Metodología ágil: qué es, cómo funciona y cómo aplicarla

Gestionar proyectos complejos y asegurar la máxima eficiencia en los procesos productivos no es algo tan sencillo. Sin embargo, la metodología ágil, adoptada a nivel mundial por distintas industrias y sectores, ofrece algunas bases para aumentar la precisión al momento de gestionar el desarrollo de productos y servicios.

Ahora bien, ¿qué es la metodología ágil? ¿Existe algún modelo práctico, con directrices claras, para aplicarla en una empresa? Y, sobre todo, ¿vale la pena gestionar proyectos usando este marco de trabajo?

En este artículo, encontrarás más información sobre la metodología ágil y descubrirás las respuestas a estas y otras preguntas.

¿Qué son las metodologías ágiles?

Llamamos metodología ágil a una serie de prácticas donde la gestión de proyectos consiste en buscar el desarrollo sostenible y reducir los tiempos de entrega sin sacrificar eficiencia ni calidad.

Para ello, el método ágil sugiere establecer un objetivo principal y trabajar para alcanzarlo dentro de pequeños ciclos de desarrollo que se dividen en etapas. Estas fases, además de ofrecer un control eficiente e inmediato, permiten que haya un proceso de mejora continua.

Es importante tener en cuenta que la metodología ágil no es un modelo de gestión listo para usarse. Debe entenderse como una guía, es decir, un marco de trabajo que establece ciertos estándares de acción que deberá seguir el equipo de desarrollo para gestionar los proyectos.

A partir del concepto ágil, se han desarrollado y aplicado otros métodos en muchas empresas. Por lo que, pese a no ser una metodología estructurada, la metodología ágil abarca marcos de trabajo como kanban y scrum para la gestión de proyectos.

Sin importar el marco elegido, los proyectos que se basan en la metodología ágil tienden a ser más simples y dinámicos, lo que genera resultados incrementales en los productos e incluso puede reducir los costos de producción.

Cuando se aplica de manera correcta, la metodología ágil puede tener un impacto muy positivo.

¿Cómo surgió la metodología ágil?

A principios de los años 2000, la industria del desarrollo de software estaba en auge. Sin embargo, los equipos de desarrollo de muchas empresas enfrentaban dificultades para gestionar proyectos en un área tan nueva y adaptarse a las circunstancias del mercado del momento.

Fue en este contexto que 17 desarrolladores de software se reunieron en 2001 atendiendo a la convocatoria de Kent Beck, co-creador de la metodología Extreme Programming, para analizar los modelos de mejora tradicionales.

En sus reuniones, analizaron estos modelos y enumeraron puntos en común de los proyectos de desarrollo de software que habían tenido éxito. Como resultado, crearon el Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software, conocido hoy como el Manifiesto Ágil.

Quizás te sorprenda el uso de la palabra “manifiesto”. De hecho, a diferencia de lo que muchos piensan, “metodología ágil” no es el nombre original. Sin embargo, con el paso de los años, esta terminología se popularizó y hoy es más aceptada. Lo cierto es que el manifiesto propone una serie de principios basados en la filosofía de gestión desarrollada por estos 17 pioneros. Lo increíble es que lo que comenzó como un manifiesto de software se ha convertido en un estándar de gestión adoptado a nivel mundial.

En la práctica, esto significa que ágil no es en realidad un método. Es decir, no es un protocolo que el equipo de desarrollo deba seguir de manera estricta, como ocurre con el marco scrum.

Como manifiesto, ágil presenta los principales valores de gestión de proyectos que los diecisiete profesionales consideraron más importantes en 2001.

Ya sea como metodología o manifiesto, desde entonces, el marco ágil ha demostrado su valor como base para el desarrollo de proyectos y la aplicación de muchos otros modelos de gestión.

¿Cuáles son los cuatro valores de la metodología ágil?

Cuando se desarrolló el Manifiesto Ágil, los profesionales utilizaban metodologías variadas y, a partir de ellas, crearon algunos conceptos base para lograr más eficiencia en las entregas y en la evolución del proyecto.

