E-Mail Tracking & DSGVO

In diesem Artikel richten wir unseren Fokus auf einen der herausforderndsten Aspekte für Vertriebs- und Marketingprofis bei den Änderungen in der DSGVO: die Auswirkungen auf das E-Mail-Tracking.

Der DSGVO-Experte und zuständige Datenschutzbeauftragte von Pipedrive, Juan Martin Sanchez, hat sich die Einzelheiten der gesetzlichen Bestimmungen im Detail angesehen und Ihnen einen Leitfaden zu Ihren DSGVO-Verbindlichkeiten beim E-Mail-Tracking zusammengestellt.

Wenn Sie ein Vertriebs- oder Marketingprofi sind, müssen Sie sicherstellen, dass beim Versand von E-Mails an Kontakte mit Wohnsitz in der EU die Gesetze der DSGVO eingehalten werden.

Die DSGVO sorgt dafür, dass Ihre in der EU ansässigen Leads und Kunden mehr Kontrolle über die personenbezogenen Daten haben, die Sie über sie besitzen. Im Rahmen der DSGVO werden diese Personen umfassender darüber informiert, welche Informationen erfasst und wie diese personenbezogenen Daten gespeichert werden.

Alle Daten, die zur persönlichen Identifizierung Ihrer EU-Leads verwendet werden können, fallen unter die DSGVO, beispielsweise Namen, Kontaktnummern, Adressen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Mobilgeräte-IDs etc. Ihr Unternehmen ist daher verpflichtet, diese Informationen zu schützen, andernfalls drohen Ihnen Geldstrafen.

Die Sicherheit der Daten Ihrer Leads ist jedoch nur ein Teil der DSGVO. Eine wesentliche Änderung, die in der DSGVO im Bereich Vertrieb und Marketing vorgenommen wurde, ist die Art und Weise, wie E-Mail-Kampagnen zur Kaltakquise und E-Mail-Tracking durchgeführt werden.

Neu müssen Vertriebs- und Marketingexperten, die E-Mails an EU-Bürger versenden, folgende Informationen und Optionen bereitstellen:

• Der genaue Grund für die Kontaktaufnahme mit dem Interessenten
• Das Recht, sich von weiteren Mitteilungen abzumelden und ihre Daten bearbeiten oder löschen zu lassen
• Das Recht zu erfahren, wer die an sie gesendeten E-Mails auswertet
• Die Möglichkeit, eine Kopie ihrer Daten anzufordern
• Kenntnis darüber, wo ihre persönlichen Daten ursprünglich eingeholt wurden
• Kenntnis darüber, welche Daten Sie speichern werden, wenn sie sich für weitere Benachrichtigungen entscheiden

Dies kann eine wesentliche Änderung bei der Art und Weise, wie Ihre Teams Kalt-E-Mails versenden, zur Folge haben.

Wenn Sie sicher sind, dass Ihr Unternehmen es ausschließlich mit Nicht-EU-Bürgern zu tun hat, muss die DSGVO nicht berücksichtigt werden. Es ist jedoch äußerst schwierig, vor jeder Kontaktaufnahme mit Ihren potenziellen Kunden festzustellen, ob dies der Fall ist oder nicht, da diese Bestimmungen auch gelten, wenn sich ein EU-Bürger nicht in der EU aufhält. Sie müssen zudem berücksichtigen, dass die meisten Länder und Regionen ihre eigenen Datenschutzgesetze haben.

Wenn Sie sich nicht zu 100 % sicher sind, empfehlen wir Ihnen, sich an die Richtlinien der DSGVO zu halten. Und das nicht nur, um eine Geldstrafe zu vermeiden: Die DSGVO bietet sogar eine großartige Möglichkeit, Ihren Vertriebsprozess zu optimieren.

Die Kombination der Regeln kann die Erfolgschancen Ihres Unternehmens tatsächlich erhöhen, anstelle Sie bei Ihren Verkaufsaktivitäten einzuschränken. Sehen Sie es als eine Gelegenheit, Ihren Kalt-E-Mail-Prozess intelligenter und ausgefeilter als je zuvor zu gestalten.

Zum besseren Verständnis Ihrer grundsätzlichen Verantwortlichkeiten beim E-Mail-Marketing gemäß der DSGVO haben wir einen Leitfaden zur Handhabung von sieben gängigen Vertriebsszenarien entwickelt, den Sie mit Ihrem Team teilen können.

