15 modelos de acompanhamento de vendas que comprovadamente gerarão uma resposta

A parte que consolida ou dissolve qualquer negócio é o segundo contato, uma vez que é nesse ponto que você começa a transformar clientes potenciais e prospectos em clientes.

E-mail pode ser a maneira mais conveniente e lógica de fazer acompanhamento com seus prospectos depois da introdução ou proposta inicial, mas tem uma desvantagem muito séria. Como você impede que os e-mails simplesmente desapareçam no meio da caixa de entrada sobrecarregada do seu prospecto?

Não tenha medo!

Nós temos o segredo para lidar com quase qualquer situação de vendas que exija acompanhamento. Ao final deste artigo, você estará equipado com uma coleção de e-mails de acompanhamento que aumentarão drasticamente a taxa de resposta dos seus prospectos, gerando mais vendas para você no longo prazo.

Compilamos 15 modelos que você pode usar para cobrir quase qualquer situação de vendas. Também adicionamos alguma orientação sobre quando enviá-los, uma vez que o momento costuma ser tão importante quanto a mensagem. Ao ajustar, adaptar e aprender com esses modelos, você pode aumentar drasticamente sua taxa de fechamento.

E-mails de acompanhamento: Como, quem e quando

Uma das maiores lições que cada vendedor precisa aprender é que os clientes comprarão quando eles estiverem prontos para comprar.

Todo vendedor adora um cliente potencial quente, o tipo que compra na mesma hora e requer o mínimo esforço, mas clientes potenciais quentes sempre serão uma pequena percentagem do número total de prospectos. As vendas verdadeiras acontecem com clientes potenciais mornos ou frios.

Há três regras que você simplesmente deve seguir no que se refere a fazer o acompanhamento com esses clientes potenciais:

1. Toda paciência será recompensada. Você precisa pensar no longo prazo e acompanhar de modo consistente por um longo período.
2. Garanta que vendas e marketing estejam alinhados e tenham papéis claros no acompanhamento.
3. Você precisa de um sistema. Um bom CRM de vendas como o Pipedrive ajudará muito a prevenir situações constrangedoras como e-mails duplicados ou fazer seus prospectos sentirem-se alvos de spam.

Enquanto os pontos um e três acima sejam bastante simples, muitas empresas têm dificuldades com o ponto dois. Considerando que o marketing geralmente é encarregado de gerar clientes potenciais e as vendas, de conquistá-los, o acompanhamento pode ser confuso.

Trabalho em equipe fecha mais negócios

De quem é o trabalho está esquentando os clientes potenciais? Sugerimos um sistema que use algum trabalho em equipe bem estruturado. Garanta que marketing e vendas trabalhem juntos para esquentar os clientes potenciais e manter o acompanhamento em mente sempre.

• É importante que você envie informações relevantes e de valor a todos os prospectos de modo regular, incansável e freqüente.
• Torne a comunicação com os prospectos eficiente. Se você tiver uma lista enorme de prospectos, contato pessoal torna-se impraticável e caro, por isso a abordagem de modelos.
• Rastreie e registre. Um sistema como o Pipedrive garante que cada contato seja registrado e os vários acompanhamentos sejam agendados e executados corretamente. Planilhas e lembretes de calendário simplesmente não servem se você planeja expandir seus negócios.
• Tenha seus materiais preparados. Sua equipe precisa de um arsenal de informações específicas, úteis e interessantes que você possa usar para elaborar sua mensagem de acompanhamento. Não há nada pior que um e-mail de acompanhamento sem conteúdo. Nunca importune.

No que se refere a e-mails de acompanhamento, o tempo é tudo

Vale a pena lembrar que, embora seus prospectos estejam na sua mente todos os dias, o inverso não é verdadeiro. Você está competindo com empresas concorrentes, outros negócios e a falibilidade da memória humana.

Você precisa lembrar os prospectos sobre seu produto ou serviço a intervalos regulares, bem pensados e planejados.

"Conheça seu cliente" sempre será o primeiro mandamento de vendas, e é a regra de ouro ao criar sua estratégia de acompanhamento.

Você geralmente deseja fazer o segundo contato logo após o inicial. Um ou dois dias é ideal. Lembre o prospecto de quem você é e do que vocês discutiram, e proponha ou solicite uma próxima etapa.

O complicado está mais adiante. Você sabe qual é o ciclo de compras que seus clientes prospectivos seguem? Você tem conhecimento de um orçamento ou janela de aquisição?

Talvez você tenha algumas informações internas sobre negócios que estão expirando com algum concorrente? Trace cuidadosamente esses eventos. Muitos negócios são fechados meses ou até anos depois da apresentação inicial com bom senso de oportunidade e persistência.

