Pipedrive e Octadesk: uma parceria que está dando o que falar

estudo caso octadesk
  • Startup brasileira oferece tecnologia de central de atendimento multicanal para empresas organizarem sua comunicação com o cliente na web
  • O Pipedrive faz parte do processo de vendas da Octadesk desde o início de suas operações
  • Uso da ferramenta possibilita ganhos de 20% a 25% de produtividade

Atender e entender o cliente é cada vez mais essencial para o sucesso de qualquer negócio. E, hoje em dia, com uma profusão de meios de comunicação digitais que vão muito além do tradicional telefone 0800 para atender um público que está disperso em diversas plataformas, esse atendimento multicanal precisa de muita eficiência e organização.   

Nesse cenário, a Octadesk oferece a seus clientes um sistema que centraliza toda a comunicação com seus consumidores, proporcionando um gerenciamento muito mais efetivo e certeiro de todas as conversas que ocorrem entre a marca e seu público.

Com empresas atuando em tantas e diferentes redes e ambientes digitais, os produtos da Octadesk proporcionam a elas a possibilidade de enxergar as interações com seus clientes a partir de um painel unificado, que reúne as conversas, filtra os conteúdos, direciona as ações e orienta decisões estratégicas. 

Chat no website, WhatsApp Business, e-mail de suporte ao cliente, Facebook Messenger: a plataforma da Octadesk se integra a todos esses canais e entrega aos times de atendimento, marketing, suporte e vendas uma visão centralizada de como a empresa está se comunicando e se relacionando com seus clientes - ou possíveis clientes.

A tecnologia da startup brasileira, fundada em 2016, ainda vai além e oferece sistemas avançados de atendimento automatizado — os cada vez mais importantes chatbots, que mantêm a comunicação com o cliente ativa 24 horas por dia.

E já que a Octadesk é especialista em tornar conversas mais simples, eficazes e produtivas, tivemos um papo muito esclarecedor com seu fundador, Rodrigo Ricco. Nessa conversa, conhecemos um pouco mais de sua história como empreendedor, como a Octadesk surgiu e, também, como o Pipedrive tem acompanhado de perto nessa trajetória de sucesso e conquistas no mercado.

Vamos lá?

Tecnologia e faro empreendedor: o início

A maioria das startups surge da união entre a tecnologia certa e a oportunidade de empreender, oferecendo uma solução nova para alguma necessidade detectada. Na carreira de Rodrigo, não foi diferente.

O profissional conta que sempre foi muito ligado ao setor de tecnologia, desde criança, e, naturalmente, construiu sua trajetória profissional orientado por esse viés ligado à inovação.

Rodrigo relembra que atuava como consultor na implantação de softwares de gestão integrada em grandes empresas, os famosos ERPs. Essa atividade demanda um envolvimento bastante profundo do profissional responsável pela implantação com as rotinas internas do cliente e a mecânica que faz o negócio funcionar. 

Em projetos que costumavam durar meses de imersão na gestão de seus clientes, Rodrigo foi incorporando diversas técnicas e conhecendo modelos de operação com os quais tinha contato enquanto cuidava da integração do software aos sistemas da empresa.

“Isso me deu uma bagagem muito boa para entender muitos modelos de negócios e me aprofundar neles. Compreender a mecânica de uma empresa, como ela funciona, permite fazer as perguntas certas para poder propor as soluções mais corretas também”, relata.

A experiência obtida com as diferentes estruturas de negócios que atendeu, aliada à sua paixão por propor novas soluções, fez nascer a semente do empreendedorismo em Rodrigo. Assim, após adquirir a expertise necessária, ele e mais dois parceiros fundaram sua primeira empresa, especializada na consultoria e implantação do software de gestão com o qual já trabalhavam.

A iniciativa teve sucesso: a empresa existe até hoje e se tornou uma importante parceira comercial da desenvolvedora do ERP na venda e implantação de seu software por todo o país. No entanto, isso não significa que o processo não teve suas barreiras e obstáculos a serem superados.

Rodrigo relata que não demorou muito para perceber uma verdade evidente. “Eu não estava preparado para empreender, foi um choque muito abrupto”, diz.

O executivo relembra que, em pouco tempo como empreendedor, percebeu que não sabia, de fato, o que eram Vendas. “Para mim, vender era algo que dependia totalmente da habilidade do vendedor. Eu não entendia a área de Vendas como algo que envolve uma determinada ciência, uma certa dose de método, de processos”.

