O que é CRM imobiliário e como a imobiliária e os corretores podem usar

Você está usando planilhas de Excel para organizar as oportunidades de vendas para a sua imobiliária?

Se a resposta for sim, então, provavelmente, você está perdendo tempo e dinheiro usando sistemas desatualizados. É por isso que você está procurando uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management, ou Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) para otimizar os seus processos imobiliários.

Um CRM imobiliário é a arma secreta de um corretor de imóveis para fechar negócios. É uma maneira dos melhores corretores de imóveis se manterem organizados, avançar inquilinos e compradores potenciais por seu funil de vendas e, o mais importante, fechar vendas de propriedades. Profissionais do setor imobiliário são 26,2% mais produtivos quando utilizam um CRM imobiliário

O que é um CRM imobiliário?

O CRM imobiliário é uma ferranenta que organiza todos os interessados em comprar ou alugar imóveis e suas informações. Ele mantém todas as informações sobre os clientes registradas (histórico de compras, comunicações, rastreamento de e-mails) para que as corretoras de imóveis possam manter controle total dos relacionamentos, melhorar a retenção de clientes e, se tudo der certo, construir seus resultados financeiros.

Uma plataforma de CRM pode ajudar os corretores de imóveis a automatizar tarefas rotineiras (como inserção de dados) e a acompanhar de perto os compradores que estão propensos a investir em um imóvel. Mas é claro que é preciso saber escolher o melhor CRM imobiliário.

Pense em todas as tarefas que você precisa gerenciar no seu dia a dia como corretor de imóveis. É preciso fazer malabarismo com reuniões, propostas de propriedades, e-mails, pagamentos, visitas a casas... a lista é infinita.

Os sistemas de CRM são desenvolvidos para coletar dados importantes automaticamente, mostrando como os relacionamentos com seus clientes estão sendo gerenciados. Isso, por sua vez, ajuda a analisar o desempenho e a melhorar os processos.

As ferramentas de CRM imobiliária permitem que os corretores de imóveis avancem os clientes pelo funil de vendas de forma metódica. Elas ajudam os agentes a se manter atualizados com o alto volume de comunicação, automatizar processos, impulsionar relacionamentos e identificar materiais rapidamente em um único local.

Neste guia, você aprenderá como:

• Organizar e agilizar seus processos de vendas

• Criar e automatizar campanhas promocionais de alto desempenho

• Aquecer leads frios e levá-los a comprar

• Gerar e qualificar leads de alta qualidade

• Simplificar seu software de CRM

• Melhorar o gerenciamento de tarefas em sua equipe

Também há dicas para corretores de imóveis e agentes imobiliários sobre como:

• Configurar sua lista de anúncios de imóveis

• Negociar da forma ideal

• Definir o preço correto para a casa de um vendedor

• Fechar uma venda

• Realizar uma análise comparativa de mercado

• Configurar o seu CRM imobiliário

Tudo isso espera por você com um CRM corretor de imóveis de qualidade. A seguir, conheça alguns dos principais motivos para usar um CRM para imobiliária na sua corretora hoje mesmo.

Por que devo usar um CRM imobiliário?

Em primeiro lugar, usar um CRM para corretores de imóveis o tornará muito mais produtivo. De acordo com um estudo da Software Advice, 45% dos compradores de software de CRM estão nos mercados imobiliário, de consultoria ou de seguros – o maior percentual, 21%, no imobiliário. O que essas indústrias têm em comum? A necessidade de centralizar a gestão de contatos.

Corretores de imóveis lidam com muitos problemas em sua carga de trabalho diária. Qualquer coisa que reduza o estresse e torne a vida mais produtiva para os agentes é uma vantagem.

Os CRMs construídos para o setor imobiliário eliminaram os problemas diários enfrentados pelos corretores de imóveis. Alguns dos maiores desafios que as empresas imobiliárias podem resolver com um CRM para corretores de imóveis são:

• Corretores que precisam lidar com grandes volumes de informações de uma só vez

• Clientes e proprietários que desejam respostas imediatas às suas perguntas

• Corretores que estão na rua e precisam de uma solução de software baseada na nuvem

• Corretores que desejam manter contato com clientes antigos para estreitar relacionamentos

• Corretores que precisam identificar rapidamente o que está funcionando e o que não está, sem ter de se debruçar sobre planilhas de Excel

Gerentes imobiliários precisam lidar com muitas coisas durante seu dia de trabalho. Um CRM para corretores de imóveis pode fornecer a esses profissionais uma maneira de acompanhar o status de todos os compradores e clientes potenciais.

