PERT es una de las herramientas más efectivas a la hora de gestionar proyectos complejos con plazos inciertos. Gracias a algunos cálculos matemáticos y a un diagrama detallado, sabrás de inmediato cuándo podrás hacer la entrega del proyecto, incluso si ocurre lo mejor o lo peor.
En esta guía, aprenderás todo lo que necesitas saber para planificar proyectos con PERT. Solo debes seguir cinco pasos sencillos para crear un diagrama de PERT, visualizar tus actividades y estimar la finalización del proyecto, incluso en escenarios inciertos.
El acrónimo PERT corresponde a las palabras en inglés Program Evaluation and Review Technique y se pueden traducir al español como técnica de evaluación y revisión de programas. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos que estima cuánto durará un proyecto hasta su culminación cuando sus actividades no tienen límites de tiempo definidos.
Un aspecto crucial de PERT es la manera en que aparecen las secuencias de nodos visuales, que representan las actividades, y las flechas direccionales, que indican las dependencias (es decir, las actividades siguientes).
Este es un ejemplo de una plantilla muy sencilla del diagrama de PERT:
Es una representación visual que ayuda a los directores de proyectos a entender qué tareas se deben culminar para que el proyecto pueda seguir adelante.
Con frecuencia, los diagramas de PERT son más complejos e indican las estimaciones de tiempo en cuadros, como se presenta en la siguiente imagen.
PERT tiene algunas características clave que la convierten en una herramienta única para la gestión de proyectos complejos, tales como las siguientes:
Uso de tres estimaciones de tiempo (optimista, más probable y pesimista)
Diseñado para proyectos con plazos de tiempo indefinidos
Ayuda a visualizar las tareas dependientes
Identifica el camino crítico de un proyecto
Útil para proyectos complejos no rutinarios
PERT, por definición, evalúa y revisa tus proyectos en función de probabilidad y no de posibilidad. No solo pregunta “¿qué podría ocurrir?” sino “¿cuál es la probabilidad de que ocurra?”
Para quienes se inician en la gestión de proyectos, entender el significado de PERT puede ayudarles a cambiar esa mentalidad de esperar por el mejor escenario a prepararse para el más probable.
PERT y CPM
CPM (del inglés, método de la ruta crítica) es otra herramienta de gestión de proyectos que complementa a PERT. Si bien PERT ofrece un marco de trabajo para programar secuencias de tareas, puedes usar CPM para hallar el tiempo más corto para culminar tu proyecto, lo que se conoce como ruta crítica.
La principal diferencia entre PERT y CPM es cómo gestionan las estimaciones de tiempo. PERT emplea tres estimaciones de tiempo mientras que CPM solo usa una.
Ventajas y desventajas del diagrama de PERT
El origen de PERT se remonta a finales de la década de 1950 cuando la armada estadounidense lo desarrolló para el programa de misiles submarinos Polaris. Si bien los libros de gestión de proyectos actuales se enfocan en las tendencias de la industria, como PMBOK, ágil o SCRUM, PERT sigue siendo una herramienta poderosa para los proyectos complejos con escenarios de incertidumbre.
Miguel De La Torre Ibáñez, director de proyectos en la industria de infraestructura y construcción, señala en un artículo que una manera inteligente de prevenir retrasos en escenarios inciertos es la anticipación. Para ello, el director de proyectos asegura que “una de las herramientas más eficaces y, sorprendentemente, poco utilizadas”, para tal fin es el diagrama de PERT.
Al igual que cualquier otra herramienta, PERT tiene sus limitaciones si la usas como tu única solución en lugar de como un componente estratégico de tu plan de proyecto.
Ventajas de PERT
Usar PERT ofrece muchos otros beneficios además de ayudarte a gestionar proyectos complejos y plazos de tiempo indefinidos.
