¿Qué es un cuello de botella en los negocios? La guía definitiva para detectarlos y solucionarlos siempre
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En 2021, el contenedor de envío Ever Given obstaculizó casi 60 mil millones de dólares en comercio cuando quedó atrapado en el Canal de Suez. A veces, solo se necesita un problema en un proceso para que todo se detenga. Sin embargo, los cuellos de botella en tu negocio pueden no siempre ser tan evidentes como un barco gigante, pero puedes tomar medidas para solucionar los obstáculos antes de que se salgan de control.
En este artículo, responderemos “¿qué es un cuello de botella en los negocios?” con ejemplos del mundo real y explicaremos cómo prevenirlos para aumentar la eficiencia, reducir los errores costosos y garantizar la coherencia. Si ya estás lidiando con uno, te daremos las herramientas para volver a funcionar cuanto antes.
¿Qué es un cuello de botella en los negocios?
Un cuello de botella es un punto de congestión en un flujo de trabajo o proceso productivo que crea un rezago. Cuando una parte de tu sistema está a plena capacidad, esto puede afectar la productividad, los costos, las relaciones con proveedores y la experiencia de usuario.
El tipo de cuello de botella en los negocios depende de la causa. Por lo general, podemos dividirlos en tres fuentes:
La línea de producción
La cadena de suministro
Las personas
Uno de los momentos más probables en que ocurre un cuello de botella es cuando se lanza un nuevo producto o servicio. En estos casos, tu equipo está trabajando sobre suposiciones y no es consciente de las demoras o ineficiencias reales. Sin embargo, los cuellos de botella pueden formarse en cualquier momento si no se realiza un seguimiento constante del proceso de trabajo.
Cuellos de botella a largo plazo vs. cuellos de botella a corto plazo: ¿cuál es la diferencia?
Los cuellos de botella en los negocios se pueden dividir en dos, en relación con el tiempo:
Cuellos de botella a corto plazo. Estos son causados por factores temporales. Por lo general, no representan un problema significativo, pero son impredecibles y su impacto puede variar
Cuellos de botella a largo plazo. Estos casi siempre están relacionados con problemas mayores en el sistema o proceso y causan retrasos persistentes
Por ejemplo, Tesla prometió a los clientes 1.500 vehículos Model-3 en 2017, pero solo logró producir 260 (17,3%). Esto no se debió a un problema temporal de suministro, que se consideraría un cuello de botella a corto plazo. Se debió al proceso de fabricación en sí: confiar demasiado en sistemas de automatización, donde se necesitaba mano de obra de ingenieros humanos.
El problema del Model-3 de Tesla es un ejemplo de una falla en el sistema que podría conducir a problemas continuos en la capacidad de producción, en lugar de un problema temporal.
Estos son algunos ejemplos más de cuellos de botella a corto y largo plazo:
A largo plazo | A corto plazo |
Línea de producción: Maquinaria especializada con largas colas | Línea de producción: El diseño web ha llevado más tiempo que la redacción publicitaria |
Cadena de suministro: una pieza descontinuada que es esencial para el desarrollo de tu producto | Cadena de suministro: Falta temporal de suministros debido a un retraso logístico |
Personas: Un empleado con una enfermedad de largo plazo | Personas: Un empleado de vacaciones |
¿Por qué deberías identificar los cuellos de botella en los negocios?
Identificar y solucionar los cuellos de botella en tu negocio puede evitar que los problemas operativos y financieros comiencen o empeoren. Hacerlo a menudo te permite concentrarte en formas de hacer crecer tu negocio y mejorar los procesos comerciales.
Algunos de los principales beneficios de encontrar y solucionar cuellos de botella son que puedes:
Tener mejores relaciones con proveedores y clientes
Reducir los errores costosos
Aumentar la eficiencia con la automatización
Tener mejores relaciones con proveedores y clientes
Evitar cuellos de botella en tu negocio puede ayudarte a tener mejores relaciones con tus proveedores. Al respetar los plazos y los pagos, los proveedores confiarán más en ti como cliente. Al ser un cliente confiable, también te pueden ofrecer beneficios o descuentos adicionales. Es probable que esto signifique menos problemas de tu parte, ya que tus niveles de existencias siempre serán precisos.