Se você é um agente imobiliário, é provável que passe a maior parte do dia na rua, fora do escritório.

Um dia típico costuma ser um verdadeiro turbilhão de reuniões com clientes, acompanhamento de outros agentes, visitas para apresentar casas e, em meio a isso tudo, a luta para cumprir outras tarefas, como dar entrada em dados no sistema. Uma coisa é certa: os corretores de imóveis não podem se dar ao luxo de gastar o seu expediente na frente de um computador, portanto, manter-se em dia com a papelada costuma ser um desafio. É por isso que um CRM para imobiliária é crucial.

As vantagens trazidas por um CRM podem ser uma dádiva para corretores de imóveis em sua rotina agitada. Os CRMs são baseados na nuvem, então você pode levar o seu escritório sempre com você de maneira eficaz e ter todos os dados relevantes na palma da mão com rapidez.

Trabalhando no mercado imobiliário, você entende a importância de relacionamentos sólidos. Eles podem lhe dar uma vantagem inicial em uma nova propriedade antes de ela ser anunciada. Bons relacionamentos também ajudam a calcular um preço justo, avaliando o que está em alta no mercado.

Mas, mais importante que isso, ótimos relacionamentos geram boas referências boca a boca. Para maximizar os seus relacionamentos, você deve se mostrar sempre presente. Sugerir novas ideias e compartilhar potenciais propriedades interessantes com os clientes são atividades que podem fortalecer esses relacionamentos estratégicos. Com um CRM para corretor de imóveis, nutrir e estabelecer esses relacionamentos sólidos fica mais fácil.

Você precisa da informação certa, na hora certa e ao seu alcance, seja ela sobre propriedades disponíveis, clientes (ativos e potenciais) e regiões da cidade. Essas informações devem estar acessíveis para o maior número possível de clientes certos.

Como você pode acompanhar tudo isso? Utilizando um excelente CRM imobiliário. Um que seja facilmente personalizável para suas necessidades específicas. Quer saber como escolher um bom CRM corretor de imóveis e entender as principais vantagens? Continue lendo!

Como posso configurar um CRM imobiliário?

1. Configuração de gestão de tarefas

Estabelecer um sistema de gerenciamento de tarefas dependerá das características da sua imobiliária, mas cada transação de compra ou venda de imóveis geralmente segue uma fórmula semelhante.

Dividido em duas fases, há a etapa de busca ao comprar um imóvel e a fase de aquisição.

Considerando todos os elementos necessários para concluir uma venda, o seu processo de gerenciamento de tarefas pode se parecer com isso:

Preparação de um anúncio de venda:

• Preparar a lista de vendas

• Fazer a promoção

• Agendar a primeira reunião e visita com o cliente

• Realizar análise comparativa de mercado

• Organizar visita ao imóvel

• Portas abertas

• Visitas privadas

• Qualificar o comprador

• Realizar avaliação do imóvel

• Agendar inspeção final

• Negociação final

• Preparar a papelada

• Escritura do imóvel

• Coletar quaisquer contas de impostos de propriedade do vendedor para o novo comprador

• Coletar certificado de seguro/plantas do terreno

• Assinar contrato de compra

• Remover o anúncio do site e das redes sociais

Por outro lado, a configuração de gerenciamento de tarefas para construir um funil online será completamente diferente:

Criar uma landing page para o imóvel:

• Criar um pop-up para incentivar leads a se inscreverem na newsletter da sua agência

• Criar uma newsletter para enviar a esse segmento específico de leads

• Quando um lead interage com a página de destino, automatize o envio de um e-mail para os membros necessários da agência envolvidos na venda

• Criar uma campanha de remarketing para o imóvel no Facebook para pessoas que interagiram com a landing page

Todas as suas listas de tarefas serão combinadas em um só lugar. Portanto, as tarefas de vendas para um imóvel serão integradas ao seu funil de vendas, para que você nunca esqueça uma atividade:

