CRM para o mercado imobiliário: o guia definitivo

CRM para o mercado imobiliário

Você está usando planilhas de Excel para organizar as oportunidades de vendas para sua imobiliária?

Se a resposta for sim, então provavelmente você está perdendo tempo e dinheiro usando sistemas desatualizados. É por isso que você está procurando uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management, ou Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) para otimizar seus processos imobiliários.

Um CRM imobiliário é a arma secreta de um corretor ou administrador de imóveis para fechar negócios. É uma maneira dos melhores corretores de imóveis se manterem organizados, avançar inquilinos e compradores em potencial por seu funil de vendas e, o mais importante, fechar vendas de propriedades. Na verdade, profissionais do setor imobiliário são 26,2% mais produtivos quando utilizam um CRM.

Neste guia completo sobre CRMs imobiliários, você aprenderá:

Vamos lá!

O que é um CRM imobiliário?

Um CRM é uma ferramenta que ajuda qualquer organização a interagir com leads, clientes potenciais e clientes atuais. Ele mantém todas as informações sobre os clientes arquivadas (histórico de compras, comunicações, rastreamento de e-mails) para que as empresas possam manter controle total dos relacionamentos, melhorar a retenção de clientes e, se tudo der certo, construir seus resultados financeiros.

No mundo imobiliário, uma plataforma de CRM pode ajudar os corretores de imóveis a automatizar tarefas rotineiras (como inserção de dados) e a acompanhar de perto os compradores que estão propensos a investir em um imóvel.

Pense em todas as tarefas que você precisa gerenciar no seu dia-a-dia como corretor de imóveis. É preciso fazer malabarismo com reuniões, propostas de propriedades, e-mails, pagamentos, visitas a casas... a lista é interminável. 

Os sistemas de CRM são desenvolvidos para coletar dados importantes automaticamente, mostrando como os relacionamentos com seus clientes estão sendo gerenciados. Isso, por sua vez, ajuda a analisar o desempenho e consertar quaisquer furos causando vazamento nesse processo.

Portanto, em termos mais simples, pense em um software de CRM moderno como um sistema único para gerenciar seus relacionamentos com clientes.

Mas para descobrir como um CRM pode beneficiar corretores de imóveis, agentes imobiliários e administradores de imóveis, vamos começar com o básico: a inserção de dados.

Essa é uma atividade que inevitavelmente suga seu tempo. Adicionar dados de clientes ao seu fluxo de trabalho ocupa um tempo precioso que você poderia usar para fechar negócios ou cuidar de compradores em potencial.

Com um CRM imobiliário, a entrada de dados é feita automaticamente. Por exemplo, quando um comprador preenche um formulário em seu site, esses dados são carregados automaticamente em seu CRM. Qualquer comunicação futura será rastreada desde o primeiro momento em que você fizer contato.

O software automatiza todo o seu funil de vendas, desde a consulta inicial até a entrega das chaves da casa.

Um CRM mantém o controle de onde se encontra cada negócio potencial, em cada estágio de seu funil. Ele permite que você organize todas as suas atividades de vendas: desde chamadas frias e visitas a casas até assinaturas de contratos.

Quando se trata de venda de imóveis, o processo é essencial. Os agentes imobiliários dependem fortemente de negócios recorrentes e oportunidades de networking, de modo que um processo desorganizado leva à perda de clientes potenciais e oportunidades desperdiçadas.

As ferramentas de CRM permitem que os corretores de imóveis avancem os clientes pelo funil de vendas de forma metódica. Elas ajudam os agentes a se manter atualizados com o alto volume de comunicação, automatizar processos, impulsionar relacionamentos e identificar materiais rapidamente em um único local.