Estos conceptos se convirtieron en cuatro valores, que son los pilares de lo que se llama agile project (o proyecto ágil, en español). Conocer cada valor te ayudará a entender cómo funciona el marco ágil en la práctica.

Un dato interesante es que los valores de la metodología agile siempre se presentan en forma de comparación, donde un aspecto es más importante que el otro. Esta forma de presentación facilita enfocarse en lo que realmente importa.

1. Individuos e interacciones antes que procesos y herramientas

La propuesta de este valor es simple: mostrar que, más importante que el uso de procesos y herramientas, es la calidad de la interacción entre las personas. El método ágil busca maximizar la capacidad intelectual colectiva del equipo mediante la colaboración estrecha y la comunicación abierta y transparente.

Puedes tener la herramienta más completa del momento, pero si no logras crear equipos coherentes e integrados, enfocados en entregas orientadas al resultado, será muy difícil hacer una gestión con éxito. Básicamente, se buscan equipos bien integrados y ofrecer la mejor experiencia del cliente.

Lo interesante de este valor es que se puede aplicar a cualquier área y no solo al desarrollo. En un equipo de ventas, dominar una serie de técnicas de ventas es importante, pero la relación entre los integrantes del equipo y con los clientes también tiene un impacto.

2. Software funcional antes que documentación exhaustiva

A primera vista, este valor parece centrarse solo en lo tecnológico, como un software adaptable o una aplicación.

Sin embargo, la lógica de este valor es simple: el proceso debe documentarse, pero es más importante contar con un software que funcione para el cliente.

En este sentido, puedes sustituir el software por cualquier producto o servicio que tu empresa produzca o provea. Entregar un servicio o producto de alta calidad que funcione correctamente es siempre más importante que documentar cada paso.

3. Colaboración con el cliente antes que negociación de contratos

En cualquier empresa, el contrato es un documento que establece el cumplimiento de obligaciones o requerimientos entre el cliente y los profesionales. Sin embargo, negociar un contrato nunca debería ser más importante que crear una relación colaborativa con tu cliente.

Es esencial tener en cuenta los detalles críticos en cuanto a las necesidades del cliente para el correcto desarrollo del producto. Llevar a cabo un análisis profundo de lo que necesita el cliente te permitirá obtener información sobre lo que está ocurriendo con este, con lo que tu empresa conseguirá ofrecer múltiples herramientas, recursos y soluciones que le ayuden.

Cuando logras crear una relación de colaboración de este tipo, todas las etapas –desde la división de tareas en el equipo hasta la entrega del producto– se vuelven mucho más simples. Esta colaboración facilita ofrecer a los clientes respuestas instantáneas a sus necesidades cambiantes y transforma por completo la dinámica del servicio, evolucionando de una relación transaccional a una asociación estratégica de valor añadido.

4. Responder a cambios antes que seguir un plan

Usar una metodología de gestión, a menudo, implica establecer planes y actuar de acuerdo con estos.

Sin embargo, los planes deben ser flexibles, ya que pueden ocurrir cambios repentinos en los proyectos, y es más importante encontrar formas de responder a las modificaciones inesperadas para poder realizar los ajustes necesarios.

Estar abierto a los cambios, con una mentalidad curiosa y exploratoria sobre lo que se puede hacer, es siempre la mejor solución.

Los principales modelos de la metodología ágil

La llamada metodología ágil es, en realidad, un manifiesto con algunas directrices sobre cómo deberían realizarse los procesos.

Sin embargo, como manifiesto, el marco ágil no ofrece una guía práctica. Es decir, no existe un “manual” de acciones para quienes desean implementar este modelo de gestión en su equipo de trabajo. La estructura escogida debe alinearse con la cultura organizacional para asegurar una adopción exitosa y fluida por parte de todos los equipos.

No obstante, puedes encontrar modelos de gestión que tienen en cuenta la metodología agile. Y dentro de este universo, tenemos tres buenas opciones.

Antes de hablar sobre las metodologías, es importante tener en cuenta que cada modelo tiene sus propias características. Por eso, un método puede ser más adecuado para un entorno empresarial que otro.

A continuación, las tres principales metodologías ágiles.

