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E-Mail-Tracking trotz DSGVO: So funktioniert's

Email Tracking
Inhalt
Was ist E-Mail-Tracking und wer braucht es?
Technische Voraussetzungen für Mail Tracking
DSGVO-konformes E-Mail-Tracking
Die Auswahl des besten E-Mail-Tracking-Tools
Newsletter Tracking: Warum es sich lohnt
Mit dem richtigen CRM E-Mail-Tracking automatisieren
Wie Sie mit Outlook E-Mail-Tracking für Ihre geschäftliche Kommunikation nutzen
FAQ zum E-Mail-Tracking
Fazit: E-Mail-Tracking bleibt auch in Zeiten der DSGVO unverzichtbar für Ihren Erfolg

99 % von 5000 befragten Top-Unternehmen nutzen E-Mail-Marketing. Damit ist E-Mail der vielleicht wichtigste Kanal, um mit (potenziellen) Kunden in Kontakt zu kommen. Vor allem Newsletter sind dabei das Mittel der Wahl, denn damit wird mit nur einer E-Mail eine breite Zielgruppe erreicht und mit relevanten Informationen versorgt.

Doch noch immer schöpfen Unternehmen nicht das volle Potenzial des E-Mail-Marketings aus: komplizierte Anmeldeprozesse oder fehlendes E-Mail-Tracking schmälern den Erfolg des beliebten Marketingkanals.

Wie Sie das E-Mail-Marketing für Ihr Unternehmen optimieren und Fallstricke der DSGVO umgehen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.


Was ist E-Mail-Tracking und wer braucht es?

Ziel des E-Mail-Tracking ist es, möglichst viele Informationen über den Erfolg der versendeten E-Mail zu gewinnen. Relevante Informationen sind zum Beispiel:

  • Öffnungsrate: Wie oft wurde die E-Mail geöffnet?

  • Wann wurde die E-Mail geöffnet?

  • Wurde die E-Mail auf dem PC oder dem Handy gelesen?

  • Welches Betriebssystem (iOS oder Android) bzw. welcher E-Mail-Client wurde genutzt?

  • Klickrate: Wurden weiterführende Links in der E-Mail angeklickt?

  • Wurde die E-Mail an zusätzliche Empfänger weitergeleitet?

Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter können daraus Erkenntnisse darüber ableiten, wie interessant die Betreffzeile war, ob der Inhalt für die Empfängerinnen und Empfänger relevant war und ob ein größeres Augenmerk auf die Optimierung für mobile Endgeräte gelegt werden sollte.

Auch eine Standortbestimmung der Empfängerinnen und Empfänger ist möglich. Aus den gewonnenen Erkenntnissen können Optimierungspotenziale für die Kommunikation abgeleitet und Marketingstrategien entsprechend angepasst werden.

E-Mail-Tracking ist für jedes Unternehmen relevant, das den Kanal E-Mail zur externen und internen Kommunikation verwendet. Wird es vernachlässigt, bleiben Möglichkeiten zur Optimierung ungenutzt.

Technische Voraussetzungen für Mail Tracking

Um versendete E-Mails zuverlässig zu tracken, wird eine winzige Bilddatei (1 x 1 Pixel), das sogenannte Tracking-Pixel, mitgesendet, das für den E-Mail-Empfänger nicht sichtbar ist. Dieses Pixel misst zum Beispiel die Öffnungsrate: Sobald das Bild von einem Server aufgerufen wurde, wird eine Meldung an den Server gesendet, der das Tracking-Element hostet. Dieser Aufruf enthält Informationen wie die IP-Adresse des Empfängers, den Zeitpunkt des Öffnens, den E-Mail-Client-Typ und manchmal sogar den Standort des Empfängers.

Sind weiterführende Links in der E-Mail enthalten, können sogenannte Tracking-Links Aufschluss über die Klickrate (engl. Click Through Rate oder CTR) geben. User werden dann nach dem Klick für den Bruchteil einer Sekunde auf die Seite des Tracking-Anbieters geleitet, bevor die eigentliche Website geladen wird.


DSGVO-konformes E-Mail-Tracking

Für den erfolgreichen Versand von E-Mails werden zahlreiche Daten direkt und indirekt abgefragt, allen voran natürlich die E-Mail-Adresse. Sollen zum Beispiel Newsletter personalisiert werden, gehören auch Vor- und Nachname und manchmal das Geburtsdatum oder die Firmenadresse zu den aktiv angefragten Daten. Willigen Nutzerinnen und Nutzer in den Empfang von E-Mails ein, werden außerdem noch IP-Adresse und Gerätetyp weitergegeben. Doch Vorsicht: Das ruft den Datenschutz auf den Plan! Damit Sie Ihre E-Mails DSGVO-konform versenden und tracken, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  1. Aktive Einwilligung: Sie benötigen die informierte Einwilligung des Empfängers in den Empfang von E-Mails und in das Tracking von personenbezogenen Daten. Die sicherste Variante ist die Bestätigung per Double-Opt-in, bei dem nach der Anmeldung eine E-Mail mit einem Bestätigungslink versendet wird, der angeklickt werden muss.