También puedes aprovechar la información que tienes sobre tus niveles de existencias para compartir información relacionada con la baja disponibilidad de artículos. Esto puede aumentar la confianza y el compromiso de los clientes con tu negocio a largo plazo.
Reducir los errores costosos y aumentar ganancias
Si estás lidiando con un cuello de botella debido a personas, es posible que otros miembros del equipo deban trabajar más duro como resultado de la falta de personal. Una fuerza laboral agotada y sin tiempo de descanso puede cometer más errores. Si esto sucede con regularidad, podría resultar en que una gran cantidad de trabajadores abandonen tu empresa con el tiempo.
Según el informe “El futuro de la gestión de personas en Latinoamérica 2023” de Factorial, una empresa dedicada a mejorar la administración empresarial y la relación con los empleados, se observa que la tasa de rotación anual de personal en México y otros países latinoamericanos se encuentra en un rango del 30% al 34%. Cuando esto sucede, el problema yace en el costo adicional de contratar a alguien nuevo y capacitarlo.
Los cuellos de botella también pueden hacer que los clientes se tornen insatisfechos con los largos tiempos de espera o los problemas de niveles de inventario. Si no estás brindando un servicio rápido, pueden optar por comprar a la competencia. Tu objetivo es descubrir cómo lograr el equilibrio entre la productividad y las ganancias.
Aumentar la eficiencia con la automatización y reducir los errores humanos
La eliminación de sistemas obsoletos garantiza la coherencia, ahorra tiempo perdido en tareas repetitivas y reduce las posibilidades de error humano.
Actividades como la entrada de datos son adecuadas para la automatización, liberando tiempo para actividades que requieren un trabajo más profundo. Nuestro informe sobre el estado de las ventas y el marketing reveló que los encuestados que automatizaron las tareas de ventas y marketing tenían un 16% más probabilidades de alcanzar sus objetivos.
En 2019, el valor del mercado mundial de automatización de procesos se calculó en 80.84 mil millones de dólares, y se proyecta que llegará a los 102.38 mil millones de dólares para el año 2025. Para un equipo pequeño, esto significa poder centrarse en tareas más grandes que deben completarse de forma manual.
Por ejemplo, las funciones de automatización de Pipedrive, como la automatización del flujo de trabajo, ayudan a eliminar el trabajo manual en tu proceso de ventas y aumentan tu productividad, sin que tú o algún miembro del equipo tengan que mover un dedo.
Con el generador de automatización de Pipedrive, simplificar tus procesos ahora es fácil y rápido.
Ejemplos de diferentes tipos de cuellos de botella en los negocios
Muchas empresas siguen confiando en herramientas en papel y fuera de línea, como las hojas de cálculo, a las que sólo puede acceder una persona a la vez.
Este tipo de retrasos pueden ocurrir incluso en circunstancias normales y en todas las industrias. Exploremos algunos ejemplos más de cuellos de botella en los negocios.
Cuellos de botella del sistema: Problemas con maquinaria obsoleta y flujos de trabajo en la producción
Según un artículo de EDS Robotics, los cuellos de botella son una dificultad frecuente en la producción industrial. Por lo general, se originan debido a equipos deficientes que carecen de mantenimiento adecuado, experimentan paradas frecuentes o no se integran de manera efectiva con el resto de la maquinaria. Estos problemas son comunes en empresas que utilizan sistemas de producción lineal.
Estos fallos en los procesos suelen surgir en algún punto, afectando significativamente toda la cadena de producción. Identificar y resolver cualquier posible cuello de botella dentro de las operaciones es crucial, ya que la falta de acción puede alejar gradualmente a la planta de producción de la eficiencia operativa y resultar en pérdidas frecuentes.
