Painel de vendas: como monitorar o desempenho de equipes

Enquanto líder de vendas, você deve se perguntar o que fazer com todas as informações no seu CRM.

Como utilizá-las para melhorar os resultados? E como manter suas equipes motivadas?

Com este guia definitivo sobre painel de vendas, você vai aprender a utilizar insights para atingir metas, tornar sua equipe ainda mais produtiva e manter toda sua organização informada.

Índice:

1. Identificando a sua métrica do norte verdadeiro e seus KPIs
2. Reunindo suas informações
3. Como criar um excelente painel de vendas
4. Como usar painels para motivar sua equipe

O que é um painel de vendas?

Painel de vendas é um método para medir o desempenho das vendas a partir de um panorama geral. Ele ajuda a analisar métricas essenciais, avaliar membros da equipe e as atividades de vendas. Os dados são coletados a partir de diversas fontes e exibidos em um painel para gerar insights úteis rapidamente.

Executivos de contas e representantes de desenvolvimento de vendas (SDRs) adoram os painel de vendas porque eles ajudam a mensurar as atividades e acompanhar o andamento das metas.

Os painel de gestão de vendas também ajudam a ficar de olho no desempenho de suas equipes. Métricas, atividades e KPIs podem variar dependendo de incentivos e outros fatores.

Enquanto gerente de vendas, cabe a você garantir que sua equipe tenha acesso às ferramentas certas e que entenda as métricas mais relevantes. Keren Rosenfeld, diretora de marketing da SimilarTech, costuma dizer:

“Nem todas as métricas são importantes, e, dependendo do seu negócio, algumas serão mais relevantes do que outras. Dito isso, há várias delas que toda startup deve monitorar”.

O resto deste guia é dedicado a descobrir quais são essas métricas e como obter os dados e ferramentas necessários para criar um painel de vendas informativo.

Embora abranja toda a experiência dos clientes, a imagem é perfeita para demonstrar como objetivos distintos se alinham em diferentes etapas do ciclo de vendas.

Métricas do norte verdadeiro são uma combinação do seguinte:

1. resultados que contribuem para resultados críticos do negócio;
2. atividades que podem ser controladas por diversas outras alavancas.

O lucro costuma ser a escolha mais óbvia, afinal, novos negócios = crescimento da empresa, certo?

Isso faz sentido, mas nem sempre se traduz no KPI (Key Performance Indicator, ou, em português, Indicador-chave de Performance) mais viável. Outras métricas podem causar um impacto maior dependendo do tamanho do seu ticket e da complexidade da sua oferta.

Essas outras métricas podem incluir:

• Negociações fechadas: quantos novos clientes você está conseguindo mensalmente?
• Valor médio do pedido: qual é o tamanho médio das transações de novos negócios?
• Taxa de conversão por oportunidade: qual a proporção entre negócios fechados e perdidos?

Essas são métricas em torno das quais todos da sua organização devem trabalhar.

Porém, elas não devem ser seguidas a qualquer custo. Quando desafios surgirem, talvez seja necessário mudar seu foco até que sejam superados.

Com sua métrica do norte verdadeiro definida, é hora de escolher os KPIs para mensurar as suas equipes. Normalmente, essas métricas são divididas em duas categorias diferentes:

1. Métricas baseadas em resultados
2. Métricas baseadas em atividades

Mensurando o desempenho das vendas com KPIs baseados em resultados

O foco dos KPIs baseados em resultados é nos resultados das atividades de vendas.

Em outras palavras, elas mensuram o desempenho geral das suas equipes com base nos resultados que elas geram.

Métricas-chave podem variar dependendo dos cargos e objetivos. No caso dos gerentes de vendas, os melhores KPIs podem incluem:

• Número de negociações no funil: quantas negociações estão sendo nutridas pela sua equipe?
• Taxa de conversão: qual a porcentagem de negócios fechados vs. perdidos?
• Tamanho médio das negociações: qual é a receita média que cada nova negociação vai gerar?
• Tempo médio de fechamento: quanto tempo leva para fechar um negócio?
• Receita de vendas: receita total gerada em um período de tempo específico. É preferível às margens de lucro, pois pode indicar o desempenho positivo das vendas, mesmo quando o crescimento do resultado final encontra-se estagnado.
• Precisão da previsão de vendas: previsões de vendas nunca são uma ciência exata, embora sejam muito importantes para se ter uma ideia do tamanho da receita e mensurar o quão próximas de alcançá-la suas equipes estão.
• Tempo de resposta para o lead: quanto tempo leva para os representantes responderem novas solicitações e leads?
• Taxa de acompanhamento: quão persistentes são seus vendedores? Mede a atividade de acompanhamento para otimizar sua taxa média de conversão.
  