Neste guia, você aprenderá como:

  • Organizar e agilizar seus processos de vendas
  • Criar e automatizar campanhas promocionais de alto desempenho
  • Aquecer leads frios e levá-los a comprar
  • Gerar e qualificar leads de alta qualidade
  • Simplificar seu software de CRM
  • Melhorar o gerenciamento de tarefas em sua equipe

Também há dicas para corretores de imóveis e agentes imobiliários sobre como:

  • Configurar sua lista de anúncios de imóveis
  • Negociar da forma ideal
  • Definir o preço correto para a casa de um vendedor
  • Fechar uma venda
  • Realizar uma análise comparativa de mercado perfeita
  • Configurar o seu CRM imobiliário

Por que devo usar um CRM imobiliário?

Em primeiro lugar, usar um CRM imobiliário o tornará muito mais produtivo.

De acordo com um estudo de 2018 da Software Advice, 45% dos compradores de software de CRM estão nos mercados imobiliário, de consultoria ou de seguros - o maior percentual, 21%, no imobiliário. O que essas indústrias têm em comum? A necessidade de centralizar a gestão de contatos.

Corretores de imóveis lidam com muitos problemas em sua carga de trabalho diária. Qualquer coisa que reduza o estresse e torne a vida mais produtiva para os agentes é uma vantagem.

Os CRMs construídos para o setor imobiliário eliminaram os problemas diários enfrentados pelos corretores de imóveis. Alguns dos maiores desafios que as empresas imobiliárias podem resolver com um CRM são:

  • Corretores que precisam lidar com grandes volumes de informações de uma só vez   
  • Clientes e proprietários que desejam respostas imediatas às suas perguntas   
  • Corretores que estão na rua e precisam de uma solução de software baseada na nuvem   
  • Corretores que desejam manter contato com clientes antigos para estreitar relacionamentos   
  • Corretores que precisam identificar rapidamente o que está funcionando e o que não está, sem ter que se debruçar sobre planilhas de Excel

Gerentes imobiliários precisam lidar com muitas coisas durante seu dia de trabalho. Um software de CRM pode fornecer a esses profissionais uma maneira de acompanhar o status de todos os compradores e clientes potenciais.

Se você é um agente imobiliário, é provável que passe a maior parte do dia na rua, fora do escritório.

Um dia típico costuma ser um verdadeiro turbilhão de reuniões com clientes, acompanhamento de outros agentes, visitas para apresentar casas e, em meio a isso tudo, a luta para cumprir outras tarefas, como dar entrada em dados no sistema. Uma coisa é certa: os corretores de imóveis não podem se dar ao luxo de gastar seu expediente na frente de um computador, portanto, manter-se em dia com a papelada costuma ser um desafio.

As vantagens trazidas por um CRM podem ser uma dádiva para corretores de imóveis em sua rotina agitada. Os CRMs são baseados na nuvem, então você pode levar seu escritório sempre com você de maneira eficaz e ter todos os dados relevantes na palma da mão com rapidez.

Trabalhando no mercado imobiliário, você entende a importância de relacionamentos sólidos. Eles podem lhe dar uma vantagem inicial em uma nova propriedade antes de ela ser anunciada. Bons relacionamentos também ajudam a calcular um preço justo, avaliando o que está em alta no mercado.

Mas, mais importante que isso, ótimos relacionamentos geram boas referências de boca a boca. Para maximizar seus relacionamentos, você deve se mostrar sempre presente. Sugerir novas ideias e compartilhar potenciais propriedades interessantes com os clientes são atividades que podem fortalecer esses relacionamentos estratégicos.

Você precisa da informação certa, na hora certa e ao seu alcance, seja ela sobre propriedades disponíveis, clientes (ativos e potenciais) e regiões da cidade. Essas informações devem estar acessíveis para o maior número possível de clientes certos.

Como você pode acompanhar tudo isso? Utilizando um excelente CRM imobiliário. Um que seja facilmente personalizável para suas necessidades específicas.

Quais são as vantagens de usar um CRM imobiliário?

Melhorar a eficiência e a organização são alguns dos maiores ganhos que a maioria dos corretores de imóveis pode alcançar usando um CRM. Muitos corretores de imóveis recorrem a um software de CRM para impulsionar o crescimento da empresa, juntamente com os recursos poderosos que o software oferece.