  2. Datenschutzerklärung: Nehmen Sie die Informationen zum E-Mail-Tracking in Ihre Datenschutzerklärung auf, welche Daten Sie erheben und wofür Sie sie verwenden. Fügen Sie einen Link zur Datenschutzerklärung in jede E-Mail ein.

  3. Klare Opt-out-Möglichkeit: Fügen Sie jeder E-Mail eine einfache Möglichkeit für Abonnentinnen und Abonnenten zur Abmeldung bei.

  4. Datenminimierung: Erfassen Sie nur Daten, die Sie für Ihre Zwecke benötigen.

  5. Datenspeicherung: Beachten Sie, dass Sie Nutzerdaten nur so lange speichern dürfen, wie sie für den angegebenen Zweck erforderlich sind.

  6. Anonymisierung: Stellen Sie sicher, dass die erfassten Daten möglichst keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulassen.

  7. Nutzung von Tools: Wenn Sie Drittanbieter für Ihr E-Mail-Tracking nutzen, sollten Sie vorab prüfen, ob diese DSGVO-konform handeln. Ein erster Hinweis darauf kann der Serverstandort in Europa sein.

Tipp: Die Datenschutzgrundverordnung ist sehr komplex, bei Nichteinhaltung der Vorgaben drohen teils hohe Geldstrafen. Die Zeiten, in denen Massen-E-Mails ohne Vorwarnung an einen großen Empfängerkreis geschickt werden konnten, sind vorbei. Es ist daher empfehlenswert, sich den Rat einer Anwältin oder eines Anwalts mit Spezialisierung auf Datenschutz zu holen.

Die Auswahl des besten E-Mail-Tracking-Tools

Es gibt eine Vielzahl von Tools am Markt, die Unternehmen im E-Mail-Marketing unterstützen und E-Mail-Tracking anbieten. Wichtig bei der Auswahl ist, dass die Unternehmen DSGVO-konform agieren und die gesammelten Daten sicher und vor Angriffen geschützt sind. Eine gute und übersichtliche Datenanalyse, eine benutzerfreundliche Oberfläche und die Integration mit weiteren Tools, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, sind weitere Kriterien, die Sie bei der Auswahl beachten können.

Preislich gibt es von kostenlosen Plänen mit Basisfunktionen für Kleinunternehmen über Basisversionen ab 10 Euro bis hin zu sehr hochpreisigen, umfangreichen Tools eine riesige Bandbreite am Markt. Wichtig ist, dass Sie vorher prüfen, welche Funktionen Sie benötigen und worauf Sie eventuell verzichten können. Lohnenswert sind kostenlose Testversionen, die von zahlreichen Plattformen, zum Beispiel von Pipedrive, angeboten werden. Sie geben einen guten Überblick über die angebotenen Funktionen und vermitteln einen realistischen Eindruck von der Arbeit mit dem Tool.

Wenn Sie Ihr E-Mail-Tracking direkt in ein CRM integrieren möchten, ist Pipedrive die richtige Wahl. Das Produkt Campaigns by Pipedrive ermöglicht die Verfolgung von E-Mails, die in Verbindung mit Leads, Kontakten und Geschäften stehen, und bietet so eine nahtlose Integration zwischen E-Mail-Kommunikation und Vertriebsaktivitäten. Ihr Vorteil: Sie verwalten alle Kontakt- und Engagement-Daten an einem Ort und sehen in Echtzeit, wie Ihre Kampagne performt.


Newsletter Tracking: Warum es sich lohnt

93 % der Unternehmen versenden einen Newsletter. Das spricht eindeutig für das Erfolgspotenzial des Marketinginstruments. Doch wenn Sie Ihre Newsletter an Ihren Kundenstamm versenden, ohne den Erfolg via E-Mail-Tracking zu prüfen, laufen Ihre Kampagnen im Blindflug.

Sind die Betreffzeilen relevant? Ist der Inhalt für die Leserschaft interessant? Wie viele neue Nutzerinnen und Nutzer melden sich an und wie viele melden sich eigentlich wieder ab? Was sind Gründe für die Abmeldung? Wenn Sie über diese Informationen verfügen, können Sie viele Stellschrauben zur Optimierung drehen, um Ihre Öffnungsrate zu erhöhen und am Ende im besten Fall neue zahlende Kundinnen und Kunden für Ihr Produkt gewinnen.

Schauen Sie sich an, welche Inhalte die höchsten Öffnungsraten generieren und erstellen Sie Content, der in diese Richtung geht. Auch der Zeitpunkt des Versands kann entscheidend sein: Werden ihre E-Mails gern in der Mittagspause gelesen? Oder gleich morgens, wenn im Büro der erste Kaffee getrunken wird? Werten Sie die Uhrzeiten aus und richten Sie Ihren Versand darauf aus.

