Eisenhower-Matrix: Wichtige Aufgaben besser priorisieren

Im Alltag kann es manchmal schwierig sein, Wichtiges und Eiliges von Unwichtigem und nicht so Eiligem zu unterscheiden. Haben Sie sich vielleicht auch schon einmal bei einer unbedeutenderen Aufgabe verzettelt und darüber die wichtigen Dinge liegen lassen?

Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, genau das zu verhindern.

Wenn Sie mehr über diese Methode des Zeitmanagements erfahren möchten, sind Sie hier an der richtigen Adresse.

Das Eisenhower-Prinzip: So funktioniert's

Das Eisenhower-Prinzip geht zurück auf den gleichnamigen amerikanischen General und späteren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Das Ziel der simplen Zeitmanagement-Technik ist die Priorisierung von Aufgaben.

Die Methode beruht auf einer Einteilung aller Aufgaben in vier Kategorien entlang der sogenannten Eisenhower-Matrix. Dieses Koordinatensystem aus vier Quadraten, das auch Eisenhower-Box genannt wird, ordnet anstehende Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit:

• Eilige und wichtige Aufgaben erledigen Sie sofort und selbst

• Eilige, aber unwichtige Aufgaben werden delegiert

• Wichtige, aber nicht eilige Tasks terminieren Sie auf einen späteren Zeitpunkt

• Aufgaben, die weder eilig noch wichtig sind, landen im Papierkorb oder in der Ablage

Die Eisenhower-Methode: So wenden Sie sie an

Sie möchten die Eisenhower-Methode ausprobieren? Dann machen Sie sich zuerst einmal kurz den Unterschied zwischen "wichtig" und "dringend" klar.

Wichtig ist beispielsweise eine Aufgabe wie die Warenbestellung, für die Sie aber noch zwei Wochen Zeit haben. Dringlich wäre die Bestellung dann zusätzlich, wenn die Bestellfrist in Kürze abläuft. Eine nahende Deadline ist meist ein Signal für Dringlichkeit.

Sammeln Sie nun eine beliebige Anzahl Ihrer Aufgaben und teilen Sie sie ein:

• Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig?

• Ist die Aufgabe dringend oder nicht dringend?

Zeichnen Sie dann ein Koordinatensystem, bei dem vertikal die Dringlichkeit, horizontal die Wichtigkeit angelegt ist. Ein Kreuz lässt vier Quadranten entstehen.

Nun tragen Sie Ihre Tasks ein:

1. In dem Feld unten links landen unwichtige und nicht eilige Aufgaben, die Sie getrost ignorieren oder in die Ablage verschieben können.

2. Der Quadrant darüber enthält eilige, aber nicht wichtige Aufgaben, die Sie an Dienstleister oder Kollegen delegieren.

3. Unten rechts tragen Sie die wichtigen Aufgaben ein, die nicht eilig sind. Diese vermerken Sie auch im Kalender und arbeiten sie zeitnah ab.

4. Oben rechts befinden sich dringende Aufgaben, die gleichzeitig wichtig sind. Sie müssen zeitnah - heute - und optimalerweise von Ihnen selbst erledigt werden.

Ziemlich simpel eigentlich. Wenn Sie das Eisenhower-Prinzip täglich verwenden, werden Sie immer routinierter und schneller darin, Ihre Aufgaben einzutragen oder zu verschieben. Damit Sie nicht jeden Tag ein neues Diagramm zeichnen müssen, verwenden Sie am besten eine Matrix-Vorlage, die Sie sich selbst erstellen oder downloaden können.

Das Eisenhower-Prinzip: Zeitmanagement im Vergleich

Es gibt sehr viele Zeitmanagement-Methoden, deren Zielsetzungen sich unterscheiden. Um Ihnen einen schnellen Überblick zu geben, beschreiben wir die wichtigsten:

1. To-Do-Liste: Sie ist die älteste und bekannteste Methode, um alles im Blick zu behalten. Eine herkömmliche To-Do-Liste besteht aus einer Sammlung aller anstehenden Aufgaben für den Tag. Nachteilig ist, dass alle Aufgaben gleichwertig aussehen.

2. Mit der ABC-Analyse teilen Sie Ihre Aufgaben in Klassen von A-Z ein. A-Aufgaben sind sehr wichtig, B-Aufgaben wichtig, C-Aufgaben weniger wichtig. Sie erhalten eine Klassifizierung der Aufgaben nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen. Für jede der Klassen können Sie Vorgehensweisen entwickeln, die zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit beitragen. Nachteilig kann das relativ grobe Schema wirken.