Mas esses ganhos vão além da melhoria da eficiência e economia de tempo. Aqui estão os 3 principais benefícios de usar um CRM em sua imobiliária.

1. Relatórios mais inteligentes

Para cumprir as metas anuais, os corretores de imóveis precisam saber como está seu desempenho e quais áreas precisam de mais esforço.

Com tantas variáveis na meta de vendas de um corretor de imóveis (como comissões e taxas de venda), pode ser um pesadelo manter os custos sob controle.

É por isso que os CRMs são ideais para gerar relatórios mais inteligentes. O software cria automaticamente tabelas e gráficos claros, precisos e coloridos para tornar essas informações fáceis de se visualizar e compreender.

Um CRM imobiliário dará aos corretores de imóveis as ferramentas para dominar as principais métricas, como taxa de conversão e outros fatores de venda, por meio de gráficos visuais e tabelas. Relatórios mais inteligentes darão à sua imobiliária uma imagem mais clara de seus clientes atuais, a situação financeira deles e onde você precisa mirar para atingir suas metas de receita.

2. É mais fácil segmentar leads

Não importa o tamanho de sua imobiliária, lidar com uma enxurrada de consultas e anúncios pode ser cansativo.

Segmentar listas pode economizar seu tempo, e um CRM imobiliário decente lhe dará as ferramentas para fazer isso em seus formulários de captura de leads.

Definir em qual estágio um lead entra em seu funil de vendas e a que lista ele pertence é uma decisão sua. Você pode escolher se deseja segmentar um cliente em potencial pela sua verba, sua linha do tempo ou até mesmo seu CEP.

Segmentar listas assim que um cliente em potencial entra em seu funil pode ser uma grande jogada para sua imobiliária. Digamos que você tenha um imóvel disponível no centro de São Paulo e queira enviar um convite para que ele seja visitado. Com apenas alguns cliques, você terá uma lista disponível para você de clientes em potencial que desejam comprar nas proximidades daquele CEP.

3. Fazer acompanhamentos automático 

Nem todos os leads têm o mesmo valor. Principalmente no mundo imobiliário.

Mas é importante ter em mente que todos os leads precisam receber atenção, o que significa acompanhá-los de forma consistente.

A maneira mais fácil de fazer isso? Usando um CRM imobiliário.

Acompanhar os potenciais compradores de casas ou inquilinos é fundamental, mas também ocupa uma boa parte do dia de um corretor de imóveis. Um CRM permitirá que você automatize seus acompanhamentos usando modelos prontos, mas customizáveis, para que você mantenha seu próprio tom e estilo.

Basta agendar o e-mail de acompanhamento e pronto. Quer seja cinco dias depois de uma visita a uma casa ou se você estiver acompanhando um novo locatário após ele estar em seu novo contrato por seis meses, seu CRM irá lembrá-lo e, potencialmente, até mesmo fazer o acompanhamento para você.

Como posso configurar um CRM imobiliário?

Um software de CRM imobiliário não é uma solução que atende a todos da mesma forma.

Cada imobiliária é diferente e tem suas próprias necessidades, portanto, ter a capacidade de configurar um CRM e fazê-lo funcionar exatamente como você precisa é essencial.

Aqui estão alguns exemplos de como você pode configurar um CRM para sua imobiliária.

1. Personalize seu CRM para receber um lead em seu funil pela primeira vez 

Quando você está construindo um formulário em seu website, nossos Formulários Web (parte integrante do add-on LeadBooster) tem a funcionalidade de criar e adicionar campos personalizados — portanto, use-os a seu favor.

Talvez você queira segmentar os leads pelo número de quartos que procuram em uma propriedade, por seu orçamento ou até mesmo se houver uma escola ou hospital nas proximidades.

Agora você terá seus dados arquivados e, como sabe exatamente o que o comprador está procurando, será mais fácil entrar em contato quando um imóvel adequado for colocado no mercado. Também o ajudará a manter-se em dia com as suas atividades de prospecção imobiliária, garantindo que não vai deixar escapar nenhuma oportunidade.