Sua equipe também deve ter seu próprio conjunto de métricas.

O painel de vendas ajuda a melhorar a motivação da equipe e resulta em mais reuniões de vendas produtivas. As métricas baseadas em equipes incluem:

• Tempo de resposta para o lead: veja acima. É importante que as equipes entendam o quão reativas são a novas oportunidades.
• Tempo gasto com a venda: mede a eficiência da sua equipe. Use isso para encontrar gargalos e buracos no seu processo de vendas.
• Taxa de conversão: todos devem estar cientes da taxa média de conversão da equipe
• Cobertura do funil de vendas: em inglês, Sales Pipedrive Coverage, ou SPC. Mostra o quão cheio seu funil de vendas está em comparação com suas metas.
• Leads gerados: quantos leads sua equipe gerou/recebeu em um período específico.
• Negociações fechadas: quantos leads foram convertidos em clientes?

Por fim, executivos de contas e representantes de desenvolvimento de vendas devem utilizar métricas para mensurar seus próprios resultados diária e semanalmente. Elas incluem:

• Meta de vendas: quais são as metas deles e quanto falta para elas serem atingidas;
• Oportunidades: detalha o número de oportunidades que foram designadas a eles;
• Vendas até a data: compara o número de vendas geradas com dados históricos.

Os KPIs que você vai escolher dependerão da estrutura da sua organização de vendas. Depois, falaremos sobre os benefícios de fornecer acesso às estatísticas de gestão aos representantes.

Mensurando a eficiência com KPIs baseados em atividades

Agora, você já sabe como suas equipes de vendas estão contribuindo para a organização como um todo.

Então, chegou a hora de descobrir de que forma estão fazendo isso.

Com métricas baseadas em atividades, você pode aperfeiçoar seus processos levando em consideração as contribuições das suas equipes para as metas.

Por exemplo, você pode ver que uma queda nas negociações fechadas tem correlação com a redução da taxa de acompanhamento. Com esse insight em mãos, você pode trabalhar para aumentar ou otimizar as atividades de acompanhamento e solucionar esse problema.

Métricas baseadas em atividades incluem:

• Tempo de resposta para o lead: novamente, o tempo que sua equipe leva para responder novas oportunidades é um indicador de pró-atividade e ação.
• E-mails enviados: qual é o desempenho da sua equipe na abordagem de leads quentes e frios?
• Chamadas realizadas: seus representantes de vendas estão fazendo chamadas suficientes durante o dia?
• Acompanhamento: quantos e-mails de acompanhamento e ligações suas equipes estão fazendo?

Embora tudo isso ajude a aperfeiçoar seus processos gerais, não confunda quantidade com qualidade.

Antes de trabalhar para redistribuir ou aumentar a quantidade de atividades, qualifique os leads do seu funil. Descubra se você está falando com as pessoas certas.

Reunindo suas informações

Agora, ficou mais claro quais métricas você e suas equipes devem monitorar.

O próximo passo é coletar as informações que serão visualizadas no seu painel de vendas.

Isso requer uma certa análise. Sua organização provavelmente usa várias plataformas para diversas tarefas. Algumas podem ser integradas, e outras não.

Antes de reunir todas essas informações de vendas em um único lugar, você deve descobrir onde elas estão sendo armazenadas. Isso requer que você fale com superiores, subordinados e pares:

• Superiores: que informações estão sendo usadas, criadas e coletadas pela diretoria?
• Subordinados: que ferramentas individuais seus representantes estão utilizando em suas atividades diárias?
• Pares: como o departamento de marketing coleta informações dos leads e o que fazem com elas?