Según una encuesta online realizada a 529 empleados por Capterra, solo el 27 % logra completar entre el 80 % y el 100 % de los proyectos dentro del plazo establecido. Mientras que el Índice de la anatomía del trabajo de 2021 de Asana, sugiere que la causa más común por la que no se cumplen los plazos establecidos son las expectativas poco realistas. Y es en este sentido que el diagrama PERT puede ser un componente clave a la hora de definir la línea base del proyecto.
Estas son las ventajas de usar PERT:
Expectativas de ls partes interesadas. Los diagramas PERT establecen expectativas realistas que ayudan a transmitirles, en un formato visual, a las partes interesadas por qué los plazos de tiempo optimistas no siempre son factibles.
Visualización de dependencias. Los diagramas PERT muestran las relaciones entre tareas del proyecto. Si una tarea requiere más tiempo del esperado, puedes detectar con rapidez las tareas que se verán afectadas.
Identificación de actividades que dependen del tiempo. Al determinar la ruta crítica y las actividades que dependen del tiempo, podrás definir el foco de tus planes de contingencia.
Motivación de equipos. Enseñarle a tu equipo diagramas PERT y cómo se relacionan sus tareas puede aumentar la moral y promover un sentido de compañerismo. Ello se debe a que todas las personas pueden ver cómo su trabajo contribuye y afecta al plazo del proyecto.
Planificación de escenarios probables. Cuando ocurre lo inesperado, PERT ofrece la posibilidad de realizar ajustes de tiempo.
Si bien la metodología PERT tiene muchas ventajas, es importante tener en cuenta y prepararse para sus posibles limitaciones, si tienes pensado usar esta herramienta de gestión de proyectos.
Desventajas de PERT
PERT ofrece numerosas posibilidades en la gestión de proyectos, no obstante, también tiene sus limitaciones:
Prolongado. PERT puede ser difícil de estructurar al principio. Usar estimaciones tripartitas para cada tarea requiere información de los diferentes integrantes del equipo del proyecto y las partes interesadas, lo que consume mucho tiempo en las reuniones.
Requiere mantenimiento. Cuando ocurre un cambio, es necesario actualizar el diagrama PERT, por lo que se deben recalcular las duraciones del proyecto e incluso volver a dibujar partes del diagrama.
Demasiada complejidad para proyectos más simples. El esfuerzo que haces para crear y mantener un diagrama de PERT puede ser superior a los beneficios en el caso de proyectos más sencillos y predecibles.
Posible omisión de tareas no críticas. Identificar la ruta crítica en PERT puede hacer que se haga demasiado énfasis en las tareas sujetas al tiempo. Por tanto, es posible prestar menos atención a las tareas no críticas, lo que afectaría la calidad o los plazos de tiempo del proyecto en general.
No tiene en cuenta la asignación de recursos. Es posible que un diagrama de PERT muestre que se pueden realizar algunas tareas en paralelo, pero los plazos de tiempo se vuelven irreales si requieren los mismos recursos limitados.
Si bien el punto fuerte de PERT es la incertidumbre, es posible que las estimaciones no sean útiles si hubiera una inexactitud considerable.
Diagramas de PERT y Gantt: ¿cuál deberías usar?
PERT y Gantt son herramientas populares en la gestión de proyectos y, en muchos casos, se complementan.
Por lo general, los gerentes de proyectos pueden usar los diagramas de PERT para planificar proyectos y establecer dependencias. Mientras que los diagramas de Gantt ayudan con la ejecución, ya que permiten supervisar las actividades diarias y la asignación de recursos.
Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que resulta útil para visualizar proyectos con tareas y plazos bien definidos. Además, ofrece una representación clara de las tareas del proyecto en función del tiempo, lo que les permite a los directores de proyectos ver:
Cuándo empieza y finaliza cada tarea
Plazo estimado de cada tarea
Cómo las tareas se solapan o ejecutan en paralelo
Cronología del proyecto de principio a fin
Un diagrama de Gantt usa barras horizontales sobre una línea temporal para mostrar la duración de una tarea y líneas para conectarlas e indicar las dependencias.
