait interaksi sebelumnya atau informasi penting lainnya yang tidak tercakup di kolom lain. Catatan ini akan membantu kamu memahami preferensi pelanggan dengan lebih baik.
Setelah itu, buka lembar Companies di template CRM dan ulangi langkah yang sama untuk setiap perusahaan yang kamu hubungi.
Langkah 2: Buat Contact Manager
Setelah kontak sudah masuk, saatnya menambahkan peluang penjualan ke pipeline yang sudah disiapkan agar sesuai dengan proses penjualanmu.
Untuk memudahkan, kami sudah menyiapkan beberapa kolom berikut:
Tag: Tambahkan kata kunci opsional untuk mengelompokkan peluang.
Nama: Jenis penjualan atau layanan yang diminta prospek. Misalnya, untuk desainer web bisa “Buat landing page” atau “Desain blog interaktif”.
Perusahaan: Perusahaan yang terkait dengan peluang penjualan ini.
Tahapan: Tahapan penjualan yang bisa kamu perbarui sesuai perkembangan prospek. Contohnya: Appointment, Proposal, Negotiation, Pilot, dan Agreement. (Tahapan ini bisa kamu sesuaikan sesuai rencana penjualanmu –akan kita bahas lebih lanjut di Langkah 3).
Nilai: Nilai perkiraan dari peluang tersebut.
Tanggal Tutup: Perkiraan tanggal transaksi selesai.
Status: Menunjukkan apakah peluang masih terbuka, berhasil (won), atau gagal (lost).
Alasan Gagal: Alasan mengapa peluang tidak berhasil. Kolom ini memberi kamu informasi untuk meningkatkan strategi penjualan.
Prioritas: Tingkat prioritas peluang, apakah tinggi, sedang, atau rendah. Ini memudahkanmu melihat peluang mana yang paling penting untuk segera ditindaklanjuti.
Sumber: Sumber peluang, misalnya dari iklan, website, atau cold call.
Kalau kamu belum punya proses penjualan yang jelas, coba masukkan data prospek ke lembar ini dan lihat apakah alurnya masuk akal. Saat kamu memperbarui status peluang, dashboard (lembar pertama di template) akan otomatis menampilkan perkembangan berdasarkan data di Pipeline.
Tetapi, jika kamu sudah punya proses penjualan yang jelas, atau merasa template pipeline ini belum sesuai kebutuhan, kamu bisa dengan mudah menyesuaikannya. Kita akan bahas caranya di langkah berikutnya.
Langkah 3: Sesuaikan Sales Pipeline Kamu
Memiliki sales funnel yang bisa dikustom sesuai kebutuhan itu penting, karena memungkinkan prosesmu berkembang seiring dengan bertambahnya bisnis.
Untuk menyesuaikan sales pipeline di CRM Excel, buka lembar Settings. Di sini, kamu akan melihat beberapa kategori yang sudah tersedia, seperti contact types (jenis kontak), pipeline stages (tahapan pipeline), statuses (status), lead sources (sumber prospek), deal lost reasons (alasan kegagalan transaksi)
Masing-masing kategori ini terhubung dengan menu drop-down di lembar lainnya. Untuk menambahkan custom field ke salah satu kategori tersebut, cukup tambahkan sel baru (atau ganti sel yang sudah ada) dengan kata yang ingin kamu tampilkan.
Tapi bukan hanya itu yang bisa kamu lakukan. Templat kami juga menggunakan pivot table sehingga kamu bisa dengan mudah menyortir dan memfilter pipeline untuk mengelola data. Misalnya:
Menyortir berdasarkan nilai peluang. Kamu bisa mengurutkan tabel pipeline penjualan berdasarkan perkiraan nilai transaksi. Cukuo pilih menu drop-down di kolom “Value”, lalu pilih A to Z. Dengan begitu, daftar transaksi akan otomatis tersusun dari nilai terendah hingga tertinggi.
Memfilter transaksi yang sudah tertutup atau gagal. Untuk merapikan pipeline, kamu bisa menyembunyikan transaksi yang sudah selesai. Pilih menu drop-down di kolom “Status”, lalu hapus centang pada Closed atau Lost. Dengan begitu, transaksi yang sudah berakhir tidak akan ditampilkan lagi.
5 Tips Memaksimalkan Penggunaan CRM Excel
Supaya alur penjualan tetap lancar, penting untuk mengelola CRM Excel kamu dengan baik
Berikut lima tips dan trik yang bisa membantu meningkatkan produktivitas dan memastikan tidak ada prospek yang terlewat:
1. Tinjau data kamu secara berkala
Database Excel mudah sekali jadi berantakan karena data lama yang menumpuk. Data yang berantakan dapat membuat tim kesulitan memanfaatkannya secara efektif. Akibatnya, mereka membuang banyak waktu hanya untuk mencari informasi penting.
Karena itu penting untuk membersihkan data CRM secara rutin. Semakin rapi spreadsheet kamu, semakin mudah melacak data pelanggan dan prospek.
Luangkan waktu setiap bulan untuk meninjau data dan memperbarui informasi yang sudah tidak relevan. Periksa peluang dalam sales pipeline, apakah informasinya masih akurat, dan pastikan setiap transaksi yang sudah maju atau selesai selalui diperbarui statusnya.
Hapus transaksi yang gagal supaya tidak membuat spreadsheet semakin penuh. Kamu bisa menyembunyikan data tersebut dengan fitur filter seperti yang dijelaskan sebelumnya.