Chega de conversa: Vamos analisar os modelos de e-mail

Caso de uso: Após a reunião inicial

Você encontrou-se com o prospecto e apresentou seu discurso de vendas. Você saiu da reunião sentindo-se confiante de que acabaram de iniciar um negócio, porém, aí está você, três dias depois, e não obteve nenhuma resposta.

Este é o clássico e-mail de "lembrete educado" ou "base de contato". O segredo é manter a conversa viva e dar um motivo concreto para uma resposta.

1) Linha de assunto: Você está pronto para um acompanhamento

[Nome], estou escrevendo para agradecê-lo pelo seu tempo e saber como você gostaria de continuar a conversa.

Se ainda estiver interessado, sugira uma próxima etapa.

Fico aguardando sua resposta

[Assinatura]

Embora seja importante dar às perspectivas o máximo de informações o mais cedo possível, é uma grande ajuda acompanhar para ver se ficou alguma pergunta sem resposta ou uma questão que precise da sua consulta. Pode até mesmo valer a pena criar essa situação no seu discurso de vendas.

2) Linha de assunto: Boas notícias. Tenho as informações que você solicitou

[Nome], estou escrevendo para agradecê-lo por me dar a oportunidade de falar com você no [day].

Verifiquei com nosso departamento de contabilidade/meu chefe/nosso armazém, e eles ficariam muito felizes em providenciar [special request].

Peço que me avise se você deseja continuar daqui.

[Assinatura]

Quando você vende um produto ou serviço de natureza muito complexa ou que exige uma proposta ou preço personalizado, você provavelmente terá algum trabalho a fazer após a reunião inicial.

Esse é um dos acompanhamentos mais fáceis de escrever, mas muitas pessoas ainda erram ao tentar colocar toda a informação no corpo do e-mail. Quando um prospecto abre um e-mail e vê tanto texto que parece um romance, ele quase invariavelmente vai detestar você e seu produto. Apresente todas as informações necessárias, mas deixe que ele as descubra no próprio tempo e você obterá muito mais respostas.

3) Linha de assunto: Aqui estão as informações que você solicitou

Olá, [Nome],

Gostei muito de conversar com você hoje e saber mais sobre você e [their company]

Prometi enviar mais algumas informações, e aqui estão elas. Anexei mais dados sobre [request] e [other].

Peço que me avise quando tiver a oportunidade de dar uma olhada, e gostaria que me telefonasse para discutirmos o assunto. Terei prazer em responder a qualquer dúvida que você possa ter. Fique à vontade para telefonar para mim pelo [your number] a qualquer hora.

[Assinatura]

Caso de uso: Como acompanhar um evento acionador

Vamos presumir que você esteja usando alguma forma de acompanhamento e analítica nos seus e-mails. Se não estiver, obtenha uma ferramenta para fazer isso agora mesmo. Esperaremos você voltar antes de prosseguir. Conseguiu uma? Certo, vamos lá. Se a sua analítica de dados mostra que um prospecto abriu seu e-mail anterior, clicou em um link e acessou o seu site, você definitivamente precisa agir enquanto o cliente potencial está quente. Há duas opções, e a que você vai usar depende do seu estilo de vendas e da sua personalidade.

4) Linha de assunto: Gostaria de mais informações?

Olá, [Nome],

Acredito que você tenha conseguido ler meu e-mail anterior e consultar nosso site, então pensei que seria bom entrar em contato novamente.

Você avaliou a minha proposta? Ficarei feliz em fazer uma recapitulação rápida pelo telefone e responder a todas as dúvidas que você possa ter.

Que horário seria bom para uma conversa rápida?

[Assinatura]

A outra opção é muito mais direta.

5) Linha de assunto: Vejo que você está interessado na [Nome da empresa]

Olá, [Nome],

Espero que isso não soe estranho, mas vejo que você leu meu e-mail anterior e acessou o nosso site (the wonders of modern technology). Acredito que este seria um ótimo momento para continuarmos a conversa.

Peço que me diga quando podemos agendar um horário para uma reunião para eu apresentar meu plano de como podemos trabalhar juntos.

Fico aguardando o seu retorno.

[Assinatura]

Caso de uso: Quando uma perspectiva tem negócios inacabados

Frequentemente acontecerá de a pessoa com quem você conheceu inicialmente não ser a responsável pela decisão, precisando consultar colegas e o chefe dele. Você quer dar tempo suficiente para ela fazer isso, mas também manter o cliente potencial bem aquecido e talvez até mesmo conduzi-lo para o acompanhamento. Sugerimos dar de quatro a cinco dias úteis antes de enviar o seguinte.