1. Kanban

Con una estructura visual y de fácil comprensión, kanban se considera una metodología ágil. Se trata de una estructura basada en columnas y tarjetas de señalización que ofrece un acompañamiento visual inmediato del estado de cada tarea. Lo anterior busca un mejor aprovechamiento de los recursos, con el fin de desarrollar un producto y establecer plazos de entrega según las demandas del mercado.

Una de las ventajas del método es que kanban requiere pocos recursos. En la práctica, puede aplicarse de forma manual o mediante un software específico.

Kanban se adapta al escenario productivo de cada empresa. El método propone analizar lo que se está haciendo actualmente, crear subtipos que representen las etapas de producción y mejorar la coordinación de los equipos, que buscan anticiparse a los cuellos de botella durante el proceso productivo.

Las empresas o áreas que usan kanban comienzan por establecer un diagrama que represente la forma en que se desarrollan los proyectos o productos. Luego, dividen las actividades en tarjetas o tableros y las etapas en columnas.

A medida que avanza el desarrollo, las tarjetas se mueven entre las columnas, con lo que se libera espacio para nuevas demandas. Cualquier parecido con el pipeline propuesto por el CRM de Pipedrive no es coincidencia: está pensado para ser sencillo y visualmente fácil de usar. Las plataformas digitales convierten a los miembros del equipo en agentes con herramientas de visualización potentes que optimizan su autonomía y eficiencia.

El uso de frases afirmativas y lenguaje claro en las tarjetas de trabajo reduce ambigüedades y asegura que todo el equipo comprenda el objetivo de cada ítem. La automatización de la entrada de datos en estas herramientas libera al equipo de tareas repetitivas, permitiéndoles concentrarse en el análisis y la acción.

2. Scrum

Otro marco de desarrollo basado en el manifiesto ágil es Scrum. Scrum propone una estructura basada en roles definidos, eventos temporales y artefactos específicos que crean un marco de trabajo predecible y altamente productivo. Este marco de trabajo goza de mucha popularidad en el mundo del desarrollo de software y propone dividir un proyecto en pequeñas fases y entregas.

Los ciclos de actividades incluyen acciones prácticas y reuniones de control. De esta manera, todos los involucrados tienen una visión más clara y realista de lo que se está haciendo, lo que permite sugerir mejoras y adaptar la estrategia si es necesario.

Scrum tiene una guía de aplicación muy práctica. Esta guía proporciona una serie de técnicas concretas para la planificación, ejecución y revisión de los ciclos de trabajo, asegurando que cada sprint aporte valor tangible al proyecto. Por ejemplo, las empresas que utilizan metodologías como esta deben asignar roles de líder específicos (como el Scrum Master y el Product Owner) y responsabilidades bien definidas a sus equipos. Estos se encargan de facilitar el proceso, eliminar impedimentos y garantizar que el trabajo avance sin problemas, aprovechando al máximo la capacidad intelectual del equipo.

Además, existen eventos específicos que forman parte de la metodología, como la reunión de planificación y el trabajo en fases más cortas (conocidas como sprints). El éxito de un proyecto basado en scrum está muy relacionado con la fidelidad en la ejecución de las acciones propuestas por el método, un proceso bajo reglas bien definidas.

3. Lean

En la metodología lean, la idea central es que el equipo esté siempre enfocado en el desarrollo continuo. De este modo, puede analizar y eliminar actividades que no aportan valor a la entrega.

Este método surgió a partir del concepto de lean manufacturing, que en español puede traducirse como manufactura esbelta. Es decir, una producción que usa el mínimo de recursos y alcanza la máxima eficiencia.

Para lograr este objetivo, lean opera con algunos principios básicos. Algunos de ellos son desechar lo prescindible, controlar la calidad del producto mediante el análisis de datos, documentar todas las etapas y asegurar una entrega temprana. Esto requiere un análisis profundo de cada etapa del flujo de valor para identificar y eliminar cualquier desperdicio que no aporte valor al cliente.

En la actualidad, existen productos de software para la metodología lean que las empresas pueden utilizar como herramientas de guía para sus acciones. Sin embargo, también se puede poner en práctica sin necesidad de aplicaciones específicas.

¿Por qué usar metodologías ágiles en las empresas?