2. Faça o acompanhamento com uma ligação 

Digamos que um novo lead acabou de preencher um formulário da web e entrou em seu funil. Agora é hora de você efetuar uma calorosa ligação para recebê-lo e informá-lo de que você já está buscando a propriedade dos seus sonhos.

Depois de entrar em contato com eles, tudo o que você precisa fazer é clicar em um botão e seu CRM avançará o cliente em potencial para o próximo estágio de seu funil.

Você também receberá um lembrete na hora de dar o próximo passo com o cliente em potencial: assim que uma propriedade adequada aparecer.

3. Fique de olho em potenciais propriedades 

Como corretor de imóveis, você está sempre atento quando o assunto é mercado imobiliário.

Se você espera que um imóvel chegue ao mercado em breve, insira essa informação em seu CRM. Basta inserir as informações da propriedade e seu CRM o avisará quando for a hora de agir. Ele também puxará todas as informações relacionadas que você coletou sobre a propriedade e quaisquer compradores em potencial que possam ter interesse.

Quando você encontrar um imóvel que atenda às necessidades do comprador, seu CRM irá alertá-lo automaticamente e informá-lo. Fazer seus acompanhamentos nunca foi tão fácil.

4. Faça contato com compradores em potencial no momento certo 

Você tem uma propriedade incrível que acabou de chegar ao mercado e um lead em seu funil que seria perfeito para ela.

O próximo passo é fazer contato. Cada ponto de contato que você já teve com o lead até agora estará arquivado em seu CRM, então, quando você fizer contato, o software irá puxar suas notas sobre o cliente.

Depois de reservar um horário para visitar a propriedade, você pode movê-los para o próximo estágio no funil de vendas do seu CRM.

5. Sele o negócio na fase de negociação 

Chegou a hora de fechar o negócio. Você manteve o comprador interessado na propriedade e o vendedor está satisfeito com o andamento do negócio.

Um bom CRM oferece a capacidade de responder rapidamente a consultas, combinar reuniões entre o comprador e o vendedor e acompanhar seus resultados.

O fechamento é um momento estressante em qualquer negócio imobiliário, mas o CRM está a seu lado nessa hora. Você pode armazenar contratos e modelos de e-mail para tornar mais eficiente o acompanhamento de potenciais compradores.

 Isso garantirá que você esteja no caminho certo para conduzir uma revisão final com o comprador em potencial antes de entregar as chaves e assinar o contrato. Assim que ficar claro que eles estão satisfeitos com a propriedade, você pode movê-los para o estágio final do negócio em seu CRM: assinar a papelada de pós-venda.

6. Dê um toque pessoal assim que a papelada for assinada 

Como agente imobiliário, conseguir que ambas as partes da negociação assinem a documentação requisitada é a fase mais crucial do negócio.

Embora você entenda o jargão desses contratos, é improvável que o comprador ou vendedor entendam. Portanto, certifique-se de explicar com calma todos os termos ou partes do negócio sobre os quais eles não tenham certeza.

Depois que todos os papéis estiverem assinados (e estiver tudo certo com a caução), é hora de entregar as chaves. Seu CRM moverá automaticamente o negócio para o final do funil de vendas.

perdido ganho

Mas é no final de um negócio imobiliário que seu CRM realmente brilha. Você pode configurar campos personalizados em seu funil para alertá-lo quando for o dia da mudança do novo comprador. Dessa forma, nenhum negócio é esquecido, e você pode enviar aos novos proprietários um presente pela mudança (e, claro, uma lembrança para o vendedor também).

São pequenos detalhes como esses que diferenciam as imobiliárias, portanto, deixe seu CRM ajudá-lo a se destacar do restante do mercado.

Como eu escolho o melhor CRM para imóveis?

Vamos admitir: você precisa se manter organizado se quiser ter controle sobre todos os seus negócios. Como qualquer outra imobiliária, você precisa lidar com leads, ligações e visitas a casas. É uma grande quantidade de informações para gerenciar.

