Analizar la ruta crítica de un proyecto facilita la planificación de las tareas y les permite avanzar de acuerdo con la programación.
Si bien pudiera parecer algo complejo al principio, el análisis de la ruta crítica no es solo para grandes organizaciones y proyectos complejos. Este método propone un flujo de trabajo útil que es fácil de implementar en cualquier empresa, sin importar su estructura o tamaño.
Al finalizar este artículo, conocerás los aspectos básicos del análisis de la ruta crítica y sabrás por qué es beneficioso, cómo usarlo de manera efectiva y si es la técnica de gestión de proyectos ideal para tu negocio.
¿Qué es el análisis de la ruta crítica en la gestión de proyectos?
El análisis de ruta crítica (CPA, por sus siglas en inglés), también conocido como el método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés), o el método del camino crítico, es una técnica de gestión de proyectos que identifica la secuencia más prolongada, también camino de mayor duración o el camino más largo, de las tareas dependientes y críticas que puede tener un proyecto. Para ejecutar un proyecto dentro del plazo establecido, todas estas tareas deben empezar y finalizar a tiempo. Si se retrasa cualesquiera tareas críticas, el proyecto no podrá entregarse según lo establecido.
Observa el siguiente ejemplo de análisis del método de la ruta crítica:
Las tareas A, C, G y H forman la ruta más prolongada, con un total de 57 días, y el retraso de cualesquiera de estas tareas retrasará el proyecto.
Las tareas B, D, E y F no son críticas. Debido a que tienen holgura (que definiremos más adelante), pueden empezar o terminar después de lo establecido en el plan sin afectar la cronología del proyecto.
Los gerentes de proyectos que identifican esta secuencia de tareas pueden:
Optimizar la cronología del proyecto
Minimizar los retrasos
Asignar recursos con efectividad
Garantizar la culminación del proyecto a tiempo
Más adelante, exploraremos los beneficios del CPA con más detalles.
¿Qué es una tarea dependiente?
Una tarea dependiente es una actividad que depende del inicio o de la culminación de otra tarea para poder empezar.
Piensa en un proyecto de construcción. Primero tendrás que adquirir los materiales (tarea A) para poder comenzar la construcción (tarea B). En este caso, la tarea B depende de la culminación de la tarea A.
Existen diferentes tipos de dependencias entre tareas. Este ejemplo usa una dependencia del tipo final a inicio (FS, por sus siglas en inglés), en la que es necesaria la culminación de otra tarea para poder comenzar. FS es el tipo de dependencia más común. Más adelante, estudiaremos con detalle los diferentes tipos de dependencias.
Nota: muchos gerentes de proyectos usan el método de la ruta crítica junto con la metodología de cascada. Este modelo de gestión resalta las tareas dependientes en un formato lineal, como en un diagrama de Gantt, en el que todas las tareas siguen en un orden secuencial. La metodología de cascada proporciona un marco de trabajo para el progreso del proyecto, mientras que el CPA gestiona el tiempo y las dependencias de tareas.
¿Qué es la holgura?
La holgura se refiere a la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin afectar la duración del proyecto.
Existen dos tipos de holgura:
Holgura libre, que es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin afectar una tarea posterior
Holgura total, que es la cantidad de tiempo que se puede retrasar un proyecto sin afectar la fecha de culminación general del proyecto
Las tareas que conforman la ruta crítica no tienen holgura, lo que quiere decir que los retrasos de estas tareas retrasarán todo el proyecto. Sin embargo, las funciones fuera de la ruta crítica a veces tienen holgura.
Imagina que las tareas A, B y C están en la ruta crítica, que dura 15 días. La tarea D no está en ruta crítica y le asignas 10 días para su culminación, esto quiere decir que tienes una holgura de cinco días.
Si se tardan más de 10 días para terminar la tarea D, no afectará la entrega del proyecto, siempre que se termine dentro de los cinco días de holgura.
¿Por qué es útil el análisis de la ruta crítica?
La primera vez que se menciona el método de la ruta crítica fue en septiembre de 1963. El Harvard Business Review publicó “El abecedario del método de la ruta crítica”, escrito por F. K. Levy, G. L. Thompson y J. D. Wiest. En el artículo, explican:
La premisa del marco de trabajo
Cómo usarlo
Por qué es una herramienta tan efectiva para tomar decisiones
Observemos por qué este marco de trabajo es tan popular:
Prioriza tareas sin holgura. Las actividades en la ruta crítica deben comenzar y finalizar a tiempo para que el proyecto culmine según los plazos. El método de la ruta crítica permite que los gerentes de proyectos vean y prioricen estas tareas para asegurarse de que el proyecto cumpla con los plazos establecidos.