Preparação de um anúncio de venda:

• Preparar a lista de vendas

• Fazer a promoção

• Criar uma landing page para o imóvel

• Criar um pop-up para incentivar leads a se inscreverem na newsletter da sua agência

• Criar uma newsletter para enviar a esse segmento específico de leads

• Quando um lead interage com a landing page, automatize o envio de um e-mail para os membros necessários da agência envolvidos na venda

• Criar uma campanha de remarketing para o imóvel no Facebook para pessoas que interagiram com a página de destino

• Agendar a primeira reunião e visita com o cliente

Vamos dar uma olhada em como uma configuração típica pode ser construída para a sua própria agência.

Configurando uma venda de propriedade do zero:

Digamos que um vendedor aborde sua agência para vender sua propriedade. O primeiro passo é adicionar esse vendedor ao seu sistema de gerenciamento de tarefas como um cliente.

Aqui, você pode inserir detalhes como a data desejada pelo seu cliente para vender a casa ou a comissão que espera obter com a venda.

Em seguida, é hora de construir seu funil de vendas online. Depois de criar uma landing page para o imóvel em seu site, você pode desenvolver um formulário web personalizado em seu CRM para transferir automaticamente dados de leads para o painel de controle do sistema.

Quando um lead entra em contato e preenche seu formulário online, você receberá um alerta. A partir daí, você pode fazer um acompanhamento manualmente ou simplificar o processo com modelos de e-mail.

Entrar em contato com os leads depois que eles se manifestam ajuda a construir um relacionamento desde cedo. No entanto, manter-se atualizado sobre esses pontos de contato iniciais pode ser desafiador.

Felizmente, a automação pode facilitar esse passo monótono (mas crucial).

Quando a venda começa a progredir e é hora de realizar uma análise comparativa de mercado, você pode adicionar documentos à negociação imobiliária em seu painel para mantê-los todos em um só lugar.

É importante também manter um registro dos arquivos enviados pelo vendedor, como cópias da escritura da propriedade e contas de impostos. Isso ajudará você a organizar a venda quando chegar a hora de fechar o negócio e enviar a documentação para o comprador.

Utilize o CRM para facilitar as visitas abertas

Lembra-se do funil de vendas online que você construiu anteriormente? Bem, é aqui que o CRM realmente começa a se destacar.

Os leads que são automaticamente coletados devem ser segmentados por propriedade dentro do seu CRM. Para enviar convites, basta abrir a página da casa que está à venda, clicar na lista e enviar convites para a visita aberta usando um modelo de e-mail pré-criado.

Encerre suas negociações com sucesso e mantenha o controle

Agendar inspeções finais e realizar negociações finais são partes cruciais para concluir uma transação imobiliária.

Ter uma visão visual de em que estágio uma negociação se encontra em seu pipeline e quais tarefas precisam ser concluídas antes de finalizá-la pode ajudar você a manter o controle.

Se a sua agência utiliza um modelo de contrato de compra, você pode configurar seu CRM para adicioná-lo automaticamente a uma negociação quando ela atingir uma determinada etapa, como "após a documentação de venda" (como ilustrado acima).

Gestão diária de atividades imobiliárias

Embora seja fácil perceber como um CRM pode ajudá-lo a fechar negócios, o que dizer de como ele pode auxiliá-lo nas tarefas do dia a dia no escritório?

Você não precisa de dezenas de ferramentas para se manter no caminho certo. Atualmente, um CRM é a ferramenta perfeita para ajudar a gerenciar sua imobiliária.

Na verdade, mais corretores de imóveis do que em qualquer outra indústria estão buscando CRMs específicos do setor que possam ajudá-los a conciliar seu processo de vendas único.

Aqui é onde um CRM imobiliário pode realmente ajudá-lo a maximizar seu tempo.

Seu CRM pode ajudar a construir relacionamentos mais profundos, ao mesmo tempo em que aumenta a taxa de conversão de seus negócios. Para fazer isso, é necessário manter contato regular com compradores e vendedores, fornecendo ideias e compartilhando propriedades potenciais.

Você também precisa das informações certas, na hora certa, ao seu alcance. Sejam propriedades disponíveis, bairros de clientes ativos e potenciais, ou outras informações relevantes.