Em vez de ficar correndo atrás dessas informações, realize workshops para perguntar o que você precisa a cada uma dessas pessoas. Talvez, sejam necessárias três sessões diferentes:

• A primeira com toda a organização para reunir o pessoal do marketing, das vendas e tomadores de decisão sênior.
• A segunda com as equipes para descobrir quais ferramentas e processos individuais seus representantes utilizam.
• E a terceira para informar suas descobertas e tratar sobre os próximos passos.

Ao realizar os primeiros workshops, certifique-se de que todos compreendam os objetivos que você almeja alcançar.

Esta é uma excelente forma de articular suas ideias:

“Nosso objetivo é descobrir onde exatamente nossas informações de vendas estão sendo armazenadas em todas as etapas do ciclo de compra.

Isso inclui sistemas de marketing, CRMs, planilhas e plataformas de inteligência empresarial em que elas podem estar sendo inseridas.

O objetivo é criar relatórios precisos que ajudem a melhorar o desempenho das vendas e aumentar a receita. Sem esses dados, não podemos saber como melhorar.”

Mencionar o impacto na receita fará com que a diretoria compre a ideia rapidamente.

Durante o workshop, explique qual é o objetivo final e o que você precisa que cada um dos envolvidos faça. Siga esta estrutura:

1. Apresente sua ideia e explique de que forma os dados serão utilizados (painel de vendas). Explique por que eles são importantes. Consulte este guia e copie as partes dele que achar relevantes.
2. Dê exemplos de sistemas que contenham dados de vendas. Fale sobre plataformas de CRM, sistemas de automação de marketing e inteligência empresarial.

Forneça um checklist contendo o que fazer a seguir para todos os envolvidos. Encoraje-os a falar com seus respectivos superiores, subordinados e pares. Forneça-lhes um template (uma planilha funciona melhor) para ser preenchido e devolvido a você. Inclua campos como nome, site, dados de contato (por exemplo, primeiro nome, cargo) e os sistemas que utilizam.

Estas são algumas plataformas e sistemas que você pode incluir:

• CRM
• Planilhas
• Inteligência empresarial (B.I. ou Business Inteligence)
• Automação de marketing
• Software de atendimento ao cliente
• Ferramentas de envio de e-mails
• Chatbots e aplicativos de mensagens
• Softwares de propostas
• Acompanhamento e dados estatísticos
• Software de gerenciamento de projetos
• Plataformas de inteligência de vendas

Após identificar as fontes de todas as informações relacionadas a vendas, é hora de reuni-las em um só lugar.

Depois que você avaliou quais ferramentas usar em seu painel de vendas, é hora de criá-lo.

Você não precisa ter técnicas de design para isso, motivo pelo qual as plataformas de painel são tão interessantes. Inclusive, na internet você pode até encontrar um painel de vendas grátis.

Ao criar seu painel, procure ser o mais claro possível. Ele deve comunicar insights instantaneamente, sem que os visualizadores fiquem procurando as informações.

Um painel de vendas claro e compreensível costuma ter os seguintes atributos:

• Conta uma história: o objetivo de monitorar insights é responder perguntas. Permita que suas equipes (e até você mesmo) façam isso com facilidade criando um layout despoluído.

• Simplifica ideias complicadas: coletar uma grande quantidade de dados pode gerar confusão. Seu painel deve organizar as informações certas para que fique bem claro o que suas equipes devem fazer.

• Foca apenas no que é necessário: enquanto gerente de vendas, os KPIs que você monitora devem ser diferentes para seus representantes e executivos de contas. Não atrapalhe sua equipe com informações desnecessárias.

Com esses princípios em mente, vamos dar uma olhada em algumas ideias de design de painel que você pode seguir quando for criar o seu.

1. Consistência é essencial

Cada painel levará seus vendedores a um caminho diferente, e esses caminhos levarão a hábitos.

Por isso, é importante manter um nível de consistência na forma como seus painel são apresentados e acessados:

• Dê nome às estruturas: a forma como você representa as métricas, unidades e KPIs deve ser consistente em todos os painel. Não use nomes diferentes para uma mesma métrica ou KPI.