2. Ajukan pertanyaan yang tepat
Saat membuat atau meninjau CRM, ajukan pertanyaan penting tentang proses penjualan dan pemasaran kamu:
Informasi apa saja yang perlu kamu lacak? Pastikan tampilannya mudah dipahami.
Apakah semua data penting sudah tercatat? Periksa apakah ada informasi kunci yang terlewat.
Apakah sumber prospek dan tahapan pipeline kamu memberi wawasan yang bisa ditindaklanjuti? Jika belum, tambahkan catatan lebih detail agar kamu bisa menemukan lebih banyak prospek dan mempercepat siklus penjualan.
Apakah mudah melacak posisi pelanggan di pipeline? Jika tidak, pertimbangkan untuk menambah atau menghapus tahapan agar lebih jelas. Kamu juga bisa memberi kode warna atau mengurutkan prospek berdasarkan tahapannya.
Apakah ada prospek yang terlewat? Jika ya, pikirkan cara baru untuk menambahkan pengingat atau informasi penting agar tidak terabaikan.
Ingat, CRM yang efektif bukan sekadar daftar kontak. CRM seharusnya dapat membantu kamu memahami dan memperbaiki proses penjualan, mendukung tujuan bisnis, serta memperkuat hubungan dengan pelanggan.
3. Atur datadengan efisien
Lebih efisien memisahkan jumlah data yang besar ke dalam lembar atau workbook yang berbeda saat bekerja di Excel maupun Google Sheets. Itulah sebabnya template kami memiliki lembar terpisah untuk Contacts dan Pipeline penjualan, sehingga data kamu tetap rapi.
Data yang terorganisir dengan baik membantu kamu untuk:
Menyimpan catatan dengan akurat
Menemukan informasi penting dengat cepatterutama saat sibuk
Mengekspor data dengan mudah di kemudian hari
Mengambil insight penting dan membuat visualisasi untuk menampilkan data
Menghubungkan data antarlembar secara otomatis agar hemat waktu
Karena itu, sangat penting untuk menjaga satu poin data dalam setiap sel. Dengan begitukamu bisa dengan mudah menyortir dan memfilter tabel sesuai kebutuhan. Jika setiap sel diisi dengan beberapa data sekaligus (misalnya nama dan nomor telepon digabung dalam satu sel), data tersebut tidak bisa otomatis tertarik ke lembar lain.
4. Delegasikan kontrol spreadsheet
Kalau banyak orang menggunakan spreadsheet CRM yang sama, datanya bisa cepat berantakan. Walaupun Excel versi cloud maupun workbook bersama bisa dipakai banyak pengguna sekaligus, fitur penting seperti grafik, sorting, dan validasi data seringkali tidak berfungsi optimal.
Untuk menghindari masalah ini, buat panduan penggunaan agar setiap anggota tim tahu cara mengelola spreadsheet dengan cara yang benar. Tetapkan satu orang yang bertanggung jawab untuk memantau data. Misalnya, untuk memastikan setiap orang hanya memperbarui data mereka sendiri agar tidak ada informasi yang hilang akibat perubahan yang tumpang tindih.
Orang yang bertanggung jawab atas data (baik kamu atau anggota tim lain) harus memastikan informasi selalu diperbarui secara rutin dan dicatat dengan benar.
Delegasi juga penting untuk keamanan data. Salah satu kelemahan CRM Excel adalah tingkat keamanannya lebih rendah dibanding CRM khusus. Untuk meminimalisir risiko, atur user permission agar hanya orang tertentu yang bisa mengakses data penting.
Dengan pengaturan ini, sebagian orang bisa diberi izin untuk mengedit, sementara yang lain hanya bisa melihat spreadsheet.
5. Ketahui kapan saatnya upgrade
CRM Excel bisa jadi alat yang bermanfaat untuk bisnis kecil atau startup. Namun, semakin bisnis kamu berkembang, semakin sulit (atau bahkan mustahil) mengembangkan spreadsheet agar tetap sesuai kebutuhan.
Riset menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan teknologi CRM berpeluang 15% lebih tinggi untuk mengalami peningkatan pendapatan dibanding yang tidak menggunakannya.
Kalau kamu mengalami masalah berikut, mungkin ini pertanda bahwa sudah saatnya upgrade:
Informasi pelanggan sering hilang atau tercatat tidak akurat
Tim penjualan kesulitan berkolaborasi. Sulit menjaga CRM tetap teratur, atau berbagi informasi sering terlambat sehingga menyebabkan hambatan
Input data manual terlalu banyak menyita waktu sehingga menurunkan produktivitas tim
Memilih CRM penjualan yang hemat biaya dan bisa diskalakan akan membantu menghindari masalah ini. Dengan CRM visual seperti Pipedrive, manajemen hubungan pelanggan bisa jadi lebih sederhana, mulai dari melacak prospek, menemukan insight, hingga fokus pada penjualan.
Penutup
Dengan sistem CRM yang sesuai, kamu dapat meningkatkan produktivitas dan hasil penjualan secara signifikan. CRM Excel adalah pilihan yang sangat tepat jika kamu baru memulai bisnis atau memiliki jumlah pelanggan yang terbatas.
Saat kamu sudah siap membawa CRM ke level selanjutnya, coba gunakan Pipedrive. Dengan satu sumber data yang akurat, kolom data khusus, otomatisasi alur kerja, dan ratusan integrasi pihak ketiga, kamu bisa membangun sistem CRM sempurna yang dapat berkembang sesuai kebutuhan.
