Organiser les actions d’une équipe commerciale en plaçant les priorités au bon endroit n’est pas toujours simple. La matrice d’Eisenhower est une réponse simple et pragmatique à ce besoin. Pour en savoir plus sur cette méthode de gestion du temps en entreprise et télécharger votre modèle à personnaliser, vous êtes au bon endroit.
La matrice Eisenhower : définition
Son nom est lié à celui de Dwight David Eisenhower, président des États-Unis de 1953 à 1961, qui a expliqué sa méthode de travail pendant un discours : « J’ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent. »
La matrice Eisenhower est un système de priorisation qui de faire la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important. Elle permet de classifier les tâches à réaliser en 4 catégories, et est constituée de deux axes. L’axe vertical indique l’importance des tâches, il est divisé entre non important et important. L’axe horizontal indique leur urgence, il est lui aussi divisé entre non important et important.
L’objectif de la matrice Eisenhower est de mieux gérer son temps et sa productivité de manière simple et efficace, en anticipant et en planifiant les tâches à réaliser.
La matrice Eisenhower peut être utilisée tout autant de manière individuelle, pour vous aider à vous organiser personnellement, que de manière collective, pour clarifier les priorités de votre service.
À quoi servent les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower ?
La matrice Eisenhower divise les tâches en 4 quadrants :
Quadrant 1 : urgent et important
Ce sont les tâches à réaliser immédiatement. Si ces tâches ne sont pas traitées tout de suite, le retard entraîne des conséquences importantes et il empêche d’accomplir des objectifs.
Quadrant 2 : non urgent, important
Ce sont les tâches à planifier. Ces tâches n’ont pas d’échéance pressante, mais elles sont importantes, car elles vous font avancer vers vos objectifs. Il faut donc les planifier de manière proactive, pour éviter de les remettre à plus tard.
Quadrant 3 : urgent, non important
Dans ce quadrant, vous placerez les tâches à temporiser ou à déléguer. Le sentiment d’urgence des tâches de ce quadrant est souvent lié à des demandes extérieures.
Quadrant 4 : pas urgent, pas important
Ce sont les tâches inutiles. Ce sont des actions que vous pouvez envisager d’abandonner. Vous pouvez aussi réfléchir aux possibilités d’automatisation des tâches qui sont placées dans ce quadrant.
Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower en entreprise ?
La matrice Eisenhower a toute sa place en entreprise, où elle sert à optimiser la productivité et l’efficacité des équipes. Quels sont ses avantages ?
1. Une organisation plus efficace
La matrice permet de clarifier qui fait quoi, pourquoi, et pour quand. Chaque collaborateur voit ses actions priorisées et la planification est raisonnée et optimale.
2. Une meilleure gestion du temps
En allant directement vers les tâches essentielles, vous ne perdez pas de temps pour des tâches qui vous demandent du temps, mais pour très peu de résultats. Vous optimisez votre temps de travail.
3. Des objectifs atteints plus facilement
En identifiant et en éliminant les sources de distraction inutiles, vous améliorez votre productivité au travail et les performances de votre équipe commerciale. Ainsi, vous limitez le stress lié à la perte de temps et aux urgences trop nombreuses, et vous atteignez vos objectifs plus facilement.
Exemple concret d’utilisation de la matrice d’Eisenhower
Prenons l’exemple d’une PME qui met en place un site web d’e-commerce. Quelles tâches pourraient être réparties dans quel cadran ?
Quadrant 1 : urgent et important
Il s’agit de tout ce qu’il faut gérer très vite pour garantir le bon déroulement du projet et le respect du planning établi pour la mise en ligne du site.
Répondre aux demandes de l’agence qui construit le site.
Gérer une crise dans les ressources humaines, comme l’absence d’un collaborateur clé.
Gérer les conséquences d’une panne du serveur qui héberge le site en développement.