• Ícones e elementos visuais: ao usar ícones e outras imagens, certifique-se de que eles tenham um propósito consistente em todos os painel. Utilizar o emoji “💸” para ilustrar a “receita” para sua equipe de vendas pode até funcionar, mas será que pega bem em uma reunião com a diretoria?

• Datas e outros formatos baseados em textos: confira se os horários e datas estão em formato universal. Por exemplo, 23/11/2022 vs. 23 de out. de 2022.

• Cores: use um esquema de cores consistente. O ideal é selecionar não mais do que três cores para usar em cada um dos seus painel. Mais cores resultam em mais poluição visual.

Algumas plataformas de painel de vendas grátis oferecem pouca flexibilidade em elementos de design, o que torna mais fácil manter a consistência. Quanto maior a flexibilidade, maior o risco de falhas na comunicação. Lembre-se disso quando estiver criando seu painel do zero.

2. Opte pelo minimalismo

Não estou sugerindo que você simplesmente jogue as informações no painel, mas sim que seja seletivo na escolha das suas métricas.

À via de regra, inclua no máximo de 6 a 10 dados. No painel de SaaS abaixo, apenas 10 métricas comerciais estão sendo utilizadas.

Pode ser tentador colocar todas as estatísticas em um só lugar. Mas isso pode resultar em painels bagunçados e difíceis de entender. Busque sempre a clareza.

Muitas plataformas de painels permitem que você utilize filtros. Por exemplo, em vez de exibir estatísticas de vendas para cada região, use um filtro que permita gerar dados para aquelas áreas específicas. Essa abordagem ajuda a manter seu painel visualmente despoluído, rico e interativo.

3. Use um layout lógico

Ao criar um layout de dados, é importante seguir algum tipo de lógica ao agrupar as métricas.

Quando for criar um painel de vendas, recomendo a seguinte estrutura:

1. Insights de alto nível no topo: incluem receita, número de oportunidades ativas e valor médio por pedido. Em outras palavras, suas métricas do norte verdadeiro.
2. Dados baseados em tendências no meio: podem incluir métricas baseadas em atividades, tais como número de novas negociações criadas dentro de uma janela de tempo específica, e-mails enviados, ligações realizadas, etc.
3. Métricas granulares na parte inferior: mantenha KPIs específicos na parte inferior do seu painel. Eles podem incluir tempo de resposta para os leads e taxa de acompanhamento.

Esse modelo se parece com uma pirâmide invertida: objetivos comerciais no topo e métricas operacionais e granulares na parte inferior.

Independente do modelo que você escolher, procure ser consistente em todos os seus painels.

4. O tipo certo de visualização para cada métrica

Tão importante quanto a forma como você distribui seus insights é o método que você utiliza para visualizá-los.

O que estou querendo dizer?

Um gráfico de pizza pode funcionar para uma determinada métrica, ao passo que uma tabela dinâmica pode ajudar a visualizar uma outra de maneira mais clara.

Vamos falar rapidamente sobre os tipos mais comuns de visualização de dados que você pode usar quando estiver criando seus painels:

1. Gráficos de linha: uma escolha comum para a visualização e comparação de tendências com outras métricas e filtros (por exemplo, cronogramas).

2. Gráficos de pizza: informam rapidamente a "participação" de cada indivíduo em uma categoria ou métrica específica (por exemplo, quantas oportunidades do número total cada representante de vendas gerou).

3. Gráficos de barra: muitos especialistas acreditam que gráficos de pizza dificultam a visualização comparativa de dados e recomendam os gráficos de barra. Eles funcionam de forma similar, mas são mais lineares:

4. Tabela dinâmica: embora nem sempre agradáveis de olhar, as tabelas dinâmicas são perfeitas para expor números separados em categorias e valores.

5. Indicadores: fornecem uma imagem instantânea do desempenho de uma métrica específica, como número de negociações vs. meta mensal. Confira um exemplo a seguir:

Gerenciar e motivar sua equipe de vendas é um dos maiores benefícios de usar um painel de vendas.

Mas talvez você esteja se perguntando: “como posso usar essas informações com eficiência para ajudar minha equipe a ter um desempenho melhor?”

Aqui, descreverei 5 maneiras de usar seus painels para ajudar seus representantes a obter melhores resultados e progredir em suas carreiras.