Cuellos de botella en los procesos: el desarrollo de aplicaciones no satisface las demandas empresariales
En el desarrollo de software, los cuellos de botella en los procesos pueden ocurrir debido a la falta de comunicación o a malentendidos sobre los objetivos de la gestión de proyectos. Si no hay colaboración y conversación en todo momento, es posible que las partes interesadas no estén satisfechas con el producto final.
Cuellos de botella de las personas: el propietario de una pequeña empresa retrasa la toma de decisiones
Si eres propietario de una pequeña empresa o líder de un equipo, es posible que seas un cuello de botella. Los líderes que están demasiado ocupados pueden tener dificultades para priorizar las solicitudes, lo que afecta a aquellos que necesitan una aprobación para continuar con la siguiente etapa de trabajo (esto sucede mucho en los equipos que utilizan una metodología en cascada). Si todas las tareas del proyecto tienen que pasar por ti, podría ser el momento de delegar.
Cuellos de botella en la producción: falta de materias primas para los productores de alimentos y bebidas
La industria de alimentos y bebidas es susceptible a cuellos de botella en la producción. Las materias primas pueden perecer antes de su caducidad, mientras que el exceso de inventario (debido a problemas en la cadena de suministro) puede no utilizarse a tiempo.
En el Reino Unido, KFC desarrolló un enorme cuello de botella en 2018 cuando decidió cambiar su contrato de entrega de Bidvest Logistics (ahora Best Food Logistics) a DHL, que en ese momento estaba lidiando con problemas operativos y no podía cumplir con las entregas de pollo a tiempo. Como resultado, KFC tuvo que cerrar la mitad de sus tiendas en el Reino Unido porque se quedaron sin pollo.
Cuellos de botella en la producción: escasez de materias primas para la industria alimentaria y de bebidas
La industria de alimentos y bebidas, al igual que otros sectores, no está exenta de enfrentar cuellos de botella en su producción, y la reciente guerra en Ucrania proporciona un ejemplo de cuello de botella revelador. Esta crisis ha tenido un impacto significativo en la cadena productiva y de suministro de materias primas alimenticias a nivel mundial.
Imagina una empresa alimentaria que depende en gran medida de importaciones de granos y productos agrícolas de Europa, incluyendo Ucrania. Con el conflicto armado, las exportaciones de Ucrania se han visto afectadas, generando interrupciones en la entrega de ingredientes clave. La cadena de suministro se ve comprometida, y la empresa se enfrenta a la escasez de materias primas esenciales para su producción.
Esta situación refleja cómo los cuellos de botella, como los generados por eventos geopolíticos, pueden tener un impacto directo en la capacidad de una empresa de alimentos para operar sin problemas. La falta de acceso a ingredientes clave afecta la producción, la calidad del producto y, en última instancia, la capacidad de satisfacer la demanda del mercado.
Análisis de cuellos de botella: cómo identificar un cuello de botella en tu proceso
Tal vez estés familiarizado con los sistemas kanban, una metodología japonesa que utiliza un enfoque visual para mejorar la eficiencia y minimizar los tiempos muertos en los sistemas de producción.
Un sistema kanban es una visión general de un proyecto en tiempo real, en la que los equipos pueden ver lo que hay que hacer y en qué fase se encuentran los proyectos. El sistema ahora se usa en muchas industrias diferentes porque ayuda a los equipos a visualizar el trabajo, maximizar la eficiencia y reducir los plazos de entrega.
Encontrar y solucionar los cuellos de botella antes de que se salgan de control no es difícil. Puedes dividirlo en un proceso de tres pasos:
Revisa tus datos y métricas
Habla con tu equipo
Mapea tu proceso con flujos de trabajo visuales
Analiza tus datos y métricas para encontrar tendencias y patrones
Revisa cada uno de los pasos de tu proceso y busca tendencias y patrones para descubrir lo que es normal y lo que podría ser un cuello de botella. Debes estar atento a tendencias como:
Tiempos de espera. ¿Son más largos de lo habitual?