Quadrant 2 : pas urgent, mais important
Dans ce quadrant se trouvent les tâches qui pourraient théoriquement être remises au lendemain, mais qui doivent être planifiées rapidement, afin de ne pas nuire à la réalisation du projet de cette PME.
Prévoir la formation des collaborateurs aux compétences nouvelles liées à la vente sur cette boutique en ligne, par exemple la prise en main du CRM ou du logiciel d’emailing.
Préparer une réunion de point d’avancement sur le développement du site.
Préparer le plan de communication sur le lancement du site.
Quadrant 3 : urgent, mais pas important
Dans ce quadrant, l’entreprise a des actions à réaliser qui ne sont pas indispensables à la réalisation du projet, mais qui doivent être faites rapidement.
Répondre à des emails.
Prendre un abonnement à une solution logicielle (ou à des modules en option) avant la fin de la période de promotion sur le tarif.
Quadrant 4 : pas urgent, pas important
Dans ce dernier quadrant sont placées les tâches qui peuvent être remises à plus tard ou être évitées, de manière à ce que les collaborateurs se concentrent sur la priorité : la construction du site.
Répondre aux sollicitations qui ne concernent pas directement le service ou le projet e-commerce.
Participer à des réunions non essentielles.
Lire un rapport sur un projet annexe.
Comment créer une matrice d’Eisenhower ?
Cette matrice a pour avantage de se créer facilement. Voyons comment et sur quels supports.
La matrice Eisenhower en 3 étapes :
1. Lister toutes les tâches à réaliser pendant une période de temps donnée, par exemple pour la semaine suivante.
2. Se questionner sur l’urgence et sur l’importance de chacune des tâches.
3. Classer les tâches selon le degré d’importance et le degré d’urgence que vous leur avez attribués et les placer dans les 4 quadrants de la matrice.
La matrice Eisenhower est simple à matérialiser. Vous pouvez utiliser plusieurs supports, selon la situation.
La matrice Eisenhower sur papier
Il s’agit de la solution la plus simple et la plus rapide. Vous pouvez en créer une sur un paperboard en réunion ou lors d’un rendez-vous. Cela permet de la remplir de manière collective et dans l’instant.
La matrice Eisenhower sur Excel
En utilisant un tableur comme Excel, vous aurez plus de flexibilité et vous pourrez la faire évoluer plus facilement que sur papier, en ajoutant ou en supprimant des éléments très simplement. Vous pourrez éventuellement lier ce tableur à d’autres outils informatiques pour éviter de saisir les informations plusieurs fois.
La matrice Eisenhower sur un logiciel ou une application dédiés
Vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet, comme Notion, Asana, Monday ou Trello pour configurer votre matrice. Avec ces outils de gestion des tâches, il est facile de faire des plannings, d’attribuer des tâches à des personnes, de créer des indicateurs de suivi, de réalisation et de validation. Avec la possibilité de présenter les suivis de manière visuelle, ces logiciels sont agréables à utiliser.
L’outil de CRM Pipedrive a également des fonctionnalités de gestion de projet, ce qui vous permet de rassembler tous les outils de votre force de vente et de votre service marketing en un seul et même endroit.
Enfin, il existe des applications mobiles spécialisées, comme Priority Matrix, Focus Matrix ou Task Manager – To Do List.
Modèle à télécharger
Pour vous lancer et découvrir cette approche par vous-même, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de matrice Eisenhower ci-dessous.
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Téléchargez votre modèle de matrice Eisenhower
Conseils pour utiliser efficacement la matrice d’Eisenhower
Pour que cette méthode de priorisation soit utile, nous recommandons de suivre certaines bonnes pratiques.
Prévoir la bonne temporalité
Est-ce que votre projet concerne l’organisation des tâches de la semaine, du mois, du trimestre ? Vous pouvez en faire une pour le court terme et une autre en parallèle pour le long terme.