6) Linha de assunto: Conforme prometido, aqui estão mais informações sobre [Nome da empresa]

Olá, [Nome],

Gostaria de agradecê-lo por reservar um tempo para me ouvir no [DAY]. Estou muito empolgado com o potencial desse relacionomento.

Você mencionou que precisaria consultar [Person] antes de tomar uma decisão. Estou ansioso para saber o que ela achou da minha proposta.

Você teria um horário na sua agenda para discutirmos como dar continuidade a esse negócio?

[Assinatura]

Caso de uso: Feira comercial, evento de rede ou conferência

Feiras comerciais e conferências são ótimas lugares para recolher clientes potenciais. Se você escolher bem os seus eventos, provavelmente atingirá o mercado-alvo no ponto certo. Eles confiaram a você seus detalhes de contato e demonstraram interesse, assim, este e-mail de acompanhamento pode ser fácil de escrever, mas também é fácil de errar. Essa é uma ótima oportunidade para apresentar mais informações e um contexto sobre seu produto ou serviço.

7) Linha de assunto: Aqui estão as informações sobre a [Nome da empresa] que você queria

Olá, [Nome],

A feira foi ótima. Espero que você tenha gostado, e aproveito para agradecer seu interesse na [company].

Tenho certeza de que melhorar seu [objective] é uma das prioridades principais da sua empresa, então achei que seria melhor entrar logo em contato com você.

Pensei que enviaria [information] para a sua análise. Se você quiser receber mais alguma informação sobre isso, terei todo o prazer em conversar pelo telefone.

Peço que me diga se tiver alguma dúvida ou gostaria de uma conversa mais detalhada. Estou pronto e ao seu aguardo.

[Assinatura]

Caso de uso: Imediatamente depois de deixar uma mensagem de voz

Correio de voz e e-mail combinam tão bem quanto café com leite. O impacto de acompanhar um com o outro frequentemente funcionará a seu favor. O segredo aqui é ser rápido. Envie o e-mail minutos depois de deixar o correio de voz para gerar todo o efeito dessa ação clássica dupla.

8) Linha de assunto [I just tried to call you]

Olá, [Nome],

Acabei de tentar telefonar para você, mas suponho que esteja ocupado. Sei como é.

Por gentileza, retorne a minha ligação pelo [number] ou informe quando seria um bom horário para eu telefonar novamente.

Fico aguardando o seu retorno.

[Assinatura]

Caso de uso: Identidade equivocada

Às vezes encontrar a pessoa certa para conversar é metade do esforço. Se você enviar um e-mail totalmente frio depois de encontrar os detalhes de contato de um prospecto on-line, pode valer a pena enviar o seguinte. Eles normalmente confirmam que são de fato a pessoa certa, ou pelo menos o encaminham para a pessoa com a qual você deveria falar.

9) Linha de assunto: Espero que você possa me esclarecer

Olá, [Nome],

Enviei um e-mail a você alguns dias atrás sobre [company or product] e só depois percebi que poderia estar falando com a pessoa errada.

Minha empresa oferece [service or product], e acredito que ele seria perfeito para a [company].

Você é a pessoa certa para falar sobre isso? Caso não seja, você poderia me ajudar a encontrar a pessoa responsável?

Fico aguardando o seu retorno

[Assinatura]

Caso de uso: Acompanhando o acompanhamento

É aqui que as coisas ficam interessantes e complexas. Quando você está fazendo o acompanhamento de um e-mail não respondido (ou muitos deles), é muito fácil começar a parecer desesperado ou choroso. É aqui que a sua preparação e o seu planejamento vão valer a pena. Lembra-se quando mencionamos antes que você precisava desenvolver informações interessantes que pudesse enviar aos pouquinhos aos prospectos? Agora é hora de usar esse arsenal.

10) Linha de assunto: Algumas coisas que talvez você não saiba sobre a [Nome da empresa]

Olá, [Nome],

Enviei um e-mail a você um tempo atrás sobre [Nome da empresa] e como penso que seríamos muito úteis para você e a [company].

Você sabia que nossos clientes relatam [a 43% increase] em [sales] quando usam o nosso [software]? Também oferecemos [full training] e [a 20% discount].

Se você gostaria de receber mais detalhes sobre isso, fale comigo. Terei prazer em dedicar 30 minutos para explicar tudo o que você precisa saber.

Fico aguardando a sua resposta.

[Assinatura]

Há muito a se aprender com campanhas bem-sucedidas em mídias sociais. Dê ao seu prospecto algo que ele possa compartilhar com os colegas ou a equipe.

