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Zeitmanagement: Methoden, Tipps & Tools für mehr Produktivität

Zeitmanagement

Die Verschieberitis hat wohl jeder schon einmal gehabt: Eigentlich hätten Sie mehr als genug zu tun, zögern aber den Arbeitsbeginn erfolgreich hinaus und lenken sich lieber ab. Wichtige Aufgaben bleiben liegen, am nächsten Tag wird es dann zeitlich eng.

Dieses Verhalten, Prokrastination genannt, ist nur ein Beispiel für ineffektives Zeitmanagement.

Unsere Zeitmanagement-Tipps sollen Ihnen helfen, produktiver mit den zur Verfügung stehenden zeitlichen Ressourcen umzugehen. Wie Sie Störfaktoren und Zeitfresser vermeiden und stattdessen Methoden und Tools verwenden, um Ihre Zeit besser zu nutzen, verrät Ihnen unser Artikel.

Inhaltsverzeichnis


Was ist Zeitmanagement?

Unter dem Begriff Zeitmanagement wird der Einsatz von Methoden und Techniken verstanden, die zu einer effizienten Aufgabenplanung, -erledigung und -kontrolle in einem vorgegebenen Zeitrahmen führen.


Warum Zeitmanagement sich lohnt

Trotz allen technologischen Fortschritts: Viele Menschen haben das Gefühl, dass sie ihren Aufgaben ständig "hinterherlaufen", weil das Zeitbudget immer zu klein ist. Beruf, Familie, Ehrenämter und Freizeit sind unter einen Hut zu bringen, die To-do-Liste wird einfach nicht kleiner. Viele wünschen sich weniger Stress. Das Thema Zeitmanagement wird daher immer wichtiger.

Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen bei der Priorisierung und Zeiteinteilung von zu erledigenden Aufgaben und Aktivitäten. Zeitdiebe und Ablenkungen werden derweil minimiert. So bleibt Ihnen einerseits mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben, andererseits haben Sie mehr Freizeit.

Wir haben die besten Methoden des Zeitmanagements für Sie zusammengestellt.


Zeitmanagement-Methoden

Zeitmanagement ist Selbstmanagement, denn Zeit lässt sich nicht vervielfachen, sondern Sie können sie nur besser einteilen.

Zum erfolgreichen Zeitmanagement gehört es, anstehende Aufgaben zu planen und sinnvoll zu strukturieren. Die Planung, Organisation und Priorisierung ist aber häufig nicht ganz einfach und erfordert etwas Disziplin.

Einfacher wird das Ganze, wenn Sie sich an bewährten Methoden orientieren.

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip unterteilt alle Aufgaben in vier Kategorien: Die Dinge, die eilig und wichtig sind, erledigen Sie selbst und sofort. Dazu gehören Projekte, drängende Probleme und Besprechungen. Wichtiges, das nicht eilt, wird terminiert, so beispielsweise Fortbildungen, echte Erholung, strategische Arbeit und Beziehungsarbeit. Diese Kategorie gilt als besonders wichtiger Erfolgsfaktor.

Was nicht so dringlich aber wichtig ist, delegieren Sie zeitnah. Unwichtiges und nicht Dringliches wird ignoriert. Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, stärker zu priorisieren und Ihre Stärken auszuspielen.


ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist schnell und unkompliziert anzuwenden. Ihr Ziel besteht darin, den Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu lenken. Sie hilft Ihnen dabei, zu priorisieren. Unterschieden wird zwischen A-Aufgaben, die nicht delegierbar und wichtig sind, B-Aufgaben, die durchschnittlich wichtig und zum Teil delegierbar sind, sowie C-Aufgaben. Diese bestehen in der Regel aus Routinearbeiten, Ablage, Verwaltung, Korrespondenz und Verwaltung. Sie kosten viel Zeit bei wenig Ertrag.

Eine gute Tagesplanung wäre beispielsweise zwei A-Aufgaben (drei Stunden), zwei bis drei B-Aufgaben (eine Stunde insgesamt) und 45 Minuten für C-Aufgaben einzuplanen.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode klingt nach Bergen, ist aber ein Akronym für eine Zeitmanagement-Methode. Sie notieren bei der Alpen-Methode, was Sie am nächsten Tag planen. Beziehen Sie Ihre Wochen- und Monatsziele ein.

"A" steht für Aufgaben, die Sie für den nächsten Tag notieren. "L" bezeichnet die Länge oder Dauer, die Sie für die Arbeit einplanen. "P" sind Pufferzeiten für spontane und unerwartete Aktivitäten. Sie sollten dafür tatsächlich etwa 40 % einplanen, also gute drei von acht Arbeitsstunden. Vieles lässt sich einfach nicht planen und häufig müssen Sie dafür andere Dinge kürzen. "E" steht für Entscheidungen, die die Priorisierung der Tätigkeiten betrifft. Was ist wirklich dringend, was kann delegiert werden? Eine ABC-Analyse kann Ihnen hier weiterhelfen.

Möglicherweise spielen Uhrzeiten eine Rolle. Wann werden Sie beispielsweise häufiger durch Telefonate unterbrochen? Zuletzt folgt das "N" für Nachkontrolle. Die Kontrolle der Abläufe und Ergebnisse gibt Ihnen Aufschluss über Verbesserungspotentiale.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip als Zeitmanagement-Methode fußt auf der Grundlage, dass Perfektionismus häufig mehr schadet, als er nützt. Vilfredo Paretos 80/20-Regel besagt nämlich, dass wir in 20 % der Zeit 80 % der Ergebnisse erzielen können.