Um CRM pode automatizar essas atividades e oferecer uma estrutura sólida para criar, desenvolver e nutrir cada relacionamento que entra no seu funil de vendas.

Vantagem do CRM 1: Adicionando novos leads ao seu funil

Quando um lead entra em contato com você, seja por e-mail, telefone ou através do seu site, você pode adicioná-lo como um contato simplesmente criando um novo prospecto dentro do seu CRM imobiliário.

Por exemplo, usando um CRM, você pode adicioná-los ao seu pipeline como um novo negócio.

Mesmo nessa fase, você pode adicionar arquivos ao prospecto, como modelos de material promocional que você usa ou modelos de contrato de compra. Isso economizará tempo quando um negócio estiver em andamento, pois tudo o que você precisa para manter o controle estará arquivado e pronto para ser entregue ao vendedor do imóvel.

Você também pode convidar outros membros da equipe para participar do negócio, mantendo-os informados e proporcionando ao seu cliente uma experiência completa do cliente.

Vantagem do CRM 2: E-mails de follow-up

Modelos de e-mail são uma das maneiras mais fáceis de economizar tempo como corretor de imóveis.

Você pode adicionar e personalizar modelos para convites de portas abertas ou e-mails de follow-up para leads que fazem consultas sobre propriedades.

Os modelos de e-mail são ainda mais poderosos quando você os envia diretamente do seu CRM.

Ao fazer isso, você pode personalizar facilmente seus e-mails com base nas informações do negócio e do contato. Eles também serão rastreados e registrados no painel quando os destinatários interagirem com eles.

Vantagem do CRM 3: Agende suas reuniões e chamadas automaticamente

Você já ficou indo e voltando por dias com um contato, lutando para encontrar o “momento certo” em que ambos estão disponíveis?

O pior é quando você descobre um horário que convém a ambos, apenas para abrir sua agenda e perceber que está com dois compromissos simultâneos.

Trocas de e-mails para agendar chamadas causam atrito que pode resultar na perda de negócios. Pior ainda, se você precisar pedir para remarcar porque percebeu que está duplamente agendado, corre o risco de frustrar um cliente potencial.

Afinal, seus leads esperam que você lide com tarefas administrativas simples.

O CRM certo, com os recursos certos, pode agendar automaticamente reuniões para o seu e-mail dentro da sua conta. Por exemplo, com o Pipedrive Agendador, você pode:

• Definir sua disponibilidade para tipos recorrentes de reuniões escolhendo o tempo de reunião preferido e os horários e dias em que está livre

• Adicionar uma nota, links ou quaisquer campos extras para o destinatário preencher

• Uma vez definida, sua disponibilidade é salva como um modelo com seu próprio link compartilhável

• Envie o link para seus contatos e convide-os a agendar um horário adequado

• Seu contato recebe sua disponibilidade e seleciona um horário que seja conveniente para ambos

• Uma vez agendada, um e-mail de confirmação é enviado para ambos

• Sua nova reunião agendada é automaticamente atualizada em seu calendário

• Os slots reservados são removidos para qualquer outra pessoa que receba seu link de convite

Com um bom CRM, você também pode optar por receber lembretes para fazer follow-up em chamadas importantes em seu funil e acompanhar sua atividade de ligações frias.

Isso não apenas ajudará você a agendar chamadas de acompanhamento, mas também a adicionar notas sobre a atividade de um prospecto ao longo do seu relacionamento. Isso ajudará a manter as conversas fluindo e seus negócios progredindo.

Vantagem do CRM 4: Uma visão clara dos seus relatórios de receita

Relatórios mensais, trimestrais e anuais são uma parte essencial, embora rotineira, para manter sua imobiliária no caminho certo.

Se você ainda está usando o Excel para criar relatórios e previsões, há uma chance de que você esteja gastando horas em relatórios que podem ser facilmente automatizados.

Um dos corretores da sua agência está vendendo mais imóveis do que os outros? Um dos seus agentes está ficando preso em uma determinada fase do seu funil de vendas? Você está no caminho certo para atingir suas metas mensais, trimestrais ou anuais? Todas essas perguntas podem ser respondidas pelos relatórios de CRM.