1. Gewährleistung der DSGVO-Konformität Ihrer Kalt-E-Mails
2. Die Änderungen der DSGVO zu Ihrem Vorteil nutzen
3. Die Auswirkungen der DSGVO auf das E-Mail-Tracking
4. Ihr Vertriebs-CRM für die E-Mail-Tracking-Richtlinien der DSGVO vorbereiten
5. Anpassung Ihrer zukünftigen Praktiken an die DSGVO

Gewährleistung der DSGVO-Konformität Ihrer Kalt-E-Mails

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Ihre Prozesse nicht DSGVO-konform sind, es sei denn, Sie haben sich diesen neuen Richtlinien bereits angepasst. Um den Prozess zu vereinfachen, finden Sie hier die Auflistung der Änderungen, damit Ihr Unternehmen weiterhin vorschriftsgemäß handelt.

Zustimmung Ihrer Interessenten

Bevor Sie Marketing-E-Mails an Ihre Interessenten versenden, müssen Sie deren Erlaubnis einholen, andernfalls riskieren Sie eine Geldstrafe.

Dies ist die größte Änderung gegenüber dem bisherigen Prozess, bei dem Massen-E-Mails an Interessenten versendet wurden, in der Hoffnung, dass einige davon anbeißen.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse von Interessenten besitzen, müssen sich diese per Opt-in für den Erhalt von weiterer E-Mail-Kommunikation anmelden. Sie benötigen ausgefeiltere Listen, um zu ermitteln, welche Personen, von denen Sie Daten besitzen, dem Erhalt von zukünftigen Benachrichtigungen zugestimmt haben und welche nicht.

Wenn ein Interessent verlangt, dass seine persönlichen Informationen aus Ihrem System gelöscht werden, müssen Sie zudem unverzüglich alle Daten löschen. Den potenziellen Kunden muss deutlich erklärt werden, wie sie sich für den weiteren Erhalt von E-Mail-Kommunikation entscheiden und wie sie ihre Daten entfernen lassen können.

Transparenz bei Ihren Leads

Die DSGVO besagt, dass Sie, sobald Sie persönliche Informationen über jemanden erfasst haben, diese Person innerhalb von 30 Tagen darüber informieren müssen.

Genau gesagt müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Interessenten darüber informieren, welche Daten Sie erfasst haben, weshalb Sie sie gesammelt haben, was Sie mit den Daten tun werden und wie lange Sie sie aufbewahren werden.

Eine Menge Informationen, die Sie ihren Interessenten zukommen lassen müssen - aber dies zu tun ist wichtig, um Bußgelder zu vermeiden.

Personalisierung und berechtigtes Interesse

Kalt-E-Mails mit Verkaufsangeboten können nur dann bedenkenlos versendet werden, wenn sie:

An Einzelpersonen gesendet werden (d.h. keine Massen-E-Mails)

Einen Nachweis enthalten, weshalb ein berechtigtes Interesse an dieser Kontaktaufnahme vorliegt.

Der erste Punkt ist einfach einzuhalten und Punkt zwei lässt sich mit einem Link zur Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens belegen - Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die von Ihnen erfassten Daten unter berechtigtes Interesse fallen.

Unter der Voraussetzung, dass diese Richtlinien eingehalten werden, dürften für Ihre Kalt-E-Mails keine Geldstrafen zu erwarten sein.

Die von Ihnen erfassten Daten

Es ist wichtig, dass Sie nur die Daten erfassen, die Sie tatsächlich benötigen.

Wenn diese für Ihren Verkaufsprozess nicht erforderlich sind, fallen sie möglicherweise nicht unter das berechtigte Interesse. Je mehr Daten Sie sammeln, desto größer ist zudem die Gefahr, dass sie missbraucht, versehentlich weitergegeben oder illegal verwendet werden.

Wenn Sie beispielsweise die Geburtsdaten von Kontakten erfasst haben, um ihnen eine "Happy Birthday"-Nachricht zu schicken, es aber keine Altersbeschränkungen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistungen gibt, gehören diese Informationen möglicherweise nicht mehr zu den benötigten Daten.

Wenn Sie Ihren Verkaufsprozess genauer unter die Lupe nehmen und die für die Entwicklung von Leads tatsächlich relevanten Informationen ermitteln, können Sie die erforderlichen Daten reduzieren und sich vor versehentlichem Missbrauch schützen.

Zuverlässige Handhabung von Daten

Die DSGVO erfordert eine sorgfältige Überprüfung der Art und Weise, wie Sie Daten speichern und behandeln.