A primera vista, los diagramas de Gantt son más intuitivos de leer que los de PERT. La longitud de cada barra se corresponde directamente con la duración de la tarea y la fecha de culminación del proyecto se puede ver al final.
En cambio, los diagramas de PERT ayudan a visualizar dependencias e interdependencias entre tareas complejas. Son útiles cuando las duraciones de las tareas necesarias son difíciles de estimar o cuando es necesario identificar rutas críticas en el proyecto.
Si bien se puede identificar la ruta crítica en los diagramas de PERT y Gantt, en los de PERT es más sencillo. La elección de uno u otro depende de entender la naturaleza y las necesidades del proyecto.
A continuación, algunas diferencias clave que te pueden ayudar a decidir:
Diagramas PERT | Diagramas Gantt |
Alcance: proyectos complejos en los que las duraciones de las tareas son difíciles de estimar (o inciertas) y las dependencias son intrincadas | Alcance: proyectos sencillos en los que se puede ver cuándo empieza y finaliza una tarea y se pueden asignar recursos a cada tarea |
Limitaciones: los diagramas no muestran la asignación de recursos y pueden ser difíciles de crear o interpretar si no se conoce la técnica | Limitaciones: es difícil representar relaciones complejas entre tareas y los diagramas no muestran el impacto de los cambios en la cronología del proyecto |
Elementos visuales: una visión clara de las dependencias entre tareas y cómo fluyen, la ruta crítica está a la vista y es posible definir las tareas que se pueden ejecutar en paralelo | Elementos visuales: línea temporal del proyecto a la vista, duraciones de las tareas y fechas de inicio y fin, hitos del proyecto y es posible definir qué tareas se solapan o ejecutan en paralelo |
Ideal para: proyectos en los que las duraciones de las tareas son inciertas y los proyectos tienen dependencias complejas (p.ej., proyectos de desarrollo de software, ingeniería, investigación) | Ideal para: proyectos con plazos bien definidos en los que la asignación de recursos es crucial y las dependencias son más sencillas (p.ej., planificación de eventos, fabricación, construcción) |
Cómo funciona un diagrama de PERT
Para entender cómo funciona un diagrama de PERT, deberías empezar por su estructura, terminología e interpretación. Estos son sus principios básicos:
Estructura y componentes de un diagrama de PERT
Los diagramas PERT se pueden representar de dos maneras:
Actividad en la flecha (AOA, por sus siglas en inglés). Cuando deseas hacer énfasis en el flujo de tiempo del proyecto y representar actividades auxiliares (actividades que no consumen tiempo ni recursos necesarios, sino que muestran dependencias)
Actividad en el nodo (AON, por sus siglas en inglés). Cuando el proyecto hace énfasis en las actividades y las relaciones (como dependencias de inicio a inicio o de fin a fin)
En esta guía, nos centraremos en los diagramas AON porque son más fáciles de crear y modificar. Sin embargo, puedes elegir entre AOA o AON según los estándares de la industria o las necesidades específicas del proyecto y de las partes interesadas.
Para empezar, haz un borrador de tu diagrama PERT usando círculos que representan las actividades del proyecto. Cuando necesites más información, tu nodo será una red de 2x3, que incluye:
Nombre de la actividad
Tiempo esperado (ET, por sus siglas en inglés)
Inicio temprano (ES, por sus siglas en inglés)
Final temprano (EF, por sus siglas en inglés)
Inicio tardío (LS, por sus siglas en inglés)
Final tardío (LF, por sus siglas en inglés)
Holgura
Una cuadrícula puede ser más útil para comunicar restricciones de tiempo y ayudarte a planificar tu proyecto. Además, te ofrece más información a primera vista.
Terminología
Los siguientes términos son los elementos fundamentales de los diagramas de PERT y sus cálculos. Familiarizarse con la terminología puede ayudarte a interpretar y comunicar con confianza la información que ofrecen los diagramas de PERT.
