Ideias para reuniões de vendas: tópicos e pautas para motivar sua equipe

Reuniões são essenciais para qualquer operação de vendas, mas muitas vezes elas são vistas mais como um mal necessário do que como uma oportunidade para melhorar.

Ao planejar cada reunião de maneira eficiente e motivar sua equipe de vendas, suas reuniões se tornarão mais produtivas. Seus vendedores também irão se sentir mais motivados e prontos para contribuir.

Neste guia definitivo, você vai aprender exatamente como planejar e preparar reuniões para impulsionar resultados estratégicos. Usando reuniões de vendas, vamos mostrar como:

• Motivar sua equipe
• Gerar insights produtivos
• Gerar novas ideias
• Fazer com que seus representantes contribuam com o processo de vendas
• Melhorar sua previsão de vendas
• Índice:

Itens para a sua pauta de reunião de vendas

O que exatamente você deveria incluir em sua pauta?

As melhores reuniões são aquelas focadas em dados, feedback e ações específicas.

Estes são alguns tópicos que deveriam estar na sua pauta ao preparar reuniões:

• Celebre as grandes conquistas. Comece de maneira positiva. Inicie suas reuniões falando sobre conquistas para ditar o tom do restante da sessão. Informações, progresso em metas de vendas e novas contas estratégicas precisam ser celebrados. Um CRM bem organizado vai ajudar na hora de coletar os dados por trás destas vitórias.

• Atualizações sobre o funil. Verifique rapidamente o status de cada membro da equipe. Isso vai mantê-los na condição de responsáveis pelo trabalho e mostrar onde é que você precisa contribuir - tanto em nível individual quanto em se tratando da equipe em geral.

• Descubra onde estão os obstáculos. Há algum gargalo impedindo que a equipe faça progresso? Isso às vezes pode estar relacionado com planos de viagem ou empecilhos de outros departamentos.

• Compartilhe informações sobre prospectos. Permita que seus representantes compartilhem o feedback recebido de prospectos. O que eles estão falando sobre a sua proposição de valor, empresa e pitch de vendas?

• Mergulhe de cabeça nas métricas. Foque em metas mensais e naquelas que ajudam a fechar negócios. Foque em números coletivos e guarde o feedback para discussões individuais. Ninguém gosta de ter a atenção chamada na frente de outras pessoas.

• Compartilhe informações sobre a organização. Como gerente de vendas, você tem informações únicas sobre o que está acontecendo na empresa. Compartilhe insights relevantes com seus vendedores - especialmente o que estiver relacionado com atualizações do produto e atividades de marketing.

• Analise a concorrência. Esta é uma oportunidade para seus representantes compartilharem tudo o que aprenderam sobre competidores, incluindo por que os prospectos escolheram eles, e não vocês. Compartilhe o maior número possível de insights para ter uma visão bem ampla da paisagem competitiva.

Inclua qualquer outro tópico que for relevante para a sua indústria ou organização. Lembre-se de que a padronização ajuda a criar consistência.

Não tenha medo de testar novas sessões em suas reuniões ao longo do tempo.

Isso pode incluir interpretação de papéis e pequenas sessões de treinamento. Em outras palavras, qualquer coisa que possa agregar valor para os membros da sua equipe, suas carreiras e sua empresa.

É claro, você vai precisar documentar sua pauta para distribuí-la para suas equipes com antecedência. Você pode criar a sua própria ou usar modelos como os que estão disponíveis no Template.net.

Como se preparar para a sua reunião de vendas

A preparação ajuda na hora de fazer uma reunião rica em informações.

Comece coletando as métricas e insights necessários. Isso inclui taxas de negócios fechados, média do tamanho do negócio, oportunidades e tempo de resposta.

Os painéis de vendas podem ajudar a coletar e monitorar estes dados continuamente.

Mantenha-se a par das novidades

Seus representantes podem saber tudo sobre seus produtos e serviços, mas quando se trata de assuntos sobre negócios, eles podem não estar tão por dentro assim.

Isso geralmente acontece quando vendedores passam a maior parte do tempo aprendendo sobre seu produto, organização, diferenciais, recursos e benefícios.

Como resultado, eles acabam se fechando para o que está acontecendo na indústria. Isso pode parecer pouco profissional quando eles estão em contato com novos prospectos.

Esse “bate papo” precisa fazer parte das suas reuniões. Reserve alguns minutos para discutir o que está acontecendo na indústria.

Você pode se manter atualizado da seguinte forma:

1. Lendo publicações da indústria e ficando de olho em tendências
2. Procurando por novos estudos e dados que impactam o trabalho de prospectos
3. Usando ferramentas sociais para entender sobre o que seu público está falando
4. Seguindo influencers em redes sociais e ficando ligado em conteúdos interessantes ou que apontem tendências criados por eles.

