Priorizar las tareas es esencial para el éxito de los proyectos. El proceso mejora la toma de decisiones del proyecto y previene retrasos al garantizar que las tareas críticas tengan suficiente tiempo y recursos disponibles.
Una de las formas más efectivas de priorizar tareas es el método MoSCoW de priorización. Al final de este artículo, sabrás cómo funciona el método de priorización MoSCoW y si es la herramienta de priorización adecuada para las circunstancias del proyecto que gestionas.
¿Qué es la priorización MoSCoW?
MoSCoW es una técnica de gestión para priorizar tareas, requisitos o características del producto en función de su importancia. El modelo asegura que cumplas con los requisitos esenciales del proyecto actual a pesar de los plazos o recursos limitados.
Daig Clegg, un experto en desarrollo de software en Oracle, desarrolló el proceso de priorización MoSCoW en 1993. El objetivo era priorizar tareas durante el contexto del desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, por sus siglas en inglés). La técnica es ahora un marco ágil popular, utilizado a menudo por equipos de gestión de proyectos y desarrollo de software para despejar el backlog del producto.
¿Qué es el backlog del producto?
El backlog del producto es una lista priorizada de tareas y entregables que un equipo debe completar para construir o mejorar un nuevo producto. Es esencial para la gestión de un proyecto ágil, donde los integrantes del equipo trabajan en ciclos iterativos o sprints.
Aquí hay un ejemplo de cómo se vería el backlog del producto:
MoSCoW tiene como objetivo abordar los elementos del backlog en función de su prioridad. Los equipos pueden utilizar la técnica para crear una hoja de ruta sobre qué elementos abordar primero.
Piensa en un proceso de ventas, por ejemplo. El backlog del producto tendría tareas como cerrar tratos, optimizar el embudo de ventas y mejorar las estrategias de acercamiento al cliente. El equipo de ventas entonces utilizaría MoSCoW para identificar qué tareas conducen a mayores conversiones e ingresos, ajustando el backlog en consecuencia.
Nota: MoSCoW se originó como parte del Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos (o DSDM, por sus siglas en inglés), un marco ágil que enfatiza la colaboración, la retroalimentación frecuente y un mayor valor en menos tiempo a lo largo de todo el proyecto.
DSDM fue desarrollado en la década de 1990 y responde a los desafíos de los enfoques de gestión de proyectos tradicionales, que son rígidos y lineales.
Dentro de DSDM, los equipos utilizan MoSCoW para priorizar tareas y características del software, entregando valor a los usuarios finales en iteraciones del producto.
¿Qué significa MoSCoW?
El nombre “MoSCoW” es un acrónimo. Cada letra representa un nivel diferente de definiciones de prioridades:
Must have (Debe tener)
Should have (Debería tener)
Could have (Podría tener)
Won’t have (No tendrá, por ahora)
Veamos estos niveles de prioridad en más detalle.
Debe tener
Los “debe tener” son los requisitos imprescindibles y no negociables para que un proyecto sea exitoso. Por ejemplo, supongamos que quieres optimizar tu proceso de calificación de prospectos y mejorar las tasas de conversión. Un "debe tener" en este escenario son los criterios claros de calificación de prospectos.
Tu equipo de ventas necesita saber cuáles son los elementos imprescindibles para diferenciar los prospectos de calidad de los que no lo son. Sin esto, el proyecto fracasará.
Debería tener
Los “debería tener” son útiles para el éxito del proyecto, pero no son un requisito imprescindible.
Usemos el mismo ejemplo de calificación de prospectos. La automatización de la puntuación de prospectos (lead scoring) está en la columna de los “debería tener” en este escenario. La puntuación de prospectos implica asignar valores a los mismos según su probabilidad de convertirse en ventas.
El proyecto sigue funcionando sin estas automatizaciones. Sin embargo, incluirlas mejora el resultado del proyecto al asignar los prospectos adecuados a los representantes de ventas correctos lo más rápido posible. Como resultado, los representantes dedican menos tiempo a calificar prospectos y más tiempo a cultivar a aquellos que realmente cumplen con el perfil.
Cómo automatizar la generación de leads
Podría tener (o “Deseables”)
Los “podría tener” (o “deseables”) son requisitos en proyectos que, si bien son convenientes, no son esenciales para el éxito del proyecto. Inclúyelos si el tiempo y los recursos lo permiten, pero el proyecto no se verá afectado significativamente si los omites.
Por ejemplo, permitir que los representantes de ventas personalicen la puntuación de los prospectos según sus preferencias les daría más control sobre los prospectos priorizados, pero no impacta directamente el éxito del proyecto. Aun así, puedes optimizar el proceso de calificación de prospectos sin esta función.