Volumen de acumulación. ¿Hay un número más alto de lo que debería haber?
Rendimiento. ¿Las cargas de trabajo superan la capacidad de procesamiento?
Un diagrama de espina de pescado, como el que se muestra a continuación por Asana, puede ayudarte a determinar por dónde empezar a buscar. La cabeza del pez representa el problema que estás tratando de resolver, mientras que las costillas representan diferentes categorías y causas del problema.
La falta de datos puede dar lugar a una mala toma de decisiones. Los líderes deben entender lo que está sucediendo en su empresa en todo momento, para saber qué priorizar y arregla primero.
Habla con tu equipo para averiguar qué datos pasaron por alto
Una vez que tengas los datos, pídele a tu equipo que los agregue a los hallazgos y cualquier otra área que se haya pasado por alto. Por ejemplo, tu sistema de TI no sabrá si hay altos niveles de estrés entre los empleados, pero los miembros de tu equipo sí.
Reúne a diferentes departamentos o silos y comienza a facilitar la comunicación entre ellos. Esto por sí solo puede ayudar a prevenir cuellos de botella. Al igual que un diagrama de espina de pescado, puedes utilizar la técnica de “los cinco por qué” para ayudar a los miembros del equipo a descubrir la causa raíz de un problema.
A continuación, te explicamos cómo encontrar la causa raíz de los problemas utilizando los cinco por qué:
Escribe el problema o la solución que se va a explorar
Pregunta "¿por qué?" o "¿cómo?" y escribe la respuesta directamente debajo
Pregunta "¿por qué?" o "¿cómo?" de nuevo, tras tu respuesta más reciente
Repite cinco veces
Determina la causa raíz
Aquí hay un ejemplo:
No alcanzamos las metas de ventas | ¿Por qué? |
No evaluamos el mercado lo suficiente | ¿Por qué? |
No tuvimos los recursos adecuados | ¿Por qué? |
No anticipamos los recursos requeridos | ¿Por qué? |
No creamos una estrategia para el objetivo | Causa raíz |
Toma tus datos y los aportes de tu equipo y mapea tu proceso con flujos de trabajo visuales
Con tu equipo, utiliza los datos que has recopilado (incluyendo sus aportes) para elaborar tu proceso. Mide el tiempo de ciclo de cada etapa y crea diagramas de flujo que te permitan ver dónde están los problemas.
Encuentra las respuestas a estas preguntas y halla soluciones creativas:
¿El proceso actual produce lo que queremos?
¿Cuáles son los problemas?
¿Cómo podemos resolver estos problemas?
¿Qué herramientas necesitamos?
El sistema kanban funciona tan bien porque puedes hacer un seguimiento de tus productos o servicios en cada etapa. Simplificar la gestión de tus operaciones también puede ayudarte a evitar cuellos de botella y desperdicios en tu proceso de producción.
Tu empresa necesita una herramienta de análisis o integración de procesos que te permita utilizar los datos para tomar mejores decisiones. Para los equipos de ventas y marketing, la función de informes y avances de Pipedrive ofrece una visión general clara de tu rendimiento y revela patrones ganadores. Esto puede ayudarte a decidir las etapas que necesitan ayuda de la automatización o la delegación para funcionar sin problemas.
4 pasos para afrontar y prevenir los cuellos de botella en el negocio
Lidiar con cuellos de botella es frustrante, pero encontrar dónde están devuelve el poder a tus manos. Ahora tienes que hacer que las cosas vuelvan a moverse. Estos cuatro pasos aplican para todas las industrias:
No seas lento para actuar
Disminuye lo que estás ingresando en el cuello de botella
Aumenta el número de personas y herramientas en tu proceso de producción
Añade medidas para prevenirlos en el futuro
Actúa rápidamente para detectar la restricción del sistema
En un proceso de producción complejo, puede ser difícil identificar los principales obstáculos que están afectando tu sistema. La Teoría de las Restricciones, concebida por el Dr. Eliyahu Goldratt, es una manera científica de encontrar la restricción más significativa en el camino para lograr un objetivo.