Por meio dos relatórios de CRM, você pode visualizar o número de novos negócios adicionados pela sua agência, o tempo médio que levou para fechá-los e a conversão de etapa por etapa para todos os negócios durante períodos específicos.

Analisar esses relatórios pode fornecer insights sobre onde sua agência está obtendo sucesso e onde pode melhorar.

Se um corretor específico estiver enfrentando dificuldades para avançar em negociações, ou se sua agência estiver gastando muito tempo em tarefas administrativas, você pode encontrar maneiras de ajudá-los.

Escolhendo as melhores funções e integrações de um CRM imobiliário

As integrações são uma arma secreta para tornar o seu CRM imbatível.

As integrações certas não apenas podem turbinar suas atividades de vendas de imóveis, mas também podem adicionar funcionalidades extras que ajudam sua equipe em todos os aspectos de seu trabalho.

Aqui estão algumas das melhores integrações das quais um CRM imobiliário nunca deve abrir mão.

Autopilot

Use Gatilhos, Ações e Condições para projetar jornadas de automação de marketing totalmente personalizadas para seus leads.

Digamos que um novo cliente potencial entre em seu funil e esteja procurando propriedades em uma determinada área. Você pode definir um gatilho para enviar automaticamente a ele um convite para uma visita, caso tenha um imóvel na mesma vizinhança.

Você pode integrar o Autopilot ao Pipedrive.

Slack

Você também pode sincronizar o Autopilot com o Slack, outra ótima ferramenta, para enviar mensagens para sua equipe quando leads são atribuídos a eles.

O Slack é uma ferramenta de mensagens realmente útil, onde você pode enviar arquivos e criar salas de chat, seja no desktop ou no celular.

Confira o Dealbot para Slack do Pipedrive para automatizar ainda mais seus processos.

Chatbot e Live Chat

Com o Chatbot e o LiveChat, você pode integrar um widget de bate-papo ao seu site para que suas equipes de vendas ou de suporte possam responder a quaisquer perguntas dos visitantes em tempo real.

Vincule-os ao seu CRM para que sua equipe possa adicionar quaisquer visitantes do site interessados diretamente ao seu funil de vendas. Alguém perguntou sobre um imóvel anunciado em seu site? Faça uma anotação em seu CRM para contatá-los mais tarde.

Asana

Com a ferramenta de gestão de projetos Asana, seus corretores pode manter outros departamentos atualizados e acompanhar o andamento dos negócios.

Embora o Pipedrive seja o local ideal para rastrear seus leads e clientes potenciais, você pode rastrear outras tarefas imobiliárias não relacionadas a vendas no Asana. Você pode integrar as duas ferramentas para conectar todo o processo.

Como eu escolho o melhor CRM imobiliário?

Vamos admitir: você precisa se manter organizado se quiser ter controle sobre todos os seus negócios. Como qualquer outra imobiliária, você precisa lidar com leads, ligações e visitas a casas. É uma grande quantidade de informações para gerenciar.

Infelizmente, muitos CRMs não foram projetados para funcionar em pequenas empresas. Eles são muito complicados, enfadonhos quanto à colaboração, repletos de funções inúteis que tornam tudo mais lento e pode levar meses para que aprenda como usá-los. Em vez de acelerar o seu dia, eles têm o efeito oposto. Da mesma forma, também é improvável que você encontre um CRM gratuito para imobiliárias que ofereça todas as funções que você precisa.

No mercado imobiliário, cada minuto é importante. A última coisa para a qual você tem tempo sobrando é lutar com a tecnologia. Felizmente, muitos CRMs (como o Pipedrive) são desenvolvidos com foco em empresas de todos os tamanhos. O melhor CRM para imobiliárias ajudará você a organizar todos os aspectos do processo de venda de imóveis, incluindo gerenciamento de contatos e rastreamento de leads.

Um CRM não fornece apenas as ferramentas para lidar com os negócios que chegam. Ele ajuda a gerenciar todo o funil.

Validação de e-mails em massa, notificações automáticas à medida que os leads avançam pelo ciclo do negócio e relatórios avançados que incluem o número de oportunidades atualmente disponíveis fazem parte do pacote.