Jeb Blount sugere até que você trate este segmento como um clube do livro:

“Faça a sua equipe ler um livro. Antes de cada reunião, selecione um capítulo para ser discutido e escolha um vendedor para liderar a discussão. Você também pode fazer a rotação entre cada vendedor selecionando uma postagem de blog relativa a algo que sua equipe está enfrentando e pedir para a pessoa enviar um link com algumas perguntas para que todos possam chegar já preparados para discutir o artigo.”

Vá para as reuniões preparado com uma lista de insights sobre a indústria. Inclua links com conteúdo relevante nas minutas das reuniões.

Embora caiba a você o papel de liderança dos vendedores, faça com que todos sejam bastante proativos na hora de se manterem atualizados sobre a indústria.

Encene um pitch e compartilhe histórias

Ficar na frente de toda a equipe pode ser intimidante para alguns vendedores, mas essa também é uma oportunidade para eles melhorarem.

Isso torna as reuniões não só mais interessantes, como também permite que os representantes aperfeiçoem o pitch e melhorem a maneira como se comunicam com prospectos.

Reveze a apresentação de pitches toda semana. Você pode escolher com antecedência quem vai interpretar o papel de prospecto e deixar que ambas as partes treinem um pouco.

Quer fazer com que os seus vendedores participem?

Seja o primeiro a fazer este exercício.

Apresente a ideia em uma reunião e encene um pitch para um membro da sua equipe.

Depois de finalizar a demonstração, cada um dos participantes poderá compartilhar suas opiniões. A ideia é coletar um feedback honesto sobre os pontos que precisam ser melhorados e que talvez os representantes não enxerguem bem.

Essa também é uma oportunidade de compartilhar estudos de caso que representantes podem usar na hora do pitch. Vocês não estão sentados em torno de uma fogueira no meio da floresta, mas é importante encorajar sua equipe a contar histórias “assustadoras” - aquelas nas quais o processo pode não ter sido seguido corretamente ou na qual pode ter havido um erro, assim vocês vão conseguir aprender a partir dos erros cometidos também.

Convide especialistas no assunto

Qual a melhor fonte de conhecimento sobre produtos e indústrias dentro da sua empresa?

Resposta: especialistas no assunto.

Os especialistas podem ser líderes de produto, fundadores e executivos que trabalham na área há anos.

De vez em quando, convide um deles para suas reuniões. Peça que eles compartilhem insights sobre:

• Suas jornadas na empresa e na indústria como um todo
• No que consiste o dia a dia deles
• Suas ideias sobre o futuro da indústria

Você pode até organizar sessões mensais dedicadas aos especialistas. Se você faz parte de uma organização maior, fale com diretores e todos os envolvidos para que eles também participem. Compartilhe os benefícios de organizar estas sessões.

Seja com a participação de um painel ou de apenas um palestrante, estes insights serão muito importantes para os representantes.

Cinco dicas para motivar suas equipes

Os princípios acima vão manter sua equipe energizada e motivada.

A adição destes elementos às suas reuniões vai fazer com que os representantes realmente fiquem ansiosos pelos próximos encontros.

Lembre-se: há uma grande diferença entre energia e moral. O que nós cobrimos nesta seção vai ajudar sua equipe a ter mais energia, mas você também deve mantê-la motivada.

Com isso em mente, vamos explorar algumas abordagens que você pode usar em suas reuniões para manter a moral elevada.

1. Demonstre gratidão. É muito importante mostrar reconhecimento pelo trabalho que os vendedores estão fazendo. Mesmo a mínima melhora vale uma celebração. Agradecê-los e demonstrar confiança, tanto em grupo quanto individualmente, vai fazer com que eles se sintam bem e prontos para atingirem suas metas.
2. Crie um ambiente de colaboração. Remova as barreiras entre chefe e empregado. Encoraje a responsabilidade por novos projetos por parte de membros da equipe, dando a eles a chance de brilhar e de desenvolver habilidade pessoais ao mesmo tempo.
3. Promova a autonomia. Da mesma forma, lembre aos representantes que eles têm total autonomia sobre seus resultados. Você consegue identificar e destacar privilégios que não estão sendo bem aproveitados?
4. Fomente uma cultura de transparência. Compartilhar informações, mesmo que pequenas, pode ser muito significativo. Isso inclui explicar a razão por trás de um novo processo ou compartilhar dados que o fizeram tomar a decisão sobre uma grande mudança.
5. Entenda diferentes traços de personalidade. Todos os representantes são motivados por coisas diferentes e, da mesma forma, reagem de maneiras diferentes. Conhecer traços de personalidade de membros da sua equipe vai ajudar na hora de criar a sua abordagem de gerenciamento e mantê-lo ciente dos valores/crenças da sua equipe durante reuniões.

Os princípios compartilhados nesta seção vão ajudar a manter sua equipe animada e motivada para reuniões - antes e depois delas. O próximo passo é fazer com que ela colabore e contribua.

Torne suas reuniões mais interativas

Uma ótima maneira de encorajar que seus representantes agreguem valor é envolvendo-os em todo o processo.