Él sugiere que cada sistema complejo consta de actividades vinculadas y que solo una de estas puede ralentizar o detener todo el sistema. En un sentido empresarial, ¿podría un nuevo producto estar ejerciendo demasiada presión en las cosas? ¿Hay un retraso porque un empleado está enfermo? La mejora total del rendimiento del proceso solo puede lograrse cuando se gestiona la restricción.
En América Latina, por ejemplo, una empresa dedicada a la venta de boletas para eventos experimentó una interrupción significativa en su plataforma durante el lanzamiento de las entradas para un evento deportivo muy popular, dejando a los clientes incapaces de realizar compras y generando frustración. Al percatarse rápidamente de la situación, el equipo técnico actuó con celeridad para resolver el problema y restablecer el servicio al día siguiente.
Disminuye la carga del cuello de botella para reducir la presión
Para aliviar la presión en el cuello de botella y entender su causa, reorganiza a los miembros del equipo que se encuentran del lado de la carga de trabajo, hacia otras tareas. También asegúrate de que no haya trabajo duplicado ni superposiciones.
Analiza cómo puedes mejorar los procesos que preceden al cuello de botella sin comprometer el control de calidad de tu línea de producción. Acelera la automatización del proceso (si es posible) y asegúrate de que el producto llegue en su mejor forma. Este enfoque no solo reducirá la presión en el cuello de botella, sino que también optimizará la eficiencia de todo el sistema de producción.
Asigna más personas o recursos temporalmente para que las cosas se muevan
Cuando la producción se ralentiza o se detiene por completo, hacer que las cosas vuelvan a moverse debe ser tu prioridad, así que agrega más herramientas, despliega a los mejores miembros de tu equipo o contrata personal temporal para la tarea si tu presupuesto lo permite.
Las adiciones que hagas dependerán del tipo de cuello de botella. Podría ser físico, como una escasez de materiales en la que se pueden buscar otros proveedores. También podría ser una política de la empresa que puede cambiar. Sea cual sea, asegúrate de priorizar la seguridad y permanece atento a los cuellos de botella que se forman en otras áreas.
Añade medidas para evitar cuellos de botella en el futuro
La prevención es la mejor manera de hacer frente a cualquier cuello de botella empresarial. El flujo de trabajo visual que creas y rastreas debe permitirte verlos formarse antes de que causen un retraso. Por ejemplo, Pipedrive tiene un embudo de ventas personalizable que representa un flujo de ventas simple. A medida que los negocios avanzan a través de las etapas del proceso de ventas, puedes ver exactamente dónde se encuentran tus clientes potenciales en el embudo de ventas.
Si estás lidiando con un cuello de botella de personas, es posible que debas expandir tu equipo a tiempo completo y fomentar una cultura de comunicación abierta para que los diferentes departamentos hablen entre sí. Si se debe a que los clientes responden con demasiada lentitud, organiza reuniones para averiguar la mejor manera de comunicarte con ellos cuando necesites comentarios.
Al igual que con un CRM (herramienta de gestión de relaciones con los clientes) para tu equipo de ventas, puedes utilizar plataformas ERP (planificación de recursos empresariales) que se centren en reducir los costes de producción internamente.
Consideraciones finales
Los cuellos de botella pueden interrumpir muchos aspectos diferentes de tu negocio, por lo que es fundamental descubrir qué procesos están obstaculizando la productividad y las ganancias. Asegúrate de tener una comprensión completa de todos los componentes de tu empresa y trabaja hacia la mejora continua.
Crea un flujo de trabajo visual para todos los procesos de tu negocio. Al hacerlo, podrás prever y detectar posibles restricciones y retrasos antes de que ocurran.