Mejora la asignación de recursos. Entender cuáles tareas son críticas para el éxito permite que los gerentes de proyectos prioricen recursos. Por ejemplo, pueden asignar empleados adicionales para garantizar la culminación puntual de tareas críticas o evitar que integrantes clave del equipo tengan vacaciones durante el proyecto.
Evita los cuellos de botella. Los cuellos de botella ocurren cuando alguien o algo evitan la culminación de una tarea. Por ejemplo, un gerente de proyectos puede tener que aprobar varios presupuestos en poco tiempo. Los gerentes de proyectos que identifican dependencias entienden cuáles actividades pueden ocurrir en paralelo y cuáles no. En consecuencia, es más fácil determinar dónde pueden ocurrir los cuellos de botella para evitarlos.
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¿Cuándo deberías usar el método de la ruta crítica?
Si bien el CPM es una herramienta valiosa para numerosos tipos de proyectos, lo cierto es que se adapta mejor a algunas estructuras específicas. Los siguientes son algunos ejemplos de cuándo usar el método de la ruta crítica.
Para proyectos con una programación lineal
El CPM es ideal para programaciones lineales y secuenciales con tareas bien definidas. Sin embargo, su estructura rígida hace que no sea la mejor opción para proyectos ágiles que necesitan más flexibilidad.
Un proyecto ágil requiere culminar el trabajo en ciclos o sprints cortos, lo que se conoce como iteraciones. El proyecto evoluciona a medida que en cada sprint se priorizan diferentes ajustes o mejoras en función de los resultados del sprint anterior.
Debido a que en un proyecto lineal no hay inicio, punto medio ni final, la mejor opción para este tipo de proyectos es un marco de trabajo ágil como Scrum.
Para proyectos extensos y complejos
El CPM también juega un papel importante en proyectos más grandes y complejos que tienen muchas tareas, hitos y entregables.
Los gerentes de proyectos deben usar el CPM para identificar los trabajos requeridos para una entrega oportuna. En consecuencia, podrán priorizar tiempo, recursos y los horarios del personal.
Por ejemplo, puedes asegurarte de que los empleados no se enfrenten a limitaciones de recursos cuando tengan que completar una tarea. Si un desarrollador necesita acceso a un sistema específico, puedes establecer los permisos de accesos adecuados antes de iniciar el proyecto.
Sin embargo, eso no significa que el CPM no pueda emplearse en proyectos pequeños, ya que puede ayudarte a seguir de cerca los plazos y las prioridades al tiempo que se garantiza una entrega oportuna. Considera estos factores cuando tengas que decidir la técnica de gestión adecuada para tu proyecto.
Cómo usar el análisis de la ruta crítica
A continuación, te ofrecemos los seis pasos para identificar y monitorear la ruta crítica.
1. Hacer una lista con todas las tareas del proyecto
Describe todas las tareas de tu siguiente proyecto usando una estructura de desglose del trabajo (EDT). Una EDT es una herramienta que organiza tu proyecto en componentes más pequeños y manejables. El proceso facilita la visualización de las tareas y comprende todo el alcance del proyecto.
Por ejemplo, la estructura divide todas las tareas en niveles jerárquicos. De un vistazo, es posible ver cuáles son las tareas del proyecto y dónde se encuentran según su jerarquía.
La siguientes es una muestra de la EDT en el análisis de la ruta crítica:
Imagina que estás planificando el lanzamiento de un nuevo producto. En este escenario, tu EDT incluye las siguientes tareas:
EDT del lanzamiento de un producto
Nivel 1 (el entregable final del proyecto) |
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Nivel 2 (las áreas clave para alcanzar el entregable) |
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Nivel 3 (las tareas individuales que llevarán el entregable a buen término) |
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Las tareas del Nivel 3 se encuentran debajo del Nivel 2, mientras que todo se encuentra debajo del lanzamiento del producto.
En una EDT real, hay diferentes secciones en el Nivel 2 con más tareas de tercer nivel, como en la imagen anterior.
Cómo crear una estructura de desglose del trabajo con Pipedrive
Crea una especie de flujograma de tu proyecto al añadir todas las tareas a tu tablero de Pipedrive. Luego puedes asignar cada tarea a una de las fases del proyecto que elijas e indicar su posición en la EDT.