Die Zugriffsberechtigungen auf Ihre Datenbank müssen gewährleisten, dass niemand, der die Daten Ihrer Interessenten nicht benötigt, auf diese zugreifen kann. Denken Sie daran: Wenn personenbezogene Daten zu einem anderen Zweck als dem, den Sie dem Interessenten gegenüber mitgeteilt haben, weitergegeben werden, müssen diese darüber informiert werden.

Machen Sie es sich zudem zur Gewohnheit, Daten zu löschen, sobald Sie diese nicht mehr benötigen.

Die Änderungen der DSGVO zu Ihrem Vorteil nutzen

Auch wenn die Bestimmungen der DSGVO restriktiv erscheinen mögen, kann Ihr Unternehmen durch die Kontrolle, die sie Ihren Interessenten damit einräumen, wirksame neue Techniken zur Lead-Generierung entwickeln.

Die DSGVO als Lead-Qualifizierung

Mit der Einführung der neuen Bestimmung, dass der Versand von kalten Sales- und Marketing-E-Mails die Zustimmung Ihrer Kontakte erfordert, werden Sie viel mehr Zeit damit verbringen, personalisierte E-Mails an Ihre Interessenten zu verfassen. Darin erklären Sie ihnen, woher Sie ihre Informationen haben und weshalb ein berechtigtes Interesse daran besteht, ihnen Informationen über Ihr Angebot zukommen zu lassen.

Indem Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Interessenten möglichst überzeugende Gründe für die Zustimmung für zukünftige E-Mail-Marketing bieten, können Sie sie in Ihre Pipeline aufnehmen und sich weiterhin mit ihnen austauschen.

Mit dem Wegfall von Massen-Marketing-E-Mails werden Ihre Vertriebsmitarbeiter wahrscheinlich nicht die Zeit haben, eine personalisierte E-Mail an jeden neuen Interessenten zu verfassen. Dieser Prozess wird vereinfacht, wenn Sie wissen, wer Ihr Interessent ist und welches Anliegen möglicherweise vorliegt, das Ihr Produkt lösen kann.

Der Knackpunkt ist, herauszufinden, welche Leads den Aufwand der Kontaktaufnahme tatsächlich wert sind.

Beschaffen Sie sich nur Informationen über die heißen Anwärter, die Ihrer Meinung nach ernsthaft von Ihrem Angebot profitieren können. Erklären Sie ihnen dann in einer persönlichen Nachricht, was Ihr Produkt für sie interessant macht.

Mit einer leistungsstarken CRM-Software können Sie bei diesem Prozess durch nützliche Automatisierungen wie E-Mail-Vorlagen wertvolle Zeit sparen und dennoch den menschlichen Touch einer personalisierten E-Mail beibehalten. Wenn Sie ein E-Mail-Marketing-Tool in Ihr CRM integrieren, wird Ihre E-Mail-Automatisierung und Datenverwaltung noch einfacher.

Geben Sie Ihren Interessenten allen Grund, sich für weitere Marketingkommunikation zu entscheiden und minimieren Sie gleichzeitig den Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter beim Versand von Kalt-E-Mails.

Beziehungen aufbauen

Indem Sie beweisen, dass Sie die Problematiken und Herausforderungen Ihrer potenziellen Kunden verstehen und Ihre E-Mail mit dem Grund Ihrer Kontaktaufnahme personalisieren, legen Sie den Grundstein für eine starke Geschäftsbeziehung.

Sie versichern Ihren Interessenten, dass Sie ihnen besondere Aufmerksamkeit schenken. Dadurch kann die Öffnungsrate um bis zu 83 % gesteigert werden.

Die Pluspunkte

Die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich, aber sie bringt auch Vorteile mit sich: Die Qualität Ihrer Lead-Generierung wird unweigerlich verbessert und gleichzeitig können Sie vertrauensvolle Beziehungen zwischen Ihnen und Ihren neuen Leads aufbauen.

Die Auswirkungen der DSGVO auf das E-Mail-Tracking

Eines der nützlichsten Tools für die Lead-Qualifizierung ist das E-Mail-Tracking. Wie bei den personenbezogenen Daten Ihrer Interessenten benötigen Sie jedoch gemäß der DSGVO auch beim Tracking von E-Mails, die an in der EU ansässige Interessenten oder Kunden versendet werden, eine ausdrückliche Zustimmung.