Aprendendo a vender

O dia a dia da empresa, em fase inicial e buscando captar clientes, foi uma grande escola para Rodrigo que, do dia para a noite, precisou se dedicar a vender e fechar negócios. De perfil mais ligado à tecnologia, ele teve que estudar bastante sobre técnicas e estratégias de vendas e, literalmente, bater na porta de muitos prospectos para fazer seu negócio avançar.

“Se você vai empreender, você tem que vender. Não dá para ficar parado. O empreendedor, quando funda a empresa e está começando um negócio, precisa trocar de chapéus várias vezes ao longo do dia”, afirma Rodrigo.

Diante da necessidade de gerar novos negócios e impulsionar o crescimento da empresa, o gestor buscou se aprofundar cada vez mais na área. Dessa forma, um universo inexplorado de possibilidades se descortinou para Rodrigo, que cada vez mais ficava fascinado pela rotina de vendas e seus desafios.

A rotina de trabalho e as formações que buscou foram indicando caminhos para atuar na área e, em algum tempo, Rodrigo já gerenciava uma equipe de vendedores. 

Foi aí que surgiu a necessidade de encontrar soluções que facilitassem a gestão de equipes, processos e resultados.

Pipedrive: a solução encontrada

O profissional conta que, naquele momento, dependia de planilhas de Excel para organizar as informações. “As opções de sistemas de gerenciamento que existiam eram muito pesadas e engessadas. Ou, então, simplesmente não cabiam no bolso de uma empresa naquele estágio de atuação”.

Rodrigo procurava por uma solução que fosse acessível financeiramente e adaptável ao time de vendas da empresa, já que as opções que encontrava eram voltadas a equipes muito maiores, e apresentavam custos inviáveis. Por isso, segundo o gestor, durante um tempo, foi preciso trabalhar com gerenciamento manual de todos os processos.

“A gente utilizava metodologias pesadas por conta do nosso tipo de produto, que envolvia estratégias mais profundas, e era preciso treinar o time a partir disso. Eu precisava de tecnologia que me amparasse”, recorda.

Foi então que, em sua busca por soluções que se ajustassem ao momento de seus negócios, Rodrigo encontrou o Pipedrive. O CRM de vendas ofereceu as respostas que Rodrigo e sua equipe tanto buscavam.

“Quando entramos no Pipedrive, a primeira vitória foi conseguir configurar nosso fluxo de venda, organizar nosso funil de uma maneira que conseguíamos enxergar nosso processo acontecendo.” 

Rodrigo lembra que a melhoria obtida com o uso do Pipedrive foi sensível. “Fez uma diferença enorme, porque trouxe muito mais organização à rotina e mais clareza às informações”.

O encantamento com as soluções de vendas trazidas pelo Pipedrive não perdeu o brilho e, de lá para cá, Rodrigo jamais abandonou o uso do CRM de vendas em suas iniciativas empreendedoras. 

Isso nos traz até a fundação da Octadesk, que já nasceu totalmente baseada e adaptada ao uso do Pipedrive em sua operação comercial — que, aliás, precisa ser extremamente ágil e eficaz diante de um mercado de tecnologia em constante evolução. 

Tão fácil de usar que é difícil acreditar

Um dos aspectos do Pipedrive que fascinou — e ainda fascina — Rodrigo é a simplicidade de uso embarcada com o CRM. 

Na verdade, o executivo confessa que se espantou com a facilidade de uso da ferramenta. “Eu pensava: não é possível, não pode ser tão simples assim. Deve estar faltando alguma coisa”, relembra, entre risos.

Segundo Rodrigo, esse uso intuitivo e acolhedor é fundamental para facilitar a adoção da ferramenta pelo time de vendas. Só assim a equipe abraça o uso da plataforma e começa a alimentá-la com dados e informações, algo essencial para as análises de resultados.

“Para os vendedores é muito bom, porque de qualquer lugar eles podem acessar a ferramenta e fazer a atualização dos negócios. Se um representante termina uma reunião, não importa onde for, ele já pode pontuar tudo o que aconteceu.”

As vantagens para os gestores também são notórias, segundo Rodrigo. “Em tempo real, o gestor enxerga o que está acontecendo e já consegue se movimentar internamente, tomando decisões importantes para apoiar o processo de vendas. Então, isso traz muitos benefícios”.