Puedes crear fases de proyecto para los tres niveles. Añade tus tareas a cada fase para poder visualizar su posición dentro de la programación general del proyecto.
También puedes crear subtareas, que te permitirán agregar actividades de proyecto secundarias a las tareas actuales. Por ejemplo, si estás desarrollando una app, puedes asignar como tarea el diseño de la app y, dentro de esta tarea, incluir las siguientes subtareas:
Crear wireframes (esquemas de pantalla)
Obtener opiniones de clientes
Completar mockups (simulaciones visuales)
Agregar estas subtareas te permitirá organizar y estructurar tu proyecto, con lo que te será más fácil identificar la ruta crítica posteriormente en el proceso.
2. Definir la duración de las tareas y actividades
Determina la duración de cada tarea para que puedas calcular la ruta crítica posteriormente. Si no sabes cuánto tardarás en completar cada actividad del proyecto, no podrás hallar la duración más prolongada de las tareas dependientes.
Existen algunas maneras de llevar a cabo este proceso:
Revisar proyectos anteriores. Estudia tus proyectos anteriores para ver cuánto se tardó en completar las tareas. Identifica cualesquiera tareas similares en tu proyecto actual y usa su duración como referencia. Por ejemplo, si vas a lanzar una nueva app, revisa cuánto se tardó en tareas como diseño, desarrollo y pruebas en proyectos anteriores.
Hacer una investigación. Haz búsquedas en línea y consulta otras fuentes (como colegas o competidores) para encontrar información sobre actividades similares. Una vez más, ésta es una excelente manera de hacer estimados bien fundamentados.
Hablar con expertos. Habla con los miembros del equipo o expertos en la materia que hayan tenido una experiencia parecida. Su opinión es valiosa, especialmente en el caso de tareas que no disponen de datos históricos directos. Puedes pedirles a los diferentes expertos que te den estimaciones de tiempo y promediarlas para obtener un resultado más exacto.
Nota: cuando calcules la duración estimada de una tarea, ten en cuenta la disponibilidad de recursos como miembros de equipo, presupuestos y equipos. Imagina que estimas que para completar la tarea hacen falta tres días, pero ¿tienes los recursos para completarla dentro de ese plazo? Podría tardar más si los recursos estuvieran disponibles parcialmente.
Cómo definir duraciones de tareas con Pipedrive
Dentro de cualquier proyecto en Pipedrive, busca el botón “+ Task” en la pestaña Plan. Aquí, puedes agregar la hora, fecha y duración para especificar cuánto tardará una tarea (y cuándo se vence su plazo).
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Nota: Cuando agregues tareas en Pipedrive, no tienes que incluir las duraciones ni las fechas de vencimiento. Puedes agregar la tarea y actualizar esta información después.
3. Identificar dependencias
Antes de explicar cómo identificar dependencias, aclaremos los diferentes tipos:
Final a inicio (FS, por sus siglas en inglés) | Debe terminarse una tarea para poder comenzar la siguiente (más común). Ejemplo: debes terminar el diseño de un sitio web para poder comenzar a desarrollarlo. |
Inicio a inicio (SS, por sus siglas en inglés) | Deben comenzar dos tareas a la vez y pueden ejecutarse en paralelo. Ejemplo: escribir contenido y diseñar una página web pueden empezar a la vez. |
Final a final (FF, por sus siglas en inglés) | Deben terminarse dos tareas a la vez, pero no tienen que haber comenzado juntas. Ejemplo: las pruebas y la corrección de errores deben finalizar a la vez antes del lanzamiento. |
Inicio a final (SF, por sus siglas en inglés) | Una tarea solo puede comenzar cuando comience otra tarea (menos común). Ejemplo: Se debe configurar primero el hosting de un nuevo sitio web antes de desactivar el hosting del sitio web anterior. |
Para identificar dependencias en tu proyecto, identifica las tareas que solo pueden comenzar o terminar cuando empiece o termine otra. Puede que tengas otros tipos de dependencias, pero como FS es la más común, es un buen punto de partida.
Nota: organiza las tareas en orden lineal y secuencial para poder identificar las dependencias con facilidad. Por ejemplo, pasa las funciones de tu EDT a un diagrama de red del proyecto (un diagrama de PERT, también la técnica de evaluación y revisión de programas). Al igual que un diagrama de flujo, un diagrama de red usa flechas y nodos para mostrar las relaciones entre las tareas.