Las estimaciones tripartitas
El principal argumento que respalda la capacidad de PERT de gestionar la incertidumbre en los plazos de los proyectos:
Tiempo optimista (O): el tiempo más breve posible que puede durar una actividad
Tiempo más probable (M): la estimación más realista sobre la duración de una actividad
Tiempo pesimista (P): el tiempo más prolongado que puede durar una actividad si hay complicaciones
Tiempo esperado (ET)
El promedio ponderado de las estimaciones tripartitas que puedes calcular usando la fórmula de PERT:
Tiempo esperado = (Optimista + 4 Más probable + Pesimista) ÷ 6
Componentes del análisis de tiempo
En un diagrama PERT, resulta crucial que los directores de proyectos analicen el tiempo y la flexibilidad de las actividades.
Inicio temprano (ES): lo antes posible que puede empezar una actividad
Final temprano (EF): lo antes posible que puede finalizar una actividad
Inicio tardío (LS): lo más tarde que puede empezar una actividad sin retrasar el proyecto
Final tardío (LF): lo más tarde que puede finalizar una actividad sin retrasar el proyecto
Holgura: el tiempo que se puede retrasar una actividad sin afectar el plazo del proyecto
Estos componentes te ayudarán a saber cuándo empiezan y finalizan las actividades, así como con cuánto tiempo adicional cuentas dentro de tu cronograma.
La ruta crítica
La ruta crítica es la secuencia de actividades dependientes que determina la menor duración de tu proyecto. Por lo general, verás las flechas de la ruta crítica resaltadas en un color diferente en los diagramas de PERT.
Estas son algunas características principales de la ruta crítica:
Cualquier demora en una actividad de la ruta crítica retrasará el proyecto
Ninguna actividad en la ruta crítica tendrá holgura
No todas las actividades con Holgura cero se encuentran en la ruta crítica
La ruta crítica puede cambiar si hay cuellos de botellas durante la ejecución del proyecto
La ruta crítica es el eje central del cronograma de tu proyecto. Si puedes ver la ruta crítica, podrás encontrar oportunidades de acortar la línea temporal del proyecto.
Cómo interpretar un diagrama de PERT
Después de aprender la terminología, échale un vistazo al siguiente diagrama de PERT para entender cómo se relacionan todas las partes.
Estas son algunas preguntas que deberías hacerte cuando analizas un diagrama de PERT, junto con sus respuestas:
Preguntas frecuentes sobre los diagramas de PERT
Cómo crear un diagrama de PERT en 5 pasos sencillos
Crear un diagrama de PERT puede ser difícil ya que cada componente que incluyas en el nodo precisa un cálculo específico. Sin embargo, saber cómo construir uno es una habilidad valiosa que deberías tener para complementar tu conjunto de herramientas de gestión de proyectos.
A continuación, cinco pasos sencillos para crear un diagrama de PERT efectivo:
1. Definir las actividades del proyecto
Haz una lista de todas las actividades necesarias del proyecto. Para empezar, puedes hacerte las siguientes preguntas:
“¿Cómo empieza el proyecto?”
“¿Cómo finaliza el proyecto?”
“¿Hay pasos necesarios específicos que debería tomar desde el inicio hasta el final?”
Recuerda prestar atención a los factores internos y externos que pueden afectar el proyecto. Como referencia, puedes consultar proyectos anteriores o usar la metodología de cascada para estructurar tus actividades. Sus fases secuenciales pueden ayudarte a definir actividades.
Si tienes dudas sobre incluir una actividad, pregúntate si contribuye a los objetivos del proyecto. Si no, quizás no sea necesaria.
2. Identificar dependencias entre actividades
Identificar las dependencias es un proceso iterativo. Cuando empiezas a crear un diagrama de PERT, puedes encontrar dependencias que al principio ni siquiera habías considerado.