O molho e o peixe

Toda essa simplicidade de uso do Pipedrive torna a plataforma convidativa para todos os envolvidos e faz com que as engrenagens de vendas girem melhor. Antes de conhecer o CRM, Rodrigo e sua equipe precisavam se dedicar às planilhas e à organização manual de todos esses dados.

Segundo ele, esse processo exaustivo e demorado tornava “o molho mais caro que o peixe”. Cada vendedor usava sua própria planilha e a consolidação de todas essas informações gerava um esforço muito grande de todos. 

Atividades como essas, de perfil mais administrativo e burocrático, podem ser facilmente automatizadas dentro do Pipedrive. Porém, quando são executadas manualmente, muitas vezes fazem a equipe perder tempo e foco do que é sua função primordial: vender.

“Tem que ser simples, porque a principal função do vendedor é vender, e não ficar trabalhando no sistema. Se esse uso exigir mais tempo dele ao invés de cuidar do cliente, que é o mais importante, invalida o uso da ferramenta”.

Um polvo cada vez mais ágil com o Pipedrive

Falar em peixes e outros animais marinhos nos remete à logomarca da Octadesk: um simpático polvo fazendo uma clara alusão à solução oferecida pela plataforma, que centraliza os diversos tentáculos de atendimento da empresa em um corpo de visualização única, inteligente e intuitiva. 

No dia a dia da startup, o Pipedrive auxilia seu time de vendas a gerenciar as diversas ações estratégicas implementadas no sentido de levar os benefícios da Octadesk a mais e mais negócios que precisam otimizar a comunicação com seu público.

Um negócio que já nasceu adaptado e voltado ao ambiente online precisa de sistemas de gestão que ofereçam essa mesma conectividade, onde o fluxo de informações  — e de decisões —- acontece em tempo real.

“Hoje, por conta da concorrência e até mesmo por conta do perfil do consumidor, que mudou, a tomada de decisão tem que ser muito mais rápida do que era há 10 ou 15 anos”, diz Rodrigo.

Nesse sentido, ele cita um exemplo da flexibilidade e da rapidez do Pipedrive em se ajustar aos movimentos estratégicos da Octadesk, especificamente na formatação da equipe de vendas. 

“Começamos com equipes de Field Sales e Enterprise, mas a gente sabia que não era o modelo ideal, e teríamos que reposicionar em breve”, lembra.

Dessa forma, em pouco tempo o setor de vendas da Octadesk acabou migrando para uma nova estrutura, baseada em times de Inside Sales e SMB (pequenos e médios negócios). E o Pipedrive acompanhou essa mudança com facilidade.

“Foi uma tremenda transformação. E, por incrível que pareça, em dois dias eu já estava com a equipe de Vendas preparada pra vender Inside Sales, o Inbound Marketing totalmente integrado a uma ferramenta de automatização de Marketing e o time treinado.”

Rodrigo comemora um feito como esses. “Essa facilidade e flexibilidade geram um impacto muito grande. O que eu vejo, como profissional, é que uma ferramenta como o Pipedrive me apoia muito na iniciativa e na manutenção de negócios”.

Como o Pipedrive orienta a Octadesk em águas turbulentas

Ter uma ferramenta parceira a seu lado, que não só permite como auxilia a mudança de rumos durante momentos tempestuosos, é um diferencial para qualquer empreendimento de negócios.

Nos tempos incertos, de águas turbulentas, que vivemos com a crise da Covid-19, as análises e informações proporcionadas pelo uso consistente do Pipedrive apontam o caminho para decisões estratégicas dentro da Octadesk.

Rodrigo já enfrentou crises e momentos de instabilidade antes — seu primeiro negócio surgiu pouco antes da crise global de 2008 — e sente que a travessia de situações como a que vivemos hoje se torna mais certeira quando os movimentos são embasados em dados estratégicos. Muitos deles são obtidos pela Octadesk através do Pipedrive.

O profissional divide um pouco de sua experiência com outros empresários e empreendedores que também lutam contra o mercado revolto e incerto de nossos dias.

“Ser transparente com todos é fundamental”, ressalta. “Em um momento de crise, é preciso ter o time energizado, junto com você.”

Para Rodrigo, não adianta tentar esconder a situação, especialmente hoje em dia, quando todos estão extremamente informados sobre o mercado. Segundo o gestor, é melhor ter uma conversa franca e aberta com o time. Isso ajuda a reforçar a necessidade de todos se dedicarem de forma especial, e também torna mais compreensíveis e coerentes as eventuais decisões difíceis que precisem ser tomadas no futuro.