Nota: La principal diferencia entre los “podría tener” y los “debería tener” radica en cómo impactan el resultado del proyecto. Omitir actividades que “debería tener”, como reducir la funcionalidad o alterar la experiencia del usuario, tiene un efecto más significativo. Los “podría tener” tienen un impacto mucho menor si se omiten, como reducir una funcionalidad sin afectar la experiencia del usuario.
No tendrá (por ahora)
Los “no tendrá” son los requisitos menos importantes. Generalmente, son:
Demasiado intensivos en recursos
No alineados con los objetivos del proyecto más inmediatos
De menor prioridad que las otras tareas
Los “no tendrá” están fuera del alcance del proyecto actual, pero se mantienen en reserva para revisarlos en futuros proyectos.
Integrar sistemas no críticos, como herramientas de software de gestión de proyectos, es un ejemplo de una actividad que “no tendrá”.
Los sistemas de gestión de proyectos no son esenciales para optimizar el proceso de calificación de prospectos, pero sí aportan valor. Por ejemplo, los equipos de ventas pueden organizar y rastrear las tareas de calificación de prospectos, incluso si no son críticas para el éxito del proyecto.
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Las principales ventajas y desventajas de la técnica de priorización MoSCoW
Hay ventajas y desventajas en el análisis MoSCoW. Estas son algunas de las principales razones para utilizar MoSCoW:
Ventajas | Lo que significan |
El método MoSCoW es simple | Puedes usar la técnica de inmediato si entiendes cómo funcionan las cuatro categorías. |
Puedes visualizar las tareas de alta prioridad de un vistazo | El equipo de proyecto puede centrarse en actividades esenciales, garantizando un uso eficiente del tiempo y los recursos para entregar el proyecto. |
MoSCoW previene la corrupción del alcance | Establecer prioridades claras al inicio del proceso evita que los requisitos se amplíen más allá del plan original sin los ajustes adecuados. |
Sin embargo, esta técnica también puede presentar algunos desafíos. Aquí hay algunas desventajas a considerar mientras decides qué enfoque tomar:
Desventajas | Lo que significan |
La priorización de tareas es a menudo subjetiva | Los sesgos y opiniones del equipo pueden llevar a una asignación incorrecta de categorías de tareas, lo que puede afectar el éxito del proyecto. |
Recopilar los aportes de todos los involucrados es complejo | Para mitigar la puntuación inconsistente, necesitas la participación de todos los stakeholders clave. Involucrar a un gran número de tomadores de decisiones puede ser complejo y consumir mucho tiempo. |
MoSCoW no considera todos los factores que afectan la secuencia de tareas | MoSCoW no considera factores como dependencias entre requisitos, presupuestos o restricciones del proyecto en relación con el tiempo, que son vitales para la programación efectiva, la asignación de recursos y la entrega exitosa de proyectos. |
Consejos rápidos para mitigar los desafíos del MoSCoW
Veamos cómo superar los obstáculos del MoSCoW:
Asegúrate de llevar a cabo una correcta categorización, incluyendo a todas las partes interesadas relevantes en tu discusión. Obtendrás una amplia gama de perspectivas que te ayudarán a categorizar las prioridades correctamente.
El mapeo de interesados facilita la inclusión y gestión de todas las partes. El proceso implica categorizar a los interesados en grupos según su nivel de influencia o interés en el proyecto, como los tomadores de decisiones, los usuarios finales o los colaboradores. Categorizar a los interesados facilita la gestión de sus aportaciones sin abrumar el proceso.
Adopta un enfoque integral para organizar tareas y planificar proyectos utilizando la técnica MoSCoW junto con otras estrategias de gestión de tareas. El análisis de ruta crítica o la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) son ejemplos.
Cómo usar la técnica MoSCoW para la priorización
El método MoSCoW no es complejo, pero seguir los pasos correctos y utilizar el marco en su máximo potencial es importante.
Aquí están los pasos para utilizar la técnica de priorización MoSCoW.
1. Enumera los entregables del proyecto
Los entregables son los resultados medibles de tu proyecto. Enumerarlos ayuda a identificar las tareas necesarias para lograrlos.