Por ejemplo, digamos que tu equipo tiene que desarrollar una aplicación móvil para un cliente. Tu tabla de actividades, junto con sus dependencias, debería verse así:
Actividad | Predecesoras |
A. Recopilar requisitos | Ninguna |
B. Diseñar la base de datos | A |
C. Diseño de UI/UX | A |
D. Diseño de API | A |
E. Desarrollo del lado del cliente | C |
F. Desarrollo del lado del servidor | B |
G. Integraciones y pruebas | D, E |
H. Despliegue | F, G |
Las predecesoras son las actividades que debes completar para que la actividad actual pueda empezar. En este caso:
La Actividad B no puede empezar hasta haber completado la Actividad A, ni la C ni la D
La Actividad E solo puede comenzar tras la compleción de la C
La Actividad F depende de la B
La Actividad G necesita que se hayan completado las actividades D y E
La Actividad H requiere que antes se hayan completado las actividades F y G
Discute las actividades del proyecto con tu equipo para saber si hay actividades que deban realizar siguiendo un orden específico.
3. Incluir estimaciones de tiempo y calcular el tiempo esperado
Empieza por calcular los tiempos optimista, más probable y pesimista de cada actividad del proyecto. Puedes obtener las estimaciones de tiempo usando algunas fuentes como:
Expertos en la materia: los expertos representan una fuente fiable de información, ya que cuentan con la experiencia y el conocimiento de realizar tareas similares en el pasado.
Datos históricos: consulta la duración de actividades similares en los proyectos anteriores de tu empresa. Ten en cuenta los proyectos que hayan tenido éxito y los que no.
Lluvia de ideas: haz una sesión de lluvia de ideas con tu equipo para combinar conocimiento de varios campos.
Cuando tengas las estimaciones tripartitas de cada actividad, inclúyelas en tu tabla y usa la fórmula de PERT para calcular el tiempo esperado (ET).
Nodo | Actividad | Predecesora | O | M | P | ET |
A | Recopilar requisitos | Ninguna | 2 | 3 | 4 | 3 |
B | Diseñar la base de datos | A | 3 | 4 | 5 | 4 |
C | Diseño de UI/UX | A | 1 | 2 | 3 | 2 |
D | Diseño de API | A | 2 | 3 | 4 | 3 |
E | Desarrollo del lado del cliente | C | 3 | 4 | 5 | 4 |
F | Desarrollo del lado del servidor | B | 2 | 3 | 4 | 3 |
G | Integraciones y pruebas | D, E | 3 | 4 | 5 | 4 |
H | Despliegue | F, G | 1 | 2 | 3 | 2 |
Si bien el tiempo esperado es una estimación más realista que el más probable, no deja de ser una estimación. Asegúrate de adaptar tus estimaciones según el progreso del proyecto.
4. Calcular otros componentes de los nodos
A continuación, cómo calcular los componentes restantes de los nodos:
Inicio temprano (ES) y Final temprano (EF)
Calcula estos componentes partiendo desde el inicio hasta el final del proyecto (empieza en A).
ES representa lo más pronto que puede empezar una actividad, es decir, que solo puede empezar cuando sus predecesoras hayan culminado. Para la primera actividad, ES siempre es igual a 0. Si una actividad tiene más de una predecesora, usa el EF más alto de todas las predecesoras como el ES.
Para calcular el EF, usa la siguiente fórmula:
EF = ES + ET
Inicio tardío (LS) y Final tardío (LF)
Calcula estos componentes partiendo desde el final hasta el inicio del proyecto (empieza en H).
LF representa el tiempo más tardío que puede finalizar una actividad sin retrasar el proyecto. Para la última actividad, LF es igual a su EF. Usa el menor LS de todas las predecesoras como el LF de las actividades que tengan más de una predecesora.
Para calcular LS, usa la siguiente fórmula:
LS = LF − ET
Holgura
Holgura es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad sin afectar la fecha final del proyecto.
