3 Ideias para Reuniões que Vão Economizar seu Tempo

A sua equipe foi contratada para vender, mas quanto tempo do dia de um representante de vendas realmente é dedicado a isso?

Queremos ajudar você e sua equipe a aproveitar ao máximo as suas atividades diárias.

Não temos uma solução mágica para aumentar a sua receita da noite para o dia.

No entanto, você encontrará uma seleção de ideias simples e práticas que poderá implementar rapidamente para transformar o seu processo de vendas em uma rotina eficiente. Para começar, você vai conseguir reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e você e sua equipe poderão focar no que fazem melhor…

Vender!

Os fatos: o que as provas revelam sobre a produtividade de vendas

O Pace Productivity tem conduzido estudos sobre produtividade desde 1990 e eles realizaram um estudo em 2017 para determinar exatamente quanto tempo vendedores gastam em atividades de vendas durante sua semana de trabalho.

Os resultados foram chocantes.

Em média, representantes de vendas gastam apenas 22% da semana de trabalho em atividades de vendas.

Isso significa que incríveis 78% do tempo não são gastos em vendas.

Ao invés das atividades serem focadas nos negócios, 46% do tempo da semana de um vendedor é gasta com planejamento, viagens e questões administrativas, como atualização de planilhas e organização de dados.

Não deixe que esses números o derrubem

Não é uma surpresa que atividades paralelas diminuem o seu ritmo e o ritmo das vendas, levando a uma maior chance de estagnação de negócios.

O tempo gasto com questões administrativas causa um sério impacto em sua empresa.

Quanto mais tempo você desperdiçar, mais os seus competidores podem tomar a frente, e isso atrapalha e muito que você atinja suas metas de aumento de vendas.

Essas estatísticas podem ser assustadoras para você como gerente de vendas, mas usando algumas simples táticas para economizar tempo, você pode inverter esses números e fazer com que seus representantes gastem 22% do tempo com administração e 78% do tempo em atividades de vendas.

A sua base é essencial. Em primeiro lugar, organize seu processo para focar em ações que levam a vendas, e não em reuniões desnecessárias e administração.

Em resumo: você precisa minimizar as atividades da sua equipe que não estão relacionadas com vendas e potencializar o tempo gasto com vendas.

O problema com “truques” de produtividade

Você vai encontrar uma incontável quantidade de conselhos na internet sobre “truques para crescer”, “truques para aumentar a produtividade” e similares para aumentar o número de vendas.

Não caia nessa.

Truques e atalhos funcionam apenas a curto prazo e essas táticas não vão aumentar suas vendas.

O melhor truque para vender mais não é fazer mais ou menos de uma determinada coisa. Se você quiser melhoras sustentáveis em suas vendas, precisa encontrar maneiras de fazer a coisa certa com frequência.

Então por que os “truques de produtividade” são a tendência do momento?

A pressão para o constante crescimento é grande e a ideia de uma solução rápida para a baixa produtividade é no mínimo tentadora.

Infelizmente não há atalhos para chegar aos resultados sustentáveis que você precisa para que sua empresa realmente seja bem-sucedida.

Mas você ainda pode fazer mudanças eficazes no processo para alcançar os resultados que deseja.

Não estamos falando de um “truque” que você vai usar uma vez e esquecer depois. Estamos falando de uma mudança consciente e de longo prazo para melhor.  

Um guia para reduzir os excessos no cotidiano da sua equipe

Se sua meta for aumentar seu tempo médio de vendas, você está no lugar certo.

Existem muitas dicas sobre como aumentar o seu tempo de vendas, mas o nosso foco neste guia será em uma das atividades que mais consomem o tempo de equipes de vendas, gerentes ou outros funcionários:

Reuniões.

Seja uma reunião com uma empresa, um cliente, uma reunião que poderia ter sido um e-mail ou uma reunião sobre uma reunião (você sabe que elas existem!), é possível que você esteja gastando mais tempo do que o necessário com essa atividade.

A razão mais provável para sentir que o tempo gasto em reuniões foi desperdiçado é simples…

O tempo e os resultados esperados da reunião não são claros ou não existem.

Na maioria das vezes, você estaria agregando mais valor ao negócio se estivesse ocupando seu tempo em busca de clientes potenciais, qualificação e fechamento de negócios.

Por isso fica a pergunta: como aproveitar suas reuniões ao máximo e evitar que elas consumam seu tempo de vendas?

Truque Tática para economizar tempo #1: faça reuniões em estilo militar

Reuniões organizadas vão reduzir as ineficiências de sua rotina semanal quase instantaneamente.

Não há razão para gastar muito tempo desenvolvendo uma agenda estruturada quando você adota uma abordagem militar para suas reuniões.

Como funciona uma reunião em “estilo militar”?

Reuniões em estilo militar são curtas, eficientes e vão direto ao ponto. Você precisa desenvolver o hábito de estabelecer certos parâmetros para cada reunião para atingir um nível de excelência rigoroso. Isso inclui:

  • Estabelecer um propósito em uma linha
  • Estabelecer um resultado esperado
  • Especificar um horário para começo e fim
  • Nomear a reunião com o tempo máximo que você pretende gastar

Não diga apenas que você está indo para uma reunião “rápida” ou “curta”. Em vez disso, nomeie-a como “reunião de 20 minutos” quando for marcá-la no calendário para que todos saibam o que esperar antes do encontro.