Para determinar los entregables del proyecto, comienza por delinear tus objetivos. ¿Qué estás tratando de lograr? Si tu objetivo es aumentar los ingresos por ventas en un 20 %, ¿qué entregables te ayudarán a lograrlo? Aquí hay algunos ejemplos:
Desarrollar una nueva estrategia de ventas
Crear un mejor programa de entrenamiento en ventas
Mejorar el proceso de calificación de prospectos
Con estos entregables definidos, determina las tareas necesarias para la finalización del proyecto. Usando el proceso de calificación de leads como ejemplo, las tareas del proyecto incluyen:
Investigar las mejores prácticas de la industria para la calificación de prospectos
Determinar los criterios de calificación de prospectos
Seleccionar la tecnología para implementar la calificación de leads (como un CRM de lead score)
Probar la tecnología de calificación de prospectos
Integrar la tecnología de calificación de prospectos
Capacitar a los equipos de ventas
Lanzar el proceso de calificación de prospectos
Analizar resultados y realizar ajustes
Estas tareas del proyecto son las actividades que priorizarás utilizando el método MoSCoW. Realiza el mismo proceso para cada entregable de tu proyecto.
Cómo registrar todos los entregables del proyecto en Pipedrive
Utiliza Smart Docs para anotar todos los entregables de proyecto en Pipedrive. Las actualizaciones aparecen en tiempo real, lo que te permite colaborar con usuarios en el mismo documento.
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Nota: SmartDocs es un complemento de Pipedrive con suscripciones de plan Básico y Avanzado, e incluido con una suscripción Profesional, Power o Corporativo. Encuentra más información sobre los precios de Pipedrive.
2. Identifica a los interesados relevantes
Identifica qué partes interesadas deben formar parte de la discusión de priorización de requisitos. Para hacerlo, compara los requisitos del proyecto con los roles y responsabilidades de los empleados. Si sus roles son esenciales para el éxito del proyecto, inclúyelos en el proceso MoSCoW.
Por ejemplo, al crear un nuevo flujo de trabajo de ventas, necesitas:
Miembros del equipo de marketing
Representantes de éxito del cliente
Gerentes de producto
Miembros del equipo de desarrolladores de producto
Equipos de TI
Liderazgo ejecutivo
También puede que necesites partes interesadas externas. Considera su participación en el negocio y si su aporte es necesario para el proyecto.
Cómo identificar a las partes interesadas relevantes en Pipedrive
Dirígete a la sección de usuarios en el CRM de Pipedrive para obtener una visión clara de los roles y responsabilidades de todos. Asigna a los usuarios relevantes a un proyecto específico de MoSCoW y reúne a todos en un solo lugar virtual.
3. Realiza la priorización MoSCoW
Reúnete con los interesados relevantes del proyecto para realizar la priorización MoSCoW. Piénsalo como una sesión de lluvia de ideas. Los asistentes se reúnen para discutir opiniones, sugerir nuevas ideas y determinar dónde se sitúan las tareas en el marco MoSCoW.
Así puedes organizar una sesión de priorización MoSCoW:
Programa la sesión. Utiliza una herramienta de programación para identificar el mejor momento en que todos puedan reunirse. Realiza la priorización MoSCoW, ya sea en persona o virtualmente. Organiza un espacio para una reunión en persona y asegúrate de que todas las partes relevantes puedan asistir. Consigue la infraestructura digital adecuada para una reunión virtual para tener una sesión fluida, como al utilizar una plataforma de video colaborativa como Miro.
Crea una agenda. Una agenda asegura que mantengas el rumbo, lo cual es útil si tienes muchas tareas que cubrir. Define los objetivos de la reunión, enumera los temas principales y asigna un límite de tiempo para cada ítem. Comparte la agenda con los participantes para que sepan qué esperar y cómo prepararse.
Elige a un facilitador. Incluso las personas con las mejores intenciones pueden apoderarse de las reuniones, impidiendo que otros hablen. Pide a alguien que facilite la sesión para garantizar que todos tengan la oportunidad de compartir sus opiniones. De esa manera, obtendrás tanto contexto como sea posible, asegurando que categorices las tareas correctamente.
Cómo planificar una discusión de priorización MoSCoW en Pipedrive
Aquí te mostramos cómo puedes usar la poderosa herramienta de programación de Pipedrive para planificar la reunión:
Agrega cualquier nota u otra información relevante a la invitación (como la agenda)
Envía la invitación al equipo del proyecto
La imagen a continuación muestra lo sencillo que es programar una reunión en Pipedrive:
Una vez que establezcas la fecha, la hora y la duración del evento, está todo listo.
4. Documenta la categorización
Mantén un registro de las prioridades acordadas. Hay un par de maneras de hacerlo:
Crea una matriz de prioridades que las divida en las cuatro categorías de priorización
Utiliza un documento para anotarlas, enumerando las tareas bajo los cuatro subtítulos de categorías
Aquí tienes un ejemplo de una matriz de prioridades MoSCoW:
La matriz MoSCoW es una mejor opción si necesitas comparar múltiples tareas o funcionalidades una al lado de la otra. También beneficia a un proyecto complejo al permitirte visualizar todas las tareas y prioridades simultáneamente. Puedes usar la imagen anterior como tu plantilla de priorización MoSCoW.