Puedes calcularla usando cualquiera de las siguientes fórmulas:
Holgura = LS − ES o LF − EF
De la siguiente manera, se vería la tabla de nuestro ejemplo hipotético:
Nodo | Predecesora | O | M | P | ET | ES | EF | LS | LF | Holgura |
A | Ninguna | 2 | 3 | 4 | 3 | 0 | 0+3=3 | 3-3=0 | 3 | 0-0=0 |
B | A | 3 | 4 | 5 | 4 | 3 | 3+4=7 | 10-4=6 | 10 | 6-3=3 |
C | A | 1 | 2 | 3 | 2 | 3 | 3+2=5 | 5-2=3 | 5 | 3-3=0 |
D | A | 2 | 3 | 4 | 3 | 3 | 3+3=6 | 9-3=6 | 9 | 6-3=3 |
E | C | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5+4=9 | 9-4=5 | 9 | 5-5=0 |
F | B | 2 | 3 | 4 | 3 | 7 | 7+3=10 | 13-3=10 | 13 | 10-7=3 |
G | D, E | 3 | 4 | 5 | 4 | 9 | 9+4=13 | 13-4=9 | 13 | 9-9=0 |
H | F, G | 1 | 2 | 3 | 2 | 13 | 13+2=15 | 15-2=13 | 15 | 13-13=0 |
Puedes dibujar un diagrama de PERT inicial para ayudarte a visualizar dependencias y completarla a medida que hagas los cálculos.
5. Crear un diagrama de red y resaltar la ruta crítica
Dibuja flechas entre los nodos para mostrar las dependencias. Las flechas van de actividades predecesoras a sucesoras. Puedes usar Excel o Lucidchart para dibujar tu diagrama de PERT.
Incluye los cálculos de ET, ES, EF, LS, LF y Holgura en cada uno de los nodos. Puedes identificar la ruta crítica en el diagrama al hallar la ruta donde Holgura es cero. Resáltala con un color diferente para facilitar su visualización.
Finalmente, tienes un diagrama de PERT con toda la información que necesitas para tomar decisiones informadas sobre el cronograma del proyecto.
Descarga nuestra plantilla RACI para la gestión de proyectos
Cómo seguir el proceso PERT en Pipedrive
Después de haber creado el diagrama de PERT, puedes configurar tu proyecto en el sistema CRM de Pipedrive usando su software de gestión de proyectos.
Existen dos maneras de crear un proyecto en Pipedrive.
Usa las funciones nativas de Pipedrive
Crea un nuevo embudo de ventas y establece las diferentes fases de tu proyecto (es decir, planificación, implementación, revisión, culminación, entre otras).
Añade las tareas como tratos a su fase correspondiente. Puedes establecer estimaciones de tiempo y agregar dependencias dentro de cada trato usando los campos personalizados.
Configurar recordatorios que te indiquen cuándo han culminado las tareas puede ayudarte a darles seguimiento a estas dependencias.
Usa Projects de Pipedrive (en el caso de proyectos más complejos)
Ve a la ficha Projects y haz clic en el botón verde “+ Project” o en el botón “Quick add”, al lado de la barra de búsqueda.
A continuación, define las fases de tu proyecto y los hitos o eventos del proyecto.
Usa tu diagrama de PERT para completar la información en tu proyecto con las funciones adicionales de Projects:
Incluye tareas para cada fase o etapa del proyecto (así como tareas secundarias, si fuera necesario)
Establece las fechas de inicio y fin de las tareas individuales
Usa los campos personalizados para las estimaciones tripartitas y el tiempo esperado
Sigue el curso de todo el desarrollo del proyecto con una barra de progreso (que se actualiza siempre que se completa una tarea)
En la ficha de detalles del proyecto, puedes almacenar todos los archivos de tu proyecto, dejar notas para el equipo y leer los correos electrónicos relacionados con el proyecto.
Conclusiones
Los diagramas PERT necesitan tiempo para crearlos, pero el esfuerzo merece la pena. Poder examinar tu diagrama de un vistazo y saber que tu proyecto aún seguiría dentro del cronograma si la Actividad D se retrasa tres días permite tomar decisiones con mayor confianza.
Empieza por determinar si PERT es la herramienta ideal para tu proyecto, crea tu diagrama y busca flexibilidad en el cronograma del proyecto, incluso si las estimaciones de tiempo no son del todo predecibles.