Prendre les bonnes décisions pour chaque quadrant
Idéalement, il faudrait que le quadrant 1 (urgent et important) soit rempli le moins possible, de manière à moins travailler sous pression. Pour cela, il faut planifier les tâches importantes en anticipant, de manière à ce qu’elles soient réalisées avant de devenir urgentes. Ainsi, seules les urgences imprévisibles entreraient dans le quadrant 1.
Les tâches placées dans le quadrant 2 (non urgent mais important) méritent toute votre attention. Elles sont trop souvent remises à plus tard, alors qu’elles sont essentielles à la réalisation de vos objectifs.
Les tâches du quadrant 3 (urgent, mais non important) sont à temporiser, car quand vous avez l’habitude de répondre rapidement aux sollicitations extérieures, vous êtes vu comme une source rapide de solution, et vous êtes de plus en plus sollicité. Si vous n’agissez pas dans l’immédiat, les demandes extérieures peuvent rester plus raisonnables. Pourquoi est-ce important ? Parce que, pendant que vous gérez ces tâches urgentes mais pas importantes, vous n’êtes pas en train de gérer vos tâches importantes, et vous prenez du retard sur vos propres objectifs.
Compléter la matrice Eisenhower par d’autres méthodes de priorisation
La matrice Eisenhower peut être complétée par d’autres approches de classification des tâches, comme la méthode Pomodoro, la méthode waterfall, la méthode Kanban, la méthode MoSCoW ou encore celle des objectifs SMART.
Garder de la souplesse et mettre à jour régulièrement
Les quadrants ne doivent pas devenir des cadres trop rigides. Il faut rester souple et laisser de la place à l’évolution des priorités. Celles-ci doivent être mises à jour de manière régulière et évoluer avec vous ou avec votre équipe commerciale.
Les limites de la matrice d’Eisenhower
Si la matrice Eisenhower a un fonctionnement simple, avec seulement 4 cases, elle présente aussi certaines limites.
Il peut être difficile de bien estimer l’importance et l’urgence d’une tâche. Pourquoi ?
On a souvent tendance à penser que ce qui est urgent est important, à cause de la pression exercée par l’urgence, alors que l’importance peut être moins élevée que ce que l’on pense.
Le degré d’importance peut être différent aux yeux de différents collaborateurs. Si vous utilisez la matrice pour l’ensemble d’un service, cela peut donner lieu à des débats.
Certaines tâches peuvent entrer dans plusieurs quadrants, tous les éléments d’un projet ne peuvent pas toujours être simplifiés en 4 cases seulement.
La matrice Eisenhower implique une certaine rigidité. Les personnes qui aiment agir de manière plus spontanée ou qui fonctionnent de manière créative pourront se sentir gênées par la structure par quadrants.
Les petites tâches pourraient être négligées. Certaines actions jugées comme peu importantes et peu urgentes pourraient être classées dans le quadrant 4, alors qu’elles doivent être réalisées. Par exemple, ne pas répondre à des mails de demande de validation peut ralentir l’avancée d’un projet.
Mettre en place la matrice demande du temps. Si votre charge de travail est déjà élevée, il peut être difficile de dégager du temps pour vous en occuper. Mais une fois que l’utilisation de la matrice devient une habitude de travail, intégrée dans votre routine, vous pouvez mieux identifier les distractions, les éliminer et devenir plus efficace. Par exemple, si vous gardez un peu de temps le vendredi après-midi pour planifier la semaine suivante, ce temps passé à la priorisation pourra vous assurer une semaine plus productive.
Pour conclure
Avec la matrice Eisenhower, vous adoptez une gestion des priorités basée sur l’importance réelle des tâches. Cette technique de priorisation nous montre que l’importance devrait primer sur l’urgence. Grâce à elle, vous concentrez votre énergie là où elle est réellement nécessaire, sans vous laisser distraire par des tâches non importantes et non urgentes. Elle vous aide à gagner en productivité et à mieux atteindrevos objectifs commerciaux.