Os benefícios de reuniões desse tipo são significativos e podem ser repetidos. Abaixo você pode encontrar uma lista das melhorias que poderão ser esperadas:

  1. A sua equipe poderá facilmente gerenciar a agenda trabalhando com um período de tempo específico
  2. Você poderá encurtar discussões sem frustrar os participantes
  3. Se alguém fizer uma pergunta que não é relevante para a reunião, você pode usar a questão do tempo limitado para desviar de assuntos irrelevantes sem a sensação de que as pessoas levarão a interrupção para o lado pessoal

Não é preciso dizer que o ponto número 3 pode ser um pouco complicado.

Embora uma reunião em estilo militar precise de estrutura, você pode fazer isso sem ser rígido. Não tenha medo de deixar as pessoas falarem sobre assuntos que estão fora da pauta, mas mantenha o controle sobre distrações desnecessárias.

Sempre responda deixando que as pessoas continuem a conversa fora dos parâmetros estabelecidos para a reunião. Você pode sugerir que elas enviem um e-mail ou marquem outra reunião (em estilo militar, é claro) se o assunto ainda precisar de uma discussão mais aprofundada.

Truque Tática para economizar tempo #2: certifique-se de que o resultado da reunião esteja claro

Há uma maneira muito fácil de garantir que o propósito da sua reunião esteja claro.

Sobre isso, Mike Weiberg, The New Sales Coach, diz:

“Eu gosto de encerrar dando uma volta pela mesa e pedindo as opiniões sinceras das pessoas sobre a reunião. Também é produtivo pedir que cada participante compartilhe as principais lições tiradas e o que eles podem implementar imediatamente quando voltarem ao trabalho.”

Mike chama esse conceito de “aprendizagem”.

Se o que você aprendeu está de acordo com o propósito da reunião, você pode ter a certeza de que está na direção certa e que a reunião foi eficiente.

Mas não pare por aí.

Weinberg também sugere que se limite o número de metas após uma reunião para apenas algumas.

Sabemos que ações são importantes, mas ter uma mensagem simples e clara como foco após o encerramento da reunião ajuda seus representantes a fazer mais.

“Estabeleça metas para o próximo mês ou trimestre. Certifique-se de que a missão esteja muito clara e que não haja questões sobre as prioridades. Se você gosta de estimular competições de vendas, esse é o momento para alimentar a natureza competitiva de seus vencedores.”

Lembre-se: reuniões curtas e objetivas não precisam ser chatas e rígidas.

As lições tiradas de reuniões dão a você a oportunidade perfeita para aflorar a competitividade de seus representantes e unir a equipe em busca de uma meta comum.

Encorajar o espírito de competitividade de seus vendedores no final de uma reunião vai ajudá-lo a impulsionar os resultados, especialmente se a sua equipe estiver focada em uma única lição prática após o final da reunião de 20 minutos.

Truque Tática para economizar tempo #3: seja inteligente ao agendar horários

Muitas vezes os vendedores fazem várias viagens de carro ou ônibus por semana ou transitam entre o escritório e encontros com clientes. Como resultado disso, muito do tempo é gasto em deslocamentos.

Marcar reuniões em horários espalhados durante a semana apenas ocupa mais ainda o tempo que poderia ser gasto de forma mais inteligente. Tente alocar certos dias da semana ou horários (por exemplo, parte da manhã) para reuniões da equipe no escritório.

Isso não apenas reduz o tempo gasto com deslocamento, como também ajuda os vendedores a planejarem mais tempo com os clientes potenciais.

Falando em clientes potenciais, as reuniões com clientes também podem ser marcadas de maneira inteligente.

Encoraje a sua equipe de vendas a marcar as reuniões de acordo com a localização. Ao mapear a rota com antecedência, os vendedores podem marcar reuniões em horários similares e se deslocarem juntos dependendo da localização. Isso pode gerar um aumento no número de clientes, menos tempo gasto em viagens e menos gasto com combustível (ajudando o meio-ambiente!).

A tecnologia certa também pode ajudar a simplificar e automatizar elementos fundamentais do processo de agendamento de reuniões. Em vez de lutar contra a incômoda troca de e-mails para marcar uma reunião com um cliente potencial ou cliente, o Agendador do Pipedrive permite que você crie um evento recorrente ou apenas um único e gerencie todos os tipos de compromissos internos e externos em um calendário totalmente integrado. 

: Embora seja positivo para algumas organizações incentivar o encontro cara a cara com clientes, certifique-se de testar o impacto causado nas conversões. Pode ser que você consiga resultados iguais ou melhores sem precisar desperdiçar tempo em viagens.

Melhores reuniões significam melhores relatórios de vendas

Aí está: tudo o que você precisa saber para maximizar o valor e a produtividade de suas reuniões. Essas estratégias simples o ajudarão a aumentar o tempo de produtividade de sua equipe.

Organização e um processo de vendas estruturado são a base para economizar tempo e reduzir tarefas administrativas. Investir nas ferramentas certas pode ajudar você e sua equipe a focar nas ações que levam ao fechamento de negócios (especialmente com a ajuda do Agendador inteligente do Pipedrive.)

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