Dafür ist es wichtig, dass Sie Ihre Stärken und Schwächen realistisch einschätzen und klare Ziele setzen. Perfektionismus kann hier kontraproduktiv sein, denn Perfektionisten verzetteln sich schnell in Details und verlieren darüber das eigentliche Ziel aus den Augen. Wenn möglich, nutzen Sie Ihre Zeit für gewinnbringende Arbeiten und überlassen Sie die 20 % "Feinschliff" anderen.

To-do-Liste

Die gute alte To-do-Liste ist eine simple, aber sehr effektive Methode, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Vorzugsweise am Ende des Tages erstellt, wenn die Tagesaktivitäten noch präsent sind, hilft eine To-do-Liste am nächsten Tag dabei, schneller in den Arbeitstag hineinzufinden und weniger zu vergessen. Sehr gut ist auch eine Rubrik "to relax", die den Ausgleich zur hohen Produktivität der "to-do"-Liste herstellt.


Zeitmanagement-Apps und Tools: Das sind die Besten

Zeit ist ein knappes Gut. Um sie besser einzuteilen, gibt es Tools und Apps, die Sie dabei unterstützen sollen, Ihre wertvolle Zeit produktiver zu nutzen. Die besten gratis-Zeitmanagement-Apps und -tools stellen wir Ihnen vor.

Pocket

Pocket hilft, Ablenkungen und Unterbrechungen zu vermeiden. Die App speichert zum Beispiel witzige Videos, Memes und spannende Artikel, die Ihnen geschickt werden. So können Sie fokussiert arbeiten und später die gespeicherten Inhalte anschauen.

Trello

Trello ist ein Tool, das die Teamarbeit fördert. Das Trello-Board beispielsweise strukturiert und visualisiert den Status von Tasks, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.

Timer

Das einfachste Zeitmanagement-Tool ist der Timer in Ihrem Handy oder separat. Gerade bei unliebsamen Aufgaben, zu denen Sie sich nur schwer aufraffen können, hilft der Timer Ihnen, etwas Druck aufzubauen und eine Deadline festzulegen. Dieses weckt den Ehrgeiz. Motivierend wirkt auch die Aussicht, dass Sie es danach "geschafft" haben. Wenn Sie in der Zeit auf Flugmodus gehen, gibt es auch keine Störungen.

RescueTime

RescueTime ist eine kostenlose Zeitmanagement-Software, die dabei hilft, nicht so viel Zeit im Internet zu verschwenden. Sie zeigt Ihnen genau an, wo und wie lange Sie sich aufgehalten haben und erfasst gleichzeitig erledigte Aufgaben und Leistungen. Eine Auflistung, wie viel Zeit Sie beispielsweise für Meetings oder E-Mails aufwenden, gibt Ihnen wichtige Anregungen dafür, wie Sie Ihre Zeitplanung verbessern können.


Time Management: die besten Tipps

Sie möchten Ihr Zeitmanagement verbessern? Dann haben wir einige Tipps für Sie und Ihr Team:

Monotasking statt Multitasking

Wachsende Anforderungen führen dazu, dass immer mehr gleichzeitig erledigt wird. Während Sie mit einem Kunden telefonieren, lesen Sie eine E-Mail, sortieren Ihre Post und schielen auf die letzte WhatsApp. Nicht nur passieren dadurch mehr Fehler, sondern es ist auch ungesund. Hirnforscher haben bereits vor über einem Jahrzehnt herausgefunden, dass unser Gehirn einfach nicht darauf ausgelegt ist. Von daher: Eins nach dem anderen.

Beachten Sie Ihre persönliche Leistungskurve

Die meisten Menschen erreichen den Höhepunkt Ihrer Leistungskurve vormittags. Dann sind sie am leistungsfähigsten. Andere laufen erst nachmittags zur Hochform auf. Um Ihren eigenen Arbeitstag optimal zu nutzen und die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie die wichtigsten Aktivitäten in die Zeit legen, in der Sie individuell am leistungsfähigsten sind.

Entziehen Sie sich: Ablenkungen und Zeitdiebe vermeiden

Bei allem Respekt für den Teamspirit: Wenn Sie ein effektives Zeitmanagement und bessere Arbeitsergebnisse erreichen möchten, ist es wichtig, dass Sie sich zeitweise abkapseln. Ablenkungen durch Besucher, Kunden, Telefon, Internet und besonders Social Media sind in diesen Phasen nicht gefragt, sondern stören als Zeitfresser Ihre Konzentration.

Verschaffen Sie Ihrem Team mehr Zeit

Ein gutes Customer-Relationship-Management-System spart Zeit, indem es Aufgaben übernimmt, die Ihre Mitarbeitenden oft aufhalten. Das CRM von Pipedrive beispielsweise bringt die gesamte Organisation von Vertriebs-, Marketing und Serviceprozessen für Teams voran. Auch kann es die Planung neuer Unternehmensinitiativen effektiv unterstützen und vereinfacht damit die Zeitplanung.

Das Dashboard etwa visualisiert immer aktuell Prozesse, die von Phase zu Phase verschoben werden können. Automatische Workflows, Follow-Ups und Reminder entlasten Ihre Mitarbeitenden von Routineaufgaben und schaffen dafür mehr Zeit für Verkaufsabschlüsse.


Fazit: Zeitmanagement verbessert den Business-Alltag

Methoden, Apps und Tools für das Zeitmanagement sind wichtige Hilfsmittel, um die Produktivität und Zufriedenheit im Arbeitsalltag zu fördern. Geschickt eingesetzt ermöglicht ein gutes Zeitmanagement nicht nur bessere Arbeitsergebnisse und weniger Stress, sondern auch eine ausgewogenere Work-Life-Balance.

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