11) Linha de assunto: Um presente para você e a sua empresa

Olá, [Nome],

Sei o quão ocupado você deve estar gerenciando a sua equipe e ajudando-a a aumentar [job function]. Enviei a você algumas informações sobre [product or service] há algum tempo, e acredito que agora poderia ser um bom momento para uma demonstração prática.

Criei/anexei alguns logins de convidado/amostras grátis/comprovantes que você pode usar para acessar/experimentar [product or service]. Sinta-se à vontade para compartilhar isso com a sua equipe e seus colegas. Estaria muito interessado em saber o que eles pensam sobre isso.

Gostaria de ter 30 minutos do seu tempo, pois acredito que realmente podemos agregar valor para a sua [area of operations].

Podemos agendar uma ligação ou uma reunião?

[Assinatura]

12) Linha de assunto: Ainda espero conseguir me conectar com você

Olá, [Nome],

Lamento que ainda não tenhamos conseguido nos conectar. Quando nos falamos pela última vez, você parecia muito interessado em [objective of product or service].

Entendo que você provavelmente está muito ocupado, então ficaria feliz em agendar uma ligação a qualquer hora, mesmo que seja fora do horário comercial ou no fim de semana, se isso for melhor para você.

Realmente não quero importunar, mas agradeceria algum retorno sobre a sua decisão, seja qual for.

Desde já, obrigado

[Assinatura]

Caso você realize qualquer forma de marketing de conteúdo, como blog ou publicação, tem uma ótima desculpa para enviar um e-mail de acompanhamento.

13) Linha de assunto: [10 maneiras como o Pipedrive aprimora seus resultados]

Olá, [Nome],

Quando nos conhecemos, logo ficou claro para mim que você estava interessado em [subject of blog].

Quando vi que a nossa equipe editorial havia elaborado [blog or article Nome plus hyperlink], imediatamente pensei que você gostaria de ler.

Gostaria muito de saber o que você pensa sobre isso e discutir como podemos ajudá-lo a atingir [objective].

Poderia telefonar para você em algum horário? Quando seria conveniente?

Atenciosamente,

[Assinatura]

Caso de uso: O fim amargo

Às vezes, a melhor maneira de obter uma resposta é ameaçar o fim do relacionomento. Na pior hipótese, esse e-mail permitirá que você faça uma boa limpeza do seu funil e deixe de lado negócios que simplesmente não vão acontecer. Às vezes é melhor perder um negócio do que dar murro em ponta de faca. Neste ponto, você também tem pouco a perder, assim, não há risco em ser um pouco atrevido, desde que não falte com respeito.

14) Linha de assunto: É realmente solitário por aqui

Olá, [Nome],

Tentei entrar em contato com você diversas vezes nos últimos meses sem sucesso, então fiquei pensando se:

Você não está interessado. Não tem problema, não vou levar para o lado pessoal.

O momento não é adequado. Isso acontece. Ficarei feliz em voltar a entrar em contato em algumas semanas ou meses, embora anos possa ser um pouco demais.

Você foi abduzido por alienígenas: diga a eles que ficarei feliz em ir também e informe onde eles podem me encontrar.

Não entrarei em contato com você novamente, mas você pode guardar minhas informações caso algum dia precise de [service].

[Assinatura]

O clássico e-mail de "Organização" funciona bem e dá a você a desculpa perfeita para fazer contato.

15) Linha de assunto: Posso fechar seu arquivo?

Olá, [Nome],

Meu chefe pediu para eu limpar meu funil de vendas, e pensei que seria adequado informá-lo que seu nome está na minha lista de exclusão.

Se você não estiver interessado, tenho a sua permissão para encerrar o seu arquivo?

Se ainda estiver interessado, o que você recomendaria como uma próxima etapa?

Agradeço pela sua ajuda.

[Assinatura]

Conclusão: Adaptar e aprender

Você observará um ponto que todos esses modelos têm em comum: eles não são muito longos.

Seus prospectos provavelmente são ocupados, e a natureza humana determina que qualquer um que abra um e-mail e se depare com um tijolo de texto o fechará na mesma hora. Se você estiver sorte e a pessoa estiver mesmo interessada, ela deixará para ler mais tarde.

Porém, na maioria dos casos, ela nunca mais o abrirá. Vá direto ao ponto e anexe ou insira um link para qualquer informação mais extensa que você precise enviar.

É claro, esses são apenas um ponto de partida. Você precisará adaptar esses modelos conforme seus clientes e mercado, mas eles devem servir bem para melhorar a taxa de resposta dos seus acompanhamentos.