Infelizmente, muitos CRMs não foram projetados para funcionar em pequenas empresas. Eles são muito complicados, enfadonhos quanto à colaboração, repletos de funções inúteis que tornam tudo mais lento e pode levar meses para que aprenda como usá-los. Em vez de acelerar o seu dia, eles têm o efeito oposto. Da mesma forma, também é improvável que você encontre um CRM gratuito para imobiliárias que ofereça todas as funções que você precisa.

No mercado imobiliário, cada minuto é importante. A última coisa para a qual você tem tempo sobrando é lutar com a tecnologia. Felizmente, muitos CRMs (como o Pipedrive) são desenvolvidos com foco em empresas de todos os tamanhos. O melhor CRM para imobiliárias ajudará você a organizar todos os aspectos do processo de venda de imóveis, incluindo gerenciamento de contatos e rastreamento de leads.

Um CRM não fornece apenas as ferramentas para lidar com os negócios que chegam. Ele ajuda a gerenciar todo o funil.

Validação de e-mails em massa, notificações automáticas à medida que os leads avançam pelo ciclo do negócio e relatórios avançados que incluem o número de oportunidades atualmente disponíveis fazem parte do pacote.

Além disso, um CRM lhe dará as ferramentas para enviar propostas, marcar compromissos e enviar contratos, tudo dentro do mesmo painel.

“Usamos um CRM para acompanhar os clientes em potencial e transformá-los em leads qualificados. Fazemos a eles uma série de perguntas para qualificá-los e categorizá-los enquanto leads e, em seguida, construímos um relacionamento acompanhando esses leads ao longo do tempo”, diz Julian Walker, Diretor da Spot Blue International Property Ltd.

Um bom CRM imobiliário também vem equipado com ferramentas de marketing. Os corretores não têm tempo para criar campanhas de marketing sofisticadas e, se você não quiser terceirizar para uma agência que irá cobrar altos valores, precisa encontrar uma maneira de fazer isso sozinho. Usando um CRM imobiliário, você pode configurar mensagens de texto e e-mails acionados por ações do usuário, bem como campanhas por e-mail e respostas automáticas.

Isso é muito útil para corretores de imóveis e imobiliárias que desejam personalizar suas ações de marketing e se livrar de tarefas repetitivas que consomem tempo. Com acompanhamentos automatizados e e-mails que chegam aos compradores com a capacidade de agendar suas próprias reuniões, o corretor de imóveis ganha tempo para fechar mais vendas.

Se você está considerando o Pipedrive como sua opção de CRM imobiliário, aqui estão alguns depoimentos de nossos clientes:

“No setor imobiliário, as pessoas vivem saindo e voltando para o escritório e têm prazos mensais ou trimestrais para gerar relatórios financeiros. Portanto, existem certos “momentos-chave” em termos de quando entrar em contato com eles, e o Pipedrive nos ajuda a levar isso em consideração quando os abordamos.”, disse Justin Butterworth, fundador e CEO da Snug, uma plataforma de aluguel online.

“O uso do Pipedrive e do Autopilot tornou possível gerenciar uma quantidade exponencial de trabalho, e fomos capazes de lidar com uma quantidade de negócios recebidos quatro vezes maior, com os mesmos recursos humanos”, disse Matt Doyle, diretor de operações da Intrnz, uma empresa de hospedagem para estudantes .

“Usar o Pipedrive é uma boa maneira de automatizar tarefas. Por exemplo, quando os clientes assinam um contrato conosco, é preciso pedir muitos documentos. Com o Pipedrive, temos exatamente os arquivos de que precisamos, então não precisamos abrir cada e-mail para encontrá-los ”, diz Stanislas Allauzen, cofundador da PropiLib, uma agência completa de soluções imobiliárias.

Escolhendo as melhores funções e integrações de um CRM imobiliário

As integrações são uma arma secreta para tornar o seu CRM imbatível.