3. Die Alpen-Methode hat nichts mit Hochgebirgen zu tun. Sie ist ein Werkzeug zum Selbstmanagement. Sie können mit ihr systematisch Ihren Tagesplan erstellen. Ihre fünf Bestandteile sind: Aufgaben in einer To-Do-Liste notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einbauen, Entscheiden: Welche Aufgabe ist wichtig, welche nicht?, Nachkontrolle. Die eigene Arbeitsweise zu optimieren ist das Ziel der etwas aufwändigeren Alpen-Methode.

4. Die Pomodoro-Technik setzt auf Pausen zur Steigerung der Produktivität. Sie ist eine der einfachsten Zeitmanagement-Techniken. Sie zerlegen eine Aufgabe in ihre Arbeitsschritte und notieren diese. Dann stellen Sie Ihren Wecker bzw. Timer auf 25 Minuten. Wenn er klingelt, haken Sie ab, was Sie schon erledigt haben. Nun folgen fünf Minuten Pause. Dieses Intervall heißt "Pomodoro". Nun wiederholen Sie den Ablauf. Nach vier Pomodori machen Sie 30 Minuten Pause. Die Technik wird immer nur auf eine einzelne Aufgabe angewendet. Um nichts zu vergessen, sollten Sie die Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste kennzeichnen.

5. Mit dem Eisenhower-Prinzip, das so simpel wie effektiv ist, ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien ein. Die Vorteile der Eisenhower-Matrix bestehen darin, dass Sie unkompliziert eine einfache und klare Übersicht mit gleichzeitiger Priorisierung der anstehenden Aufgaben erstellen können. Mit etwas Übung wird es erfahrungsgemäß immer leichter, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.

Eisenhower-Matrix: Beispiele aus der Praxis

Wenn viele Aufgaben anstehen, ist es oft schwierig, einen kühlen Kopf zu bewahren, denn die meisten Dinge scheinen überaus wichtig und dringend zu sein.

Um eine effektive Priorisierung Ihrer Tasks vorzunehmen, müssen Sie das Wesentliche herausfiltern.

Überprüfen Sie zunächst die Dringlichkeit mit den Fragen: "Was passiert, wenn ich die Aufgabe verschiebe? Gibt es eine Deadline?"

Checken Sie dann die Wichtigkeit: "Kann ich die Aufgabe einem Mitarbeitenden übertragen? Welche Tragweite hat die Aufgabe?"

Folgende Beispiele sollen veranschaulichen, wie es funktioniert:

• Wenn Sie beispielsweise eine Mahnung von einem Lieferanten vorliegen haben, ist die Erledigung dringend und wichtig. Die Aufgabe sollten Sie direkt erledigen. Auch eine Auftragsbestätigung oder eine Präsentation, die Ihnen ein Geschäft sichern soll, fällt in diese Kategorie.
  
  

• Wichtig, aber nicht dringend, sind Aufgaben, die längerfristig angelegt sind. Die Planung einer Social-Media-Kampagne oder eine Konzepterstellung fallen in diese Kategorie.
  
  

• Manche Aufgaben sind zwar dringend, aber für das Unternehmen nicht wichtig. Wenn beispielsweise der Praktikant aus dem Vertrieb ein Arbeitszeugnis benötigt, ist das für ihn wichtig, für die Firma aber nicht. Derartige Aufgaben können Sie delegieren.
  
  

• Einladungen zu bestimmten, für Sie irrelevanten Events sind ein Beispiel für die Kategorie "Papierkorb oder Ablage". Sie sind weder dringlich noch wichtig. Eine Kontrollfrage könnte sein: "Was für Konsequenzen hat es für das Unternehmen und mich, wenn ich nicht teilnehme?" Die Standardantwort ist "keine".

Eisenhower-Diagramm erstellen mit Word

Das Eisenhower-Diagramm wird auch Eisenhower-Box genannt. Die von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entworfene "Box" besteht aus vier Quadranten, in die Sie Ihre Aufgaben eintragen. Die Priorisierung der Aufgaben erfolgt durch eine Ordnung entlang der Parameter "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit".

Das Diagramm können Sie selbst ganz einfach in Word erstellen, indem Sie auf “Einfügen” -> “Tabelle” -> 2x2 klicken.

Die nun entstandenen Felder beschriften Sie wie folgt:

Nun können Sie beginnen, Ihre Aufgaben in die Kästchen der Matrix einzutragen.

Fazit: Das Eisenhower-Prinzip besticht durch seine Einfachheit

Die Eisenhower-Matrix ist ein effektives und einfach anzuwendendes Zeitmanagement-Tool.

Ihr Schwerpunkt liegt auf der Priorisierung von Aufgaben. Die regelmäßige Verwendung der Methode kann Ihnen dabei helfen, Ihren Alltag zu strukturieren und zu entzerren. So können Sie produktiver werden, indem Sie genau wissen, welcher Herausforderung Sie sich als erstes zuwenden und was noch Zeit hat.