Isso inclui a preparação de reuniões e também as pautas. Ao fazer isso, eles se tornarão totalmente responsáveis pelo seu “segmento” da reunião.

E mesmo depois de finalizarem suas partes, eles ainda vão se sentir motivados a continuar a contribuição, e esse tipo de energia geralmente contagia as pessoas.

Outra abordagem é fazer com que os participantes trabalhem em duplas ou em grupos. Insira um formato de workshop em suas reuniões e faça com que cada equipe trabalhe em um problema específico.

Você pode alocar um segmento da reunião para este desafio. Depois de finalizado, faça com que todos compartilhem suas ideias.

Antes que você se dê conta, verá que as pessoas estão conversando e contribuindo com as ideias umas das outras.

É claro, você também pode manter tudo mais simples com uma sessão de perguntas e respostas. Oriente os representantes para uma ideia ou desafio específico. Faça perguntas e encoraje o feedback.

Prepare-se para negociações

As negociações são parte da vida de um vendedor.

Elas também vão acontecer durante suas reuniões.

Não esteja apenas preparado para negociações. Estimule-as.

Você pode fazer isso começando por problemas menores, aqueles que requerem pouco debate. Isso vai fazer com que os seus representantes estejam mais bem preparados para lidar com os eventuais problemas mais espinhosos.

Quando você chegar neles, tenha uma “grande ideia” preparada. Não comece pequeno, vá direto ao ponto. No entanto, deixe claro para todos que o meio termo é inevitável e todos sairão satisfeitos com o resultado final.

Com isso em mente, prepare dados e informações que alimentem estas decisões. Isso vai permitir que você conduza os vendedores à ideia mais lógica que leva aos melhores resultados.

De qualquer forma, esteja sempre preparado para chegar a um acordo.

Tome decisões inclusivas

Por fim, certifique-se de que as decisões sejam tomadas em grupo e contem com o apoio da maioria.

Se você acha que nem todos estão inclinados a tomar uma mesma decisão, use o sistema de votos. Isso vai encorajar mais participação e fazer com que os representantes continuem com este comportamento em reuniões futuras.

Ao fazer uma votação, ofereça apenas algumas opções. Quanto menos opções, menos os presentes vão precisar avaliar, o que vai fazer com que vocês tomem uma decisão de maneira mais rápida.

A importância da reunião quinzenal sobre o funil

Suas reuniões semanais fornecem atualizações sobre o que está no final do funil. A reunião quinzenal de funil, em contraste, cobre a saúde geral dele.

Isso inclui garantir um número saudável de leads qualificados entrando na parte superior do funil.

Aqui é seu trabalho, como gerente de vendas, liderar a reunião. Aconselha-se que você convide representantes, gerentes de conta e pessoas do setor de marketing, já que esta atividade afeta o dia a dia deles.

Se você está usando uma agência externa para gerar novos leads e oportunidades de vendas, ela deve estar envolvida neste processo. Dependendo da estrutura da sua organização, uma conferência por vídeo pode ser mais conveniente para todos os envolvidos.

Há apenas um verdadeiro objetivo para estas reuniões: gerar novos leads.

Sem novos leads, a primeira etapa do seu funil de vendas vai parecer vazia. Todos devem se envolver para garantir que novos leads entrem com regularidade em seu funil.

A contribuição de todos pode ser feita da seguinte forma:

• Representantes de vendas: devem focar em atividades que geram leads sobre as quais eles tenham poder. Isso pode incluir chamadas frias, contato por e-mail e social selling. Organize reuniões separadas para sessões de brainstorming e revisão de processos. Certifique-se de que todos estejam preparados para fazer o melhor.
• Executivos de marketing: quais novas iniciativas eles estão testando e quais atividades de marketing estão trazendo os leads de maior qualidade? Integre sua automatização de marketing e apresentação de vendas para reforçar os seus canais mais rentáveis
• Gerentes de contas: eles conversam com seus clientes todos os dias. Há oportunidades de gerar novos leads entre os clientes existentes? Os gerentes de contas estão na posição perfeita para gerar indicações. Ajude-os a fazer isso da maneira mais eficiente possível.

Sobre a pauta, comece com a contribuição do marketing ao funil. Isso vai ajudar a medir o número de novos leads gerados nas últimas duas semanas em relação às metas.

Peça que eles separem os resultados de acordo com cada atividade de marketing. Isso inclui mídias pagas, marketing de conteúdo e canais de redes sociais.

Seus representantes também devem tratar do número de leads adicionados ao funil em comparação com as metas. Isso inclui chamadas frias e indicações recebidas em decorrência do relacionamento com clientes.

A partir daqui, você pode cobrir a saúde geral do funil. Faça isso com relatórios de métricas como média do tamanho de negócios, taxa de ganho e média do ciclo de vendas.

Por fim, permita que cada parte apresente novas ideias. Antes da reunião, fale com representantes sobre ideias que envolvam colaboração entre marketing e gerentes de contas. Reúna estas ideias e apresente-as na reunião quinzenal, sempre dando os devidos créditos.