Cómo crear dependencias con Pipedrive
Si bien Pipedrive no permite dependencias entre tareas, puedes crear campos personalizados para destacar estas dependencias. Puedes crear un campo personalizado que especifique “Solo puede comenzar tras completar la tarea X” para resaltar la dependencia. Luego puedes configurar recordatorios para notificar al equipo cuando alguien termine una tarea.
Con Pipedrive, puedes administrar tareas en una vista de lista, que te ayuda a ordenar tareas e identificar sus dependencias.
4. Calcular los tiempos de inicio y finalización más tempranos y tardíos
Los tiempos de inicio y finalización son la base de tu ruta crítica, ya que ellos te ayudan a identificar las tareas que deben comenzar o terminar a tiempo para evitar demoras en el proyecto. Con estos tiempos también puedes calcular la holgura.
¿Cómo calculas el tiempo más temprano y tardío que puede empezar o terminar cada tarea sin retrasar el proyecto?
Lo ilustraremos con el siguiente ejemplo. Imagina que tienes estas tareas en la programación de tu proyecto:
Tarea A. Tres días (sin dependencias)
Tarea B. Cinco días (depende de la tarea A)
Tarea C. Dos días (depende de la tarea B)
Usa el cálculo del recorrido hacia adelante (forward pass) para determinar los tiempos de inicio y finalización más tempranos del proyecto. El cálculo comienza con la primera tarea y sigue la secuencia del proyecto.
Tarea A |
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Tarea B |
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Tarea C |
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Usa el cálculo del recorrido hacia atrás (backward pass) para calcular los tiempos de inicio y finalización más tardíos. Como lo sugiere el nombre, esta fórmula empieza con la última tarea y retrocede sustrayendo duraciones. En este cálculo, la finalización más temprana más alta es tu punto de partida.
Tarea C |
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Tarea B |
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Tarea A |
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Cómo calcular los tiempos de inicio y finalización con Pipedrive
En la vista de cronograma (o vista de lista), puedes visualizar todas las fechas finales y duraciones de todas las tareas críticas. Puedes usar los cálculos anteriores para identificar los momentos de inicio y finalización óptimos del proyecto.
5. Identificar la ruta crítica
Para identificar la ruta crítica del proyecto, recordemos el concepto de holgura.
Las tareas sin holgura se deben completar a tiempo para evitar demoras. Por ejemplo, si vas a diseñar una aplicación móvil y el desarrollador no envía el wireframe para su aprobación a tiempo, no podrás cumplir con la fecha de finalización del proyecto, ya que esta tarea produce un efecto en cadena que afecta a toda la programación.
El primer paso para crear el diagrama de ruta crítica es identificar las tareas que no tienen holgura. Sigue las dependencias de las tareas que no tienen holgura para delinear toda la secuencia de actividades. Todas estas tareas forman parte de la ruta crítica.
Cómo resaltar la ruta crítica con Pipedrive
Usa los campos personalizados para diferenciar las tareas críticas de las del resto del proyecto. Puedes filtrar tu vista para ver todas estas tareas en una misma pantalla junto con su fase de proyecto y el progreso en la programación.
También puedes ver todas las actualizaciones de los miembros del equipo sobre su progreso (más al respecto en la siguiente sección).
6. Monitorear la ruta crítica
Incluso después de identificar la ruta crítica, debes seguir el progreso para poder asegurarte de que las tareas se realizan a tiempo.
Una de las maneras más efectivas de monitorear el progreso es mediante un software de análisis de ruta crítica en tiempo real, como una herramienta de gestión de proyectos. De esta manera, puedes conocer de inmediato el progreso de la secuencia de tareas.
Toma de ejemplo el software de gestión de proyectos de Pipedrive. Puedes ver el progreso de las tareas críticas de un vistazo para asegurarte de que los equipos cumplan con sus metas. Si se prevén demoras, puedes intervenir para encauzar el proyecto.
Las funciones colaborativas de ventas, como compartir archivos, agregar notas a las tareas y etiquetar a otros miembros del equipo, también garantizan que todas las personas estén al tanto del progreso. Mantener a todas las personas al día asegura que las transiciones entre tareas dependientes sean fáciles.
Consideraciones finales
El CPM es una poderosa técnica de planificación y gestión de proyectos, que te ayuda a priorizar tareas, asignar recursos y garantizar que los proyectos complejos se ajusten a las programaciones.
Si bien el CPM es típico de las organizaciones grandes con proyectos complejos, no significa que solo se pueda usar en estos casos. Las empresas pequeñas pueden usar el CPM para gestionar proyectos simples debido a que ofrece los mismos beneficios.
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