Expor possíveis cenários para a equipe ajuda todos a empreender energia extra para, juntos, evitar que a empresa enfrente problemas. 

“A verdade é que está todo mundo preocupado, e nosso primeiro papel como líder é expor a situação real e o que pode ser feito a partir disso. Apresentar os planos e cenários possíveis ajuda a obter a melhor energia de todos e unir o time no propósito de trabalhar forte para nos mantermos na melhor situação possível”, aconselha o gestor.

Essa união de todos em prol de uma operação saudável e resistente às intempéries do mercado também se relaciona com outra dica que Rodrigo compartilha: "É o momento de se esforçar em dobro para, talvez, colher metade do resultado que se costumava colher.”

O executivo entende que em cenários de crise como a da Covid-19, não existe como fugir dessa realidade: o esforço extra é fundamental, até mesmo para a simples manutenção do negócio. Vislumbrar resultados de crescimento pode se tornar mais difícil em momentos assim, mas essa dedicação adicional será fundamental para manter a empresa saudável e prepará-la para o momento da retomada.

“E para isso você precisa do seu time, porque ninguém toca a empresa sozinho. Então, foco no time, em trazer ele para perto, manter a equipe energizada.”

Por último, Rodrigo lembra que manter o caixa sob atenção constante também é essencial. É preciso analisar os números e encontrar oportunidades de otimizar custos ou, muitas vezes, redirecionar verbas para atender necessidades mais urgentes.

O gestor recomenda entrar em contato com fornecedores e parceiros em busca de renegociações de custos, e lembra que com uma ferramenta como o Pipedrive ao lado, é mais fácil e assertivo identificar os núcleos de negócio que estão rendendo mais e menos. Assim, é possível reorientar as verbas da empresa com o intuito de fortalecer setores que estão ajudando a manter o negócio saudável.

“Times envolvidos em projetos que não agregam naquele momento podem ser incorporados a outras operações da empresa, naquelas que podem gerar valor para o negócio e para os clientes na atual situação.

Venda Consultiva: uma tendência 

A experiência de Rodrigo com as crises e os obstáculos do passado, aliada à visão que procura implantar na Octadesk, ajudam o executivo a apontar tendências para o setor de vendas, bem como compartilhar dicas valiosas para quem está começando na área.

O gestor acredita que a experiência de vendas tende a se tornar cada vez mais consultiva, com o vendedor desempenhando um papel de consultor e realmente buscando auxiliar o prospecto a encontrar a solução mais adequada para sua dor — mesmo que não seja aquela que ele tem a oferecer.

"Quando a maré está boa, qualquer marinheiro consegue navegar. Mas quando não está, você acaba recebendo uma série de objeções do cliente. Então, o papel do vendedor agora é ser, de fato, consultivo, no sentido de entender a problemática do cliente.”

Consultiva ou “empurrativa”?

“A venda precisa ser consultiva, e não empurrativa”, alerta Rodrigo, lembrando que uma venda forçada pode acabar trazendo mais problemas do que benefícios para a empresa.

“Se não fizer sentido para o cliente, não venda, não tente empurrar, porque aí você pode acabar queimando uma venda futura.”

O processo de venda, dessa forma, pode se tornar ainda mais desafiador e longo, recheado de momentos de nutrição dos leads e educação a respeito de como seu produto pode, realmente, trazer benefício para ele. 

Em um horizonte como esses, com ciclos de venda mais estendidos, ter o amparo de um CRM de vendas como o Pipedrive é crucial para guiar a equipe comercial através de toda a jornada do cliente, identificar erros, acertos e maximizar resultados.

“Eu acho que uma ferramenta, uma tecnologia, ela consegue te apoiar em muita coisa. Vejo um benefício muito grande em poder enxergar o meu processo rodando dentro da tecnologia. É simples, e isso é um fator determinante para se conseguir gerenciar um time de Vendas”, diz Rodrigo.

Uma parceria de longa data

E o Pipedrive apoia a Octadesk e seu fundador há muito tempo. Rodrigo lembra com certo orgulho como foi um early adopter do Pipedrive no Brasil.

“Naquela época, cheguei a ter contato com o Martin Henk, um dos fundadores do Pipe, e passar alguns feedbacks para ele!”, conta empolgado.