Além disso, um CRM lhe dará as ferramentas para enviar propostas, marcar compromissos e enviar contratos, tudo dentro do mesmo painel.

“Usamos um CRM para acompanhar os clientes em potencial e transformá-los em leads qualificados. Fazemos a eles uma série de perguntas para qualificá-los e categorizá-los enquanto leads e, em seguida, construímos um relacionamento acompanhando esses leads ao longo do tempo”, diz Julian Walker, Diretor da Spot Blue International Property Ltd.

Um bom CRM imobiliário também vem equipado com ferramentas de marketing. Os corretores não têm tempo para criar campanhas de marketing sofisticadas e, se você não quiser terceirizar para uma agência que irá cobrar altos valores, precisa encontrar uma maneira de fazer isso sozinho. Usando um CRM imobiliário, você pode configurar mensagens de texto e e-mails acionados por ações do usuário, bem como campanhas por e-mail e respostas automáticas.

Isso é muito útil para corretores de imóveis e imobiliárias que desejam personalizar suas ações de marketing e se livrar de tarefas repetitivas que consomem tempo. Com acompanhamentos automatizados e e-mails que chegam aos compradores com a capacidade de agendar suas próprias reuniões, o corretor de imóveis ganha tempo para fechar mais vendas.

Se você está considerando o Pipedrive como sua opção de CRM imobiliário, aqui estão alguns depoimentos de nossos clientes:

“No setor imobiliário, as pessoas vivem saindo e voltando para o escritório e têm prazos mensais ou trimestrais para gerar relatórios financeiros. Portanto, existem certos ‘momentos-chave’ em termos de quando entrar em contato com eles, e o Pipedrive nos ajuda a levar isso em consideração quando os abordamos”, disse Justin Butterworth, fundador e CEO da Snug, uma plataforma de aluguel online.

“O uso do Pipedrive e do Autopilot tornou possível gerenciar uma quantidade exponencial de trabalho, e fomos capazes de lidar com uma quantidade de negócios recebidos quatro vezes maior, com os mesmos recursos humanos”, disse Matt Doyle, diretor de operações da Intrnz, uma empresa de hospedagem para estudantes.

“Usar o Pipedrive é uma boa maneira de automatizar tarefas. Por exemplo, quando os clientes assinam um contrato conosco, é preciso pedir muitos documentos. Com o Pipedrive, temos exatamente os arquivos de que precisamos, então não precisamos abrir cada e-mail para encontrá-los”, diz Stanislas Allauzen, cofundador da PropiLib, uma agência completa de soluções imobiliárias.

App

Hoje em dia, qualquer empresa de sucesso precisa saber abraçar a tecnologia e tudo que ela tem a oferecer. Você provavelmente já tem um site imobiliário e está acostumado a gerir processos pelo computador, mas um app para celular pode diferenciar um CRM para corretores mediano de um extraordinário.

Com um app, você pode fazer a sua gestão imobiliária com mais liberdade e praticidade. As informações sobre seu funil de vendas estarão sempre na palma de suas mãos e também na palma das mãos dos seus corretores.

Como sabemos, a agilidade ao acompanhar a jornada de compra dos clientes é crucial para conseguir bons resultados e aumentar o potencial de venda. Por isso, ter um app de CRM imobiliário é tão importante. Pelo celular, o tempo de resposta é muito menor e os seus corretores podem lidar com surpresas mesmo se estiverem em campo, mostrando imóveis aos clientes.

Conclusão

Um CRM é como ter um assistente virtual cuidando de tudo aquilo que os corretores de imóveis simplesmente não têm tempo para fazer. Inserir dados de clientes potenciais manualmente, buscar por compradores em potencial e enviar contratos são tarefas que consomem muito tempo.

Um CRM não significa apenas economia de tempo. Um bom CRM imobiliário é uma verdadeira máquina de nutrição de leads. Ele envia e-mails automaticamente para os leads quando atingem determinados estágios de um funil de vendas, e pode até mesmo lembrar você de enviar uma lembrança a um novo comprador que esteja se mudando naquele dia.

São esses detalhes e toques pessoais que fazem de você um corretor de imóveis de sucesso, e a plataforma de CRM é uma arma secreta que o diferencia dos demais.