Die Optimierung Ihres E-Mail-Marketings anhand der gesammelten Daten kann bares Geld wert sein – schließlich führt eine höhere Öffnungsrate mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einer besseren Conversion Rate und damit zu mehr Verkaufsabschlüssen.


Mit dem richtigen CRM E-Mail-Tracking automatisieren

Mit einem CRM wie Pipedrive können Sie Ihr E-Mail-Tracking automatisieren und damit möglichst effizient gestalten. Die händische Auswertung von E-Mail-Kampagnen kann sehr aufwändig sein. Mit einer passenden E-Mail-Tracking-Software wird Ihnen diese Arbeit abgenommen.

Ein CRM mit E-Mail-Tracking kann Ihnen außerdem dabei helfen, das Verhalten der Empfängerinnen und Empfänger besser zu verstehen. Dies ermöglicht es Ihnen, E-Mails gezielter zu personalisieren und relevante Inhalte anzubieten. Auch ein verbessertes Lead-Management ist möglich: E-Mail-Tracking im CRM kann Ihnen zeigen, wie Leads mit Ihren E-Mails interagieren. Dies hilft Ihnen, den Fortschritt der Leads durch den Verkaufstrichter zu verfolgen und gezielte Aktionen abzuleiten.

Die direkte Erfolgsmessung ist ein weiterer Vorteil der Integration von Email Marketing Software mit einem CRM. Der Return on Investment (ROI) kann durch das Zusammenspiel der Funktionen genauer bestimmt werden. Und letztlich können Ihre Vertriebsmitarbeiter und Marketer durch die Verfolgung von Empfängeraktionen genau erkennen, wann ein Follow-up am sinnvollsten ist und den Verkaufsabschluss aktiv fördern.

Mit einer guten CRM-Software wie Pipedrive, die mit Campaigns by Pipedrive gleich das passende E-Mail-Marketing-Tool mitliefert, sind E-Mail-Management, Versand und Tracking einfach umzusetzen. Sie können im Tool ihre E-Mails per Drag and Drop gestalten und an den ausgewählten Empfängerkreis senden. Im Anschluss sehen Sie Ihre Analysedaten in Echtzeit, verfolgen die Leadgenerierung und können sogar Ihre Follow-Up E-Mails automatisiert versenden.


Wie Sie mit Outlook E-Mail-Tracking für Ihre geschäftliche Kommunikation nutzen

Die Nachverfolgung von E-Mails lohnt sich nicht nur bei umfassenden Marketingkampagnen. Auch E-Mail-Clients wie Outlook oder Gmail bieten effiziente Möglichkeiten der E-Mail-Verfolgung, die Ihnen viel über den Erfolg Ihrer versendeten Geschäftsmails verraten.

Diese Tools ermöglichen ebenfalls die Nachverfolgung der Öffnungsrate und der geklickten Links, was Ihnen Aufschluss über die Relevanz der gesendeten Informationen gibt und Ihnen verrät, ob der Empfänger Ihre E-Mail gelesen hat.

Vertriebsmitarbeitende können mit diesen Informationen gezielt eine Follow-Up-Nachricht senden. Außerdem werden Ihre Vertriebsaktivitäten verbessert. Das Verfolgen von E-Mails in Outlook kann dabei helfen, den Fortschritt von Leads und Kunden im Verkaufstrichter zu überwachen und effektive Kommunikationsstrategien zu entwickeln.


FAQ zum E-Mail-Tracking

Nachfolgend finden Sie weitere Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema E-Mail-Tracking:

Wie funktioniert Mail Tracking?

Mail Tracking verwendet unsichtbare Pixel oder Links, um das Verhalten der Empfängerinnen und Empfänger in Bezug auf E-Mails zu verfolgen. Wenn der Empfänger die E-Mail öffnet oder auf einen Link klickt, wird diese Aktion erfasst und an den Absender zurückgemeldet.

E-Mail und Datenschutz: Ist E-Mail-Tracking verboten?

E-Mail-Tracking ist nicht grundsätzlich verboten, aber es unterliegt Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO. Die aktive Einwilligung der Empfängerinnen und Empfänger ist erforderlich, Absender müssen transparent sein und die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung einhalten.

Wie aktiviere ich Tracking?

Die Aktivierung von E-Mail-Tracking hängt von Ihrem verwendeten Tool oder Ihrer E-Mail-Plattform ab. In der Regel können Sie Tracking-Optionen in den Einstellungen aktivieren oder ein E-Mail-Tracking-Tool integrieren, das Ihnen erweiterte Tracking-Funktionen bietet.


Fazit: E-Mail-Tracking bleibt auch in Zeiten der DSGVO unverzichtbar für Ihren Erfolg

E-Mails im Blindflug versenden? Das war gestern. Investieren Sie in ein gutes CRM, das die passende E-Mail-Software direkt mitliefert, und schöpfen Sie das volle Potenzial dieses Marketingkanals aus. So verschwinden Ihre E-Mails nicht mehr im Posteingang Ihrer (potenziellen) Kundinnen und Kunden, sondern werden wahrgenommen, gelesen und tragen aktiv zum Unternehmenserfolg bei.

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