Os recursos e processos embarcados com o Pipedrive, inclusive, ajudaram Rodrigo a ter uma visão mais clara da indústria de vendas quando estava em busca de ampliar sua formação na área.

Essa relação estreita do espírito empreendedor de Rodrigo com o Pipedrive não apenas marcou presença em toda as suas empresas, mas também serviu até mesmo como inspiração de modelo de negócios durante a criação da Octadesk.

“Uma empresa da Estônia conseguir vender no mundo inteiro sempre foi uma inspiração muito grande para nós, e mostrou que nosso produto na Octadesk tem que realmente resolver o problema do cliente, sendo simples, eficiente e acessível, assim como o Pipedrive.” 

Depois de um elogio desses, vindo de um empreendedor e de uma startup de sucesso, Rodrigo ainda vai além e compartilha como o Pipedrive ajuda sua vida de gestor  — e como também pode ajudar o negócio de qualquer um.

Segundo ele, antes de conhecer o Pipedrive, sua rotina de gerenciamento de vendas era “um caos total”.

“A ferramenta me apoiou muito a criar e a manter essas empresas rodando!”

Já se vai uma década utilizando o CRM de vendas do Pipedrive e, segundo Rodrigo, desde que conheceu a ferramenta, “dali em diante não houve outra solução, foi sempre o Pipedrive”.

“Me ajudou muito a trazer números para a tomada de decisão, trouxe simplicidade para o negócio, para os vendedores. Impactou muito. O Pipe é rápido e gera valor. Em alguns cliques, já está no ar”.

Rodrigo calcula que o uso do Pipedrive em suas mais variadas rotinas de vendas gera um ganho de produtividade que varia entre 20% a 25% - números que fazem toda a diferença para qualquer negócio.

Segundo o empreendedor, os recursos e opções oferecidos pela plataforma de vendas do Pipedrive se ajustam não apenas a grandes empresas, mas a iniciativas de portes variados.

“É uma ferramenta ideal para iniciar negócios e conseguir mantê-los funcionando, não importa o estágio em que estão.”

Os 3 Ps de Rodrigo: processos, pessoas e Pipedrive

Rodrigo recomenda que empreendedores e negócios em estágio inicial, ou mesmo aqueles que estão migrando agora para o uso da tecnologia em vendas, apliquem um sistema de transição com ritmo ajustado, sem pressa.

Pela experiência do gestor, o primeiro passo é definir processos claros, sem exagerar na complexidade. Depois, é importante se dedicar às pessoas, ou seja, treinar o time para que ele entenda o processo que está executando. Por último, Rodrigo ressalta como encontrar uma tecnologia que se aplique a esse processo e torne-o mais ágil, efetivo e produtivo é fundamental.

“Não espere que a tecnologia vá resolver todos os problemas. Então, sempre trabalhe com essa tríade de processos, pessoas e tecnologia. Juntos, os três podem caminhar muito bem”.

Para Rodrigo, um negócio que não está apoiado em um processo adequado, com um bom método de trabalho, em um time preparado e em um sistema de CRM que dê suporte a isso, já está defasado em relação a seus concorrentes. 

“Isso é uma desvantagem competitiva hoje, porque você não vai conseguir tomar decisões suficientemente rápidas da mesma maneira que o seu concorrente vai”.

Conclusão

A respeito de sua longa relação com o Pipedrive, Rodrigo afirma, concluindo: “O Pipedrive nos apoiou muito no crescimento dos negócios”.

Conhecer a história de sucesso da Octadesk e de Rodrigo é muito interessante, pois mostra como ter a tecnologia certa a seu lado pode impulsionar seu processo de vendas e gerar resultados visíveis para seu negócio.

Seguindo suas orientações e dicas, fica fácil perceber como ter um processo definido, contar com um time treinado e desfrutar de todos os recursos de automatização, otimização e análise do Pipedrive é o diferencial que seu negócio precisa para seguir em frente, atravessar as eventuais incertezas do momento e avançar no mercado.

Que tal experimentar toda diferença que um CRM de Vendas simples e poderoso pode fazer em seus negócios? Teste o Pipedrive gratuitamente por 14 dias!

home agent + pipedrive estudo de caso
Artigo anterior:
Saiba como a Home Agent triplicou de tamanho gerenciando suas vendas com o Pipedrive
Anúncio de insights de desempenho de atividades
Próximo artigo:
Insights de desempenho de atividades: monitore o progresso da sua equipe com gráficos visuais personalizáveis