As integrações certas não apenas podem turbinar suas atividades de vendas de imóveis, mas também podem adicionar funcionalidades extras que ajudam sua equipe em todos os aspectos de seu trabalho.

Aqui estão algumas das melhores integrações das quais um CRM imobiliário nunca deve abrir mão.

Caller

Não basta apenas telefonar para seus clientes em potencial. Você deve ser capaz de acompanhar as conversas para manter o negócio avançando em seu funil de vendas.

O Caller é um software que rastreia e registra as chamadas telefônicas recebidas. Ele registra automaticamente informações de chamadas, origem das chamadas e gravação de chamadas em seus contatos e negócios como uma atividade.

Ele pode criar um novo contato e negócio em sua conta de CRM e registrar qualquer atividade de chamada sob esse negócio recém-criado.

É uma ótima maneira de ficar sempre por dentro de suas ligações (incluindo sua atividade imobiliária de chamadas frias), juntamente com qualquer integração de e-mail que você esteja utilizando em seu CRM.

Autopilot 

Use Gatilhos, Ações e Condições para projetar jornadas de automação de marketing totalmente personalizadas para seus leads.

Digamos que um novo cliente em potencial entre em seu funil e esteja procurando propriedades em uma determinada área. Você pode definir um gatilho para enviar automaticamente a ele um convite para uma visita, caso tenha um imóvel na mesma vizinhança.

Você pode integrar o Autopilot ao Pipedrive.

Slack 

Você também pode sincronizar o Autopilot com o Slack, outra ótima ferramenta, para enviar mensagens para sua equipe quando leads são atribuídos a eles.

O Slack é uma ferramenta de mensagens realmente útil, onde você pode enviar arquivos e criar salas de chat, seja no desktop ou no celular.

Confira o Dealbot para Slack do Pipedrive para automatizar ainda mais seus processos. 

Chatbot e Live Chat 

Com o Chatbot e o LiveChat, você pode integrar um widget de bate-papo ao seu site para que suas equipes de vendas ou de suporte possam responder a quaisquer perguntas dos visitantes em tempo real.

Vincule-os ao seu CRM para que sua equipe possa adicionar quaisquer visitantes do site interessados diretamente ao seu funil de vendas. Alguém perguntou sobre um imóvel anunciado em seu site? Faça uma anotação em seu CRM para contatá-los mais tarde.

Xero 

Gerencie sua contabilidade onde estiver com o aplicativo Xero.

Manter o livro caixa em ordem pode ocupar muito tempo no mercado imobiliário, mas com o aplicativo Xero você pode manter contato com seu contador, colegas e funcionários para que todos os recibos e faturas sejam arquivados automaticamente.

O Xero se torna ainda mais poderoso quando integrado ao seu CRM, pois permite que você rastreie as transferências de dinheiro quando os negócios são fechados.

Asana 

Com a ferramenta de gestão de projetos Asana, sua equipe de vendas pode manter outros departamentos atualizados e acompanhar o andamento dos negócios.

Embora o Pipedrive seja o local ideal para rastrear seus leads e clientes potenciais, você pode rastrear outras tarefas imobiliárias não relacionadas a vendas no Asana. Você pode integrar as duas ferramentas para conectar todo o processo.

Concluindo

Um CRM é como ter um assistente virtual cuidando de tudo aquilo que os corretores de imóveis simplesmente não têm tempo para fazer. Inserir dados de clientes potenciais manualmente, buscar por compradores em potencial e enviar contratos são tarefas que consomem muito tempo.

Um CRM não significa apenas economia de tempo. Um bom CRM imobiliário é uma verdadeira máquina de nutrição de leads. Ele envia e-mails automaticamente para os leads quando atingem determinados estágios de um funil de vendas, e podem até mesmo lembrar você de enviar uma lembrança a um novo comprador que esteja se mudando naquele dia.

São esses pequenos detalhes e toques pessoais que fazem de você um corretor de imóveis de sucesso, e o software de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente é uma arma secreta que o diferencia dos demais.

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