Un documento funciona bien si tienes menos requisitos. También es útil para añadir descripciones o contexto sobre por qué las tareas están en categorías específicas.
Cómo documentar prioridades en Pipedrive
Hay varias maneras de documentar las prioridades MoSCoW en Pipedrive:
Utiliza Smart Docs para convertir las actas de tu reunión en una lista de prioridades en viñetas
Usa las etiquetas de prioridad de la actividad de Pipedrive para categorizar tareas
Crea fases del proyecto que estén alineadas con las categorías del marco y asigna tareas a esas fases
Nota: Para agregar tareas a los Projects de Pipedrive, encuentra el botón “+Tarea” debajo de la pestaña de plan. Alternativamente, usa la opción “+Tarea” debajo de tus fases para agregar una directamente a esa fase. Haz clic en Guardar, y la nueva tarea aparecerá en la etapa de proyecto especificada. Aquí tienes un desglose más detallado de cómo usar Projects en Pipedrive.
5. Revisa y realiza un ajuste de prioridades según sea necesario
La gestión de prioridades puede cambiar dependiendo de los entregables y resultados cambiantes, especialmente en proyectos ágiles. Cuando esto sucede, vuelve a la priorización y actualiza según sea necesario.
Digamos que implementas un nuevo proceso de ventas en diferentes iteraciones (sprints) utilizando el método MoSCoW. Después de varios sprints, te das cuenta de que debes ajustar una de tus prioridades.
Uno de tus “debe tener” es la integración de redes sociales para la captación de prospectos, pero el equipo de ventas no la está utilizando a menudo. ¿Por qué? La mayoría de los prospectos de alta calidad provienen de otras fuentes, como los seguimientos por correo electrónico automatizados.
Regresas a tu matriz (o documento) de priorización MoSCoW y haces enmiendas. La obtención de contactos a través de redes sociales pasa a ser un ‘podría tener’, y añades seguimientos automáticos por correo electrónico a tus ‘debe tener’.
Cómo ajustar prioridades en Pipedrive
Ajustar prioridades en Pipedrive es rápido y fácil. Usa la función de arrastrar y soltar para mover tareas entre las fases del proyecto (tus categorías MoSCoW). Si utilizaste Smart Docs para listar tus prioridades, puedes copiar y pegar texto en las tareas.
Nota: Configura recordatorios en Pipedrive para que recuerdes revisar y actualizar tus prioridades MoSCoW. Dirígete al Marketplace de Pipedrive e integra una herramienta poderosa como GReminders yAcuity Scheduling.
¿Es el método de priorización MoSCoW adecuado para tu negocio?
Veamos situaciones donde la técnica MoSCoW es útil:
Para priorizar tareas en proyectos grandes y complejos. Al manejar muchas tareas, utiliza MoSCoW para identificar en cuáles actividades concentrarse y asegurar la finalización del proyecto.
Para gestionar proyectos ágiles. Utiliza la técnica MoSCow para priorizar tareas que aporten el mayor valor a los usuarios finales en cada sprint.
La metodología MoSCoW no es adecuada para todos los proyectos. Hay limitaciones a tener en cuenta (como se mencionó anteriormente). Por ejemplo, si necesitas determinar dependencias, ponderar tu presupuesto o asignar recursos de manera efectiva, la técnica MoSCoW no es la elección correcta.
Sin embargo, es útil en conjunto con otras estrategias de gestión de proyectos, como la matriz RACI.
RACI es un acrónimo de responsable, a cargo, consultado e informado. A continuación, se presenta un breve desglose de cómo asignar tareas en la matriz RACI:
Responsable: La persona o personas que realizan el trabajo.
A cargo (Accountable): La persona que es la dueña de la tarea o el proyecto.
Consultado: Las personas que proporcionan información antes de completar el trabajo.
Informado: Las personas que necesitan actualizaciones sobre el progreso del proyecto, pero no contribuyen al trabajo.
Mientras que el método MoSCoW prioriza las tareas, la matriz RACI clarifica los roles y responsabilidades del proyecto. La combinación de estas técnicas proporciona un enfoque exhaustivo para gestionar y programar las tareas del proyecto.
Consideraciones finales
El método MoSCoW de priorización ayuda a categorizar las tareas e iniciativas del proyecto. Es simple de usar y fácil de cambiar, lo que la hace ideal para proyectos ágiles.
Sin embargo, no está exenta de desventajas. El marco carece de elementos clave al priorizar tareas, como identificar dependencias. Por esta razón, es mejor utilizarlo junto con otras prácticas de gestión de tareas.
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