Wenn sich Ihre Empfänger vom E-Mail-Tracking abmelden, dürfen Sie laut den Bestimmungen der DSGVO keine Tools zum Tracking von E-Mails einsetzen, um zu ermitteln:

• Ob eine von Ihnen gesendete E-Mail geöffnet oder gelesen wurde
• Wann diese E-Mail geöffnet wurde
• Wie oft sie geöffnet wurde
• Ob Sie an andere Personen weitergeleitet wurde
• An welchen E-Mail-Server und an welchen Standort sie gesendet wurde
• Welche Art von Web-Navigator und Betriebssystem der Empfänger der E-Mail verwendet

Wie das E-Mail-Tracking DSGVO-konform ausgeführt wird

Schaffen Sie ein System, das es den Leads erlaubt, sich ausdrücklich für die Auswertung von E-Mails zu entscheiden. Wenn Sie eine E-Mail versenden, muss sichergestellt werden, dass nur Leads getrackt werden, die Ihnen die ausdrückliche Zustimmung dafür gegeben haben.

Darüber hinaus müssen Sie den Leads, die dem Tracking zugestimmt haben, eine Option bieten, um sich jederzeit davon abzumelden.

Pipedrive-Nutzer finden Sie in diesem Support-Artikel konkrete Hilfestellung bei der Einrichtung von E-Mail-Tracking. Falls bei einem in der EU ansässigen Kontakt in Ihrem System irgendwelche Zweifel bestehen, empfehlen wir Ihnen, auf das Tracking zu verzichten.

Sensibilisierung der MitarbeiterInnen

Auch wenn Ihr Unternehmen beschließt, keine Tools zum E-Mail-Tracking mehr einzusetzen, kann es vorkommen, dass ein einzelner Mitarbeiter unwissentlich ein Instrument mit E-Mail-Tracking-Funktion verwendet. Aus diesem Grund bietet sich dieser Zeitpunkt für eine gründliche Prüfung aller verwendeten Tools und eine Mitarbeiterschulung an. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Unternehmen die Bestimmungen der DSGVO erfüllt.

Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen haftbar gemacht werden kann, wenn jemand, der mit Ihrer Vertriebsorganisation in Verbindung steht, einen E-Mail-Tracker in Ihrem Namen ohne die Zustimmung der Empfängerin verwendet.

Ihr Vertriebs-CRM für die E-Mail-Tracking-Richtlinien der DSGVO vorbereiten

Die Daten, die Sie über Ihre Kunden und Leads gespeichert haben, werden von Ihrem CRM verarbeitet. Wenn das CRM für Sie Auswertungen von E-Mails durchführt, müssen Sie darüber informiert sein.

Überprüfen Sie Ihre Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie Ihres CRMs für genauere Informationen oder kontaktieren Sie Ihren Anbieter für weitere Einzelheiten.

Pipedrive trifft seit Jahren die nötigen Vorkehrungen zur Einhaltung der DSGVO. Mit der Aufbewahrung unserer europäischen Kundendaten in einem Warehouse in Frankfurt bieten wir unseren Nutzern den bestmöglichen Schutz ihrer Daten.

Ihr CRM-Anbieter sollte Ihnen deutlich erklären können, wie Ihr Vertriebs-CRM die Einhaltung der DSGVO für Sie und Ihr Vertriebsteam so einfach wie möglich macht. Wenn Sie sich danach noch immer nicht sicher sind, ob es DSGVO-konform ist, ist es vielleicht an der Zeit, ein neues, regelkonformes CRM in Betracht zu ziehen.

Anpassung Ihrer zukünftigen Praktiken an die DSGVO

Wenn alle Ihre Marketing- und Vertriebspraktiken die Einhaltung der DSGVO gewährleisten, sind Sie für die Zukunft gewappnet und sorgen für die Sicherheit Ihres Unternehmens.

Es ist äußerst schwierig, sich für die Liste der Kontakte in der Region A an bestimmte Regeln für den Versand von Kalt-E-Mails und das Tracking zu halten, während in der Region B andere Bestimmungen gelten. Wenn Sie Ihre gesamte E-Mail-Strategie mit der DSGVO in Einklang bringen, verringert sich nicht nur Ihr Haftungsrisiko, sondern Sie verbessern auch Ihre Chancen auf die Generierung heißer, neuer Leads.

Wenn zudem in anderen Regionen ähnliche Gesetze eingeführt werden, sind Sie besser vorbereitet und können schneller auf die Änderungen reagieren.

Unternehmen brüsten sich schon lange damit, dass sich bei ihnen alles um den Kunden dreht. Wenn Sie die DSGVO als Anstoß für die Anpassung und Personalisierung Ihres Verkaufsprozesses nutzen, sorgen Sie tatsächlich für eine erstklassige Erfahrung für Ihre Kunden und Interessenten.