1. Celebre as métricas

Falamos bastante sobre o uso de painels para identificar furos nos processos de vendas.

Mas e quanto ao que está indo bem?

Verifique a performance geral das suas equipes. Busque motivos para celebrar, tais como:

• atividades de vendas que excederam a meta;
• melhora nos resultados em comparação com períodos anteriores (semana, mês, etc.);
• membros da equipe que melhoraram seu desempenho individual.

Esse insight está disponível nos seus painels de desempenho. Busque fatos que possam ser celebrados relacionados aos seus representantes ou equipes.

2. Realize uma competição

Confira algumas ideias criativas de competições que você pode realizar com sua equipe:

• The X Factor das Vendas: faça uma espécie de X Factor, mas com discursos de vendas. Cada representante entrega um discurso de vendas (pitch) anonimamente, e toda a equipe vota nos melhores candidatos. Você também pode fazer isso com e-mails frios e roteiros para chamadas frias.
  

• Folgas: recompense o representante que atingir as metas primeiro com o direito de entrar mais tarde ou sair mais cedo em um dia normal de trabalho... como em uma sexta-feira à tarde, por exemplo.

• Trabalho em dupla: reúna os representantes de alto desempenho com os de baixo desempenho e faça com que trabalhem juntos. Encoraje-os a compartilhar novas ideias. A dupla com mais vendas ao término do período da competição vence.

Pense em outras ideias que explorem gatilhos psicológicos. Tente criar cenários competitivos que incentivem o trabalho em equipe em vez de punhaladas pelas costas.

3. Use dados para definir novos caminhos

Nem todos os objetivos devem ser imutáveis.

É claro, as metas existem para serem atingidas, mas os desafios sempre surgem em tamanhos e formas diferentes.

Os painels podem mostrar pontos de fricção, buracos no funil e áreas que precisam ser trabalhadas.

E quando esses problemas aparecem, é muito importante resolvê-los.

Por quê?

Porque isso ajudará você e sua equipe a atingir as metas.

Veja por esse lado: sua meta de receita é o objetivo, as atividades de vendas são o caminho, e os desafios, os obstáculos.

Por exemplo, suponha que as taxas de resposta dos seus e-mails de vendas comecem a cair consideravelmente. É assim que eu encararia o desafio:

1. Analisando dados históricos do mesmo período, pois poderia ser um efeito sazonal.
2. Realocando o tempo a outras atividades, tais como acompanhamento, chamadas frias e outros canais de venda importantes
3. Mensurando os mesmos resultados e comparando-os com os de períodos anteriores.

Pense nisso como um experimento. O que vai acontecer com o resultado “x” se fizermos uma atividade “y” no lugar do que estamos fazendo? E se aplicarmos um experimento bem-sucedido aos processos futuros?

4. Use dados para alimentar a transparência

É importante que seus representantes de vendas aceitem todas as decisões que você toma. Claro, explicar seu raciocínio e argumentar pode até funcionar.

Porém, nada melhor do que utilizar dados para corroborar suas ideias.

Portanto, use dados disponíveis para mostrar que suas motivações estão corretas. Isso demostra que você está utilizando fatos objetivos para tomar decisões, e não apenas seguindo sua intuição ou exercendo seu direito.

5. Proporcione autonomia com números de nível superior

Essa dica é contra intuitiva à regra “compartilhe apenas o necessário”.

Entretanto, há benefícios em compartilhar suas estatísticas de “gestão” de nível superior com os seus representantes.

Alguns desses profissionais têm um excelente desempenho porque estão sempre buscando melhorar. Isso normalmente os leva a experimentações e testes de novas estratégias.

Com você compartilhando métricas de nível superior, eles conseguem ver as coisas de uma perspectiva em 360°. Permita que utilizem esses números para terem ideias que facilitem o trabalho deles e aumentem sua eficácia.

Claro, isso requer um pouco de humildade da sua parte. Alguns gerentes de vendas não gostam da ideia de receber “palpites” dos representantes.

Mas tente deixar seu ego de lado e concentre-se em servir seus representantes. Permita-lhes fazer a diferença na organização e alavancar suas carreiras. É isso que grandes líderes fazem.