Aunque el manifiesto ágil fue desarrollado originalmente para empresas de desarrollo de software, no pasó mucho tiempo para que otras empresas comprendieran su potencial y quisieran aplicarlo como parte de sus métodos de desarrollo.

La verdad es que usar una metodología ágil en tu negocio o en tu equipo de trabajo puede generar varios resultados positivos. Si tienes dudas, los siguientes puntos te ayudarán a entender por qué aplicar el método ágil puede ser muy beneficioso:

• Proceso productivo más eficiente: Las metodologías ágiles siempre buscan comprender y optimizar los procesos productivos. Por tal motivo, la producción de un bien o el desarrollo de un servicio suelen mejorar en términos de calidad, tiempo y aplicación.
  
  

• Aprovechamiento de recursos: Como los métodos ágiles proponen una línea productiva acorde con la demanda del mercado, las empresas logran aprovechar al máximo sus recursos. Incluso tienden a disminuir el excedente de materia prima y el inventario acumulado.
  
  

• Visualización adecuada de proyectos: Con un control más cercano y la oportunidad de observar todas las etapas de producción, es posible tener una visión más adecuada y realista de todo lo que está haciendo el equipo.
  
  

• Participación del equipo: Los equipos también se benefician de este método, ya que se fomenta la participación y se valora el aporte de cada integrante, tratándolos como socios internos.
  
  

• Reducción de riesgos y costos: Con más control sobre cada etapa y un proceso productivo que responde a la demanda del mercado, se reduce tanto el riesgo como el costo. Incluso en áreas de servicios se puede optimizar el uso de los recursos y mejorar la dinámica del servicio y el éxito del cliente.

Además, la transparencia y adaptabilidad inherentes a los métodos ágiles permiten una monitorización constante de la evolución del proyecto. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos y el ajuste temprano de la estrategia estructurada, asegurando que el producto final se alinee perfectamente con las expectativas del mercado y ofrezca una excelente experiencia del cliente.

La correcta aplicación de estos principios ágiles se traduce directamente en un mayor retorno de inversión y una ventaja competitiva sostenible. Algunas empresas reportan un aumento significativo en el porcentaje de tratos cerrados exitosamente al aplicar metodologías ágiles en sus procesos comerciales y de desarrollo.

Cómo aplicar las metodologías ágiles a nivel empresarial

Es muy común encontrar empresas que han aplicado las metodologías ágiles en sus procesos y han obtenido buenos resultados. Sin embargo, una duda muy frecuente es: ¿cómo aplicar métodos ágiles en el día a día de un negocio?

El primer paso es entender cuál método es más adecuado para tu empresa. Puedes empezar investigando los principales modelos mencionados anteriormente y revisar cómo funciona cada uno.

Una vez que elijas un método, es importante seguir sus orientaciones prácticas. Existen algunos tipos de metodologías que requieren un tablero, cambian la estructura de roles y funciones, otras que precisan reuniones frecuentes, tienen una estrategia estructurada, etc.

Comienza poco a poco, modifica un proceso productivo por vez. De esta forma, podrás mantener tu operación mientras haces un cambio, sin “asustar” a tu equipo. Poco a poco, podrás ajustar comportamientos y patrones.

Sin darte cuenta, todos los procesos estarán operando bajo una metodología ágil.

Consideraciones finales

La gestión ágil de proyectos, con su éxito comprobado en distintas industrias a nivel mundial, ofrece muchas ventajas en comparación con el enfoque clásico. Abre la posibilidad de responder a nuevos requisitos y adaptar dinámicamente un producto. La aplicación de esta metodología maximiza la experiencia del cliente al priorizar la colaboración, la funcionalidad y la adaptabilidad. De esta forma, las empresas se posicionan para responder con agilidad, ofreciendo a los clientes respuestas instantáneas a su feedback y garantizando que el producto final supere las expectativas.

Con esta visión general sobre el manifiesto ágil, es momento de preguntarte: ¿ha llegado la hora de emplear una metodología que propone un mejor aprovechamiento del tiempo, el equipo y los recursos?

Elige un método, infórmate sobre él y observa en la práctica cómo algunos ajustes pueden transformar la manera en que opera tu negocio.